Une adresse en @outlook.com, @hotmail.com, @live.com ou @msn.com, comme une adresse
de votre domaine hébergée chez Microsoft 365, se connecte avec la connexion
Microsoft. Trupeo reconnaît ces boîtes mail à partir du domaine de l’adresse et de
la configuration mail de ce domaine.
Ce qu’il vous faut
Le compte Microsoft avec lequel vous connecter dépend de ce qu’est l’adresse partagée :
- L’adresse a son propre compte Microsoft (une adresse
@outlook.com, ou un compte Microsoft 365 à part entière) : connectez-vous avec cette adresse. Si vous ne le pouvez pas, la personne qui contrôle le compte réalise l’autorisation Microsoft à vos côtés. Elle saisit le mot de passe uniquement sur la page Microsoft et ne vous le communique pas, pas plus qu’à Trupeo. - L’adresse est un alias de votre propre compte, ou une boîte mail partagée Microsoft 365 : connectez-vous avec votre compte professionnel. Les droits nécessaires, et ce qui change dans chaque cas, sont décrits dans Boîte mail partagée Microsoft 365 ou alias.
Les étapes
- Dans Trupeo, à l’écran « Quelle adresse votre équipe partage-t-elle ? », saisissez l’adresse partagée dans « Adresse de l’équipe ». Trupeo affiche sous le champ « Boîte mail Microsoft. » et « Si Microsoft vous montre plusieurs comptes, choisissez celui-ci. ». S’il s’est trompé, « Ce n’est pas une boîte mail Microsoft ? » vous laisse choisir.
- Sélectionnez « Continuer avec Microsoft ».
- Connectez-vous sur la page Microsoft avec le compte qui convient (voir ci-dessus), puis acceptez les autorisations demandées.
Lisez le nom du compte affiché sur la page Microsoft avant de valider. Si votre navigateur est déjà connecté à un autre compte Microsoft, ce qui est la norme sur un poste de travail, Microsoft enchaîne avec celui-là. Trupeo atteint alors l’adresse saisie à travers ce compte, et refuse la connexion si ce compte ne peut pas l’ouvrir. Dans le doute, déconnectez-vous de Microsoft d’abord, ou utilisez une fenêtre de navigation privée.
Ce que Trupeo demande, et pourquoi
Microsoft vous demande d’accepter les accès suivants :
- Lire et écrire le courrier de cette boîte mail : afficher les conversations dans Trupeo, marquer un mail comme lu, refléter les changements dans les deux sens.
- Envoyer du courrier depuis cette adresse, pour que votre équipe réponde depuis l’adresse partagée et non depuis sa boîte mail personnelle.
- Votre nom et votre adresse, pour vérifier quelle boîte mail vient d’être autorisée.
- Rester connecté, pour que les mails continuent d’arriver sans vous redemander une autorisation tous les jours.
- Lire et écrire les contacts du compte (
Contacts.ReadWrite) et les paramètres de la boîte mail (MailboxSettings.ReadWrite), où Outlook range sa liste de catégories et leurs couleurs. Dès la connexion, les contacts que votre équipe a ajoutés ou gardés, et leurs groupes, sont les mêmes dans Trupeo et dans Outlook, dans les deux sens, puisqu’un groupe de contacts y est une catégorie Outlook. Les paramètres permettent aussi à Trupeo d’afficher les couleurs de vos catégories Outlook.
La liste de Microsoft mentionne aussi le courrier partagé avec le compte et l’envoi au nom d’autres personnes. C’est ce qui permet à Trupeo d’atteindre une boîte mail partagée à travers votre propre compte. Trupeo ne lit et n’envoie que depuis l’adresse que vous connectez.
Le propriétaire de la boîte mail peut arrêter la mise à jour des contacts à tout moment, dans la section « Contacts » des paramètres de la boîte mail : voir Le carnet d’adresses partagé. Pour une adresse partagée avec vous ou qui vous est déléguée depuis un autre compte Microsoft 365, Microsoft affiche aussi ces autorisations à sa première connexion, mais Trupeo ne tient pas ses contacts à jour.
Si votre organisation exige l’accord d’un administrateur
Beaucoup d’organisations Microsoft 365 n’autorisent pas leurs comptes à approuver seuls une application externe. Dans ce cas, Microsoft interrompt la dernière étape et indique qu’une validation par un administrateur est nécessaire.
