Le carnet d’adresses partagé se remplit tout seul à partir de vos mails, et Google Contacts ou Outlook peuvent le remplir aussi. La même personne y apparaît donc souvent deux fois : sous une adresse professionnelle et sous une adresse personnelle, sous Marie Dupont et sous marie.dupont. Cette page présente les outils qui gardent le carnet propre, tous dans la colonne de la liste des contacts.
Doublons à fusionner
« Doublons à fusionner » liste les contacts qui semblent être la même personne, les plus probables d’abord. Un nombre à côté de l’entrée dit combien il y en a. Chaque suggestion montre les deux contacts et la raison, en toutes lettres :
- « Même numéro de téléphone ». Un numéro que plus de trois contacts partagent est un standard, pas une personne, et ne compte pas.
- « Même adresse mail, écrite autrement » : par exemple une adresse Gmail avec et sans ses points, ou avec un +asso ajouté avant le @. Trupeo ne lit une adresse de cette façon que pour les services qui distribuent les deux dans la même boîte mail, comme Gmail, Outlook.com, iCloud ou Fastmail.
- « Nom proche », aux accents près, comme Hélène Durand et Helene Durand.
- Quand la boîte mail garde ses contacts à jour avec Google Contacts ou Outlook : « Google Contacts a une deuxième fiche avec cette adresse mail » (ou Outlook). Une de vos fiches là-bas porte la même adresse qu’un contact de Trupeo, et Trupeo l’avait laissée de côté jusqu’ici.
Une fiche concernée par une suggestion le dit en une ligne : « Ce contact a peut-être un doublon. », avec un lien vers la liste.
Chaque suggestion a deux boutons. « Fusionner… » ouvre la fusion, ci-dessous. « Ce n’est pas la même personne » range la suggestion pour de bon, pour tous les membres de la boîte mail. Trois exemplaires d’une même personne se fusionnent deux par deux.
Tous les membres peuvent fusionner et répondre à une suggestion : c’est du rangement dans le carnet partagé, pas un réglage de la boîte mail. Un membre qui ne voit que certains périmètres n’a de suggestions que sur des contacts qu’il voit déjà dans la liste.
Fusionner deux contacts
« Fusionner… » est aussi dans le menu « Plus d’actions » d’une fiche, et dans la liste : cochez deux contacts, puis « Fusionner ». Choisissez le contact à garder, puis regardez « Ce qui est gardé » avant que rien ne soit écrit :
- Là où les deux contacts ne disent pas la même chose (nom, organisation, fonction, anniversaire, la valeur d’un champ, une information, l’adresse mail principale), vous choisissez la valeur à garder. Chaque valeur dit de quel contact elle vient.
- Pour la note, « Garder les deux » est proposé quand les deux contacts en ont une : les deux notes sont gardées, l’une après l’autre.
- « Identique des deux côtés » liste, replié, ce sur quoi les deux contacts sont déjà d’accord, et « Gardé d’un seul des deux contacts » ce que l’un des deux est seul à avoir. Il n’y a rien à choisir là.
- Les adresses mail, les numéros, les adresses postales, les sites web et les groupes de contacts sont tous gardés. Un numéro écrit deux fois de deux façons n’est gardé qu’une fois.
« Cette action est définitive. » : l’autre contact est supprimé. Quand les deux étaient gardés à jour avec Google Contacts ou Outlook, la fusion prévient que l’autre fiche y est supprimée aussi : Google Contacts la garde 30 jours dans sa corbeille, Outlook dans les Éléments supprimés.
Si quelqu’un modifie un des deux contacts pendant que la fusion est ouverte, Trupeo ne fusionne pas des valeurs qui ne sont plus les bonnes. Il affiche de nouveau la fusion, à jour, et vous vérifiez vos choix avant de confirmer.
Contacts retirés
« Retirer le contact », dans le menu « Plus d’actions » d’une fiche, sort le contact du carnet partagé. Il ne disparaît pas tout de suite : « Contacts retirés », dans la colonne de la liste des contacts, le garde 30 jours, avec la date du retrait et les jours qui restent.
