Una casella condivisa non serve a niente se nessuno la apre. Le notifiche di Trupeo esistono per un solo motivo: dirti quando qualcosa ti aspetta, e lasciarti in pace il resto del tempo.
Il centro notifiche
Sul computer, «Notifiche» è nella colonna a sinistra, sotto «Nuova email»; un pallino e un numero dicono quante sono nuove. Sul telefono, è la campanella in alto sullo schermo. Cliccala: si apre la pagina delle notifiche, le più recenti in alto, ogni riga con la sua data in fondo, come nell’elenco delle email (l’ora per oggi, poi ieri, poi il giorno).
Clicca una riga: si apre accanto all’elenco e diventa letta. Una riga su un’email mostra quell’email, con tutto quello che fai di solito lì: rispondere, «Me ne occupo io», «Segna come fatto». Il promemoria sulle email che aspettano da troppo tempo, una riga come 4 persone aspettano da 2 giorni, propone di aprire la vista «Ancora da fare», e un problema dell’account porta alla pagina dove si risolve: ricollegare la casella, o la fatturazione. Sul telefono, la riga aperta occupa tutto lo schermo; «Notifiche», in alto, ti riporta all’elenco.
Sotto il titolo, i filtri mostrano «Tutte», «Non lette», «Menzioni» o le email «Affidate a te»; «Altro» aggiunge le risposte, le email in attesa, l’account e «Seguiti», quello che è successo sulle email che segui. Su uno schermo stretto, un telefono per esempio, «Tutte» e «Non lette» restano sulla riga e ogni altro filtro è sotto «Altro». Il pallino a sinistra di una riga non letta, o il cerchio che ne prende il posto su una riga letta (al passaggio del mouse, sul computer), segna la riga come letta o non letta senza aprirla. «Segna tutto come letto» azzera il conteggio in un colpo solo.
Una volta gestita una notifica, eliminala: il cestino in fondo alla sua riga (al passaggio del mouse, sul computer; sempre visibile sul telefono) la toglie dal tuo elenco, e per qualche secondo compare «Notifica eliminata» con «Annulla». Il «⋯» accanto a «Segna tutto come letto» (in fondo alla riga dei filtri, sul telefono) propone «Elimina le notifiche lette», che lo fa per ogni riga che hai già letto. Eliminare una notifica tocca solo il tuo elenco: l’email di cui parla, e le notifiche degli altri membri, restano come sono.
Con la tastiera, Tab passa da una riga alla successiva, Invio la apre, la barra spaziatrice la segna come letta o non letta, Canc la elimina, ed Esc chiude quello che è aperto.
Quando più eventi riguardano la stessa conversazione, sono raccolti su una sola riga invece di accumularsi: tre risposte di fila sulla stessa conversazione non fanno tre righe.
Aprire un’email in Trupeo segna come lette anche le sue notifiche, esattamente come aprirla da «Notifiche».
I casi
Ecco tutto quello di cui Trupeo può avvisarti.
- Qualcuno mi affida un’email. Un membro ti ha affidato un’email.
- Qualcuno mi menziona in una nota. Un membro ha scritto il tuo nome con
@in una nota per il team. - Arriva una risposta su un’email di cui mi occupo. Un’email di cui ti occupi ha ricevuto una risposta.
- Nessuno si occupa di un’email. Una nuova email è rimasta in «Da assegnare» per dieci minuti senza che nessuno la aprisse, la prendesse o rispondesse. Viene avvisato tutto il team, e la notifica porta un pulsante «Me ne occupo io». Se qualcuno è stato più veloce, il pulsante lascia il posto al suo nome («Se ne occupa Sam») e niente gli viene tolto.
- Qualcuno aspetta una risposta da troppo tempo. Una volta al giorno, le email in cui qualcuno aspetta da più di un giorno.
- La casella è scollegata o un pagamento non va a buon fine. Una casella che non riceve più, un pagamento non riuscito, una prova che sta per finire. Il problema della casella è mostrato a ogni membro, i problemi di fatturazione ai proprietari. Il più urgente compare anche come banner in cima all’app finché non è risolto.
- Succede qualcosa su un’email che seguo. Una nuova email, una nota per il team, un’email segnata come fatta o rimessa da fare, qualcuno che la prende o la affida, un’email che il team invia. Vedi la sezione su come seguire un’email, più sotto.
