Ein gemeinsames Postfach mit nur einer Person bringt nicht viel. Die Mitglieder einzuladen, die mit Ihnen antworten, dauert eine Minute, und jede Person behält ihren eigenen Zugang: Niemand reicht ein Passwort weiter.
Genau deshalb laden Sie Personen ein, statt Zugangsdaten zu verteilen. Was ein Passwort, das die Runde macht, wirklich kostet, lesen Sie in ein Team-Postfach teilen, ohne das Passwort zu teilen.
Wo Sie einladen
Während der ersten Schritte mit dem Postfach fragt der vierte Schritt, „Team“: „Wer liest dieses Postfach mit Ihnen?“ Jede Zeile nimmt eine Adresse und eine Rolle auf, „Mitglied“ oder „Inhaber“; Sie können auch mehrere Adressen auf einmal einfügen. Der Button zeigt, wie viele Einladungen verschickt werden, zum Beispiel „2 Einladungen senden“. „Sonst liest niemand dieses Postfach“ überspringt den Schritt. E-Mails kommen in der Zwischenzeit weiter an.
Danach in den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Mitglieder“:
- Am Computer: Klicken Sie auf „Einstellungen“, unten in der linken Spalte. Die Einstellungen öffnen sich auf „Allgemein“; in der Spalte enthält die Gruppe „Dieses Postfach“ den Eintrag „Mitglieder“.
- Am Handy: „Mehr“, dann „Einstellungen“. Die Liste, die sich öffnet, hat eine Gruppe „Dieses Postfach“, darin „Mitglieder“.
Nur ein Inhaber kann einladen und die Einstellungen des Postfachs ändern. Ein Mitglied kann die vier Seiten der Gruppe lesen, „Allgemein“, „Versand“, „Mitglieder“ und „Abrechnung“, ohne etwas zu ändern: Jede Seite nennt die Inhaber, an die sich das Mitglied für eine Änderung wendet.
Aus einer E-Mail, sobald eine Einladung verschickt ist, aber noch niemand dem Postfach beigetreten ist: Das Menü „Übergeben an…“ zeigt „Noch kein anderes Mitglied.“ und bietet einem Inhaber „Mitglied einladen“ an, das sofort das unten beschriebene Formular öffnet. Solange Sie allein im Postfach sind und keine Einladung wartet, haben E-Mails kein „Übergeben an…“: Es gibt niemanden, dem Sie sie übergeben könnten.
Oben auf der Seite „Mitglieder“ öffnet „Einladen“ das Formular „Mitglied einladen“ direkt auf der Seite. Geben Sie eine oder mehrere Adressen in „E-Mail-Adressen“ ein, durch ein Komma getrennt, und klicken Sie dann auf „Einladung senden“ (oder „Die 3 Einladungen senden“). Das Formular zeigt auch, welcher Tarif gilt, sobald die Einladungen angenommen sind. Wenn eine Adresse schon eine offene Einladung hat, weist Trupeo Sie darauf hin, statt eine zweite zu senden: Senden Sie die bestehende Einladung aus der Liste erneut.
Sobald das Postfach einen Bereich hat, fragt das Formular im Teil „Zugang“ auch, was die Person sehen wird: „Ganzes Postfach“, standardmäßig gewählt, oder „Nur einige Bereiche“, um die Person direkt in die Bereiche einzuladen, die Sie anhaken. Siehe Bereiche: einem Mitglied nur die E-Mails zeigen, die es betreffen.
Was die eingeladene Person erhält
Eine E-Mail, die sie einlädt, Ihrem gemeinsamen Postfach beizutreten, mit einem Button, der sie zu Trupeo bringt. Die E-Mail ist in der Sprache der Person geschrieben, die sie sendet, also der Sprache aus den Einstellungen ihres Kontos, Seite „Profil“: Von einem Konto auf Deutsch heißt der Button Dem Postfach beitreten, von einem Konto auf Englisch Join the mailbox. Wird die Einladung erneut gesendet, ist sie in der Sprache der Person geschrieben, die auf „Erneut senden“ klickt.
Der Button öffnet die Seite „Treten Sie dem Postfach des Teams bei“. Dort steht, wer einlädt, welches Postfach die Person lesen wird und mit welcher Rolle. Die Person legt ihr eigenes Trupeo-Konto an, wenn sie noch keines hat, oder meldet sich mit „Anmelden“ an. Danach wird sie dem Postfach hinzugefügt und ist direkt darin.
