Vous n’avez pas de carnet d’adresses à constituer. Trupeo le déduit de vos échanges : toute personne qui écrit à la boîte mail partagée, ou à qui la boîte mail écrit, y apparaît.
Sur ordinateur, « Contacts » est en haut de la colonne de gauche, juste sous « Notifications ». Sur téléphone, il est en tête de « Plus », juste sous la boîte mail.
Deux niveaux, et la règle qui les sépare
Les contacts sont rangés en deux listes, et la différence n’est pas une question d’importance déclarée :
- Contacts : les gens à qui vous avez écrit.
- Autres contacts : les gens qui vous ont écrit, sans réponse de votre part.
C’est tout. Répondre à quelqu’un le fait passer dans « Contacts » automatiquement. Ce classement fait le travail que personne n’a envie de faire : une personne avec qui vous échangez depuis deux ans se distingue toute seule de l’expéditeur d’une newsletter.
L’onglet « Tous » montre les deux listes ensemble. Trois tris : Récents, Fréquents, A-Z. Le champ « Rechercher un contact » filtre la liste.
Le premier remplissage
À la connexion d’une boîte mail, Trupeo parcourt les anciens mails et affiche un bandeau qui compte les mails déjà analysés, par exemple « Import en cours : 1 250 anciens mails analysés. » Les contacts apparaissent au fur et à mesure, vous n’avez pas à attendre la fin.
La fiche
Une fiche contient ce que Trupeo a déduit et ce que vous ajoutez : nom, structure, poste, un ou plusieurs numéros de téléphone, une note, et la liste de ses conversations (objet, aperçu, date). Quand il y en a beaucoup, « Voir toutes les conversations » les retrouve dans la boîte mail.
La fiche se lit comme une carte de visite. Chaque partie (téléphones, adresses mail, adresses postales…) a son bouton « Modifier », qui ouvre seulement cette partie : « Enregistrer » garde vos changements, « Annuler » les abandonne. Ce que la fiche ne contient pas encore (prénom et nom de famille, anniversaire, adresse postale, site web) s’ajoute avec le bouton « Ajouter », en haut de la fiche, à côté de « Nouveau mail ».
La note est partagée. Rappeler après 17h, ne veut plus de relances, passe toujours par sa comptable : un membre la voit en ouvrant la fiche, et aussi en haut de chaque conversation avec cette personne. C’est le même principe qu’une note pour l’équipe, à l’échelle de la personne plutôt que d’un mail.
Une même personne peut avoir plusieurs adresses. « Ajouter une adresse mail » les rassemble sur une fiche, et « Définir comme principal » choisit celle qui s’affiche. Un contact garde toujours au moins une adresse.
« Nouveau mail », en haut de la fiche, ouvre un nouveau mail déjà adressé à cette personne, à son adresse principale. « Écrire », à côté de chaque adresse, ouvre un nouveau mail adressé à celle-là.
Dans une conversation
Dans un mail ouvert, le nom de la personne qui l’a écrit et chaque adresse sous ce nom ouvrent un aperçu de sa fiche : son poste et sa structure quand vous les avez renseignés, son adresse, le nombre de conversations avec elle, la note de la fiche, et « Voir la fiche » pour la fiche entière. Tous les destinataires sont écrits sous le nom, et chacun s’ouvre de la même façon. Une adresse d’un contact est soulignée en pointillé : un clic ouvre l’aperçu, un glisser de la souris la sélectionne pour la copier.
À la souris, l’aperçu vient quand le pointeur s’arrête un instant sur le nom, et repart quand vous le quittez ; un clic le garde ouvert, Échap le ferme. Au clavier, il vient quand le nom a le focus, et Entrée y entre. Sur téléphone, toucher un nom ouvre le même aperçu en bas de l’écran.
Quelqu’un que vous aviez retiré du carnet y apparaît avec un bouton « Ajouter aux Contacts ».
