Es gibt vier Wege, mehreren Personen Zugriff auf ein Postfach zu geben, ohne das Passwort herumzureichen: die Gmail-Delegierung, ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365, eine Google-Gruppe als gemeinsamer Posteingang oder ein gemeinsames Postfach, das per OAuth verbunden ist. Jeder Weg hat dokumentierte Grenzen, die Sie vor der Wahl kennen sollten. Gemeinsam ist allen die Eigenschaft, auf die es ankommt: Zugriff wird pro Person erteilt und pro Person entzogen. Verlässt jemand das Team, kostet das einen Klick statt eines neuen Passworts für alle.
Warum das Passwort überhaupt geteilt wird
Aus Nachlässigkeit geschieht das nicht. Sie richten die Kontaktadresse an einem Freitag ein, weil jemand eine Adresse braucht, an die er schreiben kann, Sie wählen ein Passwort und geben es den beiden Personen, die das Postfach lesen werden. Das kostet nichts, braucht keine Admin-Konsole, und alle verstehen es sofort.
Es passt auch zum Selbstbild eines kleinen Teams. Man vertraut sich, wozu also Hürden aufbauen. Das Problem: Private Gmail- und Outlook.com-Konten sind für eine einzige Identität gebaut, und ein gemeinsames Passwort arbeitet gegen das Produkt statt mit ihm. Was am ersten Tag wie eine Abkürzung aussieht, wird an dem Tag zum Dauerproblem, an dem sich das Team verändert.
Was es wirklich kostet
Vier Kosten, in der Reihenfolge, in der Teams ihnen begegnen.
Der Anbieter sperrt das Konto. Das ist meist das erste Anzeichen, und es kommt ohne Vorwarnung. Anmeldungen von mehreren Orten gleichzeitig sehen nach einem Angriff aus, und der Bestätigungscode geht an die Person, die das Konto angelegt hat. Sitzt diese Person in einer Besprechung oder ist im Urlaub, kommt das ganze Team nicht mehr an seine eigene Kontaktadresse. Selbst für den vorgesehenen Weg nennt Google eine praktische Obergrenze: Bei typischer Nutzung können etwa 40 Bevollmächtigte gleichzeitig auf ein Gmail-Konto zugreifen.
Niemand weiß, wer was getan hat. Jede Antwort ging unter derselben Identität hinaus. Schreibt jemand „Mir wurden 450 zugesagt“, lässt sich nicht herausfinden, wer das war oder was sonst noch versprochen wurde. Es gibt keine Nachvollziehbarkeit, auf die man bauen könnte, und nichts, was man übergeben könnte, wenn die Person geht, die Bescheid wusste.
Jeder Weggang wird zur Last für alle. Jemand geht, also muss das Passwort geändert werden, also muss das neue an alle anderen verteilt werden. Das wird aufgeschoben, und deshalb haben Leute, die längst gegangen sind, oft noch monatelang Zugriff auf ein Firmenpostfach. Entschieden hat das niemand: Es passiert einfach, wenn die Lösung fünf Personen eine Unterbrechung kostet.
Das Risiko wächst mit jeder Person. Ein Passwort, das fünf Personen kennen, landet irgendwann in einem Chatverlauf oder einer Notiz-App, oder es wird auf einer Website wiederverwendet, die dann gehackt wird. Liegen in Ihrem Postfach Daten von Kunden, Familien oder Mitgliedern, ist das eine Frage des Datenschutzes und keine der internen Bequemlichkeit.
Gut zu wissen: Für Microsoft ist die Sache entschieden. Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 hat zwar ein zugehöriges Konto mit Kennwort, doch Microsoft beschreibt dieses Kennwort als vom System generiert und nicht zur Verwendung vorgesehen und weist an, die Anmeldung für dieses Konto zu blockieren und blockiert zu lassen.
