Trupeo se branche sur la boîte mail que vous avez déjà. Vous ne migrez rien et vous ne créez pas de nouvelle adresse. Vous connectez l’existante : l’adresse de contact, la boîte mail générique, l’adresse de l’accueil, celle à laquelle votre équipe répond aujourd’hui.
Si vous hésitez encore sur l’intérêt d’une boîte mail partagée pour votre équipe, commencez par notre guide complet de la boîte mail partagée. Cette page part du principe que le choix est fait.
Avant de commencer
Il vous faut trois choses :
- Votre propre adresse, pour votre compte personnel. Pas l’adresse partagée.
- L’accès à la boîte mail partagée : une personne capable de s’y connecter avec Google ou Microsoft, ou son mot de passe pour tout autre service mail.
- Cinq minutes environ. La copie des anciens mails continue ensuite en arrière-plan.
La mise en route tient en quatre étapes, rappelées en haut de chaque écran : « Compte », « Boîte mail », « Historique », « Équipe ».
1. Créer votre compte personnel
Rendez-vous sur app.trupeo.com/signup. À l’écran « Créez votre compte Trupeo », choisissez « Continuer avec Google », « Continuer avec Microsoft » ou « Continuer avec une adresse mail ».
Cette étape compte. C’est votre compte personnel qui permet à Trupeo de savoir qui a répondu à quoi. Si l’adresse partagée devient le compte personnel de quelqu’un, les autres membres ne peuvent plus savoir qui a répondu.
- Avec Google ou Microsoft : si le compte avec lequel vous revenez ressemble à l’adresse d’une équipe (l’adresse de contact, par exemple), Trupeo vous demande « Ce compte est-il le vôtre ? ». C’est ce qui arrive quand le navigateur est déjà connecté à la boîte mail partagée. Choisissez « Recommencer avec mon compte à moi », ou « C’est bien mon adresse à moi, continuer » si c’est vraiment la vôtre.
- Avec une adresse mail : saisissez votre adresse et un mot de passe d’au moins 12 caractères, puis « Créer mon compte ». Si vous tapez une adresse qui ressemble à celle d’une équipe, Trupeo vous le signale tout de suite. Vous recevez ensuite un code à six chiffres par mail : tapez-le à l’écran « Tapez le code reçu par mail », puis « Vérifier ». Le code reste valable dix minutes, et vous pouvez en demander un autre.
2. Connecter la boîte mail partagée
À l’écran « Quelle adresse votre équipe partage-t-elle ? », saisissez l’adresse partagée dans « Adresse de l’équipe ». Pendant que vous tapez, Trupeo reconnaît le service mail tout seul, à partir de l’adresse et de l’endroit où le domaine reçoit son courrier, et le dit sous le champ : « Boîte mail Google. », « Boîte mail Microsoft. », ou par exemple « Hébergée chez OVH. ». Si la réponse est fausse, « Ce n’est pas une boîte mail Google ? » (ou Microsoft) vous laisse choisir vous-même.
La suite dépend du service mail :
- Gmail ou Google Workspace : « Continuer avec Google ». Voir Connecter une boîte mail Gmail.
- Outlook ou Microsoft 365 : « Continuer avec Microsoft ». Voir Connecter une boîte mail Outlook.
- Tout autre service mail : le mot de passe de la boîte mail, puis « Connecter la boîte mail ». Voir Connecter une boîte mail IMAP.
Une faute de frappe dans l’adresse ? Corrigez-la simplement dans le champ, tant que la connexion n’a pas réussi : rien n’est perdu, la boîte mail ne contient encore aucun mail.
Si votre propre adresse n’est pas encore confirmée, Trupeo vous demande d’abord le code reçu par mail : on ne crée une boîte mail partagée qu’avec une adresse confirmée. Si l’adresse partagée est déjà connectée à Trupeo, Trupeo vous le dit : demandez au propriétaire de cette boîte mail de vous inviter plutôt que de la connecter une seconde fois.
