In una casella condivisa, la domanda che conta è semplice: di quale email non si occupa ancora nessuno? In Trupeo la risposta ha una vista tutta sua, «Da assegnare».
Dove trovarla
Sul computer, tutto parte dalla colonna a sinistra. In alto, il nome della casella: cliccalo per passare a un’altra casella, aggiungerne una o aprire «Impostazioni di questa casella». Sotto vengono «Cerca», «Nuova email» e «Notifiche», poi le tre viste di tutti i giorni:
- Per me: le email di cui ti occupi tu.
- Da assegnare: le email di cui nessuno si occupa ancora.
- Ancora da fare: tutto ciò che non è ancora fatto, cioè le due viste insieme.
Solo «Per me» e «Da assegnare» mostrano un numero accanto al nome: quante email ti aspettano. Se cerchi la vecchia vista Da gestire, è «Ancora da fare».
Più in basso vengono «Fatti», «Tutte», «Spam» e «Cestino», poi la sezione «Etichette» («Cartelle» su una casella IMAP o Outlook), inizialmente chiusa. In fondo, «Novità», «Aiuto», «Impostazioni» e il tuo nome, che apre il menu del tuo account: «Impostazioni dell’account», «Aggiungi una casella», «Riduci il menu», che riduce la colonna alle sole icone, ed «Esci».
«Cerca», o il tasto /, cerca in tutta la casella: vedi
Ritrovare un’email. «Notifiche» apre la pagina di
ciò che Trupeo ti segnala, con il numero di quelle nuove: vedi
Impostare le notifiche. Subito sotto,
«Contatti» apre la rubrica della casella: vedi
La rubrica condivisa.
«Aiuto» propone gli articoli sulla schermata in cui ti trovi, sotto «Per questa schermata», con «Sfoglia il centro di aiuto» e «Scrivici» per farci la tua domanda. «Impostazioni» divide le impostazioni in due gruppi: «Questa casella», per ciò che riguarda tutto il team, e «Il tuo account», per ciò che riguarda solo te.
Sul telefono, la lista occupa tutto lo schermo. In alto, il nome della vista e quello della casella (toccalo per cambiare casella), «Cerca» e la campanella delle notifiche. In basso, una barra ti fa passare da una vista all’altra: «Per me», «Da assegnare» e «Ancora da fare», con gli stessi numeri, e «Altro», che apre il resto: prima «Contatti», poi «Fatti», «Tutte», «Spam», «Cestino», le etichette o le cartelle, «Novità», «Aiuto», «Impostazioni» e il tuo account. «Nuova email» sta subito sopra la barra. Vedi anche Installare Trupeo sul telefono.
In una casella di team, Trupeo si apre su «Per me». Quando non hai ancora niente, «Per me» lo dice, conta le email che aspettano qualcuno e propone «Vedi le email da assegnare». Un link a un’email, per esempio da una notifica, apre sempre quell’email. La vista di partenza non si sceglie più nel profilo: ogni casella si apre così.
Cosa mostra la vista Da assegnare
In cima alla lista, il nome della vista, poi «Nessuno se ne occupa ancora». Appena qualcuno si occupa di un’email, o l’email è segnata come fatta, esce dalla vista per tutto il team. Quando non resta niente, Trupeo mostra «Qualcuno si occupa già di ogni email.»
Ogni riga riporta la persona, l’oggetto, l’inizio dell’email, le sue etichette, il numero di note per il team accanto a una piccola pagina, e l’ora. Un punto nel margine, prima della riga, e un nome in grassetto vogliono dire che è arrivato qualcosa dall’ultima volta che hai aperto quell’email: una nuova email, o una nota scritta da un membro. Le tue risposte e le tue note non contano mai. Il segno è solo tuo: un membro che apre l’email non lo toglie per te.
Sotto la lista, una riga dice quante email sono state segnate come fatte oggi, e chi ha segnato l’ultima.
Se la vista è piena di vecchie email copiate quando la casella è stata collegata, il proprietario può mettere in «Fatti» tutto ciò che precede un giorno scelto, senza archiviare nulla presso il tuo servizio email: vedi Come arrivano le email in Trupeo.
Perché esiste
In una casella condivisa qualunque, tutti vedono le stesse email e nessuno sa chi fa cosa. Due situazioni tornano sempre: due persone rispondono alla stessa persona a dieci minuti di distanza, oppure ognuno pensa che se ne occupi l’altro e l’email resta senza risposta per tre giorni. Abbiamo smontato la prima in come evitare le risposte doppie, se vuoi il ragionamento che sta dietro questa pagina.
Finché un’email è in «Da assegnare», non è di nessuno. È uno stato che tutto il team vede, non qualcosa nella testa di un solo membro.
L’unica abitudine da prendere
Scegli «Me ne occupo io» prima di scrivere la tua risposta.