Vier Wege, es richtig zu machen
| Weg | Für wen | Was es voraussetzt | Dokumentierte Grenzen |
|---|---|---|---|
| Gmail-Delegierung | Eine Adresse, wenige Personen, alle bei Google | Bei Workspace muss der Admin die Delegierung erlauben | 10 Bevollmächtigte bei einem privaten Konto, bis zu 1.000 bei einem geschäftlichen oder Schulkonto, etwa 40 gleichzeitig |
| Freigegebenes Postfach in Microsoft 365 | Ein Unternehmen, das schon Microsoft 365 nutzt | Ein Exchange-Admin und ein lizenziertes Postfach für jede Person | Maximal 25 Personen, 50 GB ohne Lizenz, kein Zugriff für Externe |
| Google-Gruppe als gemeinsamer Posteingang | Teams, die sich in Google Groups zurechtfinden | Aktivierter Konversationsverlauf und die passenden Moderationsrechte | Zuweisen erfordert „Wer darf Metadaten moderieren?“ |
| Gemeinsames Postfach per OAuth | Gemischte Anbieter oder ein Team, das sich auch abstimmen muss | Das Postfach einmal verbinden | Hängt vom Werkzeug ab, nicht vom Postfach |
Die Gmail-Delegierung ist der leichteste Weg. Die Inhaberin oder der Inhaber erteilt den Zugriff in den Einstellungen, die bevollmächtigte Person öffnet das Postfach aus ihrem eigenen Google-Konto, und der Entzug ist ein Klick. Eines sollten Sie prüfen, bevor Sie eine Adresse für Anfragen von außen darauf aufbauen: Wenn eine bevollmächtigte Person sendet, wird ihre eigene E-Mail-Adresse angezeigt. Außerdem hat sich gerade etwas geändert, weshalb ältere Artikel hier falschliegen: Delegierte Konten waren bisher nur im Web nutzbar, aber Google hat den Zugriff über die Gmail-App für iOS und Android angekündigt und die Einführung am 21. August 2026 wieder aufgenommen. Die Funktion wird also gerade ausgerollt und ist noch nicht überall verfügbar.
Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 ist der robusteste Weg, wenn Sie Microsoft 365 schon nutzen, und der verwaltungsintensivste. Berechtigungen werden pro Person im Admin Center vergeben, jede Person braucht ein eigenes lizenziertes Exchange-Online-Postfach, und das freigegebene Postfach selbst braucht bis 50 GB keine Lizenz. Zwei Einschränkungen: Es unterstützt höchstens 25 Personen, und Sie können niemandem außerhalb Ihrer Organisation Zugriff geben, auch nicht Personen mit einem Gmail-Konto.
Eine Google-Gruppe als gemeinsamer Posteingang ergänzt eine Verteilerliste um Zuständigkeiten: eine Unterhaltung übernehmen, sie zuweisen, sie als abgeschlossen markieren. Dafür braucht es die passende Moderationsberechtigung, und ein ehrenamtliches Mitglied ohne diese Berechtigung kann zwar lesen und antworten, aber nichts übernehmen.
Ein gemeinsames Postfach, das per OAuth verbunden ist, ist der Weg, dem der Anbieter egal ist. Sie vergeben ein widerrufbares Zugriffstoken statt eines Passworts, und jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an.
Was zu tun ist, wenn jemand geht
An diesem Tag zeigt sich, wozu die vier Wege oben gut sind. Das Vorgehen ist bei allen gleich und dauert eine Minute.
Entziehen Sie dieser Person den Zugriff, einzeln. Niemand sonst wird unterbrochen, kein Passwort ändert sich. Prüfen Sie danach die Absenderadresse aller, die bleiben: Wenn jemand geht, stellt sich oft heraus, dass Antworten unter einem persönlichen Namen hinausgegangen sind. Übergeben Sie zum Schluss alles, was die Person offen hatte, bevor es aus dem Blick gerät: Weiß niemand, was gerade lief, wird aus einer Abwesenheit Funkstille gegenüber denen, die auf eine Antwort warten.
Eines sollte dabei nicht nötig sein: ein Passwort zu ändern und neu zu verteilen. Gehen Sie noch so vor, beheben Sie genau das zuerst, noch vor jeder Frage nach Werkzeugen.
Was Trupeo macht
Sie verbinden das Postfach einmal, per OAuth für Gmail, Google Workspace, Outlook und Microsoft 365, oder mit IMAP-Zugangsdaten für jeden anderen Anbieter. Die Mitglieder Ihres Teams werden per E-Mail eingeladen und legen jeweils ein eigenes Konto an. Niemand sonst sieht je die Zugangsdaten des Postfachs, und jemanden zu entfernen ist ein Klick, der für alle anderen nichts ändert.
Weil jede Person mit ihrem eigenen Konto arbeitet, bleibt die Arbeit nachvollziehbar: Bei jeder Konversation steht, wer sich darum kümmert, dazu ein Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) und Notizen fürs Team direkt an der E-Mail. Verlässt jemand das Team, bleibt der Verlauf dessen, was diese Person gesendet und notiert hat, wo er ist. Genau das macht eine Übergabe auch drei Monate später noch möglich.
