Ordenar las conversaciones con etiquetas

Una etiqueta dice de qué trata una conversación: Facturas, Presupuestos, Familias. Una conversación puede llevar varias, y todos los miembros del buzón las ven.

Qué es una etiqueta, según el buzón

En Trupeo, las etiquetas funcionan igual en todos los buzones. Lo que hay detrás depende de dónde vive el buzón:

• Gmail: son tus etiquetas de Gmail. Una etiqueta que pones en Trupeo se pone en Gmail, en cada correo de la conversación, y al revés.
• Outlook y Microsoft 365: son tus categorías de Outlook. Consulta Las categorías de Outlook como etiquetas. Una excepción: un buzón de Microsoft 365 al que accedes con tu propia cuenta (un buzón compartido, o uno delegado en ti). Sus categorías de Outlook no llegan a Trupeo, así que sus etiquetas viven solo en Trupeo, donde todo el equipo las ve, y en Outlook no se escribe nada en el buzón. Consulta Buzón compartido de Microsoft 365 o alias.
• IMAP: en estos servidores no existen ni etiquetas ni categorías, así que es Trupeo quien guarda las etiquetas. También las escribe en tus correos como marcas que Thunderbird puede mostrar: consulta Ver tus etiquetas de Trupeo en Thunderbird.

Una etiqueta nunca mueve un correo. Para clasificar correos en una carpeta, en IMAP y Outlook, consulta Clasificar correos en carpetas.

Dónde las ves

• En la columna de la izquierda. Bajo las vistas, la sección «Etiquetas» lleva entre paréntesis el número de etiquetas del buzón. En un buzón IMAP u Outlook la sección se llama «Carpetas»: primero tus carpetas, después tus etiquetas, y el número las cuenta juntas. Empieza plegada: haz clic en su título para desplegarla, y Trupeo recuerda tu elección. Desplegada, muestra cada etiqueta con su pequeño cuadrado de color y, cuando son muchas, las siete primeras seguidas de «Ver todo (14)». Una etiqueta con una / en su nombre se coloca, con sangría, bajo otra (Facturas/2026 bajo Facturas), salvo en Outlook, donde las categorías no se anidan. Haz clic en una etiqueta para ver los correos que llevan exactamente esa etiqueta (no los que solo llevan sus etiquetas anidadas). Si no hay ninguno, Trupeo muestra «Ningún correo con esta etiqueta.» En el teléfono, la sección está en «Más».
• En la lista. Una fila muestra una etiqueta, con su nombre, y +1 (o más) cuando el correo lleva otras. En Gmail, la etiqueta se ve como en Gmail, sobre su color; en los demás, con su cuadrado de color.
• En el correo abierto. Bajo el asunto, al final de la línea que dice quién se encarga, todas las etiquetas que lleva. En el teléfono tienen una línea propia, justo debajo.

Poner una etiqueta en un correo, o quitarla

Abre el correo. Al final de la línea bajo el asunto, haz clic en «Etiqueta» (o en sus etiquetas cuando ya tiene alguna). En el teléfono, la misma opción está en la línea de justo debajo, y en el menú «⋯» bajo «Etiquetas…». Se abre una lista:

• marca una etiqueta para ponerla, desmárcala para quitarla;
• escribe en «Buscar o crear una etiqueta» para acotar la lista;
• si ninguna etiqueta tiene el nombre que escribiste, «Crear «Presupuestos»» (con el nombre que escribiste) crea la etiqueta y la pone enseguida en la conversación. Una barra crea una etiqueta anidada: Facturas/2026 se coloca bajo Facturas, y si todavía no hay una etiqueta Facturas, también se crea, igual que cada nivel que falte en Facturas/2026/Marzo (en Outlook, la barra es simplemente parte del nombre).
• para elegir dónde colocarla sin escribir una barra, elige una etiqueta en «Colocar dentro de» antes de crearla. El menú «⋯» de una etiqueta, en la columna, también ofrece «Crear una subetiqueta» (no en Outlook).

Todos los miembros pueden poner una etiqueta y quitarla. Crear una nueva también está abierto a todos los miembros, salvo si el propietario lo reserva a los propietarios (consulta más abajo). La opción no aparece en la Papelera.

Una etiqueta añadida o quitada en Gmail o en Outlook aparece en Trupeo en cuanto llegan los correos del buzón.

Etiquetar varios correos a la vez

Marca correos en la lista: la barra de la selección tiene un botón «Etiqueta» (en el teléfono, en su menú «⋯»). Abre la lista de etiquetas, con «Buscar etiquetas» para acotarla. La casilla de una etiqueta está marcada cuando todos los correos seleccionados la llevan, y marcada a medias cuando solo algunos la llevan: márcala para ponerla en todos, desmárcala para quitarla. Si seleccionaste todos los correos de una vista, más allá de los que se muestran, cada etiqueta ofrece en su lugar «Añadir» y «Quitar». Trupeo lo confirma después, por ejemplo ««Facturas» añadida a 12 conversaciones», con «Deshacer».