Drei Dinge sollten Sie vor dem Senden wissen:
- Die Adresse muss übereinstimmen. Die Einladung wird nur von einem Konto angenommen, dessen E-Mail-Adresse genau die eingeladene ist. Ist die Person mit einer anderen Adresse angemeldet, zeigt Trupeo „Diese Einladung gilt für eine andere Adresse“, mit beiden Adressen, „Abmelden und weiter“ und einem Button, der Sie bittet, die eigene Adresse der Person einzuladen. Laden Sie die Adresse ein, die die Person tatsächlich nutzt.
- Die Adresse muss bestätigt sein. Wer einem gemeinsamen Postfach beitritt, braucht eine bestätigte Adresse. Wer sein Konto mit einer E-Mail-Adresse und einem Passwort anlegt, erhält zuerst einen sechsstelligen Code per E-Mail und gibt ihn unter „Geben Sie den Code aus unserer E-Mail ein“ ein. Sobald die Adresse bestätigt ist, tritt die Person dem Team bei.
- Die Einladung gilt vierzehn Tage. Danach zeigt die Zeile der Einladung in „Wer Zugang hat“, dass sie abgelaufen ist, und wer den Link öffnet, liest „Diese Einladung ist abgelaufen“, mit „Neue Einladung anfordern“: Sie erhalten eine E-Mail und können die Person mit einem Klick erneut einladen. „Erneut senden“ startet weitere vierzehn Tage mit einem neuen Link, „Zurückziehen“ löscht die Einladung.
Solange die Einladung nicht angenommen ist, bleibt ihre Zeile in „Wer Zugang hat“, mit dem Datum, an dem sie gesendet wurde, und dem Datum, bis zu dem sie gilt. Nach der Annahme erscheint die Person dort mit ihrer Rolle.
Die zwei Rollen
Trupeo hat nur zwei Rollen: Inhaber und Mitglied. In „Wer Zugang hat“ ist die Rolle jeder Person am Computer ein Button am Ende ihrer Zeile. Am Handy steht die Rolle unter dem Namen: Tippen Sie auf die Zeile der Person, und unten auf dem Bildschirm öffnet sich ein Fenster mit denselben Möglichkeiten wie der Button.
Wer über die Seite „Mitglieder“ eingeladen wird, kommt als Mitglied dazu. Bei den ersten Schritten wählen Sie die Rolle für jede Zeile. Die Rolle lässt sich später ändern.
Ein Mitglied arbeitet im Postfach: liest E-Mails, antwortet, übergibt E-Mails, hinterlässt Notizen fürs Team, markiert E-Mails als erledigt, löscht, legt E-Mails unter Labels und in Ordnern ab und kann ein Label anlegen, umbenennen oder löschen. Standardmäßig sieht es alle Konversationen; ein Inhaber kann es auf einige Bereiche beschränken, sodass es nur die E-Mails sieht, die es betreffen (siehe Bereiche).
Ein Inhaber kann all das und verwaltet außerdem das Postfach:
- Einladungen senden, erneut senden und zurückziehen;
- ein Mitglied entfernen;
- Rollen ändern und ein Mitglied auf einige Bereiche beschränken;
- die Abrechnung: siehe Testphase, Abonnement und reduzierte Preise;
- die Seite „Allgemein“: die Verbindung des Postfachs, den Export seiner Daten und das Löschen des Postfachs;
- die Seite „Versand“: den Absendernamen, die Signatur des gemeinsamen Postfachs und die Zeile Gesendet mit Trupeo.
Um eine Rolle zu ändern, klicken Sie auf den Rollen-Button (am Handy tippen Sie auf die Zeile): Das Menü bietet „Mitglied“ („Liest, antwortet und legt E-Mails ab.“) und „Inhaber“ („Richtet außerdem das Postfach ein, lädt ein und bezahlt.“). Ein Postfach muss mindestens einen Inhaber behalten: Solange es nur einen gibt, ist „Mitglied“ in seiner Zeile inaktiv, mit „Ein Postfach braucht mindestens einen Inhaber.“
In der Praxis: Bestimmen Sie zwei Inhaber, sobald Sie mehr als zwei Personen sind. Ist einer im Urlaub, kann der andere eine Vertretung einladen oder die Abrechnung regeln.
