Su Microsoft 365, un indirizzo del team come info@yourcompany.com di solito è
una di queste due cose, e Trupeo le gestisce in modo diverso. Se, quando l’hai
collegato, hai effettuato l’accesso a Microsoft con il tuo account di lavoro,
questa pagina fa per te.
Quale delle due hai
- Un alias del tuo account. L’indirizzo è un indirizzo in più del tuo account Microsoft 365. Le email inviate a quell’indirizzo arrivano nella tua casella, insieme alle altre tue email, e in Outlook non ha una casella a parte.
- Una casella condivisa. L’indirizzo ha una casella tutta sua, che compare come casella separata nell’elenco delle cartelle di Outlook, sotto la tua. Più persone possono aprirla. Di solito non ha una password propria.
Se non sei sicuro, chiedi a chi gestisce il vostro abbonamento Microsoft 365. Nell’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365, una casella condivisa compare in Team e gruppi > Cassette postali condivise, e un alias compare nella pagina dell’account, in Gestisci nome utente e posta elettronica.
Se l’indirizzo è un alias del tuo account
Collegalo dopo aver effettuato l’accesso a Microsoft con il tuo account: Trupeo riconosce l’alias e lo usa per inviare.
Un’impostazione di Microsoft decide cosa vedono le persone a cui scrivi. Per
impostazione predefinita Microsoft 365 sostituisce l’alias con l’indirizzo principale
dell’account, sia sulle email che invii sia su quelle che ricevi, quindi una
risposta inviata da Trupeo può arrivare dal tuo indirizzo principale invece che
dall’indirizzo di contatto. Il tuo amministratore può disattivare questo
comportamento per tutta l’organizzazione: è l’impostazione
SendFromAliasEnabled di Exchange Online, che si cambia in PowerShell con
Set-OrganizationConfig -SendFromAliasEnabled $true.
Dato che un alias condivide la tua casella, Trupeo mostra tutto quello che arriva in quella casella, non solo le email inviate all’alias. Se vuoi che il team veda solo le email inviate all’indirizzo di contatto, una casella condivisa è la scelta migliore.
Se l’indirizzo è una casella condivisa
Collegala dopo aver effettuato l’accesso a Microsoft con il tuo account di lavoro. Trupeo allora legge e invia dalla casella condivisa stessa, non dalla tua casella.
L’account Microsoft con cui hai effettuato l’accesso ha bisogno di due permessi sulla casella condivisa. Senza Accesso completo, Trupeo non può aprirla e si rifiuta di collegarla, con il messaggio «L’account Microsoft con cui hai effettuato l’accesso non può aprire questa casella condivisa». Senza Invia come, la casella si collega ma Trupeo mostra «Microsoft ha rifiutato l’invio da questo indirizzo» quando rispondi.
- Accedi all’interfaccia di amministrazione di Microsoft 365 (admin.microsoft.com) come amministratore.
- Apri Team e gruppi > Cassette postali condivise, poi seleziona l’indirizzo condiviso.
- In Autorizzazioni cassetta postale, aggiungi l’account che ha collegato Trupeo a Lettura e gestione (Accesso completo).
- Nello stesso punto, aggiungilo a Invia come.
- Aspetta che Microsoft applichi la modifica: di solito qualche minuto, a volte fino a un’ora. Poi invia di nuovo la tua risposta da Trupeo.
Se Trupeo si è rifiutato di collegare la casella, ricomincia il collegamento quando i permessi sono a posto. Se è fallito solo l’invio, non c’è niente da ricollegare.
Una casella condivisa già collegata può anche smettere di ricevere email, quando il suo account perde (o non ha mai avuto) l’Accesso completo. Trupeo allora lo segnala in cima alla casella, per esempio «Trupeo non riesce ad aprire info@example.org.», con il motivo e il pulsante «Ricollega»: quando l’accesso è a posto, ricollega la casella con lo stesso account Microsoft di prima. Le email già ricevute restano in Trupeo.
Cosa cambia per una casella condivisa
- Le nuove email arrivano entro due minuti circa. Microsoft non avvisa un’applicazione dei cambiamenti in una casella che non è quella dell’account con cui si è effettuato l’accesso, quindi Trupeo controlla la casella condivisa ogni due minuti invece di essere avvisato subito.
- Le categorie di Outlook non arrivano in Trupeo. Microsoft tiene l’elenco delle categorie di una casella in impostazioni che solo il suo account può leggere. Le tue etichette restano in Trupeo, dove le vede tutto il team, come per una casella IMAP.
- Un’email può avere al massimo 3 MB di allegati. Un bug noto di Microsoft Graph, che Microsoft riconosce pubblicamente, rifiuta il caricamento di allegati grandi da parte di un’applicazione in una casella condivisa con te o delegata a te. Quindi Trupeo non può inviare più di 3 MB di allegati per email dalla casella condivisa.
- I contatti non restano aggiornati con Outlook. Trupeo avrebbe bisogno di accedere ai contatti di un altro account, cosa che non chiede, quindi una casella condivisa non ha la sezione «Contatti» nelle sue impostazioni, né «Mantieni i contatti aggiornati con Outlook». La sua rubrica condivisa funziona comunque in Trupeo e si popola a partire dalle sue email: vedi La rubrica condivisa.
Casella condivisa o casella normale?
Una casella Microsoft 365 normale ha un account tutto suo, con la sua licenza Microsoft 365, e la colleghi dopo aver effettuato l’accesso a Microsoft con quell’account. Trupeo la apre allora come casella propria dell’account, e i limiti di una casella condivisa non valgono. Gli stessi limiti valgono per una casella delegata a te.
| In Trupeo | Casella condivisa | Casella normale |
|---|---|---|
| Allegati per email | 3 MB, per un bug noto di Microsoft | 25 MB |
| Nuove email | Controllate ogni due minuti | Arrivano appena Microsoft avvisa Trupeo |
| Categorie di Outlook | Non disponibili: le etichette restano in Trupeo | Usate come etichette (Categorie di Outlook) |
| Contatti aggiornati con Outlook | Non disponibile | Disponibile, dal collegamento |
| Permessi da dare | Accesso completo e Invia come, dati da un amministratore | Nessuno: l’account apre la sua casella |
Se il tuo team invia file grandi (preventivi, planimetrie, scansioni), una casella normale è la scelta migliore. Chi gestisce il vostro abbonamento Microsoft 365 può dare all’indirizzo una casella tutta sua; poi collegala in Trupeo dopo aver effettuato l’accesso a Microsoft con quell’account.
Se l’indirizzo ha già un suo account ed è stato collegato tramite l’accesso di un altro account, resta soggetto agli stessi limiti finché non viene collegato con il suo account. Il proprietario della casella può fare il cambio in Trupeo: apri le impostazioni della casella, poi sulla riga «Collegamento con Outlook» scegli «Cambia account», e accedi a Microsoft con l’indirizzo stesso, non con l’altro account. Le email già in Trupeo restano come sono.
Se l’invio non funziona ancora
Controlla, in quest’ordine:
- che i permessi siano stati dati all’account che ha collegato la casella, che non è sempre quello che usi in Trupeo: chiunque nel tuo team può usare Trupeo, ma è collegato un solo account Microsoft;
- che sia passata un’ora dalla modifica;
- che l’indirizzo scritto in Trupeo sia esattamente l’indirizzo condiviso.
Se non funziona ancora, scrivici dalla pagina dei contatti indicando l’indirizzo interessato.
Vedi anche Collegare una casella Outlook o Microsoft 365.