Su una casella Outlook o Microsoft 365, le etichette di Trupeo sono le tue categorie di Outlook. Una categoria che metti su un’email in Trupeo si ritrova sulle email della conversazione in Outlook, e una categoria messa in Outlook compare in Trupeo. Come mettere etichette, filtrare e cercare è spiegato in Ordinare le conversazioni con le etichette; qui trovi solo cosa hanno di particolare le categorie.
Questa pagina riguarda una casella collegata accedendo con l’account Microsoft della casella stessa, alias compresi. Una casella Microsoft 365 a cui accedi invece con il tuo account (una casella condivisa, o una casella delegata a te) è un caso diverso: le sue categorie di Outlook non arrivano in Trupeo, e le sue etichette esistono solo in Trupeo, senza che nulla venga scritto nella casella in Outlook. Vedi Casella condivisa o alias Microsoft 365.
Una categoria non decide mai se Trupeo mostra un’email: non la sposta e non la nasconde. Un’email con una categoria in Outlook è in Trupeo esattamente quando ci sarebbe senza la categoria, per esempio in Posta in arrivo o in una delle tue cartelle, e può mancare soltanto la categoria. Per dire chi si occupa di un’email, vedi Dire chi si occupa di un’email.
Cosa fa una categoria
- Va su ogni email della conversazione, e viene tolta da ognuna quando la togli. Una conversazione può averne più di una.
- Non sposta nulla. Le email restano nella loro cartella. Per metterle in una cartella, vedi Mettere le email nelle cartelle.
- Ha un colore, in Trupeo e in Outlook. La finestra dei colori propone i 25 colori delle categorie di Outlook, con il loro nome, e «Nessun colore». La categoria prende lo stesso in Outlook, e Trupeo la mostra nel colore che Outlook le dà. Ogni membro può cambiarlo.
- Il suo nome sta su un solo livello. Outlook non prevede categorie annidate, quindi
una
/fa semplicemente parte del nome. Un nome non può contenere né virgole né punti e virgola, e maiuscole e minuscole non contano: Fatture e fatture sono la stessa categoria. - Ogni membro può rinominarla. Outlook non permette di rinominare una categoria, quindi Trupeo crea la categoria con il nuovo nome e lo stesso colore, la mette su ogni email della casella che ha recuperato, poi elimina quella vecchia. Le email che Trupeo non ha recuperato, come quelle vecchie in Archivio, mantengono il vecchio nome.
Una categoria creata in Trupeo viene aggiunta all’elenco delle categorie di Outlook, quindi viene proposta anche in Outlook.
Il proprietario può riservare ai proprietari creare, cambiare colore, rinominare ed eliminare le categorie, con l’impostazione che lo fa per le etichette: vedi Ordinare le conversazioni con le etichette. I membri continuano ad aggiungere e togliere le categorie che esistono già.
Eliminare una categoria
Ogni membro della casella può farlo, a meno che il proprietario non lo riservi ai proprietari. Trupeo la toglie dall’elenco delle categorie di Outlook e da tutte le email su cui sa che è messa. Le email che Trupeo non ha recuperato, come quelle vecchie in Archivio, la mantengono: Outlook allora la mostra su quelle email senza colore. Non si può annullare.
Le categorie messe in Outlook
Una categoria aggiunta o tolta in Outlook arriva in Trupeo al successivo aggiornamento. Outlook avvisa Trupeo di ogni modifica alle email della casella, quindi di solito arriva poco dopo. Se quel segnale si perde, il controllo successivo la recupera, entro 3 ore al massimo.
Trupeo legge le categorie delle email in Posta in arrivo, Posta inviata, Posta indesiderata e nelle tue cartelle. Le legge anche in Archivio e in Posta eliminata, sulle email delle conversazioni che ha già: anche una categoria messa in Outlook su un’email segnata come fatta, o eliminata, arriva in Trupeo.
Quando cambi le categorie di un’email in Trupeo e qualcuno le cambia in Outlook più o meno nello stesso momento, vale l’ultima modifica.
La domanda «Mostrare i colori delle tue categorie di Outlook?»
Per leggere il tuo elenco di categorie e i loro colori, Trupeo ha bisogno di un’autorizzazione in più da Microsoft: l’accesso alle impostazioni della casella, dove Outlook tiene quell’elenco. Trupeo la chiede quando colleghi la casella, insieme ai contatti dell’account, dato che in Outlook un gruppo di contatti è una categoria: vedi La rubrica condivisa. Una casella collegata prima che Trupeo la chiedesse al collegamento, o ricollegata dopo che il suo proprietario ha smesso di tenere aggiornati i contatti o ha scelto «Non ora» sull’invito della rubrica, può non averla.
Finché non ce l’ha, il proprietario della casella vede una riga in cima alla lista, sotto il titolo della vista: «Mostrare i colori delle tue categorie di Outlook?», con «Consenti» e «Non ora». «Non ora» mette da parte la domanda per un mese, su questo dispositivo. Per dare l’autorizzazione:
- Clicca su «Consenti».
- Nella pagina di Microsoft, accedi con l’account Microsoft della casella stessa, come quando l’hai collegata. Trupeo rifiuta un altro account.
- Accetta l’autorizzazione. Torni in Trupeo e le categorie mostrano i loro colori.
I membri non vedono la domanda: solo il proprietario può dare l’autorizzazione.
Se Microsoft dice che serve l’approvazione di un amministratore, non cambia nient’altro: la casella continua a funzionare come adesso. Vedi Collegare una casella Outlook o Microsoft 365.
Prima che venga data l’autorizzazione
Le categorie funzionano già, con il solo nome:
- puoi mettere una categoria su un’email, toglierla, e filtrare e cercare per categoria;
- puoi crearne una: il suo nome va sulle email, e Outlook la mostra su quelle email, ma non viene aggiunta all’elenco delle categorie di Outlook;
- nessuna categoria ha un colore in Trupeo, e Trupeo non ne imposta nessuno in Outlook;
- puoi eliminare una categoria: viene tolta dalle email che Trupeo conosce.
La finestra di una categoria lo dice: «Qui le categorie hanno solo il nome: nessun colore, e una nuova non viene aggiunta all’elenco delle categorie di Outlook, finché il proprietario della casella non permette a Trupeo di leggere quell’elenco.»