Trupeo non tiene da parte una copia della tua casella: lavora al suo interno. Quello che fai in Trupeo viene riportato sul tuo servizio email, e quello che fai da Gmail, da Outlook o dall’app di posta del telefono torna in Trupeo.
Ecco la lista esatta, in entrambi i sensi, e poi cosa cambia con ogni servizio email.
Cosa fanno nella tua casella le tue azioni in Trupeo
| In Trupeo | Nella tua casella |
|---|---|
| Apri un’email | Niente |
| Qualcuno se ne occupa | Le sue email diventano lette |
| Nessuno se ne occupa più | Le sue email tornano non lette |
| Scegli «Segna come fatto» | Le sue email diventano lette ed escono dalla Posta in arrivo: vengono archiviate |
| Scegli «Annulla» subito dopo | Le sue email tornano nella Posta in arrivo, e quelle che erano non lette tornano a esserlo |
| Invii una risposta con «Invia e segna come fatto» | L’email parte; niente viene archiviato |
| Rispondi a una conversazione segnata come fatta | Le sue email tornano nella Posta in arrivo |
| Scegli «Elimina» | Le sue email vanno nel cestino |
| Scegli «Ripristina» | Le sue email tornano dov’erano |
| La sposti in una cartella (IMAP, Outlook) | Le sue email ricevute vanno in quella cartella |
| Le metti un’etichetta | Gmail: l’etichetta va sulle sue email. Outlook: la categoria (non su una casella Microsoft 365 raggiunta tramite il tuo account). IMAP: un tag |
| Invii, rispondi o inoltri | L’email parte davvero dall’indirizzo condiviso |
Quattro dettagli che evitano brutte sorprese.
Aprire un’email non la segna come letta nella tua casella. Di proposito: una casella condivisa è letta da più persone, e il fatto che una di loro apra un’email non vuol dire che il team se ne sia occupato. Segnarla come letta sul tuo servizio email toglierebbe anche lo stato non letta ai membri che guardano la casella dalla propria app di posta. Quindi Trupeo lo fa solo nei due momenti che impegnano il team: quando qualcuno si occupa dell’email, e quando viene segnata come fatta. In Trupeo, invece, l’email smette di apparire in grassetto appena la apri.
«Segna come fatto» archivia l’email, e non elimina niente. Su Gmail e su Outlook, l’email esce dalla Posta in arrivo, esattamente come se l’avessi archiviata tu: lo dice il messaggio che compare subito dopo, «Spostata in Fatti, archiviata in Gmail» (o Outlook), e lo ricorda «Aiuto su queste azioni», in «Altre azioni», il menu «⋯» alla fine della barra dell’email. Su IMAP, va nella cartella di archivio del server. L’email resta raggiungibile in Trupeo, nella vista «Fatti», e sul tuo servizio email, nell’archivio. «Annulla», finché il messaggio è sullo schermo, la rimette nella Posta in arrivo, e fa tornare non lette quelle delle sue email che non erano state lette. Un’email che hai messo in una delle tue cartelle non è nella Posta in arrivo: quindi resta nella sua cartella; e quando l’email torna da fare, tornano nella Posta in arrivo solo le email che sono nell’archivio. Vedi Mettere le email nelle cartelle.
«Ripristina» non vuol dire per forza tornare nella Posta in arrivo. Prima di spostare un’email, Trupeo annota dove si trovava, e la rimette lì. Un’email archiviata e poi eliminata torna quindi nell’archivio, non nella Posta in arrivo.
Un’email eliminata in Trupeo conserva il suo contenuto per 30 giorni. Passato questo tempo, il testo e gli allegati vengono cancellati dai nostri server. L’email in sé resta nel cestino del tuo servizio email, secondo le regole di quel servizio.
Cosa fanno in Trupeo le tue azioni nella casella
| Nella tua casella | In Trupeo |
|---|---|
| Arriva un’email | Compare in «Da assegnare», o si unisce alla sua conversazione |
| Arriva un’email in una conversazione segnata come fatta | La conversazione torna da fare |
| Leggi un’email, o la segni di nuovo non letta | Trupeo mostra lo stesso stato |
| Segni un’email come spam | L’email passa in «Spam» |
| Togli un’email dalla posta indesiderata | L’email torna |
| Elimini un’email definitivamente | L’email sparisce da Trupeo, e il suo contenuto viene cancellato dai nostri server entro 7 giorni |
Il resto dipende dal tuo servizio email.
