Trupeo necesita acceder al buzón compartido para mostrar las conversaciones, mantener su estado al día y enviar las respuestas de tu equipo. Cómo funciona ese acceso depende del servicio de correo del buzón.
Google y Microsoft se quedan con la contraseña del buzón
Gmail, Google Workspace, Outlook y Microsoft 365 usan la autorización del propio servicio de correo, también llamada OAuth. Trupeo lleva al titular de la cuenta a la página de inicio de sesión de Google o de Microsoft. El titular escribe la contraseña allí, no en Trupeo, y aprueba el acceso que muestra el servicio de correo.
Ese acceso permite a Trupeo:
- leer y ordenar los correos, para que el buzón compartido esté al día en Trupeo;
- enviar correos desde la dirección conectada;
- identificar la cuenta de Microsoft que se autorizó y mantener la conexión activa sin pedir un nuevo inicio de sesión cada día;
- leer y escribir los contactos de la cuenta, para que, a partir de la conexión, los contactos que tu equipo añadió o conservó, y sus grupos, sean los mismos en Trupeo y en Contactos de Google u Outlook, en los dos sentidos.
Si el buzón se conectó antes de que Trupeo pidiera los contactos al conectar, su propietario ve, arriba de la agenda, una invitación para permitirlo. También se pide la próxima vez que se reconecte el buzón, lo haga su propietario o un miembro, salvo que su propietario haya dejado de mantener los contactos al día o haya elegido «Ahora no» en esa invitación. El propietario del buzón puede dejar de mantener los contactos al día en cualquier momento. Entonces Trupeo deja de leer y de escribir en los contactos, los contactos se quedan en los dos lados y reconectar el buzón no vuelve a activarlo. Consulta La agenda compartida.
En Microsoft, los contactos llegan con el permiso Contacts.ReadWrite, junto
con la configuración del buzón (MailboxSettings.ReadWrite), donde Outlook
guarda su lista de categorías y sus colores, ya que un grupo de contactos es una
categoría de Outlook. Consulta
Las categorías de Outlook como etiquetas. Con
una dirección compartida contigo o delegada en ti desde otra cuenta de
Microsoft 365, estos permisos aparecen en su primera conexión, pero Trupeo no
mantiene al día sus contactos.
En Google, Trupeo pide dos permisos al conectar. El primero lee, clasifica y envía correos. No incluye eliminar correos para siempre: «Eliminar» en Trupeo lleva un correo a la Papelera de Gmail, y Gmail la vacía según sus propios plazos. El segundo lee y cambia los contactos de la cuenta. Se puede dejar sin marcar: el buzón se conecta igualmente, los contactos no se mantienen al día y una reconexión no lo vuelve a pedir. El propietario puede activarlo más tarde en la sección «Contactos» de la configuración del buzón.
El token de conexión que se obtiene se guarda cifrado. Se puede revocar desde la cuenta del servicio de correo o quitar eliminando el buzón de Trupeo.
Para ver cómo está esa conexión, abre la página «General» de la configuración del buzón: su apartado «De un vistazo» dice si está conectado y cuándo llegó el último correo, o desde cuándo está cortado, con «Reconectar». Consulta Reconectar un buzón en pausa.
Para ver las pantallas y comprobaciones exactas de Google, consulta Conectar un buzón de Gmail.
IMAP necesita un secreto de conexión
Los servicios de correo distintos de Google y Microsoft se conectan por IMAP para recibir y por SMTP para enviar. Su formulario pide los datos del servidor, un nombre de usuario y una contraseña, porque esos protocolos no ofrecen la misma página de inicio de sesión de Google o Microsoft.
Usa una contraseña de aplicación cuando tu servicio de correo la ofrezca. Sirve solo para Trupeo y se puede revocar sin cambiar la contraseña normal del buzón. Trupeo cifra el nombre de usuario y la contraseña de IMAP, y los de SMTP, antes de guardarlos, y nunca vuelve a mostrar una contraseña guardada, ni siquiera en el formulario de reconexión.
Que la conexión con los servidores de tu servicio de correo esté cifrada depende del servicio de correo. Trupeo te lo indica: cuando comprueba la conexión, te avisa si un servidor no cifra la conexión, y la página «General» de la configuración del buzón muestra, en «Cifrado», el estado del correo entrante (IMAP) y del correo saliente (SMTP): «Cifrado», «Sin cifrar» o «Aún sin comprobar». Trupeo mantiene el buzón conectado en todos los casos; tu servicio de correo puede decirte si hay un puerto cifrado disponible. Un buzón de Google o de Microsoft siempre pasa por HTTPS, así que no hay nada que comprobar.
