Les nouveautés de Trupeo

Un code de parrainage appartenait à une personne. Sur une boîte mail avec plusieurs propriétaires, la ligne « Envoyé avec Trupeo » portait le code du premier d’entre eux, qui plaçait le mois offert où il voulait, même sur une autre de ses boîtes mail.

Désormais, chaque boîte mail payante a son lien et son code, que ses propriétaires voient dans sa page Parrainage. Quand une équipe parrainée paie son premier mois, le mois offert va directement sur cette boîte mail, et tous ses propriétaires sont prévenus. Si elle ne paie plus à ce moment-là, elle ne reçoit rien, et l’équipe garde son mois. Chaque boîte mail peut gagner jusqu’à 12 mois par an.

Un code personnel déjà donné continue de marcher. Vous choisissez où va son mois, dans Paramètres › Cette boîte mail › Parrainage.

Le parrainage passait seulement par un lien, rangé dans la page Facturation de chaque boîte mail. Une équipe qui s’inscrivait sans cliquer dessus, ou depuis un autre appareil, n’était parrainée par personne.

Le lien a maintenant un code court, comme abcd-2345, qui se dicte au téléphone ou s’écrit sur un papier. L’équipe le saisit sur la page d’inscription, sous « J’ai un code de parrainage », et Trupeo lui dit tout de suite s’il est reconnu. Elle peut aussi l’ajouter plus tard dans Paramètres › Votre compte › Parrainage, tant qu’elle n’a rien payé.

Cette page réunit votre lien, votre code, les comptes créés grâce à eux et les mois gagnés. La page Parrainage du site explique les règles.

La ligne en bas des mails envoyés depuis Trupeo disait seulement « Envoyé avec Trupeo ». Elle dit maintenant « Envoyé avec Trupeo, la boîte mail partagée des petites équipes · Essai gratuit de 30 jours », et mène à une page écrite pour la personne qui vient de recevoir votre mail.

Une fois l’abonnement actif, son lien porte aussi le lien de parrainage du propriétaire de la boîte mail. Une équipe qui s’inscrit par lui et paie son premier mois vous vaut chacun un mois offert, comme le lien de vos réglages de compte. La ligne reste à vous : elle se coupe dans les paramètres de la boîte mail, page « Envoi ».

Dans les paramètres de la boîte mail, page « Membres », la section « Autorisations des membres » a deux réglages : « Créer, renommer et supprimer des libellés » (leur couleur aussi) et « Créer, renommer et supprimer des dossiers ». Les deux sont activés, donc rien ne change tant que le propriétaire n’en désactive pas un. Le réglage vaut pour tous les membres à la fois.

Réglage désactivé, les membres posent toujours les libellés qui existent et rangent toujours les mails dans les dossiers qui existent. Trupeo ne leur propose simplement plus de les créer, de les renommer ni de les supprimer. Un propriétaire peut toujours tout faire.

Choisissez « Renommer pour l’équipe » dans ⋯, ou cliquez sur l’objet en haut du mail sur un ordinateur. Le nom remplace l’objet dans la liste, le mail ouvert, les notifications et la recherche, et l’objet du mail reste écrit juste en dessous.

Rien ne part chez vos contacts : vos réponses gardent l’objet de leurs mails, et si un contact répond sous un autre objet, la conversation garde son nom. Videz le champ pour revenir à l’objet.

Trupeo propose les mêmes personnes que les champs des destinataires, vos contacts comme celles avec qui vous avez déjà échangé. Le nom s’affiche dans le mail comme un lien qui permet de lui écrire, et la personne est ajoutée en Cc, sans toucher au destinataire principal. Si elle reçoit déjà le mail, seul son nom s’ajoute au texte.

Effacez le nom et elle quitte la copie. Ctrl+Z ou Cmd+Z remet les deux.

Dans « Nouveautés », « Proposer une nouveauté » vous laisse écrire ce que vous aimeriez voir dans Trupeo, signaler un souci ou dire ce qui vous plaît. Une personne de Trupeo lit tout ce que vous envoyez et peut vous répondre. Les idées retenues sont publiées sur la page « Idées », où chacune dit où elle en est : à l’étude, prévue, en cours, livrée ou pas prévue. Suivez une idée pour être prévenu quand elle change, et ajoutez-y votre contribution. « Les idées de tout le monde », juste à côté, mène à cette page.