Cosa cambia con ogni servizio email
La differenza si riduce a una cosa: quali cartelle Trupeo tiene d’occhio.
- Gmail: la Posta in arrivo, lo spam, e le email inviate che fanno parte di una conversazione già seguita o vanno a qualcuno che la casella conosce.
- Microsoft: la Posta in arrivo, la Posta indesiderata, le tue cartelle, e la posta inviata che fa parte di una conversazione già seguita o va a qualcuno che la casella conosce. In Archivio e in Posta eliminata, Trupeo legge solo le categorie delle email che ha già.
- IMAP: tutte le cartelle del server.
Quello che succede in quelle cartelle torna in Trupeo. Quello che succede altrove no. In pratica, dal tuo servizio email:
Rispondi a qualcuno. Con tutti e tre, la risposta compare nella conversazione, al suo posto, purché sia già seguita. Porta la scritta «Inviata da Gmail», «Inviata da Outlook» o «Inviata fuori da Trupeo», e, in «Per me», lo dice anche la riga dell’email. I membri vedono quindi che è partita una risposta, anche se non è stata scritta in Trupeo.
Archivi un’email. Gmail: in Trupeo non cambia niente, l’email non viene segnata come fatta. Microsoft e IMAP: passa in «Fatti».
Sposti un’email nel cestino. Con tutti e tre, l’email va nel Cestino di Trupeo.
Metti un’email in una delle tue cartelle. Microsoft e IMAP: Trupeo la ritrova lì, nella sezione «Cartelle», e l’email mantiene il suo stato. Gmail non ha cartelle.
Metti un’etichetta o una categoria su un’email. Gmail: la conversazione riceve l’etichetta in Trupeo. Microsoft: riceve la categoria, tranne su una casella Microsoft 365 che raggiungi tramite il tuo account (vedi sotto). IMAP: riceve l’etichetta corrispondente al tag che hai impostato in Thunderbird, vedi Vedere le etichette di Trupeo in Thunderbird.
Quindi è il modo di mettere in ordine la posta, non le risposte, a cambiare da un servizio email all’altro.
Gmail e Google Workspace
Gmail mette in ordine la posta con le etichette, non con le cartelle. Archiviare un’email, per Gmail, vuol dire toglierle l’etichetta Posta in arrivo: l’email resta in Tutti i messaggi, non si perde niente.
Trupeo legge la Posta in arrivo, lo spam, e le email inviate su una conversazione già seguita o a qualcuno che la casella conosce. Un’email che avevi archiviata prima di collegare Trupeo non viene copiata, e un’email che archivi da Gmail non viene segnata come fatta in Trupeo.
Una risposta scritta direttamente da Gmail compare nella conversazione, purché sia già seguita. Anche una nuova email scritta in Gmail entra in Trupeo, in «Fatti», quando è indirizzata a qualcuno con cui la casella ha già avuto scambi o che è nei suoi contatti. Il resto resta fuori: la casella condivisa non raccoglie tutta la tua posta in uscita. Se la persona risponde, la sua email e la tua arrivano insieme.
Nell’altro senso, le email inviate da Trupeo compaiono normalmente nella Posta inviata di Gmail.
Anche le tue etichette Gmail entrano in Trupeo. Sono elencate nella colonna a
sinistra, sotto «Etichette», sulle conversazioni che Trupeo segue, e puoi
filtrare per etichetta o cercare con label:. Un’etichetta che metti o togli in
Trupeo viene messa o tolta in Gmail, e viceversa. Ogni membro può applicare,
creare o eliminare un’etichetta; eliminarne una la toglie da tutte le email in
Gmail. Un’email che un filtro di Gmail etichetta e archivia subito non arriva mai
nella Posta in arrivo, quindi non arriva nemmeno in Trupeo. Anche le caselle
Outlook e IMAP hanno le etichette: vedi
Ordinare le conversazioni con le etichette.
Microsoft 365 e Outlook
Microsoft mette in ordine la posta con le cartelle. «Segna come fatto» sposta quindi davvero l’email dalla Posta in arrivo alla cartella Archivio, ed «Elimina» in Posta eliminata.
Trupeo segue la Posta in arrivo, la Posta indesiderata, le tue cartelle, e la posta inviata su una conversazione già seguita o a qualcuno che la casella conosce. Le tue cartelle compaiono in Trupeo, nella sezione «Cartelle», con tutto quello che contengono: un’email che ci metti da Outlook viene ritrovata lì, e puoi spostare da Trupeo con «Sposta in…». Le email che erano già nelle tue cartelle quando hai collegato la casella arrivano in «Fatti». Vedi Mettere le email nelle cartelle.
