Trupeo si collega alla casella che hai già. Non trasferisci niente e non crei un nuovo indirizzo. Colleghi quello esistente: l’indirizzo di contatto, la casella generica, quella da cui il tuo team risponde oggi.
Se stai ancora valutando se una casella condivisa valga la pena per il tuo team, parti dalla nostra guida completa alle caselle condivise. Questa pagina dà per scontato che tu abbia già deciso.
Prima di iniziare
Ti servono tre cose:
- Il tuo indirizzo, per il tuo account personale. Non l’indirizzo condiviso.
- L’accesso alla casella condivisa: qualcuno in grado di accedervi con Google o Microsoft, oppure la sua password per qualsiasi altro servizio email.
- Circa cinque minuti. La copia delle email più vecchie continua poi in background.
Per iniziare ci sono quattro passaggi, indicati in cima a ogni schermata: «Account», «Casella», «Storico», «Team».
1. Crea il tuo account personale
Vai su app.trupeo.com/signup. Nella schermata «Crea il tuo account Trupeo», scegli «Continua con Google», «Continua con Microsoft» o «Continua con un indirizzo email».
Questo passaggio è importante. È il tuo account personale che permette a Trupeo di sapere chi ha risposto a cosa. Se l’indirizzo condiviso diventa l’account personale di qualcuno, gli altri membri non possono più sapere chi ha risposto.
- Con Google o Microsoft: se l’account con cui torni su Trupeo sembra l’indirizzo di un team (l’indirizzo di contatto, per esempio), Trupeo ti chiede «Questo account è tuo?». È quello che succede quando nel browser hai già fatto l’accesso alla casella condivisa. Scegli «Ricomincia con il mio account», oppure «È davvero il mio indirizzo, continua» se è proprio il tuo.
- Con un indirizzo email: scrivi il tuo indirizzo e una password di almeno 12 caratteri, poi «Crea il mio account». Se scrivi un indirizzo che sembra quello di un team, Trupeo te lo segnala subito. Ricevi poi un codice di sei cifre via email: inseriscilo nella schermata «Inserisci il codice ricevuto via email», poi «Verifica». Il codice è valido per dieci minuti, e puoi chiederne un altro.
2. Collega la casella condivisa
Nella schermata «Quale indirizzo condivide il tuo team?», scrivi l’indirizzo condiviso in «Indirizzo del team». Mentre scrivi, Trupeo riconosce da solo il servizio email, dall’indirizzo e da dove il dominio riceve la posta, e lo indica sotto il campo: «Casella Google.», «Casella Microsoft.», o per esempio «Ospitata da OVH.». Se la risposta è sbagliata, «Non è una casella Google?» (o Microsoft) ti permette di sceglierlo tu.
Il passo successivo dipende dal servizio email:
- Gmail o Google Workspace: «Continua con Google». Vedi Collegare una casella Gmail.
- Outlook o Microsoft 365: «Continua con Microsoft». Vedi Collegare una casella Outlook.
- Qualsiasi altro servizio email: la password della casella, poi «Collega la casella». Vedi Collegare una casella IMAP.
Un errore di battitura nell’indirizzo? Basta correggerlo nel campo, finché il collegamento non è riuscito: non si perde niente, la casella non contiene ancora nessuna email.
Se il tuo indirizzo non è ancora confermato, Trupeo ti chiede prima il codice che ti ha mandato via email: una casella condivisa si crea solo con un indirizzo confermato. Se l’indirizzo condiviso è già collegato a Trupeo, Trupeo te lo segnala: chiedi al proprietario di quella casella di invitarti invece di collegarla una seconda volta.
Una volta dato il consenso, la schermata «Collegamento della casella» mostra i passaggi: consenso ricevuto, casella trovata, copia delle email più recenti in corso. Ci vogliono pochi secondi.
3. Scegli cosa finisce in Da assegnare
Mentre comincia la copia delle email, Trupeo ti chiede quali conversazioni già presenti nella casella mettere subito in Da assegnare: «Solo le email che arrivano da adesso», «Gli ultimi 7 giorni», «Gli ultimi 30 giorni» o «Tutto lo storico». Le altre vanno in Fatti. Nella tua casella non si sposta niente: nessuna email viene archiviata, spostata o eliminata. Una nuova risposta riporta la sua conversazione in Da assegnare.
Più avanti, il proprietario può mettere una parte più ampia dello storico in Fatti, dalla sezione «Storico» delle impostazioni della casella: vedi Come arrivano le email in Trupeo.
4. Invita il tuo team
Trupeo chiede poi «Chi legge questa casella con te?». Scrivi gli indirizzi degli altri membri, uno per riga, con il loro ruolo, poi manda gli inviti; oppure scegli «Nessun altro legge questa casella» e fallo più tardi dalle impostazioni. Intanto la copia delle email continua. Ruoli e inviti sono spiegati in Invitare il tuo team e scegliere un ruolo.
Cosa succede dopo
Sei il proprietario della casella che hai appena collegato. La sua prova gratuita di 30 giorni parte nel momento in cui il collegamento riesce, senza inserire una carta. Ogni casella ha la sua prova e il suo abbonamento: vedi Prova, abbonamento e prezzi ridotti.
Trupeo copia poi le email già presenti nella casella, in background, dalle più recenti. In cima all’elenco, una riga «Copia in corso» mostra a che punto è. Una casella grande richiede più tempo per essere copiata per intero, e puoi usare la casella e rispondere durante la copia. Cosa viene copiato, e cosa no, è spiegato in Come arrivano le email in Trupeo.
La casella si apre su «Per me» se hai invitato qualcuno, su «Ancora da fare» se sei da solo. In una casella di team, due suggerimenti compaiono sopra l’elenco, uno dopo l’altro: «Me ne occupo io», poi «Segna come fatto». «Capito» li chiude, e ognuno sparisce da solo appena fai il gesto che suggerisce. Vedi Capire la vista Da assegnare.
Una domanda strada facendo? «Aiuto», in fondo alla colonna di sinistra (in «Altro» sul telefono), propone gli articoli sulla schermata in cui ti trovi, e con «Scrivici» ce la mandi. Leggiamo tutto quello che ci scrivi. Un’idea, qualcosa che ti manca? Proponila nella pagina Idee, dove vedi anche cosa hanno chiesto gli altri e a che punto è ogni idea.
Una casella aggiunta, mai collegata
Se hai scritto l’indirizzo senza finire il collegamento, la casella ti aspetta. Quando ci torni, Trupeo mostra per esempio «Manca solo il consenso di Google», la data in cui l’hai aggiunta e la data in cui verrà eliminata se non è ancora collegata: non è stato copiato niente, non c’è niente da perdere. «Elimina questa casella» la elimina subito, con «Annulla» per qualche secondo.
Collegare un’altra casella più tardi
Apri il menu del tuo account (il tuo nome in fondo alla colonna di sinistra), poi scegli «Aggiungi una casella». Quando hai già più caselle, anche il menu delle caselle, in cima alla colonna, lo propone. Ripeti i passaggi da 2 a 4 per quell’indirizzo.