Vous trouverez les nouveautés dans la ligne « Nouveautés » en bas de la colonne de gauche (dans « Plus » sur téléphone), au-dessus de l’aide. Une pastille s’y allume quand il y a quelque chose que vous n’avez pas encore vu. La même liste, complète, est sur trupeo.com.

Depuis les réglages généraux de la boîte mail, son propriétaire exporte désormais tout ce que Trupeo en garde : une case ajoute le contenu des mails et les pièces jointes que Trupeo conserve. Quand la boîte mail est supprimée, son propriétaire reçoit par mail un certificat de suppression, une fois ses fichiers effacés. C’est ce que prévoit l’accord de traitement des données publié sur le site.

Choisissez votre langue dans votre profil : l’app, les notifications et tous les mails de Trupeo la suivent. Le centre d’aide et le site sont traduits depuis le 24 octobre, et les nombres prennent la bonne forme du singulier et du pluriel dans chaque langue.

Le bouton « Suivre » vous tient au courant d’une conversation confiée à quelqu’un d’autre : vous êtes prévenu quand une réponse arrive ou qu’elle est traitée. La vue Suivis les réunit, et « Ne plus suivre » vous retire à tout moment.

« Marquer comme non lu » et « Mettre en favori » ne concernent que vous, et la vue Favoris réunit les conversations que vous avez mises de côté. Dans la colonne de gauche, les libellés parents sont repliés par défaut, et chacun masque pour lui les libellés et les dossiers dont il ne se sert pas. Ces choix se trouvent dans « Pour vous dans cette boîte mail ».

Le mail part aussi riche qu’il s’affiche dans l’éditeur, avec une barre de mise en forme complète et un éditeur de tableaux. Les pièces jointes s’ajoutent en les collant ou en les déposant, un PDF s’ouvre en aperçu et se zoome du bout des doigts, et la conversation liste tous ses fichiers. Vous pouvez imprimer un mail ou une conversation entière, et télécharger un mail en .eml.

Depuis le 15 octobre déjà, une image collée ou déposée part dans le corps du mail, là où vous l’avez mise, et les boîtes mail Outlook et Microsoft 365 envoient des pièces jointes de plus de 3 Mo, jusqu’à la limite de leur service mail.

Une boîte mail Gmail qui envoie aussi depuis d’autres adresses les retrouve dans Trupeo, avec leur nom. Le propriétaire décide, adresse par adresse, quels membres peuvent s’en servir.

Votre signature peut changer selon la boîte mail : vous en écrivez une pour chacune, ou choisissez laquelle signe par défaut. Le propriétaire peut aussi proposer plusieurs signatures de la boîte mail, et le menu Signature de l’écran d’écriture montre ce qui signera.

Chaque mail d’une conversation a ses propres boutons Répondre et Transférer. Un transfert peut aussi emporter toute la conversation, et vous retirez les pièces jointes que vous ne voulez pas envoyer.

Chaque destinataire s’affiche avec son nom : vous le faites glisser de À vers Cc ou le copiez, vous collez une liste d’adresses d’un coup, ou vous écrivez un nouveau mail aux personnes d’une conversation. Une réponse garde les noms des personnes en copie au lieu de les couper en morceaux.

La vue Spam ne permettait que de supprimer. « Signaler comme non-spam » remet un mail dans la boîte mail, et « Signaler comme spam » fait l’inverse depuis n’importe quelle autre vue. Votre service mail est prévenu dans les deux cas.

Un modèle se crée pour toute la boîte mail ou pour vous seul. Il peut contenir des champs à remplir au moment d’écrire et des champs qui se remplissent tout seuls, comme le prénom de la personne ou votre nom.

La page Contacts se réorganise en trois zones : les groupes et les vues, la liste, puis la fiche. Une fiche porte des numéros et des adresses précisés (domicile, travail…), une adresse postale, un anniversaire ou un service. Le propriétaire définit des champs communs à tous les contacts, chaque membre ajoute d’autres informations, et tout reste à jour avec Google Contacts ou Outlook.

Recharger la page faisait perdre tout mail en cours. Trupeo enregistre désormais vos brouillons au fur et à mesure, qu’il s’agisse de nouveaux mails, de réponses ou de transferts. La vue Brouillons les réunit pour que vous les repreniez quand vous voulez, sur n’importe quel appareil.