« Restaurer » le remet dans le carnet, sans les groupes de contacts dont il faisait partie. Si la boîte mail garde ses contacts à jour avec Google Contacts ou Outlook et que le contact y a été supprimé, il y est rajouté comme une nouvelle fiche.
Au bout de 30 jours, tout ce que contient le contact est effacé : nom, note, organisation, numéros, adresses postales, sites web, champs, informations et groupes. Seules ses adresses mail restent, pour que son prochain mail ne le fasse pas revenir tout seul dans le carnet. Il quitte alors « Contacts retirés » et ne peut plus être restauré. Vous pouvez toujours le rajouter depuis une de ses conversations, avec « Ajouter aux Contacts » : il revient avec ses seules adresses mail.
Importer des contacts
« Importer des contacts… » fait entrer un fichier : un CSV, ou une vCard (.vcf) de Google Contacts, d’Outlook ou d’un téléphone. 5 Mo et 5 000 contacts au plus ; découpez un fichier plus gros en plusieurs. Tous les membres de la boîte mail peuvent importer.
- Le fichier. Choisissez-le, puis « Continuer ».
- Les colonnes (CSV seulement). Un export de Google Contacts ou d’Outlook est reconnu et ses colonnes sont déjà associées. Pour tout autre fichier, dites ce que contient chaque colonne : une valeur du contact, un champ de la boîte mail, une information qui porte le nom de la colonne, les groupes de contacts, ou « Ignorer ». Un import ne crée jamais de champ de la boîte mail.
- « Avant d’importer ». Rien n’est encore écrit. Trupeo compte les nouveaux contacts, les contacts qui reçoivent de nouvelles valeurs, les lignes sans adresse mail valable (elles sont laissées de côté : un contact en a besoin d’une), et liste les valeurs qu’il n’a pas pu placer. Une valeur qui ne correspond pas au type de son champ est gardée comme information du contact. Quand la boîte mail garde ses contacts à jour avec Google Contacts ou Outlook, il le dit : « Ces contacts seront aussi ajoutés à Google Contacts. » (ou Outlook).
- « Importer ». La liste montre où il en est, par exemple « Import du fichier en cours : 1 200 contacts sur 3 000. »
Deux règles empêchent un vieux fichier de défaire le travail du carnet. Une valeur importée ne remplace jamais une valeur qu’un contact a déjà : elle ne remplit que ce qui est vide et complète les listes. Et une ligne qui correspond à un contact retiré est laissée de côté, sauf si vous cochez « Faire revenir les contacts retirés qu’il contient ».
Exporter les contacts
« Exporter les contacts » enregistre dans un fichier les contacts de la liste à l’écran (« Tous les contacts », « Contacts », « Autres contacts » ou un groupe). Pour n’en exporter que certains, cochez-les dans la liste, puis « Exporter ». Choisissez le format :
- « vCard (.vcf) », pour Google Contacts, Outlook ou un téléphone ;
- « CSV (.csv) », pour un tableur, avec une colonne par champ de la boîte mail et par information.
Le fichier contient ce que montrent les fiches des contacts, et aucune de vos conversations. Le réimporter dans la même boîte mail ne change rien : chaque contact y porte son identifiant Trupeo, une colonne à part dans le CSV, qui permet de le retrouver. Gardez cette colonne si vous modifiez le fichier dans un tableur.
Seul un propriétaire de la boîte mail peut exporter ses contacts : c’est la seule action qui fait sortir tout le carnet partagé de Trupeo en un fichier. Les membres ne voient pas l’entrée.
Avec un assistant
Si vous utilisez Trupeo depuis Claude ou ChatGPT, l’assistant peut lister les doublons, vous montrer une fusion avant de la faire, fusionner avec les valeurs que vous avez choisies, répondre que deux contacts ne sont pas la même personne, et restaurer un contact retiré. Il vous demande avant chaque fusion. L’import et l’export de fichiers restent dans Trupeo.