Trupeo verbindet sich mit dem Postfach, das Sie schon haben. Sie ziehen nichts um und legen keine neue Adresse an. Sie verbinden die bestehende: die Kontaktadresse, das allgemeine Postfach, das Postfach, über das Ihr Team heute antwortet.
Wenn Sie noch abwägen, ob sich ein gemeinsames Postfach für Ihr Team lohnt, beginnen Sie mit unserem vollständigen Leitfaden zum gemeinsamen Postfach. Diese Seite geht davon aus, dass die Entscheidung gefallen ist.
Bevor Sie beginnen
Sie brauchen drei Dinge:
- Ihre eigene Adresse, für Ihr persönliches Konto. Nicht die gemeinsame Adresse.
- Zugang zum gemeinsamen Postfach: eine Person, die sich dort mit Google oder Microsoft anmelden kann, oder das Passwort des Postfachs bei jedem anderen E-Mail-Anbieter.
- Etwa fünf Minuten. Die Kopie der älteren E-Mails läuft danach im Hintergrund weiter.
Die ersten Schritte bestehen aus vier Etappen, die oben auf jedem Bildschirm stehen: „Konto“, „Postfach“, „Verlauf“, „Team“.
1. Ihr persönliches Konto erstellen
Öffnen Sie app.trupeo.com/signup. Wählen Sie auf dem Bildschirm „Erstellen Sie Ihr Trupeo-Konto“ die Option „Weiter mit Google“, „Weiter mit Microsoft“ oder „Weiter mit einer E-Mail-Adresse“.
Dieser Schritt ist wichtig. Über Ihr persönliches Konto weiß Trupeo, wer worauf geantwortet hat. Wird die gemeinsame Adresse zum persönlichen Konto einer Person, können die anderen Mitglieder nicht mehr erkennen, wer geantwortet hat.
- Mit Google oder Microsoft: Sieht das Konto, mit dem Sie zurückkommen, wie die Adresse eines Teams aus (zum Beispiel die Kontaktadresse), fragt Trupeo „Ist das Ihr eigenes Konto?“. Das passiert, wenn der Browser schon im gemeinsamen Postfach angemeldet ist. Wählen Sie „Mit meinem eigenen Konto neu beginnen“, oder „Das ist wirklich meine eigene Adresse, weiter“, wenn die Adresse tatsächlich Ihnen gehört.
- Mit einer E-Mail-Adresse: Geben Sie Ihre Adresse und ein Passwort mit mindestens 12 Zeichen ein und wählen Sie dann „Konto erstellen“. Geben Sie eine Adresse ein, die wie die eines Teams aussieht, sagt Trupeo Ihnen das sofort. Danach erhalten Sie per E-Mail einen sechsstelligen Code: Geben Sie den Code auf dem Bildschirm „Geben Sie den Code aus unserer E-Mail ein“ ein und wählen Sie dann „Bestätigen“. Der Code gilt zehn Minuten, und Sie können einen neuen anfordern.
2. Das gemeinsame Postfach verbinden
Geben Sie auf dem Bildschirm „Welche Adresse teilt Ihr Team?“ die gemeinsame Adresse in „Team-Adresse“ ein. Schon beim Tippen erkennt Trupeo den E-Mail-Anbieter selbst, an der Adresse und daran, wo die Domain ihre E-Mails empfängt, und zeigt das unter dem Feld an: „Google-Postfach.“, „Microsoft-Postfach.“ oder zum Beispiel „Gehostet bei IONOS.“. Stimmt die Antwort nicht, können Sie mit „Kein Google-Postfach?“ (oder Microsoft) selbst wählen.
Wie es weitergeht, hängt vom E-Mail-Anbieter ab:
- Gmail oder Google Workspace: „Weiter mit Google“. Siehe Ein Gmail-Postfach verbinden.
- Outlook oder Microsoft 365: „Weiter mit Microsoft“. Siehe Ein Postfach von Outlook oder Microsoft 365 verbinden.
- Jeder andere E-Mail-Anbieter: das Passwort des Postfachs, dann „Postfach verbinden“. Siehe Ein IMAP-Postfach verbinden.
Ein Tippfehler in der Adresse? Korrigieren Sie ihn einfach im Feld, solange die Verbindung noch nicht geklappt hat: Es geht nichts verloren, das Postfach enthält noch keine E-Mail.
Ist Ihre eigene Adresse noch nicht bestätigt, fragt Trupeo zuerst nach dem Code, den es Ihnen per E-Mail geschickt hat: Ein gemeinsames Postfach wird nur mit einer bestätigten Adresse angelegt. Ist die gemeinsame Adresse schon mit Trupeo verbunden, sagt Trupeo Ihnen das: Bitten Sie den Inhaber dieses Postfachs, Sie einzuladen, statt das Postfach ein zweites Mal zu verbinden.