Avant d’ouvrir l’écran d’autorisation de Google ou de Microsoft, Trupeo montre ce que vous allez y voir et ce qu’il faut accepter, y compris quand votre organisation Microsoft réserve cet accord à son administrateur. L’écran du code à six chiffres dit où le chercher, et une connexion interrompue repart là où elle s’était arrêtée.

Beaucoup avaient créé leur compte avec l’adresse partagée de leur club ou de leur école. Depuis votre profil, vous passez à votre adresse personnelle, confirmée par un code. Pour protéger le compte, Trupeo vous demande juste avant de prouver qu’il s’agit bien de vous.

Un contact ajouté, modifié ou retiré d’un côté l’est aussi de l’autre, et les groupes suivent la façon dont Google Contacts et Outlook regroupent leurs contacts. C’est possible pour Outlook depuis le 15 octobre et pour Gmail depuis le 19. Depuis, la connexion d’une boîte mail le propose directement, et le propriétaire peut l’arrêter à tout moment.

Une boîte mail de plusieurs années arrivait entière dans À attribuer. Une étape « Historique » de la mise en route vous laisse choisir, et le reste passe en Traité sans que rien ne bouge chez votre service mail. Le propriétaire peut marquer traité plus d’historique plus tard, depuis les réglages de la boîte mail.

Les groupes appartiennent à la boîte mail : chaque membre les voit, les remplit et s’en sert. Écrire à un groupe met ses contacts en Cci par défaut, pour que personne ne voie les adresses des autres.

La colonne de gauche s’organise autour de trois vues : Pour moi, À attribuer et Reste à faire. Un mail ouvert remplit la zone de lecture avec ses actions toujours visibles, la conversation se lit dans l’ordre de ses mails, et les notifications ont leur propre page. Plutôt que de demander confirmation, Trupeo propose d’annuler. Votre adresse mail se confirme avec un code à six chiffres, et sur téléphone une barre en bas de l’écran donne accès à tout.

Depuis le 14 octobre, la zone de réponse a deux boutons, « Envoyer » et « Envoyer et marquer traité », et une note pour l’équipe a sa propre carte, qu’on ne confond plus avec un historique cité.

Une fenêtre de recherche suggère des filtres en un clic et affiche les résultats dans la liste. « Ecole » trouve « École », les dates suivent votre fuseau horaire, et une boîte mail de plusieurs années ne fait plus attendre plusieurs dizaines de secondes.

Trupeo lit désormais la boîte mail partagée elle-même, et non celle de la personne qui l’a connectée, et répond depuis l’adresse partagée. Quand Microsoft refuse un envoi ou l’accès, Trupeo dit pourquoi et ce que l’administrateur de votre organisation Microsoft doit autoriser.

Après votre accord sur une page de Trupeo, Claude ou ChatGPT peut chercher des mails, résumer une conversation sans la marquer comme lue, confier un mail, poser un libellé, ou écrire une réponse et l’envoyer. Il ne fait jamais plus que vous. Depuis le 4 octobre, l’historique d’une conversation indique ce qu’il a fait en votre nom, par exemple « Marie, via Claude ». Vous retirez l’accès d’un assistant depuis les réglages de votre compte.

Par exemple, un club peut ouvrir la boîte mail à son entraîneuse sans lui montrer les mails de paie. Le propriétaire crée des périmètres, y range les conversations, et choisit pour chaque membre « Toute la boîte mail » ou « Seulement certains périmètres ». Un membre qui quitte la boîte mail remet ses conversations dans À attribuer et ne reçoit plus aucune notification à son sujet.

Les dossiers s’affichent tels qu’ils sont chez votre service mail, avec tout ce qu’ils contiennent. Vous déplacez une conversation, ou une sélection, vers un dossier, et chaque membre peut créer, renommer ou supprimer des dossiers. Un mail rangé dans un dossier y reste quand il est marqué traité.

Toute la barre de mise en forme se pilote au clavier, un lien s’ajoute avec Ctrl+K, et un nouveau mail peut s’ouvrir en grande fenêtre. Vous pouvez aussi envoyer un mail sans signature.

Après Gmail, chaque boîte mail peut trier ses conversations par libellés. Sur Outlook et Microsoft 365, un libellé est une catégorie Outlook, que vous retrouvez dans Outlook. Sur les autres services mail, Trupeo garde ses propres libellés et les écrit aussi chez le service mail quand il le permet, ce qui les rend visibles dans Thunderbird. Chaque membre peut créer, renommer et supprimer des libellés.