Rispondere, di per sé, non dice che te ne occupi tu. Se rispondi senza scegliere «Me ne occupo io», l’email resta in «Da assegnare» e un membro può rispondere subito dopo di te senza saperlo.
Apri un’email dalla vista: occupa lo spazio a destra della lista. Sotto il suo oggetto, una riga dice a che punto è, qui «Da assegnare». Sotto l’ultima email, una barra propone «Me ne occupo io», «Rispondi», «Segna come fatto» e «Affida a…», poi «⋯» («Altre azioni»), che contiene il resto. Sul telefono, l’email occupa tutto lo schermo e la sua barra resta in basso, sotto il pollice: mantiene «Me ne occupo io» e «Affida» («Me ne occupo io» da solo su un telefono piccolo, e «Affida a…» passa allora in «⋯»), «Segna come fatto» passa nel menu «⋯», e «Rispondi a questa email» si trova nel menu di ogni email. «Me ne occupo io» quando prendi l’email, «Affida a…» per scegliere il membro che se ne occuperà, e «Segna come fatto» quando non resta niente da fare.
Nessuna di queste azioni ti chiede di confermare: compare subito un messaggio con «Annulla», per tornare indietro se hai sbagliato.
Puoi anche agire dalla lista, senza aprire l’email:
- Passa il puntatore su una riga e due pulsanti prendono il posto dell’ora: «Me ne occupo io» e «Affida a…».
- Un clic destro sulla riga apre il suo menu.
- Le caselle di spunta: spunta più email e la barra della selezione prende il posto del titolo della vista. I suoi pulsanti sono icone, e ognuno mostra il suo nome quando ci passi sopra il puntatore: vedi Dire chi si occupa di un’email.
Sul telefono, fai scorrere una riga verso destra per «Me ne occupo io», verso sinistra per «Segna come fatto». Una pressione prolungata su una riga la spunta.
Con la tastiera, sul computer, ↑ e ↓ passano da un’email della lista alla
successiva, Invio apre l’email, Spazio la spunta, Esc chiude l’email o annulla
la selezione, / apre la ricerca, e Ctrl + Z (⌘ + Z su Mac) annulla l’ultima
azione finché «Annulla» è sullo schermo. ? mostra la lista completa,
«Scorciatoie da tastiera». Nessuna lettera da sola fa qualcosa: la tastiera non
fa niente che tu non abbia chiesto.
Trupeo aggiunge una rete di sicurezza: mentre qualcuno scrive una risposta, l’email aperta lo dice sotto il suo oggetto, per esempio «Marie sta scrivendo una risposta», e in «Per me» la riga dell’email dice «Marie sta scrivendo». Questo compare solo all’ultimo momento. Chi si occupa di cosa, invece, si vede nella lista.
Se nessuno prende l’email
Un’email che resta in «Da assegnare» per dieci minuti senza che nessuno la apra o la prenda avvisa tutto il team. La notifica dice «Jean Dupont aspetta ancora una risposta». Aperta da «Notifiche», l’email compare accanto alle notifiche con il suo pulsante «Me ne occupo io»: la prendi senza lasciare le notifiche, e la notifica dice poi chi se ne occupa.
Si ferma da sola appena qualcuno agisce: basta aprire l’email, in Trupeo o in Gmail o Outlook, oppure prenderla, risponderle o segnarla come fatta. Nessuno deve zittirla a mano.
È questo promemoria a rendere affidabile la vista Da assegnare anche nei giorni in cui nessuno la guarda. Se il tuo team lavora senza mai dire chi si occupa di cosa, è anche quello che ti raggiungerà più spesso: lo imposti nelle tue notifiche.
Cosa succede quando qualcuno la prende
L’email esce da «Da assegnare» per tutto il team. Entra nel «Per me» della persona scelta, e resta in «Ancora da fare», dove ognuno legge il suo nome sulla riga. Sotto l’oggetto dell’email aperta si legge «Se ne occupa Alex».
Se hai sbagliato, «Annulla» la rimanda nella vista Da assegnare finché il messaggio è sullo schermo. Più tardi, «Rimetti in Da assegnare» fa la stessa cosa: si trova nel menu «⋯», in fondo alla barra dell’email.
Una casella con un solo membro
Quando sei da solo su una casella, senza nessun invito in attesa, non c’è nessuno a cui affidare un’email. Trupeo mostra allora solo due viste, «Ancora da fare» e «Fatti», e si apre su «Ancora da fare». Non ci sono «Per me», «Da assegnare», «Me ne occupo io» né «Affida a…». Appena inviti qualcuno, la casella ritrova le viste di un team.
E dopo
Per i dettagli di questi gesti, come affidare un’email a un membro e come riprendere un’email già segnata come fatta, vedi Dire chi si occupa di un’email. Per leggere una conversazione, le sue email, le sue note e quello che le è successo, vedi Come Trupeo raggruppa le email in conversazioni.