Dire chi si occupa di un’email significa scriverlo nero su bianco per tutto il team. Tutto si fa dalla barra sotto l’ultima email, o direttamente dalla lista, e il risultato si legge sulla riga dell’email, senza aprirla.
Prendi l’email prima di rispondere
Apri un’email che nessuno ha preso e scegli «Me ne occupo io». Sotto l’oggetto, la riga di stato passa da «Da assegnare» a «Te ne occupi tu», e il pulsante lascia il posto a «Rispondi a Élodie», con il nome della persona che ti ha scritto: è così che sai che l’hai presa.
Rispondere non basta per prendere l’email. Se scrivi senza scegliere «Me ne occupo io», l’email resta in «Da assegnare» e un membro può rispondere subito dopo di te. Mentre qualcuno scrive una risposta, la riga di stato dell’email aperta lo dice, per esempio «Camille sta scrivendo una risposta». Compare solo dal momento in cui quella persona comincia a scrivere: è una rete di sicurezza, non un modo per dividersi il lavoro.
Affida l’email a qualcun altro
«Affida a…» apre la lista dei membri che vedono questa email, con il loro nome, il loro indirizzo e la loro foto se ne hanno aggiunta una. La persona che se ne occupa già è spuntata. «Me ne occupo io» è in cima alla lista quando non è già il pulsante principale della barra, e un campo «Cerca un membro» compare quando la casella ha più di sei membri. Se sei l’unico membro e un invito è ancora in attesa di risposta, la lista mostra «Per ora nessun altro membro.» e, per un proprietario, «Invita un membro» subito sotto.
Subito dopo, un messaggio dice per esempio «Email affidata a Alex», con «Annulla».
Per la persona che hai scelto:
- l’email entra nel suo «Per me»;
- esce dal «Da assegnare» di tutti, e resta in «Ancora da fare»;
- sotto l’oggetto si legge «Se ne occupa Alex», con il suo nome;
- riceve una notifica che dice «Alex ti ha affidato un’email». Sul computer, le notifiche si aprono da «Notifiche», nella colonna a sinistra; sul telefono, dalla campanella in alto sullo schermo.
Nessuno riceve una notifica quando prendi un’email per te: la notifica parte solo quando affidi l’email a qualcun altro.
In una casella con degli ambiti, la lista propone solo le persone che vedono l’email: un membro limitato all’ambito Corsi compare solo sulle email inserite in Corsi. Se più tardi la persona che se ne occupava non vede più l’email, questa torna in «Da assegnare», e la riga di stato dice «Paul non ha più accesso a questa email», con il suo nome.
Restituisci un’email che non ti spetta
«Rimetti in Da assegnare» si trova nel menu «⋯», in fondo alla barra. L’email torna in «Da assegnare» e nessuno se ne occupa più. Un messaggio «Rimessa in Da assegnare» propone «Annulla».
L’azione è proposta solo su un’email di cui qualcuno si occupa. Su un’email fatta, non compare.
Dove vanno le email
Ogni email è in uno di tre stati: «Da assegnare», «In corso» (qualcuno se ne occupa) o «Fatto». La colonna a sinistra le divide così:
- Per me: le email di cui ti occupi tu e che non sono fatte.
- Da assegnare: le email di cui ancora nessuno si occupa.
- Ancora da fare: tutto ciò che non è fatto, «Da assegnare» e «In corso» insieme.
- Fatti: le email segnate come fatte, chiunque se ne occupasse.
- Tutte: tutta la casella, comprese le email fatte.
Solo «Per me» e «Da assegnare» mostrano un numero.
In «Ancora da fare», «Tutte», «Fatti» e nei risultati di una ricerca, ogni riga dice chi si occupa dell’email: la foto della persona, o le sue iniziali, e il suo nome; «Tu» per le tue; un cerchio tratteggiato e «Da assegnare» quando nessuno se ne occupa. Fuori da «Fatti», un’email fatta riporta la parola «Fatto».
In «Per me», la riga dice solo ciò che esce dall’ordinario: «Hai risposto», «Camille ha risposto», «Risposta da Gmail» quando la risposta è stata scritta in Gmail, o «Camille sta scrivendo» quando qualcun altro sta rispondendo.