Les pièces jointes ressemblent maintenant à celles de Gmail : une carte avec le nom, le type et la taille. Une image s’ouvre dans une visionneuse sans quitter le mail, et sur iPhone, ouvrir une pièce jointe ne fait plus perdre la conversation. Depuis le 16 octobre, les images déjà visibles dans le mail, comme un logo de signature, ne sont plus listées en double.

Le transfert était le parent pauvre des écrans d’écriture. Il propose maintenant les mêmes destinataires qu’une réponse, avec Cc et Cci, et vous pouvez changer l’objet. Un mail transféré ouvre une conversation à part, reliée à celle d’origine : la réponse du destinataire n’arrive plus au milieu de l’échange initial. Toutes les pièces jointes d’un mail s’affichent, pour chaque membre.

Les libellés de votre boîte mail Gmail, imbriqués et en couleur compris, s’affichent dans la colonne de gauche et sur chaque conversation. Vous pouvez filtrer et chercher par libellé, en poser un sur plusieurs conversations d’un coup, en créer ou en supprimer : chaque changement arrive dans Gmail.

Plusieurs défauts touchaient l’envoi : des objets accentués illisibles chez le destinataire, la signature rejetée tout en bas après l’historique cité, des réponses enregistrées en double dans Trupeo. Ils sont corrigés, et « Réessayer » renvoie bien un mail avec ses pièces jointes.

Le même jour, le propriétaire d’une boîte mail Gmail a pu reprendre en un clic, depuis les réglages d’envoi, la signature déjà réglée dans Gmail.

Les mails d’un formulaire de site, tous envoyés depuis la même adresse et sous le même objet, finissaient dans une seule conversation qu’on ne pouvait pas confier mail par mail. Trupeo ne regroupe plus que les vraies réponses. Si deux sujets se retrouvent quand même ensemble, n’importe quel membre sépare un mail et ses réponses dans une conversation à part.

Récupérer ses données demandait d’écrire à l’équipe Trupeo. Deux exports se lancent maintenant d’un bouton : celui de votre compte, dans les réglages du compte, et celui de la boîte mail entière, dans ses réglages généraux. Trupeo les prépare en arrière-plan et vous prévient quand le fichier est prêt.

Sur la même page que l’export de votre compte, la suppression du compte fonctionne désormais pour tout le monde, y compris pour quelqu’un qui avait abandonné la mise en route avant de connecter sa boîte mail.

Une boîte mail pouvait cesser de recevoir des mails sans qu’aucun écran ne le dise. Trupeo affiche maintenant un avertissement dans la liste des mails : les mails déjà là sont en sécurité, et Trupeo continue d’essayer. L’avertissement disparaît dès que les mails arrivent à nouveau. Depuis le 7 octobre, la notification d’une boîte mail déconnectée disparaît elle aussi dès que la boîte mail est reconnectée.

Recevoir un mail à chaque réponse sur les conversations dont on s’occupe devenait vite lourd : les réponses peuvent maintenant attendre le résumé du matin. Depuis le 1er octobre, le résumé est une colonne à part entière des réglages des notifications : pour chaque cas, vous choisissez le téléphone, le mail, le résumé, ou plusieurs à la fois.

Depuis le 15 octobre, une colonne « Dans l’app » s’y ajoute : décochez un cas pour qu’il ne s’affiche plus dans Trupeo pour vous. Une boîte mail coupée et un paiement refusé vous parviennent toujours.

Quelqu’un qui s’inscrivait en anglais recevait sa confirmation en français, et la facturation supposait que tout le monde était en France. Les mails de votre compte suivent désormais votre langue, une invitation celle de la personne qui invite, et chaque boîte mail a son propre abonnement, dans son pays. Le résumé du matin part le matin dans votre fuseau horaire.

Sur ordinateur, vous faites glisser la séparation entre la liste et le mail. Une longue conversation se replie sur son dernier mail, les précédents restant à un clic, et la zone de réponse se range en une simple barre. Sur téléphone, l’en-tête tient sur une ligne et les trois actions principales restent à portée de pouce.

Depuis le 25 octobre, l’historique cité sous une réponse se replie aussi pour les mails écrits depuis un webmail moins courant : Trupeo le reconnaît en le comparant aux autres mails de la conversation.

Vous recadrez la photo en carré, au doigt, à la souris ou au clavier. Elle apparaît dans la liste à côté des mails dont vous vous occupez, dans les notes, les filtres et la liste des membres.