Un’email che archivi o elimini da Outlook passa in «Fatti» o nel Cestino di Trupeo, purché Trupeo ce l’abbia già.
Le tue categorie di Outlook sono le etichette di Trupeo. Una categoria messa o tolta in Trupeo viene messa o tolta anche in Outlook, e viceversa. Vedi Le categorie di Outlook come etichette.
Una casella Microsoft 365 che raggiungi tramite il tuo account (una casella condivisa, o una che ti è stata delegata) è l’eccezione: le sue etichette esistono solo in Trupeo, senza che niente venga scritto nella casella in Outlook, e le sue categorie di Outlook non arrivano in Trupeo. Vedi Casella condivisa o alias di Microsoft 365.
Una risposta scritta direttamente da Outlook compare nella conversazione, purché sia già seguita. Anche una nuova email scritta in Outlook entra in Trupeo, in «Fatti», quando è indirizzata a qualcuno con cui la casella ha già avuto scambi o che è nei suoi contatti. Il resto resta fuori: la casella condivisa non raccoglie tutta la tua posta in uscita. Se la persona risponde, la sua email e la tua arrivano insieme.
Le email inviate da Trupeo compaiono nella tua Posta inviata.
IMAP
Una casella IMAP funziona al contrario: Trupeo legge tutte le cartelle del server, non solo la Posta in arrivo.
Su un punto è una buona notizia. Una risposta scritta dalla tua app di posta compare nella conversazione, perché finisce nella cartella Posta inviata del server, che Trupeo legge come le altre. Allo stesso modo, spostare un’email nella cartella di archivio la fa passare in «Fatti» in Trupeo.
Anche le email inviate da Trupeo finiscono nella cartella Posta inviata del server, così la tua app di posta ne tiene traccia come se le avessi scritte lì.
Due cose da sapere comunque.
- Trupeo crea la cartella di archivio, del cestino o della posta indesiderata se il tuo server non ce l’ha. «Segna come fatto», «Elimina» e la segnalazione come spam hanno ciascuno bisogno della propria cartella. Se manca, Trupeo la crea la prima volta che ne ha bisogno, come farebbe la tua app di posta. Se il server rifiuta, l’email resta dov’è, e una riga sopra la lista, «Alcune conversazioni non si sono spostate nella tua casella», ti dice quale cartella creare.
- Entrano anche le cartelle in cui metti in ordine la posta, perché Trupeo legge tutto. Una casella IMAP molto ordinata può quindi mostrare in Trupeo email che credevi messe via. La cartella Bozze è l’eccezione: un’email non finita non è uno scambio e non arriva mai nella casella condivisa. Le tue cartelle sono elencate nella sezione «Cartelle», e «Segna come fatto» lascia dove sono le email messe lì: vedi Mettere le email nelle cartelle.
I server IMAP non hanno etichette proprie, quindi Trupeo le gestisce da sé e le scrive sulle tue email come tag: vedi Ordinare le conversazioni con le etichette.
Cosa non esce mai da Trupeo
Tutto quello che riguarda il lavoro di squadra resta in Trupeo e non compare mai sul tuo servizio email:
- le note per il team;
- chi si occupa di quale email, di cui nella casella si vede solo l’effetto su letta;
- la cronologia di un’email.
Nessuno che apre la casella da Gmail o da Outlook vedrà le vostre note o chi si occupa di cosa.
Su una casella Gmail o Outlook, la rubrica dei contatti condivisi viene tenuta aggiornata con l’account fin dal collegamento: i contatti che hai aggiunto o conservato, e i loro gruppi, sono gli stessi in Google Contatti o in Outlook, in entrambi i sensi. Se il proprietario della casella disattiva «Mantieni i contatti aggiornati con Google Contatti» (o «Mantieni i contatti aggiornati con Outlook»), o se il permesso non è stato dato, la rubrica resta solo in Trupeo.
Mettere un vecchio storico in Fatti, senza archiviare niente
Quando la casella viene collegata, il proprietario sceglie quali conversazioni già presenti partono in «Da assegnare»: vedi il passaggio 3 di Collegare la tua prima casella. Se «Da assegnare» si riempie ancora di vecchie email, il proprietario può metterne altre in «Fatti» più tardi, senza che niente si sposti sul tuo servizio email. «Segna come fatto» su una selezione, invece, archivierebbe lì ognuna di quelle email.