Ajouter quelqu’un à la main
« Nouveau contact » sert quand vous voulez la fiche avant l’échange : un prospect rencontré en salon, un prestataire dont vous avez la carte. Mail obligatoire, nom facultatif. Si l’adresse est déjà dans le carnet, c’est cette fiche qui passe dans « Contacts ».
Ranger
Trois actions sur une fiche. La première est un bouton, les deux autres sont dans le menu « Plus d’actions » (les trois points) :
- « Ajouter aux Contacts » fait monter quelqu’un depuis « Autres contacts » sans attendre que vous lui écriviez.
- « Retirer le contact » le sort du carnet partagé, après confirmation. Il reste 30 jours dans « Contacts retirés », où « Restaurer » le remet en place, et vous pouvez aussi le rajouter depuis n’importe laquelle de ses conversations, avec « Ajouter aux Contacts ».
- « Fusionner… » réunit deux fiches qui sont la même personne, cas courant quand quelqu’un a changé d’adresse. Lancez-le depuis la fiche à garder, puis cherchez l’autre. Avant que rien ne soit écrit, Trupeo montre ce que garde la fiche fusionnée, et là où les deux fiches ne disent pas la même chose, vous choisissez la valeur à garder. C’est définitif, contrairement au retrait.
Trupeo propose aussi les fiches qui semblent être la même personne, dans « Doublons à fusionner ». Les suggestions, la fusion, les 30 jours des contacts retirés, et l’import ou l’export du carnet dans un fichier sont dans Ranger le carnet d’adresses.
Écrire à un groupe de contacts
Un groupe de contacts réunit des personnes à qui vous écrivez ensemble : le bureau de l’association, les parents d’une équipe, les adhérents d’un même club. Il est partagé par tous les membres de la boîte mail, comme le reste du carnet. Si vous venez de Google Contacts, ce que Google appelle un « libellé » est ici un groupe ; chez Outlook, c’est une catégorie posée sur les contacts.
Le créer. Dans « Contacts », la section « Groupes » de la liste a un bouton « Nouveau groupe ». Donnez-lui un nom (« Nom du groupe »), puis « Créer le groupe ». Deux groupes ne peuvent pas porter le même nom.
Y mettre des contacts. Dans le groupe, « Ajouter des contacts » ouvre la recherche. Depuis la liste, cochez plusieurs contacts, puis « Ajouter à un groupe ». Une fiche affiche aussi ses groupes, avec la même action. Les personnes ajoutées à un groupe rejoignent vos contacts, même si vous ne leur aviez jamais écrit. « Retirer du groupe » sort quelqu’un du groupe sans l’effacer du carnet, et « Supprimer le groupe » supprime le groupe : les contacts qu’il réunit restent dans votre carnet.
Lui écrire. Dans « Nouveau mail » ou dans une réponse, tapez le nom du groupe dans À, Cc ou Cci et choisissez-le dans les suggestions. Il apparaît comme un seul destinataire, avec son nom et le nombre de contacts. Son menu propose « Afficher les adresses » pour voir chaque adresse, ainsi que « Mettre en À », « Mettre en Cc » et « Mettre en Cci » pour le déplacer. « Retirer le groupe » l’enlève du mail.
Pourquoi Cci par défaut. Un groupe ajouté en À ou en Cc montrerait les adresses de tous à chacun, ce que personne n’a envie d’offrir à vingt ou trente inconnus. Trupeo le range donc en Cci, et le dit : « Groupe ajouté en Cci : personne ne voit les adresses des autres ». Le choix reste le vôtre, avec « Mettre en À » ou « Mettre en Cc ».
Les limites. Un mail accepte au plus 500 destinataires avec Gmail et Microsoft, 100 avec les autres services mail, en comptant ensemble À, Cc et Cci. Quand vous approchez de la limite, un compteur apparaît (« 450 destinataires sur 500 possibles ») ; au-delà, Trupeo refuse l’envoi. Pour un groupe plus grand, écrivez-lui en plusieurs fois.