Seguire un’email
Per tenere d’occhio un’email di cui si occupa un altro membro, senza prenderla, aprila e scegli «Segui» in «⋯», la prima voce del menu. Sotto l’oggetto, la riga di stato dice allora «Stai seguendo questa email», e «Segui» diventa «Non seguire più». Un messaggio lo conferma, con «Annulla».
Seguire non cambia niente per il team: nessuno vede chi segue un’email, chi se ne occupa resta lo stesso, e niente si sposta in Gmail, Outlook o nel tuo programma di posta. Più membri possono seguire la stessa email. Solo il pulsante «Segui» ti fa seguire: rispondere, scrivere una nota o affidare un’email non lo fa mai.
Le email che segui sono nella vista «Seguiti», nella colonna a sinistra con «Fatti» e «Tutte» (sul telefono, in «Altre viste»), qualunque sia il loro stato, comprese quelle fatte. Un’email spostata nel Cestino ne esce, e ci torna se viene ripristinata.
Su un’email che segui, ricevi un avviso quando arriva una nuova email, quando il team lascia una nota, quando è segnata come fatta o rimessa da fare, quando qualcuno la prende, la affida o la rimette in «Da assegnare», e quando il team invia un’email, da Trupeo o da Gmail, Outlook o il tuo programma di posta. Mai per quello che fai tu, e mai due volte: se ti occupi dell’email, una risposta ti arriva già tramite «Arriva una risposta su un’email di cui mi occupo»; se una nota ti menziona, ricevi la menzione; se l’email ti viene affidata, ricevi «Qualcuno mi affida un’email». Le nuove email di una stessa conversazione si raccolgono su una sola riga, e tutto il resto ha una riga sua. Le impostazioni sono sotto «Su un’email che seguo», in fondo alla pagina «Notifiche».
Se non puoi più vedere un’email (un proprietario ha cambiato i tuoi ambiti) o lasci la casella, non la segui più.
Come ti avvisa Trupeo
Apri «Impostazioni», poi, nel gruppo «Il tuo account», la pagina «Notifiche».
Queste impostazioni sono solo tue. Le spunte che metti o togli non cambiano niente per gli altri membri della casella: ogni membro imposta le proprie notifiche. La pagina pone due domande.
«Come avvisarti»:
- Notifiche su questo dispositivo: una notifica sul telefono o sul computer, nel momento in cui succede. La riga dice se sono attive, non ancora attive (con «Attiva»), o bloccate dal browser (con «Come consentirle»).
- Email: un’email al tuo indirizzo, se non hai aperto l’email in Trupeo entro quindici minuti.
- Riepilogo del mattino: un’unica email al mattino, quando qualcosa non è ancora stato aperto.
«Quando avvisarti»: una riga per caso, e su ogni riga un riquadro da spuntare per ogni modo di avvisarti: «Nell’app», «Notifica», «Email», «Riepilogo del mattino». Sul computer i riquadri sono allineati sotto queste quattro parole; sul telefono sono sotto il nome del caso, ciascuno con la sua parola. Spunta quello che vuoi per ogni caso: le menzioni per email e il resto solo con una notifica, per esempio.
«Nell’app» è il riquadro del centro notifiche di Trupeo. Se togli la spunta, quel caso non crea più notifiche per te: niente nel tuo elenco, niente nel conteggio. La notifica sul dispositivo, l’email e la riga del riepilogo del mattino partono tutte da quella notifica, quindi si fermano anche loro: i loro riquadri diventano grigi e senza spunta, e la riga lo dice. Rispunta «Nell’app» e tornano come li avevi lasciati. Un’eccezione: il riepilogo del mattino conta comunque le email che aspettano da troppo tempo, anche con «Qualcuno aspetta una risposta da troppo tempo» senza spunta nell’app, perché quel numero viene dalle email stesse. Togliere la spunta non rimuove le notifiche che hai già: eliminale dall’elenco (vedi sopra). La riga dell’account, qui sotto, non ha il riquadro «Nell’app».
All’inizio, «Nell’app» è spuntato per ogni caso, e:
- «Qualcuno mi affida un’email», «Qualcuno mi menziona in una nota» e «Arriva una risposta su un’email di cui mi occupo» ti avvisano con una notifica e per email;
- «Nessuno si occupa di un’email» ti avvisa solo con una notifica, dopo dieci minuti senza che nessuno se ne occupi;
- «Qualcuno aspetta una risposta da troppo tempo» ti avvisa solo nel riepilogo del mattino, una volta passate ventiquattro ore dalla sua ultima email.