La configuración completa está en Conectar un buzón IMAP.
Qué se guarda para el buzón compartido
Trupeo guarda la dirección del buzón, la información técnica de conexión y los datos de los correos necesarios para ofrecer el buzón compartido. Desde el 10 de julio de 2026, Trupeo cifra el texto completo y los archivos adjuntos de tus correos antes de guardarlos, con una clave para cada buzón. El asunto de un correo, sus direcciones y una vista previa corta, y lo que tu equipo escribe en Trupeo, como respuestas, reenvíos y notas para el equipo, se guardan en la base de datos, que Azure cifra en sus discos, sin esa capa adicional. Los archivos adjuntos se guardan en un almacenamiento protegido en Francia, como se explica en la política de privacidad.
Trupeo no copia todo tu historial por adelantado. De los correos importados al conectar el buzón, el contenido completo de un correo solo se descarga de tu servicio de correo la primera vez que alguien lo abre; los correos nuevos se descargan a medida que llegan.
Cada miembro usa su propia cuenta de Trupeo. El acceso a un buzón compartido viene de ser miembro del buzón y del rol que se tiene en él, así que el equipo no necesita pasarse una misma contraseña del buzón para el trabajo diario.
Un propietario también puede limitar a un miembro a algunos ámbitos: ese miembro solo ve entonces las conversaciones clasificadas en ellos. Esa separación solo existe en Trupeo. Quien conozca la contraseña del buzón y lo abra directamente en Google, Microsoft o tu proveedor de alojamiento lo ve todo, así que no des esa contraseña a alguien a quien limitas. En un buzón IMAP, Trupeo no reutiliza para esa persona la contraseña guardada: si reconecta el buzón a otros servidores, tiene que escribirla ella misma.
Retirar el acceso o eliminar el buzón
El propietario de un buzón lo elimina desde la página «General» de su configuración, sección «Zona de peligro», con «Eliminar el buzón…». La ventana «¿Eliminar el buzón?» dice qué borra Trupeo y qué se queda, y luego pide la dirección del buzón para confirmar. Se eliminan el registro del buzón y sus datos en la base de datos, se cancela la suscripción, se cancelan las notificaciones del servicio de correo cuando es posible, y el contenido de los correos y los archivos adjuntos guardados quedan en cola para borrarse, junto con el justificante que se haya enviado para una tarifa reducida. La política de privacidad explica el plazo de conservación propio de las copias de seguridad.
Si quieres una copia antes, la misma página ofrece al propietario, en su sección «Datos», «Exportar los datos de este buzón», con «Preparar la exportación»: las conversaciones, los correos con su remitente, destinatarios, asunto y fecha, las notas para el equipo, la agenda, el historial de actividad y, en un buzón IMAP, las etiquetas que guarda Trupeo y las conversaciones que las llevan. El archivo se prepara en segundo plano y queda disponible durante siete días. Marca «Incluir el contenido de los correos y los archivos adjuntos que Trupeo conserva» para añadir el texto de los correos y los archivos adjuntos que Trupeo guarda, además de los borradores: el archivo es entonces mucho más pesado. El texto de un correo que nadie ha abierto en Trupeo no está incluido en ningún caso, porque sigue en tu servicio de correo.
Cuando se han purgado los archivos del buzón, cada uno de sus propietarios recibe un correo que certifica la supresión, con su fecha y la fecha en que las copias de seguridad y las versiones anteriores de los archivos que aún contienen parte de ellos habrán desaparecido.
Eliminar el buzón de Trupeo no elimina el buzón original en Google, Microsoft o el servicio de correo IMAP.
Protege tu propia cuenta
El acceso al buzón compartido pasa por la cuenta de Trupeo de cada persona, así que esa cuenta también merece cuidado. En la configuración de tu cuenta, página «Seguridad», puedes activar la verificación en dos pasos y ver los dispositivos con sesión iniciada. Consulta Tu cuenta. Si inicias sesión con Google o Microsoft, la verificación en dos pasos se configura con ellos.
Qué no enviar al equipo de Trupeo
Nunca nos envíes una contraseña de buzón, una contraseña de aplicación ni un token del servicio de correo. No necesitamos esos secretos para investigar un problema de conexión. Envíanos en su lugar la dirección del buzón, el nombre del servicio de correo y el mensaje de error exacto.
La página de seguridad explica con más detalle cómo trata Trupeo un buzón. Para empezar con seguridad, sigue Conecta tu primer buzón. Si algo sigue sin cuadrar, escríbenos. Cada mensaje lo lee una persona.