Sobald die Zustimmung erteilt ist, zeigt der Bildschirm „Postfach wird verbunden“ die Schritte: Zustimmung erhalten, Postfach gefunden, die neuesten E-Mails werden kopiert. Das dauert ein paar Sekunden.
3. Wählen, was in „Zu vergeben“ kommt
Während die ersten E-Mails kopiert werden, fragt Trupeo, welche Konversationen, die schon im Postfach liegen, in „Zu vergeben“ beginnen: „Nur E-Mails, die ab jetzt ankommen“, „Die letzten 7 Tage“, „Die letzten 30 Tage“ oder „Der ganze Verlauf“. Die übrigen kommen in „Erledigt“. In Ihrem Postfach ändert sich nichts: Keine E-Mail wird archiviert, verschoben oder gelöscht. Eine neue Antwort bringt ihre Konversation zurück in „Zu vergeben“.
Später kann der Inhaber im Abschnitt „Verlauf“ der Einstellungen des Postfachs einen größeren Teil des Verlaufs in „Erledigt“ legen: siehe Wie E-Mails in Trupeo ankommen.
4. Ihr Team einladen
Danach fragt Trupeo „Wer liest dieses Postfach mit Ihnen?“. Geben Sie die Adressen der anderen Mitglieder ein, eine pro Zeile, mit ihrer Rolle, und senden Sie dann die Einladungen; oder wählen Sie „Sonst liest niemand dieses Postfach“ und holen Sie das später in den Einstellungen nach. Die Kopie der E-Mails läuft währenddessen weiter. Rollen und Einladungen erklärt Ihr Team einladen und eine Rolle wählen.
Wie es weitergeht
Sie sind Inhaber des Postfachs, das Sie gerade verbunden haben. Die 30-tägige kostenlose Testphase des Postfachs beginnt in dem Moment, in dem die Verbindung klappt, ohne dass Sie eine Karte angeben müssen. Jedes Postfach hat seine eigene Testphase und sein eigenes Abonnement: siehe Testphase, Abonnement und Rabatte.
Trupeo kopiert danach im Hintergrund die E-Mails, die schon im Postfach liegen, die neuesten zuerst. Oben in der Liste zeigt eine Zeile „Kopie läuft“, wie weit die Kopie ist. Ein großes Postfach braucht länger, bis alles kopiert ist, und Sie können das Postfach während der Kopie nutzen und antworten. Was kopiert wird und was nicht, steht in Wie E-Mails in Trupeo ankommen.
Das Postfach öffnet sich auf „Für mich“, wenn Sie jemanden eingeladen haben, auf „Noch offen“, wenn Sie allein sind. Im Postfach eines Teams erscheinen über der Liste nacheinander zwei Hinweise: „Ich übernehme“, dann „Als erledigt markieren“. „Verstanden“ blendet sie aus, und jeder Hinweis verschwindet auch, sobald Sie den Schritt gemacht haben. Siehe Die Ansicht „Zu vergeben“ verstehen.
Eine Frage unterwegs? „Hilfe“, unten in der linken Spalte (auf dem Handy unter „Mehr“), zeigt die Artikel zu dem Bildschirm, auf dem Sie gerade sind, und mit „Schreiben Sie uns“ schicken Sie uns Ihre Frage. Wir lesen alles, was Sie uns schreiben. Eine Idee, fehlt Ihnen etwas? Schlagen Sie es auf der Seite Ideen vor, wo Sie auch sehen, was andere sich wünschen und wo jede Idee steht.
Ein Postfach hinzugefügt, nie verbunden
Haben Sie die Adresse eingegeben, ohne die Verbindung abzuschließen, wartet das Postfach auf Sie. Wenn Sie zurückkommen, zeigt Trupeo zum Beispiel „Es fehlt nur noch die Zustimmung von Google“, das Datum, an dem Sie das Postfach hinzugefügt haben, und das Datum, an dem das Postfach gelöscht wird, falls es dann immer noch nicht verbunden ist: Es wurde nichts kopiert, es gibt nichts zu verlieren. „Dieses Postfach löschen“ entfernt es sofort, mit „Rückgängig“ für ein paar Sekunden.
Später ein weiteres Postfach verbinden
Öffnen Sie das Menü Ihres Kontos (Ihr Name unten in der linken Spalte) und wählen Sie dann „Postfach hinzufügen“. Haben Sie schon mehrere Postfächer, bietet auch das Postfachmenü oben in der Spalte diese Option an. Sie durchlaufen dann die Schritte 2 bis 4 noch einmal, für diese Adresse.