Dans la conversation, l’historique garde la trace de l’envoi : « envoyé au groupe Bureau (12) », avec le nombre de contacts que le groupe comptait à ce moment-là.
Garder les contacts à jour avec Google Contacts ou Outlook
Si la boîte mail est une adresse Gmail ou Google Workspace, Trupeo garde son carnet identique à celui de Google Contacts, dans les deux sens, dès la connexion. Pour une adresse Outlook ou Microsoft 365, c’est le carnet d’Outlook. À la connexion de la boîte mail, Google ou Microsoft demande l’autorisation qu’il faut pour cela : lire et modifier les contacts du compte. Le propriétaire trouve le réglage dans les paramètres de la boîte mail, page « Contacts » : « Garder les contacts à jour avec Google Contacts » (ou « avec Outlook »). Les membres ne voient que la ligne « À jour avec Google Contacts » (ou « avec Outlook ») sous le titre du carnet.
Une boîte mail connectée plus tôt. Si la boîte mail a été connectée avant que Trupeo demande les contacts à la connexion, son propriétaire voit une invitation en haut du carnet : « Gardez ces contacts à jour avec Google Contacts. » (ou « avec Outlook. »), avec « Autoriser » et « Plus tard ». « Autoriser » mène à la page de Google ou de Microsoft pour donner l’autorisation, puis ramène au carnet. Tant que le propriétaire n’a pas répondu, la prochaine reconnexion de la boîte mail, par son propriétaire ou par un membre, demande aussi les contacts. « Plus tard » range l’invitation pour de bon, et une reconnexion ne demande alors pas non plus les contacts ; l’interrupteur des paramètres reste là. Les membres ne voient pas l’invitation.
- Ce qui passe d’un côté à l’autre : les contacts que vous avez ajoutés ou gardés exprès, pas toutes les personnes à qui la boîte mail a un jour écrit. Un contact ajouté ou modifié d’un côté arrive de l’autre.
- Les groupes : un groupe de contacts de Trupeo devient un libellé dans Google Contacts, ou une catégorie posée sur les contacts dans Outlook, et inversement.
- Retirer un contact : le retirer dans Trupeo le supprime aussi dans Google Contacts ou dans Outlook, et l’inverse. Google Contacts garde un contact supprimé 30 jours dans sa corbeille, Outlook dans ses éléments supprimés : vous pouvez le récupérer de là. Supprimer un groupe supprime le groupe des deux côtés, pas les contacts qu’il réunissait.
- Arrêter : le même interrupteur, avec une confirmation. Trupeo cesse alors toute lecture et toute écriture des contacts. Les contacts restent des deux côtés, ils ne sont simplement plus tenus identiques. L’arrêt est retenu : reconnecter la boîte mail ne relance pas la mise à jour.
Si le propriétaire laisse la case des contacts décochée sur la page de Google en connectant la boîte mail, Trupeo le prend comme un refus : le réglage reste désactivé, et reconnecter la boîte mail ne le redemande pas. Si le propriétaire l’a activé ici et que Google ou Microsoft n’a ensuite pas donné l’accès aux contacts, la section le dit et propose de réessayer. Si la boîte mail doit être reconnectée, la mise à jour reprend dès que c’est fait. Si la boîte mail ne peut plus le faire, la section dit pourquoi et ne propose plus que « Arrêter ».
Trois choses encore à savoir, propres à Outlook :
- Les adresses partagées ou déléguées ne sont pas concernées. Une adresse qu’un autre compte Microsoft 365 ouvre pour vous n’a pas la section « Contacts » : Trupeo ne peut pas y tenir les contacts à jour, même si Microsoft a affiché l’autorisation des contacts à sa connexion.