Apri la pagina «Generale» delle impostazioni della casella, sezione «Storico». Scegli un giorno in «Conversazioni precedenti al»: Trupeo conta subito le conversazioni interessate, per esempio «120 conversazioni in Da assegnare precedenti a questa data.». «Metti in Fatti…» apre una conferma, «Mettere 120 conversazioni in Fatti?», che ti ricorda che sul tuo servizio email non si sposta niente. «Metti in Fatti» avvia l’operazione.
In «Fatti» vanno le conversazioni ancora in «Da assegnare», di cui nessuno si occupa, e la cui ultima email è precedente a quel giorno. Una conversazione di cui qualcuno si occupa, o una più recente, non si sposta. Sul tuo servizio email, nessuna email viene archiviata, spostata o eliminata.
L’operazione si svolge in background, e la sezione lo dice: «Trupeo sta mettendo queste conversazioni in Fatti.» Su una casella grande ci vuole qualche minuto. Ogni conversazione spostata porta la riga «Messa in Fatti con lo storico della casella». Anche le email precedenti a quel giorno che la prima copia porta ancora dentro vanno in «Fatti», e la sezione ti ricorda fino a quale data lo storico ci va già.
Non c’è un modo per annullare tutto in una volta: una nuova risposta riporta una conversazione in «Da assegnare», e chiunque può rimettere da fare una conversazione.
Solo il proprietario vede questa sezione, e non quando la casella è in pausa o non è mai stata collegata.
Quanto tempo ci vuole
La prima copia avviene in background, partendo dalle email più recenti. Le prime email compaiono molto in fretta, e una riga «Copia in corso», in cima alla lista, dice a che punto è: quante email su quante, e quanto tempo manca circa. Una casella Gmail grande può richiedere diverse ore, perché Gmail limita la velocità con cui si può leggere una casella; se Gmail chiede una pausa, la riga indica l’ora in cui la copia riprende da sola. Nel frattempo le nuove email continuano ad arrivare.
Gmail e Microsoft avvisano Trupeo. Una nuova email arriva quindi quasi subito, senza che Trupeo debba chiederla al server. In più, un controllo completo ogni 3 ore recupera quello che un avviso potrebbe aver perso.
Una casella IMAP viene controllata. Trupeo tiene aperta una connessione con il server quando il server lo permette, e altrimenti controlla ogni 5 minuti se la casella è attiva, ogni 15 minuti se l’ultima email ha più di un’ora, e ogni 45 minuti se è tranquilla da più di un giorno. Ogni controllo legge tutte le cartelle: è anche quello che recupera quanto è sfuggito.
Nell’altro senso, le tue azioni in Trupeo vengono riportate sul tuo servizio email in background, di solito entro pochi secondi.
Se qualcosa smette di arrivare
Se le email smettono del tutto di arrivare, quasi sempre è perché l’accesso si è perso: una password cambiata, un’autorizzazione tolta, una password per le app revocata. Trupeo mostra allora, in cima alla casella, una riga che dice che Trupeo non ha più accesso alla casella e che le nuove email non arrivano più, con «Ricollega». I passaggi sono in Ricollegare una casella in pausa.
Trupeo tiene d’occhio anche una casella che diventa silenziosa senza aver perso l’accesso. Quando non arriva niente per circa tre cicli normali (circa 9 ore per Gmail e Microsoft, poco più di 2 ore per IMAP), mostra «Le nuove email non arrivano più» sopra la lista, con la data dell’ultima email arrivata. Trupeo continua a riprovare da solo; se nelle ore successive non arriva niente, scrivici.
Se nessuno di questi due messaggi compare e manca ancora un’email, aspetta qualche ora (il controllo ogni 3 ore per Gmail e Microsoft, o il prossimo controllo IMAP), poi controlla in quale cartella si trova sul tuo servizio email: la risposta è quasi sempre lì.
«Troppe azioni in poco tempo.» in cima allo schermo, con il conto alla rovescia «Riprova tra 42 s.», non riguarda la tua casella. Trupeo limita il numero di azioni che una persona può inviare in pochi minuti, e una lunga serie di clic (eliminare le notifiche una per una, aprire molte email di seguito) può raggiungere il limite. Aspetta la fine del conto alla rovescia: le email tornano da sole.