Sehen Sie sich die Funktionen oder unsere Preise an. Um die Sicherheit geht es in Sicherheitsrisiken eines gemeinsamen Postfachs, um die Obergrenzen der Anbieter in Grenzen eines gemeinsamen Postfachs und um das ganze Thema in unserem Ratgeber zum gemeinsamen Postfach. Wenn Sie einen Verein führen, sind unsere Hinweise für Vereine genauer, und um ein kostenloses Gmail-Konto, das sich Ehrenamtliche teilen, geht es in ein Gmail-Konto im Verein teilen.
Häufige Fragen
Wie können mehrere Personen ohne Passwort auf ein Postfach zugreifen?
Auf vier Wegen. Mit der Gmail-Delegierung, bei der jede bevollmächtigte Person das Postfach aus ihrem eigenen Google-Konto öffnet. Mit einem freigegebenen Postfach in Microsoft 365, bei dem die Berechtigungen pro Person im Admin Center vergeben werden. Mit einer Google-Gruppe als gemeinsamer Posteingang. Oder mit einem gemeinsamen Postfach, das per OAuth verbunden ist und mit allen Anbietern funktioniert. Bei allen vier wird der Zugriff pro Person erteilt und entzogen.
Warum ist es ein Problem, das Passwort eines Postfachs zu teilen?
Weil der Anbieter das Konto sperren kann, wenn er gleichzeitige Anmeldungen von mehreren Orten sieht, weil niemand erkennen kann, wer was geantwortet hat, und weil jeder Weggang eine Passwortänderung für das ganze Team erzwingt, die deshalb aufgeschoben wird. Microsofts eigene Anweisung für ein freigegebenes Postfach lautet, die Anmeldung für dessen Konto zu blockieren und blockiert zu lassen.
Braucht eine bevollmächtigte Person das Passwort des Postfachs?
Nein. Genau darum geht es bei der Delegierung: Die bevollmächtigte Person meldet sich mit ihren eigenen Zugangsdaten an und öffnet das gemeinsame Postfach neben ihrem eigenen. Der Zugriff wird in den Einstellungen des Postfachs erteilt und lässt sich mit einem Klick entziehen, ohne dass sich sonst etwas ändert.
Kommen die Antworten meines Teams von der gemeinsamen Adresse?
Nicht automatisch. Bei der Gmail-Delegierung wird beim Senden die eigene E-Mail-Adresse der bevollmächtigten Person angezeigt. Intern ist das in Ordnung, bei einer Adresse, an die Außenstehende schreiben, meist unerwünscht. Prüfen Sie es, indem Sie sich aus dem Konto jeder Person eine Test-E-Mail schicken, bevor Sie sich darauf verlassen.
Was passiert mit den E-Mails, wenn jemand geht?
Mit persönlichem Zugriff nichts: Sie entziehen dieser einen Person den Zugriff, und für alle anderen bleibt das Postfach unberührt. Genauso wichtig ist es, alles zu übergeben, was die Person offen hatte, und zu prüfen, ob ihre Antworten von der gemeinsamen Adresse hinausgingen und nicht von ihrer eigenen. Denn die Antwort auf alles, was unter ihrem Namen gesendet wurde, landet in einem Postfach, das Sie nicht mehr öffnen können.
Quellen:
- Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten: die Grenze von 10 Bevollmächtigten bei einem privaten Konto und bis zu 1.000 bei einem geschäftlichen oder Schulkonto, der Hinweis, dass bei typischer Nutzung etwa 40 Bevollmächtigte gleichzeitig zugreifen können, was Bevollmächtigte tun dürfen und was nicht, und dass beim Senden die eigene Adresse der bevollmächtigten Person angezeigt wird (Stand: Oktober 2026).
- Work with delegated Gmail accounts from mobile devices (auf Englisch): Zugriff auf delegierte Konten über iOS und Android, bisher nur im Web, mit der am 21. August 2026 wieder aufgenommenen Einführung.
- Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365: das vom System generierte, nicht zur Verwendung vorgesehene Kennwort und die Anweisung, die Anmeldung zu blockieren, die Obergrenze von 25 Personen, 50 GB Speicher ohne Lizenz, das lizenzierte Exchange-Online-Postfach, das jede Person braucht, und dass Personen außerhalb der Organisation kein Zugriff gegeben werden kann (Stand: Oktober 2026).
- Gruppe als gemeinsamen Posteingang verwenden: Unterhaltungen übernehmen, zuweisen und als abgeschlossen markieren, und die Moderationsberechtigungen, die jede Aktion erfordert (Stand: Oktober 2026).