Vous n’avez pas de carnet d’adresses à constituer. Trupeo le déduit de vos échanges : toute personne qui écrit à la boîte partagée, ou à qui la boîte écrit, y apparaît.
L’onglet « Contacts » est dans la barre latérale, sous les vues.
Deux niveaux, et la règle qui les sépare
Les contacts sont rangés en deux listes, et la différence n’est pas une question d’importance déclarée :
- Contacts : les gens à qui vous avez écrit.
- Autres contacts : les gens qui vous ont écrit, sans réponse de votre part.
C’est tout. Répondre à quelqu’un le fait passer dans « Contacts » automatiquement. Ce classement fait le travail que personne n’a envie de faire : un client avec qui vous échangez depuis deux ans se distingue tout seul de l’expéditeur d’une newsletter.
L’onglet « Tous » montre les deux listes ensemble. Trois tris : Récents, Fréquents, A-Z.
Le premier remplissage
À la connexion d’une boîte, Trupeo parcourt les anciens messages et affiche un bandeau « Import en cours » avec le nombre de messages déjà analysés. Les contacts apparaissent au fur et à mesure, vous n’avez pas à attendre la fin.
La fiche
Une fiche contient ce que Trupeo a déduit et ce que vous ajoutez : société, poste, téléphone, une note, et l’historique des conversations avec le nombre d’échanges.
La note est partagée. « Rappeler après 17h », « ne veut plus de relances », « passe toujours par sa comptable » : votre collègue la voit en ouvrant la fiche. C’est le même principe qu’une note interne, à l’échelle de la personne plutôt que d’un mail.
Une même personne peut avoir plusieurs adresses. « Ajouter un email » les rassemble sur une fiche, et « Définir comme principal » choisit celle qui s’affiche. Un contact garde toujours au moins une adresse.
Ajouter quelqu’un à la main
« Nouveau contact » sert quand vous voulez la fiche avant l’échange : un prospect rencontré en salon, un fournisseur dont vous avez la carte. Email obligatoire, nom facultatif.
Ranger
Trois actions sur une fiche :
- « Ajouter aux Contacts » fait monter quelqu’un depuis « Autres contacts » sans attendre que vous lui écriviez.
- « Retirer le contact » le sort du carnet partagé. Rien n’est perdu : il revient depuis n’importe laquelle de ses conversations.
- « Fusionner… » réunit deux fiches qui sont la même personne, cas courant quand quelqu’un a changé d’adresse. Vous choisissez celle à garder, l’autre y est versée. C’est définitif, contrairement au retrait.
Ce qui est partagé, et ce qui ne l’est pas
Le carnet appartient à la boîte mail, pas à vous. Tous les membres voient les
mêmes contacts, les mêmes notes, les mêmes numéros. Si vous avez deux boîtes
connectées, chacune a son carnet : les contacts de contact@ ne se mélangent
pas avec ceux de recrutement@.
La suite
Pour écrire à un contact depuis sa fiche, voir Répondre, transférer, écrire.