Trupeo no guarda una copia de tu buzón aparte: trabaja dentro de él. Lo que haces en Trupeo se traslada a tu servicio de correo, y lo que haces desde Gmail, Outlook o la aplicación de correo de tu móvil vuelve a Trupeo.
Aquí tienes la lista exacta, en los dos sentidos, y después qué cambia según el servicio de correo.
Lo que haces en Trupeo, en tu buzón
| En Trupeo | En tu buzón |
|---|---|
| Abres un correo | Nada |
| Alguien se encarga | Sus correos pasan a leídos |
| Ya nadie se encarga | Sus correos vuelven a no leídos |
| Eliges «Marcar como hecho» | Sus correos pasan a leídos y salen de la bandeja de entrada: se archivan |
| Eliges «Deshacer» justo después | Sus correos vuelven a la bandeja de entrada, y los que estaban no leídos vuelven a estarlo |
| Envías una respuesta con «Enviar y marcar como hecho» | El correo sale; no se archiva nada |
| Respondes a una conversación marcada como hecha | Sus correos vuelven a la bandeja de entrada |
| Eliges «Eliminar» | Sus correos van a la papelera |
| Eliges «Restaurar» | Sus correos vuelven a donde estaban |
| La mueves a una carpeta (IMAP, Outlook) | Sus correos recibidos van a esa carpeta |
| Le pones una etiqueta | Gmail: la etiqueta se pone en sus correos. Outlook: la categoría (no en un buzón de Microsoft 365 al que accedes con tu propia cuenta). IMAP: una marca |
| Envías, respondes o reenvías | El correo sale de verdad desde la dirección compartida |
Cuatro detalles que evitan malas sorpresas.
Abrir un correo no lo marca como leído en tu buzón. Es a propósito: un buzón compartido lo leen varias personas, y que una de ellas abra un correo no significa que el equipo se haya ocupado de él. Marcarlo como leído en tu servicio de correo también quitaría el estado no leído a los miembros que consultan el buzón desde su propia aplicación de correo. Así que Trupeo solo lo hace en los dos momentos que comprometen al equipo: cuando alguien se encarga del correo y cuando se marca como hecho. En Trupeo, en cambio, el correo deja de verse en negrita en cuanto lo abres.
«Marcar como hecho» archiva el correo, y no elimina nada. En Gmail y en Outlook, el correo sale de la bandeja de entrada, exactamente como si lo hubieras archivado tú: es lo que dice el mensaje que aparece después, «Pasado a Hechos, archivado en Gmail» (o Outlook), y lo que recuerda «Ayuda sobre estas acciones», en «Otras acciones», el menú «⋯» al final de la barra del correo. En IMAP, va a la carpeta de archivo del servidor. El correo sigue a tu alcance en Trupeo, en la vista «Hechos», y en tu servicio de correo, en el archivo. «Deshacer», mientras el mensaje está en pantalla, lo devuelve a la bandeja de entrada, y vuelve a poner como no leídos aquellos de sus correos que lo estaban. Un correo que clasificaste en una de tus carpetas no está en la bandeja de entrada: así que se queda en su carpeta; y cuando el correo vuelve a estar pendiente, solo los correos del archivo vuelven a la bandeja de entrada. Consulta Clasificar correos en carpetas.
«Restaurar» no significa necesariamente volver a la bandeja de entrada. Antes de mover un correo, Trupeo anota dónde estaba, y lo devuelve allí. Un correo que se archivó y después se eliminó vuelve por tanto al archivo, no a la bandeja de entrada.
Un correo eliminado en Trupeo conserva su contenido durante 30 días. Pasado ese plazo, el texto y los archivos adjuntos se borran de nuestros servidores. El correo en sí se queda en la papelera de tu servicio de correo, según las reglas de ese servicio.
Lo que haces en el buzón, en Trupeo
| En tu buzón | En Trupeo |
|---|---|
| Llega un correo | Aparece en «Por asignar», o se une a su conversación |
| Llega un correo a una conversación marcada como hecha | La conversación vuelve a estar pendiente |
| Lees un correo, o lo vuelves a marcar como no leído | Trupeo muestra el mismo estado |
| Marcas un correo como spam | El correo pasa a «Spam» |
| Sacas un correo de la carpeta de correo no deseado | El correo vuelve |
| Eliminas un correo definitivamente | El correo desaparece de Trupeo, y su contenido se borra de nuestros servidores en un plazo de 7 días |
El resto depende de tu servicio de correo.