Sans nom réglé, les destinataires voyaient un nom fabriqué à partir de l’adresse. Le propriétaire le choisit maintenant dans les réglages d’envoi de la boîte mail, et il s’applique à toutes les réponses de l’équipe.

Tous les mails en attente portaient le même badge, quel que soit leur vrai état. Chaque ligne affiche maintenant l’un des trois états : À attribuer, En cours ou Traité. Un mail marqué traité par erreur se remet à faire en un clic, depuis la liste comme depuis la conversation.

Tous les mails avaient aussi l’air ouverts. Trupeo retient désormais, pour chaque membre, ce qu’il a déjà vu : ce qui est nouveau pour vous ressort, même si un autre membre l’a déjà lu. La ligne montre aussi l’aperçu du mail et le nom de la dernière personne qui a écrit.

Ouvrir une conversation dans Trupeo ne la marquait pas comme lue chez votre service mail, certaines actions n’y arrivaient jamais, et des mails envoyés manquaient au dossier Envoyés. C’est réparé : ce que fait l’équipe dans Trupeo se retrouve dans la boîte mail elle-même.

Personne chez Trupeo n’ouvre votre compte, sauf pour vous aider quand vous le demandez ou si la sécurité ou la loi l’exige. Vous pouvez maintenant le vérifier vous-même : chaque fois apparaît avec sa date dans la page « Vos données » de votre compte.

L’installation échouait souvent, surtout sur iPhone, où elle est pourtant la seule façon de recevoir des notifications. Trupeo s’installe maintenant sans accroc, et un bandeau explique comment faire sur votre téléphone.

Plusieurs défauts gênaient la lecture : des images absentes, des liens qui ne faisaient rien et des mails tout juste arrivés réduits à leurs premières lignes. Chaque mail s’affiche désormais dans un cadre à part qui garde sa mise en page, ses images et ses liens.

Il était aussi impossible de joindre un fichier en répondant ou en transférant, et un transfert ne contenait que l’aperçu du mail d’origine. C’est corrigé, et un mail bien parti n’est plus signalé comme en échec.

Les réglages de la boîte mail se cachaient sous la liste des boîtes mail, ceux du compte derrière vos initiales. Une seule entrée les réunit désormais, séparés selon qui décide : le propriétaire pour la boîte mail, chacun pour son compte.

Une cloche réunit tout ce qui vous attend et regroupe les événements répétés au lieu de les empiler. Pour chaque cas, vous choisissez de recevoir aussi une notification sur votre téléphone ou un mail. Le mail ne part que si vous n’avez pas déjà ouvert la conversation dans Trupeo : travailler normalement suffit à le faire taire.

Rien à saisir : Trupeo tire les contacts de vos mails, en séparant les personnes avec qui vous échangez vraiment des autres. Vous pouvez aussi en créer à la main. Dans une conversation, la ligne des participants montre qui est qui, et le carnet s’utilise aussi sur téléphone.

Les mails envoyés depuis Trupeo partaient sans la signature réglée dans Gmail ou Outlook. Trupeo a maintenant sa propre signature, que vous collez depuis votre ancien logiciel sans perdre sa mise en forme ni ses images.

Un mot de passe changé ou un accès retiré mettait la boîte mail en pause sans prévenir personne. Trupeo affiche maintenant que les nouveaux mails n’arrivent plus et propose de reconnecter la boîte mail sans la recréer : les conversations, les notes et l’équipe restent en place.

Beaucoup créaient leur compte avec l’adresse partagée elle-même, et il devenait impossible de savoir qui avait répondu. L’inscription explique désormais qu’il faut d’abord un compte à votre nom, puis la boîte mail de la structure. Vous n’êtes plus déconnecté sans cesse, en particulier dans l’app installée sur le téléphone, et la boîte mail s’affiche dans votre langue.

Une fois la boîte mail connectée, vous ajoutez les adresses mail des membres une par une ou en les collant toutes ensemble, puis vous envoyez les invitations en un clic. À la première ouverture, une visite en quelques étapes montre où trouver les mails à attribuer, comment dire « Je m’en occupe » et où laisser une note.

La première version de Trupeo : une boîte mail partagée que toute l’équipe lit au même endroit. Chaque mail dit qui s’en occupe, l’équipe se laisse des notes que la personne qui écrit ne voit jamais, et les réponses partent de l’adresse de la structure. Gmail, Outlook, Microsoft 365 et les autres services mail se connectent dès le premier jour.