Tre gesti, tre posti. Rispondi dalla barra sotto l’ultima email. Inoltri dal menu «⋯» dell’email da inoltrare, oppure da «Altre azioni», il «⋯» in fondo a quella barra. Scrivi a qualcuno che non ti ha ancora scritto dal pulsante «Nuova email».
In tutti e tre i casi, l’email parte dall’indirizzo della casella condivisa, non dal tuo, e le tue firme vengono aggiunte all’invio, a meno che tu non le tolga per quell’email.
Rispondere
Sotto l’ultima email, la barra propone «Rispondi», oppure per esempio «Rispondi a Élodie» quando sei sull’email. La risposta si apre al posto della barra, già indirizzata. Sul telefono occupa tutto lo schermo.
In alto, due schede: «Risposta» e «Nota per il team». Ognuna conserva il proprio testo quando passi all’altra. Vedi Lasciare una nota per il team.
Di base, la risposta va alla persona che ha scritto l’ultima email ricevuta
nella conversazione. Le altre persone che erano in A o in Cc su quell’email
vengono messe in Cc: è come rispondere a tutti. L’indirizzo della tua casella
resta fuori. L’oggetto viene mantenuto, con Re: davanti.
Per rispondere a un’altra email della conversazione, una domanda fatta due email prima o un’email del team rimasta senza risposta, apri il menu «⋯» di quell’email e scegli «Rispondi a questa email». La risposta prende allora i destinatari e l’oggetto di quell’email, e la cita. In cima alla risposta, «Risposta all’email di Paul Durand, 12 ott 2026, 14:32» indica l’email scelta, e «Mostra l’email» la ritrova nella conversazione. Se nel frattempo è arrivata un’email più recente, la risposta lo dice, e «Rispondi alla più recente» torna all’ultima email ricevuta. Una risposta che hai iniziato conserva il suo testo quando cambi email; c’è una sola risposta in corso per conversazione.
L’editor offre grassetto, corsivo, sottolineato, link, colori, evidenziatore, elenchi, caratteri, dimensioni, allineamento e tabelle: vedi Formattare un’email.
Per un link, seleziona il testo e premi Cmd + K (Ctrl + K su Windows), oppure clicca su «Inserisci link». Sotto la barra degli strumenti si apre un piccolo pannello, con l’indirizzo e il testo. Invio applica, Esc annulla. Con il cursore in un link esistente, la stessa scorciatoia apre «Modifica link», con un pulsante «Rimuovi link».
Inviare, e mettere in Fatti oppure no
In basso, due pulsanti, ognuno dice cosa fa:
- «Invia e segna come fatto»: l’email parte e la conversazione passa in «Fatti». È il caso più comune, quando lo scambio è finito. Un messaggio «Risposta inviata, spostata in Fatti» propone «Annulla»: la conversazione torna da fare, e la tua risposta è partita comunque.
- «Invia»: l’email parte e la conversazione resta da fare. Usalo quando aspetti una risposta. Se era già fatta, torna nell’elenco.
Sul telefono sono uno sopra l’altro, «Invia e segna come fatto» in alto.
Mettere una risposta in «Fatti» non la archivia in Gmail o in Outlook: lo fa solo «Segna come fatto». La scorciatoia Cmd + Invio (Ctrl + Invio su Windows) è «Invia e segna come fatto».
Se la persona risponde più tardi a una conversazione messa in «Fatti», questa torna da sola. Non devi pensarci tu.
Una volta inviata, la tua risposta compare nella conversazione con «Inviata da te», e l’indirizzo della casella sulla riga sotto. Gli altri membri leggono il tuo nome, per esempio «Inviata da Claire»: il team sa chi ha risposto.
Cambiare i destinatari o l’oggetto
In cima alla risposta, una riga riassume i destinatari. Cliccaci sopra per modificare i destinatari e l’oggetto; «Cc, Ccn» apre i campi delle copie. Utile per mettere in copia un membro, togliere qualcuno dalla copia, o correggere un oggetto che tre settimane dopo non vuol più dire niente.
Mentre scrivi un indirizzo, Trupeo suggerisce i contatti della casella che corrispondono. Invio, virgola, punto e virgola o Tab confermano un indirizzo scritto per intero.
