La rubrica condivisa si riempie da sola a partire dalle tue email, e possono riempirla anche Google Contatti o Outlook. Così la stessa persona compare spesso due volte: una con un indirizzo di lavoro e una con uno personale, una come Marie Dupont e una come marie.dupont. Questa pagina presenta gli strumenti che tengono in ordine la rubrica, tutti nella colonna della lista dei contatti.
Duplicati da unire
«Duplicati da unire» elenca i contatti che sembrano la stessa persona, prima i più probabili. Un numero accanto alla voce dice quanti sono. Ogni suggerimento mostra i due contatti e il motivo, spiegato a parole:
- «Stesso numero di telefono». Un numero che hanno in comune più di tre contatti è un centralino, non una persona, e non conta come motivo.
- «Stesso indirizzo email, scritto in modo diverso»: per esempio un indirizzo Gmail con e senza i suoi punti, o con un +asso aggiunto prima della @. Trupeo legge un indirizzo in questo modo solo per i servizi che recapitano entrambi gli indirizzi nella stessa casella di posta, come Gmail, Outlook.com, iCloud o Fastmail.
- «Nome simile», a parte gli accenti, come Hélène Durand e Helene Durand.
- Quando la casella mantiene i suoi contatti aggiornati con Google Contatti o Outlook: «Google Contatti ha una seconda scheda con questo indirizzo email» (oppure Outlook). Lì, una delle tue schede ha lo stesso indirizzo di un contatto di Trupeo, e finora Trupeo l’aveva lasciata da parte.
Una scheda che ha un suggerimento lo dice in una riga: «Questo contatto potrebbe avere un duplicato.», con un link alla lista.
Ogni suggerimento ha due pulsanti. «Unisci…» apre l’unione, qui sotto. «Non è la stessa persona» scarta il suggerimento per sempre, per tutti i membri della casella. Tre copie della stessa persona si uniscono due alla volta.
Tutti i membri possono unire e rispondere a un suggerimento: si tratta di riordinare la rubrica condivisa, non un’impostazione della casella. Un membro che vede solo alcuni ambiti riceve suggerimenti solo sui contatti che vede già nella lista.
Unire due contatti
«Unisci…» si trova anche nel menu «Altre azioni» di una scheda, e nella lista: spunta due contatti, poi «Unisci». Scegli il contatto da tenere, poi guarda «Cosa tenere» prima che venga modificato qualcosa:
- Dove i due contatti non coincidono (nome, organizzazione, ruolo, compleanno, il valore di un campo, un’informazione, l’indirizzo email principale), scegli tu il valore da tenere. Ogni valore indica il contatto su cui si trova.
- Per la nota, «Tieni entrambi» è la scelta predefinita quando entrambi i contatti ne hanno una: le due note vengono tenute, una dopo l’altra.
- «Uguale su entrambi» elenca, in una sezione chiusa, ciò che i due contatti hanno già in comune, e «Preso da un solo contatto» ciò che ha solo uno dei due. Lì non c’è niente da scegliere.
- Indirizzi email, telefoni, indirizzi postali, siti web e gruppi di contatti vengono tenuti tutti. Un numero scritto due volte in due modi diversi viene tenuto una volta sola.
L’unione avvisa «Non si può annullare.» L’altro contatto viene eliminato. Quando entrambi erano mantenuti aggiornati con Google Contatti o Outlook, l’unione avvisa che l’altra scheda viene eliminata anche lì: Google Contatti la tiene 30 giorni nel suo cestino, Outlook nella cartella Posta eliminata.
Se qualcuno modifica uno dei due contatti mentre l’unione è aperta, Trupeo non unisce valori che non sono più quelli giusti. Mostra di nuovo l’unione, aggiornata, e tu ricontrolli le tue scelte prima di confermare.
Contatti rimossi
«Rimuovi contatto», nel menu «Altre azioni» di una scheda, toglie il contatto dalla rubrica condivisa. Non sparisce subito: «Contatti rimossi», nella colonna della lista dei contatti, lo tiene per 30 giorni, con la data in cui è stato rimosso e i giorni che restano.