Demandez à votre administrateur d’approuver l’application Trupeo pour votre
organisation, en lui indiquant l’adresse partagée concernée. L’approbation doit
couvrir toutes les autorisations que Trupeo demande, y compris les contacts du
compte et les paramètres de la boîte mail (Contacts.ReadWrite et
MailboxSettings.ReadWrite) : Microsoft ne laisse pas la boîte mail se connecter
tant qu’elles ne sont pas approuvées elles aussi. Si votre administrateur a
approuvé Trupeo avant qu’il ne demande ces deux-là, il doit l’approuver de
nouveau. Il en va de même pour reconnecter une boîte mail connectée avant, sauf si
son propriétaire a arrêté la mise à jour de ses contacts ou choisi « Plus tard »
sur l’invitation du carnet d’adresses, ou si l’adresse est partagée ou déléguée
depuis un autre compte. Une fois l’approbation
faite, reprenez le parcours depuis le début : il n’y a rien à refaire de votre
côté entre-temps.
Si la connexion n’aboutit pas
Trupeo vous ramène à l’écran de connexion avec l’un de ces messages. Dans tous les cas, rien n’a été connecté, et « Continuer avec Microsoft » recommence depuis le début.
- « Trupeo n’a pas reçu l’accès à cette boîte mail : rien n’a été connecté » : la page Microsoft a été annulée au lieu d’être acceptée, ou Microsoft a demandé l’approbation d’un administrateur. Recommencez et choisissez Accepter sur la page Microsoft. Si Microsoft indique qu’un administrateur doit approuver Trupeo, voyez la partie sur l’accord d’un administrateur, ci-dessus.
- « Le compte Microsoft avec lequel vous vous êtes connecté ne peut pas ouvrir cette boîte mail partagée » : il manque à ce compte l’accès total à la boîte mail partagée. « Voir comment faire » mène à Boîte mail partagée Microsoft 365 ou alias.
- « Impossible de connecter cette boîte mail. Vérifiez que vous avez autorisé le bon compte et réessayez. » : la connexion a échoué pour une autre raison. Vérifiez avec quel compte la page Microsoft est connectée, puis recommencez.
Si c’est l’adresse elle-même qui est mal écrite, corrigez-la dans le champ « Adresse de l’équipe » : c’est possible tant que la boîte mail n’est pas connectée.
Outlook.com envoie depuis une autre adresse
Sur un compte Outlook.com (un compte Microsoft personnel) dont l’alias
principal est l’adresse d’un autre service, par exemple une adresse Gmail,
Microsoft peut envoyer vos mails depuis une autre adresse que l’adresse
@outlook.com que vous avez connectée. Cela arrive surtout à un compte ouvert
avec cette autre adresse, auquel une adresse @outlook.com a été ajoutée
ensuite. Vos destinataires voient alors l’alias principal, ou une adresse créée
par Microsoft, du type outlook_...@outlook.com.
Trupeo vous le dit quand il peut le voir : à l’écran de connexion, sur la
page Général des réglages de la boîte mail, et en haut de ses mails, pour tous
ses membres, avec « Outlook envoie les mails de cette boîte mail depuis une
autre adresse. ». La boîte mail fonctionne quand
même : les mails arrivent et partent. Mais vos destinataires risquent de ne
pas reconnaître l’autre adresse, et Microsoft prévient que les réponses envoyées
à une adresse outlook_...@outlook.com peuvent revenir non distribuées.
Pour que vos mails partent de l’adresse connectée :
- Connectez-vous au compte Microsoft sur account.live.com/names/Manage.
- Faites de l’adresse connectée à Trupeo l’alias principal du compte.
- Dans Trupeo, reconnectez la boîte mail : sélectionnez « Reconnecter » dans l’avertissement, en haut des mails ou sur la page Général de ses réglages. Seul le propriétaire de la boîte mail voit ce lien.
Après la reconnexion, Trupeo vérifie de nouveau : l’avertissement ne revient que si la connexion Microsoft, ou le prochain mail envoyé depuis Trupeo, montre encore une autre adresse. Microsoft décrit la cause et la solution dans son article sur les adresses outlook_… (en anglais).
Après la connexion
Trupeo passe à « Qui lit cette boîte mail avec vous ? », où vous pouvez inviter les autres membres ou passer cette étape, puis ouvre la boîte mail partagée. Il copie vos mails en arrière-plan, les plus récents d’abord : les premiers apparaissent rapidement, une grosse boîte mail demande plus longtemps, et vous pouvez utiliser la boîte mail pendant la copie.
Le nom que voient vos destinataires peut venir du compte Microsoft plutôt que de Trupeo, surtout pour les personnes de votre propre organisation Microsoft 365. Pour le changer : centre d’administration Microsoft 365, ou account.microsoft.com pour une adresse Outlook.com.
Si c’est votre première boîte mail, la suite est décrite dans Connecter votre première boîte mail.
Ce que Trupeo va changer dans la boîte mail, et ce qu’il ne changera pas, est détaillé dans Comment les mails arrivent dans Trupeo.