Quando aggiungi qualcuno che non faceva parte della conversazione e la cronologia è inclusa, Trupeo te lo dice: «Un nuovo destinatario non fa parte di questa conversazione, quindi la cronologia verrà inclusa per dargli il contesto.» È voluto: la persona arriva a conversazione già iniziata.
La cronologia citata
Sotto la tua risposta, la riga «Cronologia inclusa», seguita da «Mostra» e «Rimuovi», ti dice che Trupeo cita l’email a cui rispondi, dopo una riga che ne indica la data e il mittente. Il tuo destinatario ritrova la conversazione senza doverla cercare. «Mostra» ti fa vedere cosa verrà aggiunto. «Rimuovi» invia il tuo testo da solo, e «Rimetti» la cita di nuovo.
Se un membro risponde nello stesso momento
Due risposte alla stessa persona: è quello che Trupeo evita. Appena un membro comincia a scrivere una risposta, gli altri leggono sotto l’oggetto, per esempio, «Camille sta scrivendo una risposta». Se aprono la risposta, questa mostra «Camille sta rispondendo» e resta bloccata. Nel frattempo puoi comunque lasciare una nota per il team.
Se hai iniziato a scrivere nello stesso momento, Trupeo mostra «Qualcuno sta già rispondendo. Il tuo testo è salvo.» Niente di quello che hai scritto va perso.
Inoltrare
Ogni email della conversazione ha il suo menu «⋯», in alto a destra dell’email aperta. Sull’email da inoltrare, scegli «Inoltra questa email»: il pannello «Inoltra questa email» si apre sotto la conversazione.
«Inoltra» c’è anche in «Altre azioni», il «⋯» in fondo alla barra sotto l’ultima email, sul computer come sul telefono. Inoltra la stessa email, senza aprirla.
L’inoltro porta con sé l’ultima email ricevuta nella conversazione, con le sue immagini e i suoi allegati, sotto un’intestazione che ricorda il mittente, i destinatari e l’oggetto originali.
- Destinatari: A, e Cc o Ccn se serve. I contatti della casella vengono suggeriti mentre scrivi. Dieci destinatari al massimo, contando A, Cc e Ccn insieme.
- Oggetto: precompilato con
Fwd:davanti all’oggetto originale, e modificabile. - Messaggio: è obbligatorio scrivere due parole sopra l’email inoltrata. Il pulsante «Inoltra» resta inattivo finché il campo è vuoto.
L’inoltro apre una conversazione tutta sua, collegata all’originale. Una volta inviato, non compare nella conversazione originale:
- La conversazione originale mantiene il suo stato e chi se ne occupa. Tra le sue email, una riga indica «Camille ha inoltrato questa email», con un link «Apri l’inoltro».
- La nuova conversazione è tua e sta in «Fatti»: aspetta la risposta del destinatario, non il team. Una riga al suo interno dice «Camille ha inoltrato questa email da un’altra conversazione», con un link «Apri la conversazione d’origine», e resta negli stessi ambiti dell’originale.
Se il destinatario risponde, la risposta arriva nella conversazione dell’inoltro, che torna da fare per te. La conversazione originale non viene toccata, e lì «Rispondi» scrive sempre alla persona che ti ha scritto.
Scrivere una nuova email
Sul computer, il pulsante «Nuova email» (un tempo Nuovo messaggio) è in cima alla colonna a sinistra, sotto «Cerca». Sul telefono, fluttua sopra l’elenco. Apre una finestra «Nuova email»: A, Cc, Ccn, oggetto, messaggio. Servono un destinatario e un oggetto.
Dalla scheda di un contatto, «Nuova email» apre la stessa finestra, già indirizzata a quella persona, al suo indirizzo principale. Per scrivere a un altro dei suoi indirizzi, il pulsante «Scrivi» accanto a quell’indirizzo, tra gli indirizzi email della scheda, apre la stessa finestra indirizzata a quello.
Per un’email lunga, il pulsante «Ingrandisci la finestra di scrittura», accanto alla croce in cima alla finestra, la ingrandisce: una finestra grande al centro dello schermo sul computer, tutto lo schermo sul telefono. Lo stesso pulsante la rimpicciolisce di nuovo. Trupeo ricorda la tua scelta per la prossima volta, in questo browser.