Segna come fatto, e torna indietro
«Segna come fatto» toglie l’email da «Per me» o da «Da assegnare» e la mette in «Fatti». Compare un messaggio «Spostata in Fatti» con «Annulla». Resta almeno dieci secondi, e finché il mouse ci è sopra. Anche Ctrl + Z (Cmd + Z su Mac) annulla, finché il messaggio è sullo schermo. Su una casella Gmail o Outlook, «Segna come fatto» archivia anche l’email in Gmail o Outlook: vedi Come arrivano le email in Trupeo.
Sul computer, il riquadro dell’email mostra poi la successiva della lista, con «Apri la prossima» (o Invio) e «Chiudi». Niente si apre da solo. Sul telefono, torni alla lista.
Dalla lista, senza aprire l’email: sul computer, quando passi il mouse su una riga, «Segna come fatto» e «Affida a…» prendono il posto dell’ora in «Per me» e «Ancora da fare» («Me ne occupo io» e «Affida a…» in «Da assegnare»); un clic destro apre il menu della riga. Sul telefono, fai scorrere la riga verso sinistra per «Segna come fatto», verso destra per «Me ne occupo io».
Su un’email fatta, la riga di stato indica per esempio «Fatto da Alex» e quando è successo, e la barra propone «Rimetti da fare». L’email torna in «In corso» con la stessa persona, o in «Da assegnare» se nessuno se ne occupava.
Altri tre gesti rimettono da fare un’email fatta senza quel pulsante:
- Una nuova risposta della persona che ti ha scritto. L’email torna con la persona che se ne occupava, o in «Da assegnare».
- Una risposta inviata con «Invia» invece che con «Invia e segna come fatto». L’email torna da fare. Vedi Rispondere, inoltrare, scrivere.
- Affidarla a qualcuno. «Me ne occupo io» o «Affida a…» la rimettono da fare per la persona scelta.
Ognuno di questi gesti lascia una riga nella conversazione, al suo posto tra le email, per esempio «È arrivata una risposta: questa email è di nuovo da fare».
Più email insieme
Spunta più email nella lista: sul computer, la casella compare quando passi il mouse su una riga; sul telefono, una pressione prolungata su una riga la spunta, poi ogni tocco ne spunta un’altra. La barra della selezione prende allora il posto del titolo della vista: una casella che spunta tutta la pagina, il numero di email spuntate, poi le azioni, ognuna un’icona il cui nome compare sotto il puntatore.
- Sul computer: «Me ne occupo io», «Affida a…», «Segna come fatto», «Etichetta» su una casella che ha delle etichette (vedi Etichette), «Sposta in…» su una casella con cartelle proprie (vedi Cartelle), poi il menu «⋯» («Altre azioni»), che contiene «Rimetti in Da assegnare» ed «Elimina».
- Sul telefono: la barra conserva «Me ne occupo io», «Segna come fatto» e «⋯», che apre il resto, ogni azione con il suo nome.
Un’azione che non ha senso nella vista non è proposta: niente «Me ne occupo io» in «Per me», niente «Segna come fatto» in «Fatti». La croce in fondo alla barra, «Deseleziona tutto», o Esc, annulla la selezione.
In quella barra, «Affida a…» si intitola «Le persone che vedono queste email» e dice, accanto a ogni nome, quante delle email spuntate quella persona vede. Un’email che non vede resta spuntata, e il messaggio dice perché.
Fino a cinquanta email, le righe escono subito dalla lista e un messaggio dice cosa è stato fatto, per esempio «3 email spostate in Fatti», con «Annulla». Oltre, Trupeo esegue l’azione in background e mostra quante email sono in lavorazione: a quel punto non c’è niente da annullare.
Quando qualcuno lascia il team
Togliere una persona dalla casella libera le sue email. Quelle di cui si occupava e che non erano fatte tornano in «Da assegnare», e la conversazione annota «Questa email è di nuovo da assegnare: la persona che se ne occupava ha lasciato la casella». Riprendile da lì, una alla volta o più insieme dalla lista. Le email già fatte conservano il suo nome. Vedi Invita il tuo team e scegli un ruolo.