- Outlook a moins de place que Trupeo. Il garde trois adresses mail sans leur type, un numéro de mobile, deux numéros professionnels et deux personnels, une adresse postale personnelle, une professionnelle et une autre, un site web, et un anniversaire seulement avec son année. Un numéro d’un autre type prend une place professionnelle ou personnelle libre, et Outlook le range sous ce type. Les champs et les autres informations vont aussi dans Outlook, qui les garde pour Trupeo sans les afficher. Ce qui dépasse reste dans Trupeo, sans être effacé, et la fiche le dit : « Outlook ne garde qu’une partie de ce contact » en haut, puis une ligne sous chaque valeur concernée, par exemple « Gardé dans Outlook comme numéro professionnel » ou « Pas gardé dans Outlook : plus de place ». Trupeo ne lit que le dossier de contacts principal.
- Une catégorie peut aussi servir aux mails. Si des mails portent la catégorie d’un groupe, supprimer ou renommer ce groupe dans Trupeo la retire des contacts mais la laisse sur ces mails et dans la liste des catégories d’Outlook.
Champs et autres informations
Une association veut savoir qui a payé sa cotisation, qui siège au bureau, quel est le numéro de licence de chacun. Plutôt que de l’écrire dans la note, que personne ne peut filtrer, la fiche a deux places pour cela.
Les champs, pour toute la boîte mail. Le propriétaire les définit une fois, et chaque contact les a. Il les trouve dans les paramètres de la boîte mail, page « Contacts », section « Champs des contacts », et en crée un avec « Nouveau champ » : un intitulé, puis un type, qui ne change plus ensuite. Les types sont « Texte », « Nombre », « Date », « Choix unique », « Choix multiple », « Lien » et « Oui / non ». Une boîte mail garde au plus 50 champs, et la section dit combien il en reste avant d’y arriver.
Chaque champ a ses boutons : « Monter » et « Descendre » changent sa place sur la fiche, « Renommer » change son intitulé, « Modifier les choix » ajoute ou retire des choix (la fenêtre dit combien de contacts ont un choix avant de le retirer), et « Supprimer » le retire. Supprimer un champ ne perd rien : chaque valeur devient une information de son contact, sous l’intitulé du champ, et la confirmation dit combien.
Sur la fiche, les champs sont dans la section « Champs », et chaque membre les renseigne, pas seulement le propriétaire. Un champ vide est une ligne discrète qui s’ouvre d’un clic ; au-delà de six champs vides, les autres attendent derrière « 4 autres champs » (par exemple).
Les autres informations, pour un seul contact. Dans la section « Autres informations » de la fiche, n’importe quel membre ajoute un intitulé et une valeur, sans rien régler. Un intitulé qui est déjà celui d’un champ est refusé, et la fiche mène au champ.
En faire un champ. Quand plusieurs contacts ont la même information, le propriétaire peut la transformer en champ. Sous la liste des champs, « Informations utilisées sur les contacts » montre les intitulés les plus utilisés ; « En faire un champ » ouvre une fenêtre qui propose un type, dit combien de valeurs y correspondent, puis les range dans le champ. Une valeur qui ne correspond pas au type n’est pas perdue : elle reste une information du contact, marquée « Ne correspond pas au type du champ » sur sa fiche, et le compte rendu donne un lien vers chacune de ces fiches.
Filtrer la liste. Si la boîte mail a un champ à choix ou un champ « Oui / non », la liste des contacts a « Filtrer par champ » : une réponse, par exemple Trésorier pour le rôle, ou « Non renseigné ». Le filtre reste dans l’adresse de la page, et « Retirer le filtre » le retire. Quand personne n’y répond, la liste dit « Aucun contact ne correspond à ce filtre ».
Ce qui est partagé, et ce qui ne l’est pas
Le carnet appartient à la boîte mail, pas à vous. Tous les membres voient les mêmes contacts, les mêmes notes, les mêmes numéros. Si vous avez deux boîtes mail connectées, chacune a son carnet : les contacts de l’adresse de contact ne se mélangent pas avec ceux de l’adresse des recrutements.
La suite
Pour écrire à un contact depuis sa fiche, voir Répondre, transférer, écrire.