L’email parte dall’indirizzo condiviso, e la conversazione che avvia compare nella casella come le altre.
In una casella con ambiti, il campo «Ambito» dice in quale nascerà la conversazione. Se vedi tutta la casella, propone «Tutta la casella» di base e ciascuno degli ambiti. Se sei limitato ad alcuni ambiti, la conversazione nasce nel tuo ambito, e la finestra lo dice; se ne hai più di uno, scegli quello dell’email prima di inviarla.
Aprire i link email con Trupeo
Su un sito web, un clic su un link a un indirizzo email (un link mailto) può aprire una nuova email in Trupeo invece che altrove. Nelle tue impostazioni, alla pagina «Profilo», la riga «Apri i link email con Trupeo» e il suo pulsante «Aprili con Trupeo» lo chiedono al tuo browser, che ti chiede di confermare. Chrome, Edge e Firefox lo permettono, Safari no. Anche l’app Trupeo installata su un computer da Chrome o da Edge apre questi link.
La nuova email si apre nella casella che hai aperto per ultima in questo browser, con quello che il link contiene: destinatari, copia, copia nascosta, oggetto e messaggio. Un indirizzo a cui Trupeo non può scrivere viene lasciato fuori, e la finestra lo nomina. Se non hai effettuato l’accesso, Trupeo ti chiede di accedere, poi apre l’email.
Riusare e spostare i destinatari
Scrivere alle persone di un’email. Nel menu «⋯» di un’email in una conversazione, «Nuova email a queste persone» apre una nuova email a tutti quelli che vi compaiono: il mittente e i destinatari in A, la copia in Cc e, su un’email inviata dal team, la copia nascosta in Ccn. L’indirizzo della casella viene tolto. Poi togli o sposta chi vuoi.
Copiare gli indirizzi da un’email. Le righe A, Cc e Ccn di un’email aperta sono testo: selezionale con il mouse (o con una pressione prolungata sul telefono), copia, poi incolla in un campo dei destinatari. Ogni persona torna a essere un destinatario, con il suo nome.
Incollare un elenco. Un elenco copiato da Gmail, da Outlook o da un foglio di calcolo si incolla in un colpo solo in A, Cc o Ccn: gli indirizzi separati da virgole, punti e virgola o a capo diventano ciascuno un destinatario. Quello che Trupeo non riesce a leggere resta nel campo, e una riga sotto il campo lo dice.
Un destinatario, una volta sola. Un indirizzo già presente in A, Cc o Ccn non viene aggiunto una seconda volta: il destinatario già presente lampeggia.
Spostare, copiare, modificare. Clicca su un destinatario (o toccalo sul telefono): il suo menu lo sposta in A, Cc o Ccn, copia il suo indirizzo o lo rimette nel campo per modificarlo. Sul computer puoi anche trascinarlo da un campo all’altro. Con la tastiera, ← da un campo vuoto va all’ultimo destinatario, ← e → passano dall’uno all’altro, Canc ne toglie uno e Ctrl + C (Cmd + C su Mac) lo copia.
Allegare un file
«Allega», con la sua graffetta, è nella fila di pulsanti accanto a Invia, in una risposta, in un inoltro e in una nuova email allo stesso modo. Clicca, scegli i tuoi file, e compaiono ciascuno in un riquadro con la sua dimensione. La croce ne toglie uno. Sul telefono apre il selettore del telefono stesso, che propone la fotocamera, le tue foto e i tuoi file.
Puoi anche trascinare dei file dal tuo computer su qualsiasi punto di un’email aperta: mentre trascini compare «Rilascia qui per allegare», e i file vengono allegati quando li lasci. Anche un file copiato nel Finder o in Esplora file (un PDF, un foglio di calcolo, uno ZIP) e incollato nel testo (Cmd + V, Ctrl + V su Windows) viene allegato.
Il peso massimo degli allegati di un’email dipende dalla casella da cui parte, contando tutti i file insieme:
- Gmail: 25 MB per email.