«Ripristina» lo rimette nella rubrica, senza i gruppi di contatti di cui faceva parte. Se la casella mantiene i suoi contatti aggiornati con Google Contatti o Outlook e il contatto lì era stato eliminato, viene aggiunto di nuovo lì come nuova scheda.
Dopo 30 giorni, tutto ciò che riguarda il contatto viene cancellato: nome, nota, organizzazione, telefoni, indirizzi postali, siti web, campi, informazioni e gruppi. Restano solo i suoi indirizzi email, perché la sua prossima email non lo riporti nella rubrica da sola. A quel punto esce da «Contatti rimossi» e non si può più ripristinare. Puoi comunque aggiungerlo di nuovo da una delle sue conversazioni, con «Aggiungi ai Contatti»: torna solo con i suoi indirizzi email.
Importare contatti
«Importa contatti…» porta in Trupeo un file: un CSV, oppure un vCard (.vcf) di Google Contatti, di Outlook o di un telefono. Fino a 5 MB e 5.000 contatti; dividi un file più grande in più file. Tutti i membri della casella possono importare.
- Il file. Sceglilo, poi «Continua».
- Le colonne (solo CSV). Un’esportazione di Google Contatti o di Outlook viene riconosciuta e le sue colonne sono già abbinate. Per qualsiasi altro file, indica cosa contiene ogni colonna: un valore del contatto, un campo della casella, un’informazione che prende il nome della colonna, i gruppi di contatti, oppure «Ignora». Un’importazione non crea mai un campo della casella.
- «Prima di importare». Non è ancora stato scritto niente. Trupeo conta i nuovi contatti, i contatti che ricevono nuovi valori, le righe senza un indirizzo email valido (vengono lasciate fuori: a un contatto ne serve uno), ed elenca i valori che non è riuscito a collocare. Un valore che non corrisponde al tipo del suo campo viene tenuto come informazione del contatto. Quando la casella mantiene i suoi contatti aggiornati con Google Contatti o Outlook, lo dice: «Questi contatti verranno aggiunti anche a Google Contatti.» (oppure Outlook).
- «Importa». La lista mostra a che punto è, per esempio «Importazione del file: 1.200 contatti su 3.000.»
Due regole impediscono a un vecchio file di disfare il lavoro fatto sulla rubrica. Un valore importato non sostituisce mai un valore che un contatto ha già: riempie solo ciò che è vuoto e aggiunge alle liste. E una riga che corrisponde a un contatto rimosso viene lasciata fuori, a meno che tu non spunti «Fai tornare i contatti rimossi presenti nel file».
Esportare contatti
«Esporta i contatti» salva in un file i contatti della lista che hai sullo schermo («Tutti i contatti», «Contatti», «Altri contatti» o un gruppo). Per esportarne solo alcuni, spuntali nella lista, poi «Esporta». Scegli il formato:
- «vCard (.vcf)», per Google Contatti, Outlook o un telefono;
- «CSV (.csv)», per un foglio di calcolo, con una colonna per ogni campo della casella e per ogni informazione.
Il file contiene ciò che mostrano le schede dei contatti, e nessuna delle tue conversazioni. Importarlo di nuovo nella stessa casella non cambia niente: ogni contatto porta il suo ID Trupeo, una colonna a sé nel CSV, che permette di ritrovarlo. Tieni quella colonna se modifichi il file in un foglio di calcolo.
Solo un proprietario della casella può esportarne i contatti: è l’unica azione che porta fuori da Trupeo tutta la rubrica condivisa in un solo file. I membri non vedono la voce.
Con un assistente
Se usi Trupeo da Claude o ChatGPT, l’assistente può elencare i duplicati, mostrarti un’unione prima di farla, unire con i valori che hai scelto, rispondere che due contatti non sono la stessa persona e ripristinare un contatto rimosso. Ti chiede conferma prima di ogni unione. L’importazione e l’esportazione dei file restano in Trupeo.