Qué cambia según el servicio de correo
La diferencia se reduce a una cosa: qué carpetas vigila Trupeo.
- Gmail: la bandeja de entrada, el spam, y los correos enviados que pertenecen a una conversación que ya está en Trupeo o van a alguien que el buzón conoce.
- Microsoft: la bandeja de entrada, Correo no deseado, tus propias carpetas, y los elementos enviados que pertenecen a una conversación que ya está en Trupeo o van a alguien que el buzón conoce. En Archivo y Elementos eliminados, Trupeo solo lee las categorías de los correos que ya tiene.
- IMAP: todas las carpetas del servidor.
Lo que pasa en esas carpetas vuelve a Trupeo. Lo que pasa en otro sitio, no. En la práctica, desde tu servicio de correo:
Respondes a alguien. Con los tres, la respuesta aparece en la conversación, en su sitio, siempre que la conversación ya esté en Trupeo. Lleva «Enviado desde Gmail», «Enviado desde Outlook» o «Enviado fuera de Trupeo», y, en «Para mí», la fila del correo también lo indica. Los miembros pueden ver así que salió una respuesta, aunque no se escribiera en Trupeo.
Archivas un correo. Gmail: no cambia nada en Trupeo, el correo no se marca como hecho. Microsoft e IMAP: pasa a «Hechos».
Mueves un correo a la papelera. Con los tres, el correo va a la Papelera de Trupeo.
Clasificas un correo en una de tus carpetas. Microsoft e IMAP: Trupeo lo encuentra allí, en la sección «Carpetas», y el correo conserva su estado. Gmail no tiene carpetas.
Pones una etiqueta o una categoría a un correo. Gmail: la conversación recibe la etiqueta en Trupeo. Microsoft: recibe la categoría, salvo en un buzón de Microsoft 365 al que accedes con tu propia cuenta (ver más abajo). IMAP: recibe la etiqueta cuya marca de Thunderbird pusiste, consulta Ver tus etiquetas de Trupeo en Thunderbird.
Así que lo que sigue siendo propio de cada servicio de correo es la clasificación, no las respuestas.
Gmail y Google Workspace
Gmail ordena con etiquetas, no con carpetas. Archivar un correo, para Gmail, significa quitarle la etiqueta Recibidos: el correo se queda en Todos, no se pierde nada.
Trupeo lee la bandeja de entrada, el spam, y los correos enviados en una conversación que ya está en Trupeo o a alguien que el buzón conoce. Un correo que habías archivado antes de conectar Trupeo no se copia, y un correo que archivas desde Gmail no se marca como hecho en Trupeo.
Una respuesta escrita directamente desde Gmail sí aparece en la conversación, siempre que la conversación ya esté en Trupeo. Un correo nuevo escrito en Gmail también entra en Trupeo, en «Hechos», cuando va dirigido a alguien con quien el buzón ya ha intercambiado correos o que está en sus contactos. El resto se queda fuera: el buzón compartido no recoge todo tu correo saliente. Si la persona responde, su correo y el tuyo llegan juntos.
En sentido contrario, los correos enviados desde Trupeo aparecen normalmente en Enviados de Gmail.
Tus etiquetas de Gmail también llegan a Trupeo. Aparecen en la columna de la
izquierda, bajo «Etiquetas», en las conversaciones que ya están en Trupeo, y puedes
filtrar por etiqueta o buscar con label:. Una etiqueta que pones o quitas en
Trupeo se pone o se quita en Gmail, y al revés. Cualquier miembro puede aplicar,
crear o eliminar una etiqueta; eliminar una la quita de todos los correos en
Gmail. Un correo que un filtro de Gmail etiqueta y archiva enseguida nunca llega
a la bandeja de entrada, así que tampoco llega a Trupeo. Los buzones de Outlook
e IMAP también tienen etiquetas: consulta
Ordenar las conversaciones con etiquetas.
Microsoft 365 y Outlook
Microsoft ordena con carpetas. «Marcar como hecho» mueve por tanto de verdad el correo de la bandeja de entrada a la carpeta Archivo, y «Eliminar» a Elementos eliminados.
Trupeo vigila la bandeja de entrada, Correo no deseado, tus propias carpetas, y los elementos enviados en una conversación que ya está en Trupeo o a alguien que el buzón conoce. Tus propias carpetas se ven en Trupeo, en la sección «Carpetas», con todo lo que contienen: un correo que clasificas allí desde Outlook se encuentra allí, y puedes clasificar desde Trupeo con «Mover a…». Los correos que ya estaban en tus carpetas cuando conectaste el buzón llegan a «Hechos». Consulta Clasificar correos en carpetas.