- Microsoft 365 e Outlook: quando la casella appartiene all’account Microsoft che l’ha collegata, alias compresi, 25 MB per email per un account di lavoro o di scuola (Microsoft 365) e 18 MB per un account personale (Outlook.com, Hotmail); 3 MB per email per una casella condivisa o delegata.
- Casella IMAP: 20 MB per email.
I 3 MB di una casella Microsoft condivisa o delegata non sono una scelta di Trupeo. Un bug noto di Microsoft Graph (il servizio attraverso cui Trupeo invia), che Microsoft riconosce pubblicamente, rifiuta il caricamento di allegati grandi da parte di un’app verso una casella condivisa con te o delegata a te. Per questo Trupeo non può inviare più di 3 MB di allegati per email da una casella così. Per inviarne di più, usa una normale casella Microsoft 365, collegata con il suo account, invece di una casella condivisa: vedi Casella condivisa o alias Microsoft 365.
Un file che farebbe superare quel limite all’email viene rifiutato quando lo scegli, e Trupeo dice quale limite vale. Un’email porta al massimo 20 file.
Per un inoltro, anche gli allegati dell’email originale contano in quel totale. Se fanno superare il limite all’email, Trupeo rifiuta l’invio, te lo dice, e non è partito niente. Usa un link di condivisione per i file grandi.
Una nota per il team non può avere allegati: non va da nessuna parte, non ha busta.
Incollare un’immagine
In una risposta, in un inoltro o in una nuova email, incolla uno screenshot (Cmd + V, Ctrl + V su Windows), oppure rilascia un file immagine nel testo: l’immagine va dove l’hai messa. Parte nel corpo dell’email, e il tuo destinatario la vede nel testo, su Gmail come su Outlook; alcuni programmi di posta la mostrano anche come allegato. Per toglierla, cancellala dal testo: non ha un riquadro suo.
Un’immagine incollata conta come un allegato: pesa nel totale che la casella può inviare, e conta tra i 20 file di un’email (vedi Allegare un file). Un’immagine che farebbe superare il limite all’email viene rifiutata con lo stesso messaggio di un file. Screenshot e foto comuni (PNG, JPEG, GIF, WebP) vanno nel testo; rilasciata nel testo, un’immagine in un altro formato, come una foto HEIC di iPhone, parte come allegato.
Un’immagine copiata da una pagina web resta nell’email. Quando incolli un passaggio con le sue immagini, o un’immagine che è solo un link a un altro sito web, Trupeo la scarica e la allega all’email, come un’immagine incollata dal tuo computer: il tuo destinatario la vede senza andarla a prendere dal sito. Il pulsante di invio mostra «Recupero delle immagini…» mentre la scarica. Se il sito rifiuta, o l’immagine è troppo grande, parte come link al suo sito web, come in Gmail, e una nota sotto il testo lo dice: compare per il destinatario se il suo programma di posta carica le immagini. Solo un’immagine dietro un link non sicuro (http) viene tolta, con un messaggio.
Un file rilasciato nel testo che non è un’immagine diventa un allegato, come se l’avessi scelto con la graffetta. Un file rilasciato in qualsiasi altro punto di Trupeo, fuori dall’email che stai scrivendo, non fa niente: il cursore lo mostra mentre trascini, e Trupeo resta sullo schermo con quello che stavi scrivendo.
Una nota per il team non può avere immagini.
Inviare un’email senza firma
Quando hai una firma, Trupeo mostra sotto l’editor quale firma verrà usata, con un pulsante «Firma:» per sceglierne un’altra, oppure «Nessuna» per la tua parte o per quella della casella: vedi La tua firma. Per inviare una sola email senza firma, scegli «Nessuna» per ogni parte in quel menu: il pulsante dice allora «Firma: Nessuna». Scegli di nuovo una firma per annullare.
Funziona per una risposta, un inoltro e una nuova email. La scelta vale solo per quell’email, e una bozza la conserva: l’email successiva è di nuovo firmata.
Scorciatoie da tastiera
- Cmd + Invio (Ctrl + Invio su Windows): invia la risposta e segna la conversazione come fatta, invia l’inoltro o la nuova email, oppure aggiunge la nota per il team.