L’ultima riga, «La casella è scollegata o un pagamento non va a buon fine», non ha riquadri e dice «Sempre»: quel caso arriva sempre nell’app e ti avvisa con una notifica e per email, perché altrimenti il team smetterebbe di vedere le email senza saperlo. Quando una casella smette di ricevere, ogni membro riceve un’email; quando un pagamento non va a buon fine, la riceve ogni proprietario. Un’email per problema, non una al giorno, e ti arriva anche se hai annullato l’iscrizione alle altre email di Trupeo. Questo caso non entra nel riepilogo del mattino.
Più in basso, sotto il sottotitolo «Su un’email che seguo», una riga per caso: «Arriva una nuova email», «Il team lascia una nota», «È segnata come fatta o rimessa da fare», «Qualcuno la prende o la affida» e «Il team invia un’email». Ognuna ti avvisa nell’app, con una notifica e per email, e non ha il riquadro «Riepilogo del mattino». Togli la spunta a quello che non ti serve.
Ogni riquadro si salva da solo, e sulla sua riga compare «Salvato» con «Annulla». Un riquadro cambia solo quel caso.
All’inizio mancano di proposito due email. «Nessuno si occupa di un’email» può scattare più volte in una mattina in un team che non dice chi si occupa di cosa: come notifica è un promemoria, in cinque caselle personali è una seconda casella condivisa. E «Qualcuno aspetta una risposta da troppo tempo» è già nel riepilogo del mattino: un’email in più vorrebbe dire due email la stessa mattina per lo stesso fatto.
Le notifiche su questo dispositivo
Serve un permesso, dato una volta per ogni telefono o computer: «Attiva», sulla riga «Notifiche su questo dispositivo». La pagina delle notifiche propone la stessa cosa: «Fatti avvisare su questo dispositivo quando qualcosa ti aspetta». Sul telefono, appena ti viene affidata un’email, lo chiede anche «Per me»: «Vuoi ricevere una notifica su questo telefono quando ti viene affidata un’email?», con «Attiva» e «Non ora».
Su iPhone, aggiungi prima Trupeo alla schermata Home, poi attiva le notifiche: altrimenti Safari non le permette. La riga lo dice, con «Come installare Trupeo». Vedi Installare Trupeo sul telefono.
Le email hanno i loro riquadri, così niente più notifiche non vuol mai dire nessun modo per raggiungermi.
Se il browser blocca le notifiche
La riga dice allora «Bloccate da questo browser. Trupeo non può riattivarle al posto tuo.», e «Come consentirle» porta a questa pagina. Decide il browser, e solo lui può togliere il blocco:
- Sul computer: clicca l’icona a sinistra dell’indirizzo, nella barra del browser, apri le autorizzazioni del sito e imposta le notifiche su Consenti. Ricarica Trupeo, poi torna alla pagina «Notifiche».
- Sul telefono: apri le impostazioni del telefono, trova Trupeo (o il tuo browser, se Trupeo non è installato) nell’elenco delle app, e consenti le sue notifiche.
Quando parte davvero un’email
Un’email non è mai immediata. Trupeo aspetta quindici minuti, poi controlla se nel frattempo hai visto la notifica: email aperta in Trupeo, riga cliccata nel centro notifiche, o notifica toccata sul telefono. Se sì, l’email non parte.
In altre parole: se lavori in Trupeo, non ricevi quasi nessuna email di notifica. Ci sono per i momenti in cui non ci sei.
Il riepilogo del mattino
Arriva una volta al giorno, al mattino, nel fuso orario impostato nella pagina «Profilo» del tuo account, sulla riga «Fuso orario». Per ogni caso che passa dal riepilogo, elenca quello che non hai ancora aperto:
- le email che ti sono state affidate;
- le note che ti menzionano;
- le risposte arrivate sulle email di cui ti occupi;
- le email che nessuno ha ancora preso;
- il numero di email che aspettano una risposta da più di un giorno, per il team e per te.
Parte solo quando ha qualcosa da dire: una mattina in cui tutto è aperto o fatto, non parte. E non parte affatto se nessun caso ha il riquadro «Riepilogo del mattino» spuntato.
Qualcosa per cui hai già ricevuto un’email può ricomparire se non l’hai ancora aperto: l’email dice è appena arrivato, il riepilogo dice è ancora qui stamattina.
E poi
Per capire perché Trupeo insiste tanto sulle email che nessuno ha preso, vedi Capire la vista Da assegnare.