Trupeo se conecta al buzón que ya tienes. No migras nada y no creas una dirección nueva. Conectas la que ya existe: la dirección de contacto, el buzón genérico, el que tu equipo atiende hoy.
Si todavía te preguntas si un buzón compartido merece la pena para tu equipo, empieza por nuestra guía completa del buzón compartido. Esta página da por hecho que ya lo has decidido.
Antes de empezar
Necesitas tres cosas:
- Tu propia dirección, para tu cuenta personal. No la dirección compartida.
- Acceso al buzón compartido: alguien que pueda entrar en él con Google o Microsoft, o su contraseña para cualquier otro servicio de correo.
- Unos cinco minutos. La copia de los correos anteriores sigue después en segundo plano.
Los primeros pasos tienen cuatro etapas, que verás arriba de cada pantalla: «Cuenta», «Buzón», «Historial», «Equipo».
1. Crea tu cuenta personal
Ve a app.trupeo.com/signup. En la pantalla «Crea tu cuenta de Trupeo», elige «Continuar con Google», «Continuar con Microsoft» o «Continuar con una dirección de correo».
Este paso importa. Tu cuenta personal es lo que permite a Trupeo saber quién respondió a qué. Si la dirección compartida se convierte en la cuenta personal de alguien, los demás miembros ya no pueden saber quién respondió.
- Con Google o Microsoft: si la cuenta con la que vuelves parece la dirección de un equipo (la dirección de contacto, por ejemplo), Trupeo pregunta «¿Esta cuenta es tuya?». Es lo que pasa cuando el navegador ya tiene abierta la sesión del buzón compartido. Elige «Empezar de nuevo con mi propia cuenta», o «Es mi propia dirección, continuar» si de verdad es tuya.
- Con una dirección de correo: escribe tu dirección y una contraseña de al menos 12 caracteres, y pulsa «Crear mi cuenta». Si escribes una dirección que parece la de un equipo, Trupeo te lo dice enseguida. Después recibes por correo un código de seis cifras: escríbelo en la pantalla «Escribe el código que te hemos enviado» y pulsa «Verificar». El código vale diez minutos, y puedes pedir otro.
2. Conecta el buzón compartido
En la pantalla «¿Qué dirección comparte tu equipo?», escribe la dirección compartida en «Dirección del equipo». Mientras escribes, Trupeo identifica el servicio de correo por sí solo, a partir de la dirección y del lugar donde el dominio recibe su correo, y lo indica debajo del campo: «Buzón de Google.», «Buzón de Microsoft.» o, por ejemplo, «Alojado en OVH.». Si la respuesta no es correcta, «¿No es un buzón de Google?» (o de Microsoft) te permite elegirlo tú.
Lo que viene después depende del servicio de correo:
- Gmail o Google Workspace: «Continuar con Google». Consulta Conectar un buzón de Gmail.
- Outlook o Microsoft 365: «Continuar con Microsoft». Consulta Conectar un buzón de Outlook.
- Cualquier otro servicio de correo: la contraseña del buzón, y luego «Conectar el buzón». Consulta Conectar un buzón IMAP.
¿Una errata en la dirección? Basta con corregirla en el campo, mientras la conexión no se haya completado: no se pierde nada, el buzón todavía no tiene ningún correo.
Si tu propia dirección aún no está confirmada, Trupeo te pide primero el código que te envió por correo: un buzón compartido solo se crea con una dirección confirmada. Si la dirección compartida ya está conectada a Trupeo, Trupeo te lo dice: pide al propietario de ese buzón que te invite en lugar de conectarlo una segunda vez.
Una vez dado el consentimiento, la pantalla «Conectando el buzón» muestra los pasos: consentimiento recibido, buzón encontrado, los correos más recientes copiándose. Tarda unos segundos.
3. Elige qué entra en Por asignar
Mientras los correos empiezan a copiarse, Trupeo pregunta qué conversaciones que ya están en el buzón empiezan en Por asignar: «Solo los correos que lleguen a partir de ahora», «Los últimos 7 días», «Los últimos 30 días» o «Todo el historial». Las demás pasan a Hechos. Nada cambia en tu buzón: ningún correo se archiva, se mueve ni se elimina. Una respuesta nueva devuelve su conversación a Por asignar.
Más adelante, el propietario puede pasar a Hechos una parte mayor del historial, desde la sección «Historial» de los ajustes del buzón: consulta Cómo llegan los correos a Trupeo.
4. Invita a tu equipo
Trupeo pregunta entonces «¿Quién lee este buzón contigo?». Escribe las direcciones de los demás miembros, una por línea, con su rol, y envía las invitaciones; o elige «Nadie más lee este buzón» y hazlo más tarde desde los ajustes. Mientras tanto, la copia de los correos sigue. Los roles y las invitaciones se explican en Invitar a tu equipo y elegir un rol.
Qué pasa después
Eres el propietario del buzón que acabas de conectar. Su prueba gratuita de 30 días empieza en cuanto la conexión se completa, sin introducir ninguna tarjeta. Cada buzón tiene su propia prueba y su propia suscripción: consulta Prueba, suscripción y precios reducidos.
Después, Trupeo copia los correos que ya están en el buzón, en segundo plano, de los más recientes a los más antiguos. Arriba de la lista, una línea «Copia en curso» muestra hasta dónde ha llegado. Un buzón grande tarda más en copiarse entero, y puedes usar el buzón y responder durante la copia. Qué se copia, y qué no, se detalla en Cómo llegan los correos a Trupeo.
El buzón se abre en «Para mí» si has invitado a alguien, en «Pendientes» si estás solo. En el buzón de un equipo, encima de la lista aparecen dos indicaciones, una tras otra: «Me encargo yo» y luego «Marcar como hecho». «Entendido» las oculta, y cada una desaparece también en cuanto has hecho el gesto. Consulta Entender la vista Por asignar.
¿Una pregunta por el camino? «Ayuda», abajo en la columna de la izquierda (dentro de «Más» en el móvil), te ofrece los artículos sobre la pantalla en la que estás, y con «Escríbenos» nos la haces llegar. Leemos todo lo que nos escribes. ¿Una idea, algo que echas en falta? Proponla en la página Ideas, donde ves también lo que otros han pedido y en qué punto está cada idea.
Un buzón añadido, nunca conectado
Si escribiste la dirección sin terminar la conexión, el buzón te espera. Cuando vuelvas a él, Trupeo muestra por ejemplo «Solo falta el consentimiento de Google», la fecha en que lo añadiste y la fecha en que se eliminará si sigue sin conectarse: no se ha copiado nada, no hay nada que perder. «Eliminar este buzón» lo quita al momento, con «Deshacer» durante unos segundos.
Conectar otro buzón más adelante
Abre el menú de tu cuenta (tu nombre, al pie de la columna de la izquierda) y elige «Añadir un buzón». Cuando ya tienes varios buzones, el menú de buzones, arriba de la columna, también lo ofrece. Vuelves a pasar por los pasos 2 a 4, para esa dirección.