- Cmd + K (Ctrl + K su Windows): aggiunge un link, o modifica quello in cui si trova il cursore.
- Alt + F10: passa dal testo alla barra di formattazione.
- Esc: chiude la risposta e conserva la bozza.
Bozze: cosa viene conservato, e per quanto
Trupeo salva le tue bozze. Quello che inizi a scrivere (una risposta, un inoltro, una nuova email o una nota per il team) viene salvato da solo, con le sue immagini e i suoi allegati. Lo ritrovi dopo aver ricaricato la pagina o su un altro dispositivo: nella vista «Bozze» della colonna, e con la dicitura «Bozza» nell’elenco. Puoi chiudere la risposta con la croce («Chiudi, la bozza resta salvata (Esc)») e tornarci più tardi. Una bozza è solo tua: il resto del team non la vede. Viene conservata finché non la invii o la elimini; «Elimina la bozza» butta via il testo, e il messaggio «Bozza eliminata» propone «Annulla» per rimetterla.
Invece, se apri un’altra email, chiudi la scheda o ricarichi la pagina, quello che hai scritto va perso. Anche chiudere il pannello dell’inoltro o la finestra «Nuova email» cancella quello che contengono. Per un’email lunga, scrivila in una volta sola o prepara il testo altrove. Un’eccezione: se la tua sessione scade mentre stai scrivendo una risposta, Trupeo te la restituisce dopo che hai effettuato di nuovo l’accesso, nella stessa scheda. Restituisce il testo, non le immagini incollate: Trupeo le toglie e lo dice, «Non è stato possibile conservare le immagini di questa risposta mentre accedevi di nuovo.» Incollale o trascinale di nuovo prima di inviare.
Quando l’invio non riesce
Un invio può non riuscire per quattro motivi.
La casella non è più collegata. Trupeo mostra «Questa casella non è più collegata, quindi l’email non è stata inviata. Ricollegala e inviala di nuovo.» L’email non è partita, vedi Ricollegare una casella in pausa.
Il servizio email ha rifiutato. Trupeo lo dice in una frase e conserva il tuo testo. Quando un altro tentativo ha qualche possibilità, il pulsante di invio diventa «Riprova». Quando deve intervenire un amministratore di Microsoft 365, «Vedi come fare» porta all’articolo che lo spiega.
Gli allegati superano i 3 MB di una casella Microsoft condivisa. Succede con un inoltro, i cui allegati originali contano anche loro. Trupeo rifiuta l’invio prima che parta qualsiasi cosa, e dice che un bug noto di Microsoft gli impedisce di inviare più di 3 MB di allegati per email da quella casella. Inviala con meno allegati o con allegati più piccoli; per inviarne di più, usa una normale casella Microsoft 365, collegata con il suo account.
Microsoft ha rifiutato l’email perché troppo grande. Trupeo mostra «L’email non è partita: Microsoft l’ha rifiutata perché supera la dimensione che questa casella può inviare. Rimuovi qualche allegato, poi inviala di nuovo.» L’email restava sotto il limite che Trupeo consente alla casella (25 MB per un account di lavoro o di scuola, 18 MB per un account personale, 3 MB per una casella condivisa o delegata), ma Microsoft può rifiutarla anche al di sotto: un amministratore di Microsoft 365 può impostare un limite più basso su una casella, e un account personale (Outlook.com, Hotmail) conta l’email intera, testo compreso, nei suoi 25 MB. Microsoft non lo dice a Trupeo prima dell’invio. Inviala con meno allegati o con allegati più piccoli, chiedi al tuo amministratore il limite della casella, oppure condividi un link ai file grandi dal tuo spazio di archiviazione online.
Per una risposta o un inoltro, nella conversazione non compare niente finché il servizio email non ha accettato l’email: un’email mostrata come inviata lo è davvero. Per una nuova email, la conversazione può essere creata prima dell’errore: l’email vi compare con «Non inviata», «Questa email non è mai partita.» e un pulsante «Riprova».
E poi
Per discutere di un’email senza che la persona che ti ha scritto lo veda, vedi Lasciare una nota per il team. Per quello che viene aggiunto in fondo a ogni email, vedi La tua firma.