Un correo que archivas o eliminas desde Outlook pasa a «Hechos» o a la Papelera de Trupeo, siempre que Trupeo ya lo tenga.
Tus categorías de Outlook son las etiquetas de Trupeo. Una categoría que pones o quitas en Trupeo se pone o se quita también en Outlook, y al revés. Consulta Las categorías de Outlook como etiquetas.
Un buzón de Microsoft 365 al que accedes con tu propia cuenta (un buzón compartido, o uno que te han delegado) es la excepción: sus etiquetas solo existen en Trupeo, sin que se escriba nada en el buzón en Outlook, y sus categorías de Outlook no llegan a Trupeo. Consulta Buzón compartido de Microsoft 365 o alias.
Una respuesta escrita directamente desde Outlook sí aparece en la conversación, siempre que la conversación ya esté en Trupeo. Un correo nuevo escrito en Outlook también entra en Trupeo, en «Hechos», cuando va dirigido a alguien con quien el buzón ya ha intercambiado correos o que está en sus contactos. El resto se queda fuera: el buzón compartido no recoge todo tu correo saliente. Si la persona responde, su correo y el tuyo llegan juntos.
Los correos enviados desde Trupeo sí aparecen en tus Elementos enviados.
IMAP
Un buzón IMAP funciona al revés: Trupeo lee todas las carpetas del servidor, no solo la bandeja de entrada.
Esto tiene una ventaja. Una respuesta escrita desde tu aplicación de correo sí aparece en la conversación, porque llega a la carpeta Enviados del servidor, que Trupeo también lee. Del mismo modo, mover un correo a la carpeta de archivo lo pasa a «Hechos» en Trupeo.
Los correos enviados desde Trupeo también llegan a la carpeta Enviados del servidor, así que tu aplicación de correo guarda constancia de ellos como si los hubieras escrito allí.
Aun así, conviene saber dos cosas.
- Trupeo crea la carpeta de archivo, de papelera o de correo no deseado si tu servidor no la tiene. «Marcar como hecho», «Eliminar» y marcar como spam necesitan cada uno su carpeta. Si falta, Trupeo la crea la primera vez que la necesita, como haría tu aplicación de correo. Si el servidor se niega, el correo se queda donde está, y una línea encima de la lista, «Algunas conversaciones no se han movido en tu buzón», te dice qué carpeta crear.
- Tus carpetas de clasificación también entran, porque Trupeo lo lee todo. Un buzón IMAP muy ordenado puede por tanto mostrar en Trupeo correos que creías guardados. La carpeta Borradores es la excepción: un correo sin terminar no es un intercambio y nunca llega al buzón compartido. Tus carpetas aparecen en la sección «Carpetas», y «Marcar como hecho» deja los correos clasificados allí donde están: consulta Clasificar correos en carpetas.
Los servidores IMAP no tienen etiquetas propias, así que Trupeo las guarda él mismo y las escribe en tus correos como marcas: consulta Ordenar las conversaciones con etiquetas.
Lo que nunca sale de Trupeo
Todo lo que tiene que ver con el trabajo en equipo se queda en Trupeo y nunca aparece en tu servicio de correo:
- las notas para el equipo;
- quién se encarga de cada correo (en el buzón solo se ve su efecto sobre leído);
- el historial de un correo.
Nadie que abra el buzón desde Gmail u Outlook verá las notas del equipo ni quién se encarga de qué.
En un buzón de Gmail o de Outlook, la agenda compartida se mantiene al día con la cuenta desde la conexión: los contactos que añadiste o conservaste, y sus grupos, son los mismos en Contactos de Google o en Outlook, en los dos sentidos. Si el propietario del buzón detiene «Mantener los contactos al día con Contactos de Google» (o «Mantener los contactos al día con Outlook»), o no se dio el permiso, la agenda se queda solo en Trupeo.
Pasar un historial antiguo a Hechos, sin archivar nada
Al conectar el buzón, el propietario elige qué conversaciones que ya estaban en él empiezan en «Por asignar»: consulta el paso 3 de Conectar tu primer buzón. Si «Por asignar» se sigue llenando de correos antiguos, el propietario puede pasar más a «Hechos» después, sin que se mueva nada en tu servicio de correo. «Marcar como hecho» sobre una selección, en cambio, archivaría allí cada uno de esos correos.