Une fois l’accord donné, l’écran « Connexion de la boîte mail » montre les étapes : l’accord reçu, la boîte mail trouvée, la copie des mails les plus récents. Cela prend quelques secondes.
3. Choisir ce qui arrive dans À attribuer
Pendant que la copie des mails commence, Trupeo demande quelles conversations déjà présentes dans la boîte mail arrivent dans À attribuer : « Seulement les mails qui arrivent à partir de maintenant », « Les 7 derniers jours », « Les 30 derniers jours » ou « Tout l’historique ». Les autres vont dans Traités. Rien ne bouge dans votre boîte mail : aucun mail n’est archivé, déplacé ni supprimé. Une nouvelle réponse ramène sa conversation dans À attribuer.
Plus tard, le propriétaire peut mettre une plus grande partie de l’historique dans Traités, depuis la section « Historique » des réglages de la boîte mail : voir Comment les mails arrivent dans Trupeo.
4. Inviter votre équipe
Trupeo demande ensuite « Qui lit cette boîte mail avec vous ? ». Saisissez les adresses des autres membres, une par ligne, avec leur rôle, puis envoyez les invitations ; ou choisissez « Personne d’autre ne lit cette boîte mail » et faites-le plus tard depuis les paramètres. La copie des mails continue pendant ce temps. Les rôles et les invitations sont expliqués dans Inviter votre équipe et choisir un rôle.
Ce qui se passe ensuite
Vous êtes propriétaire de la boîte mail que vous venez de connecter. Son essai gratuit de 30 jours démarre au moment où la connexion réussit, sans carte à saisir. Chaque boîte mail a son propre essai et son propre abonnement : voir Essai, abonnement et tarifs réduits.
Trupeo copie ensuite les mails déjà présents dans la boîte mail, en arrière-plan, les plus récents d’abord. En haut de la liste, une ligne « Copie en cours » suit l’avancée. Une grosse boîte mail demande plus de temps pour être copiée entièrement, et vous pouvez utiliser la boîte mail et répondre pendant la copie. Ce qui est copié, et ce qui ne l’est pas, est détaillé dans Comment les mails arrivent dans Trupeo.
La boîte mail s’ouvre sur « Pour moi » si vous avez invité quelqu’un, sur « Reste à faire » si vous êtes seul. Dans une boîte mail d’équipe, deux conseils s’affichent au-dessus de la liste, l’un après l’autre : « Je m’en occupe », puis « Marquer traité ». « Compris » les range, et chacun disparaît aussi dès que vous avez fait le geste. Voir Comprendre la vue À attribuer.
Une question en route ? « Aide », en bas de la colonne de gauche (dans « Plus » sur téléphone), propose les articles de l’écran où vous êtes, et « Nous écrire » nous l’envoie. Nous lisons tout ce que vous nous écrivez. Une idée, un manque ? Proposez-la sur la page Idées, où vous voyez aussi ce que les autres ont demandé et où en est chaque idée.
Une boîte mail ajoutée, jamais connectée
Si vous avez saisi l’adresse sans aller au bout de la connexion, la boîte mail vous attend. En y revenant, Trupeo affiche par exemple « Il ne manque que l’accord de Google », la date à laquelle vous l’avez ajoutée, et celle à laquelle elle sera supprimée faute de connexion : rien n’a été copié, il n’y a rien à perdre. « Supprimer cette boîte mail » la retire tout de suite, avec « Annuler » pendant quelques secondes.
Connecter une autre boîte mail plus tard
Ouvrez le menu de votre compte, votre nom au pied de la colonne de gauche, puis choisissez « Ajouter une boîte mail ». Quand vous avez déjà plusieurs boîtes mail, le menu des boîtes mail, en haut de la colonne, le propose aussi. Vous reprenez les étapes 2 à 4, pour cette adresse.