Si alguna conversación no se ha podido cambiar, el mensaje dice cuántas y por qué, por ejemplo porque todavía no ha llegado a Gmail o a Outlook: vuelve a intentarlo dentro de un momento.

Cambiar el color de una etiqueta, o su nombre

En la lista de etiquetas de un correo, un botón junto a cada etiqueta abre sus ajustes. Todos los miembros pueden usarlo, salvo si el propietario lo reserva a los propietarios.

• Color. Elige un color y pulsa «Aplicar». En Gmail, Trupeo ofrece los 24 colores que Gmail ofrece para una etiqueta, y la etiqueta toma exactamente el mismo en Gmail. Un color personalizado elegido en Gmail se ve tal cual, y se mantiene hasta que elijas otro. En Outlook, Trupeo ofrece los 25 colores de las categorías de Outlook, con su nombre, y «Sin color»; la categoría toma el mismo en Outlook. En IMAP, Trupeo ofrece ocho colores: «Verde», «Ámbar», «Naranja», «Rosa», «Verde azulado», «Azul», «Gris» y «Marrón». El color se queda entonces en Trupeo: tu programa de correo no lo muestra.
• Nombre. En IMAP, donde las etiquetas son propias de Trupeo, escribe el nombre nuevo y pulsa «Renombrar». Una / la coloca bajo otra etiqueta, y las etiquetas que tiene debajo la siguen. En Outlook, cualquier miembro también puede renombrar una categoría, y los correos que Trupeo no ha descargado conservan el nombre antiguo. Una etiqueta de Gmail se renombra en Gmail, y Trupeo muestra el nombre nuevo después de la siguiente actualización.

Eliminar una etiqueta

Cualquier miembro del buzón puede hacerlo, salvo si el propietario lo reserva a los propietarios. La ventana que abre el botón junto a la etiqueta ofrece «Eliminar esta etiqueta». Trupeo te pide confirmación antes y te dice lo que va a pasar:

• Gmail quita la etiqueta de todos los correos que la llevan.
• Outlook quita la categoría de su lista, y Trupeo la quita de todos los correos que sabe que la llevan.
• IMAP: la etiqueta se quita de todas las conversaciones en Trupeo. Los correos se quedan donde están.

Esto no se puede deshacer. Una etiqueta que todavía tiene etiquetas anidadas no se puede eliminar: elimina esas primero.

Cuando solo el propietario cambia las etiquetas

Por defecto, todos los miembros crean, renombran, cambian de color y eliminan etiquetas. El propietario puede reservarlo a los propietarios, para que las etiquetas con las que ordena todo el equipo sigan siendo las que se decidieron: en los ajustes del buzón, en la página «Miembros», en la sección «Permisos de los miembros», desactiva «Crear, renombrar y eliminar etiquetas». Vale para todos los miembros del buzón a la vez.

Los miembros siguen poniendo y quitando las etiquetas que ya existen, en un correo o en una selección. Trupeo ya no les ofrece «Crear», «Cambiar el color», «Renombrar» ni «Eliminar». Un propietario siempre puede hacerlo todo.

En IMAP, las etiquetas viven en Trupeo

En un buzón IMAP, las etiquetas y sus colores los guarda Trupeo, así que no dependen del servidor.

• si algún día nuestro equipo tiene que volver a descargar todos los correos del buzón, Trupeo vuelve a poner las etiquetas en las conversaciones a medida que vuelven sus correos;
• la exportación de los datos del buzón, que hace el propietario, las incluye, con las conversaciones que las llevan (consulta Cómo accede Trupeo a tu buzón y cómo lo protege).

Encontrar una etiqueta con la búsqueda

En la búsqueda, el filtro «Etiqueta» ofrece las etiquetas del buzón, y «Más criterios» tiene un campo «Etiqueta». Si prefieres escribir, label: seguido del nombre de la etiqueta encuentra las conversaciones que la llevan, da igual que uses mayúsculas o minúsculas. Para una etiqueta anidada, escribe la ruta completa entre comillas rectas: label:"Facturas/2026". Consulta Encontrar un correo.

Cuando un cambio no se aplica

Trupeo dice por qué junto al botón, con palabras claras. Estos son los que puedes encontrarte:

• «El buzón está desconectado. Reconéctalo para cambiar sus etiquetas.»: consulta Reconectar un buzón en pausa. En IMAP, las etiquetas siguen funcionando mientras el buzón está desconectado, porque viven en Trupeo.
• «Gmail está ocupado. Vuelve a intentarlo en un minuto.» (o «Outlook está ocupado. Vuelve a intentarlo en un minuto.»).
• «Ya hay una etiqueta con este nombre.»
• «El nombre de una categoría no puede contener comas ni puntos y coma.», en Outlook.