Abre la página «General» de los ajustes del buzón, sección «Historial». Elige un día en «Conversaciones de antes del»: Trupeo cuenta enseguida las conversaciones que abarca, por ejemplo «120 conversaciones en Por asignar de antes de esta fecha.». «Pasar a Hechos…» abre una confirmación, «¿Pasar 120 conversaciones a Hechos?», que te recuerda que no se mueve nada en tu servicio de correo. «Pasar a Hechos» pone en marcha la clasificación.
Lo que pasa a «Hechos» son las conversaciones que siguen en «Por asignar», de las que nadie se encarga, y cuyo último correo es de antes de ese día. Una conversación de la que alguien se encarga, o una más reciente, no se mueve. En tu servicio de correo, no se archiva, mueve ni elimina ningún correo.
La clasificación se hace en segundo plano, y la sección lo indica: «Trupeo está pasando estas conversaciones a Hechos.» En un buzón grande tarda unos minutos. Cada conversación clasificada lleva la línea «Pasado a Hechos con el historial del buzón». Los correos de antes de ese día que la primera copia todavía trae también van a «Hechos», y la sección te recuerda hasta cuándo el historial ya va allí.
No se puede deshacer de una vez: una respuesta nueva devuelve una conversación a «Por asignar», y cualquiera puede volver a marcar una conversación como pendiente.
Solo el propietario ve esta sección, y no mientras el buzón está en pausa o no se ha conectado nunca.
Cuánto tarda
La primera copia se hace en segundo plano, los correos más recientes primero. Los primeros correos aparecen muy rápido, y una línea «Copia en curso», arriba de la lista, dice por dónde va: cuántos correos de cuántos, y cuánto tiempo falta más o menos. Un buzón de Gmail grande puede tardar varias horas, porque Gmail limita la velocidad a la que se puede leer un buzón; si Gmail pide una pausa, la línea da la hora a la que la copia se reanuda sola. Mientras tanto, los correos nuevos siguen llegando.
Gmail y Microsoft avisan a Trupeo. Por eso un correo nuevo llega casi al instante, sin que Trupeo tenga que preguntar al servidor. Además, una comprobación completa cada 3 horas recoge lo que un aviso haya podido dejar pasar.
Un buzón IMAP se comprueba. Trupeo mantiene una conexión abierta con el servidor cuando el servidor lo permite, y si no, comprueba cada 5 minutos si el buzón tiene movimiento, cada 15 minutos si el último correo tiene más de una hora, y cada 45 minutos si lleva más de un día tranquilo. Cada comprobación lee todas las carpetas: es también lo que recoge lo que se haya podido escapar.
En sentido contrario, lo que haces en Trupeo se transmite a tu servicio de correo en segundo plano, normalmente en unos segundos.
Si algo deja de llegar
Que los correos dejen de llegar del todo casi siempre se debe a un acceso perdido: una contraseña cambiada, una autorización retirada, una contraseña de aplicación revocada. Trupeo muestra entonces, arriba del buzón, una línea que dice que Trupeo ya no tiene acceso al buzón y que los correos nuevos han dejado de llegar, con «Reconectar». Los pasos están en Reconectar un buzón en pausa.
Trupeo también vigila un buzón que se queda en silencio sin haber perdido el acceso. Cuando no ha llegado nada durante unos tres ciclos normales (unas 9 horas para Gmail y Microsoft, algo más de 2 horas para IMAP), muestra «Los correos nuevos ya no llegan» encima de la lista, con la fecha del último correo que llegó. Trupeo sigue intentándolo solo; si no llega nada en las horas siguientes, escríbenos.
Si no aparece ninguno de esos dos mensajes y sigue faltando un correo, dale unas horas (la comprobación cada 3 horas para Gmail y Microsoft, o la siguiente comprobación IMAP), y luego mira en qué carpeta está en tu servicio de correo: la respuesta casi siempre está ahí.
«Demasiadas acciones en poco tiempo.» arriba de la pantalla, con «Vuelve a intentarlo en 42 s.» en cuenta atrás, no tiene que ver con tu buzón. Trupeo limita cuántas acciones envía una persona en unos minutos, y una larga serie de clics (eliminar notificaciones una a una, abrir muchos correos seguidos) puede alcanzar ese límite. Espera a que termine la cuenta atrás: los correos vuelven solos.