Jemanden entfernen
Klicken Sie auf den Rollen-Button der Person (am Handy tippen Sie auf ihre Zeile), dann auf „Aus dem Postfach entfernen“. Die Zeile zeigt „Wird entfernt…“, mit „Rückgängig“, und eine Meldung erinnert daran, dass die Person den Zugang verliert und dass die E-Mails, um die sie sich kümmert, zurück in „Zu vergeben“ gehen. Etwa zehn Sekunden lang können Sie die Person mit „Rückgängig“ behalten; danach wird sie entfernt. Um einen Inhaber zu entfernen, machen Sie ihn zuerst zum Mitglied.
Die Person verliert dann den Zugang zum gemeinsamen Postfach. Ihr Trupeo-Konto besteht weiter: Entfernt wird der Zugang zu diesem Postfach, nicht das Konto.
Die E-Mails, um die sich die Person gekümmert hat, gehen ans Team zurück. Jede E-Mail, um die sie sich gekümmert hat und die nicht erledigt war, geht zurück in „Zu vergeben“, und ihre Konversation vermerkt „Diese E-Mail ist wieder in „Zu vergeben“: Die Person, die sich darum gekümmert hat, hat das Postfach verlassen“. Niemand muss danach suchen: Übernehmen Sie diese E-Mails aus „Zu vergeben“, wie in Zeigen, wer sich um eine E-Mail kümmert beschrieben. Die E-Mails, die die Person schon erledigt hatte, behalten ihren Namen: Der Name zeigt, wer sich darum gekümmert hat.
Die Benachrichtigungen der Person zu diesem Postfach verschwinden, und Benachrichtigungen oder E-Mails, die noch nicht verschickt waren, gehen nicht an die Person. Wenn Sie sie erneut einladen, erhält sie diese wieder.
Eine letzte Folge betrifft die Rechnung: Der Tarif richtet sich nach der Zahl der Personen mit Zugang zum Postfach. Von drei Personen auf zwei oder umgekehrt wechselt der Tarif automatisch, ohne dass Sie etwas tun müssen.
Ein Postfach verlassen
Ein Mitglied, das in einem Postfach nichts mehr zu tun hat, verlässt es selbst, ohne darauf zu warten, entfernt zu werden. In den Einstellungen des Postfachs, auf der Seite „Allgemein“, steht im Abschnitt „Sie und dieses Postfach“ der Eintrag „Postfach verlassen…“. Das Fenster, das sich öffnet, erklärt, was passiert: „Postfach verlassen“ bestätigt, „Bleiben“ schließt es.
Der Abschied wirkt genauso wie ein Entfernen: Die E-Mails, um die sich das Mitglied gekümmert hat, gehen zurück in „Zu vergeben“, sein Trupeo-Konto besteht weiter, und für eine Rückkehr braucht es eine neue Einladung von einem Inhaber. Trupeo bringt das Mitglied danach zu einem anderen seiner Postfächer oder zu den ersten Schritten, wenn ihm keines mehr bleibt.
Ein Inhaber sieht diesen Abschnitt nicht. Um zu gehen, wechselt er zuerst zur Rolle Mitglied, was nur möglich ist, solange ein anderer Inhaber bleibt, und verlässt dann das Postfach.
Ein pausiertes Postfach übergeben
Wenn ein Postfach pausiert ist (eine Testphase, die ohne Zahlungsmethode endete, oder eine Zahlung, die nicht durchging), weist die Seite „Mitglieder“ darauf hin: Einladen, jemanden entfernen oder einen Zugang ändern geht wieder, sobald das Abonnement weiterläuft.
Eines bleibt möglich: das Postfach einem Mitglied übergeben, indem Sie es zum Inhaber machen, zum Beispiel der Person, die sich um die Zahlung kümmern wird. Wählen Sie „Inhaber“ im Rollenmenü des Mitglieds. Das Fenster „Das Postfach an Marie übergeben?“ erklärt, was diese Person dann tun kann, erinnert daran, dass Sie Inhaber bleiben und dass sich das nicht rückgängig machen lässt, solange das Postfach pausiert ist. „Übergeben“ bestätigt, „Nichts ändern“ schließt es.
Ein Mitglied eines pausierten Postfachs sieht die Liste der Personen nicht: Die Seite zeigt ihm „Die Mitgliederliste ist wieder da, sobald das Abonnement weiterläuft.“ Wie Sie das Postfach wieder starten, steht in Testphase, Abonnement und reduzierte Preise.