Quatre façons de donner accès à une même boîte à plusieurs personnes sans distribuer le mot de passe : la délégation Gmail, une boîte partagée Microsoft 365, un groupe Google avec boîte de réception collaborative, ou une boîte de réception partagée connectée en OAuth. Chacune a des limites documentées qu’il vaut mieux connaître avant de choisir. Toutes partagent la propriété qui compte : l’accès s’accorde et se retire personne par personne, donc un départ coûte un clic au lieu d’un nouveau mot de passe pour tout le monde.
Pourquoi le mot de passe se partage au départ
Ce n’est pas de la négligence. Vous créez contact@ un vendredi parce qu’un client a besoin d’une adresse, vous choisissez un mot de passe, et vous le donnez aux deux personnes qui relèveront la boîte. Cela ne coûte rien, ne demande aucune console d’administration, et tout le monde comprend immédiatement.
Cela correspond aussi à l’idée qu’une petite équipe se fait d’elle-même. On se fait confiance, pourquoi dresser des barrières. L’ennui, c’est que les comptes Gmail et Outlook.com grand public ont été conçus pour une seule identité : un mot de passe commun travaille contre le produit plutôt qu’avec lui. Ce qui ressemble à un raccourci le premier jour devient structurel le jour où l’équipe change de forme.
Ce que cela coûte vraiment
Quatre coûts, dans l’ordre où les équipes les rencontrent.
Le fournisseur bloque le compte. C’est en général le premier symptôme, et il arrive sans prévenir. Des connexions simultanées depuis plusieurs endroits ressemblent à une intrusion, et le code de vérification part chez la personne qui a créé le compte. Si elle est en réunion ou en congés, toute l’équipe est enfermée dehors de sa propre adresse de contact. La documentation de Google pose d’ailleurs un plafond pratique même dans le montage prévu : en usage courant, une quarantaine de délégués peuvent accéder à un compte Gmail en même temps.
Personne ne sait qui a fait quoi. Toutes les réponses sont parties sous la même identité. Quand un client dit “on m’a annoncé 450”, vous ne pouvez pas savoir qui, ni ce qui a été promis d’autre. Il n’y a aucune responsabilité sur laquelle bâtir, et rien à transmettre le jour où la personne qui savait s’en va.
Un départ devient une corvée pour tout le monde. Quelqu’un part, donc le mot de passe doit changer, donc le nouveau doit être redonné à tous les autres. On repousse, et c’est pour cela que d’anciens collègues gardent couramment accès à la boîte d’une structure des mois après leur départ. Personne n’a décidé cela : c’est ce qui arrive quand la correction coûte une interruption à cinq personnes.
L’exposition s’élargit à chaque personne. Un mot de passe connu de cinq personnes finira dans une conversation de groupe, une application de notes, ou réutilisé sur un site qui se fera pirater. Si votre boîte contient des données de clients, de familles ou d’adhérents, c’est une question de protection des données, pas de confort interne.
À savoir : Microsoft considère le sujet comme tranché. Une boîte partagée Microsoft 365 possède bien un compte associé avec un mot de passe, mais Microsoft le décrit comme généré par le système et non destiné à être utilisé, et demande de bloquer la connexion à ce compte et de la laisser bloquée.
Quatre façons de faire proprement
| Option | À qui cela convient | Ce que cela demande | Limites documentées |
|---|---|---|---|
| Délégation Gmail | Une adresse, quelques personnes, toutes chez Google | Délégation autorisée par l’administrateur sur Workspace | 10 délégués sur un compte personnel, jusqu’à 1 000 sur un compte pro, une quarantaine connectés en même temps |
| Boîte partagée Microsoft 365 | Une entreprise déjà sur Microsoft 365 | Un administrateur Exchange, et une boîte sous licence par personne | 25 utilisateurs maximum, 50 Go sans licence, aucun accès externe |
| Groupe Google en boîte collaborative | Les équipes à l’aise dans Google Groupes | Historique des conversations activé, plus des permissions de modération | Attribuer exige “Qui peut modérer les métadonnées” |
| Boîte partagée en OAuth | Fournisseurs mélangés, ou équipe qui a aussi besoin de coordination | Connecter la boîte une fois | Dépend de l’outil, pas de la messagerie |
La délégation Gmail est la plus légère. Le propriétaire accorde l’accès depuis ses paramètres, le délégué ouvre la boîte depuis son propre compte Google, et la révocation tient en un clic. Un point à vérifier avant de bâtir une adresse client dessus : quand un délégué envoie, c’est sa propre adresse qui apparaît. Et un détail qui vient de changer, que les articles plus anciens donnent donc faux : les comptes délégués n’étaient accessibles que sur le web, mais Google a annoncé l’accès mobile sur iOS et Android et a repris ce déploiement le 21 août 2026. Il arrive, sans être encore partout.
Une boîte partagée Microsoft 365 est la plus solide si vous êtes déjà sur Microsoft 365, et la plus administrative. Les permissions s’attribuent utilisateur par utilisateur depuis le centre d’administration, chaque personne a besoin de sa propre boîte Exchange Online sous licence, et la boîte partagée elle-même n’en demande aucune jusqu’à 50 Go. Deux contraintes à noter : elle plafonne à 25 utilisateurs, et vous ne pouvez donner accès à personne d’extérieur à votre organisation, compte Gmail compris.
Un groupe Google avec la boîte de réception collaborative ajoute la responsabilité au-dessus d’une liste : prendre une conversation, l’attribuer, la marquer terminée. Il faut activer l’historique des conversations et accorder la bonne permission de modération, faute de quoi un bénévole peut lire et répondre sans pouvoir rien prendre en charge.
Une boîte de réception partagée connectée en OAuth est l’option qui se moque de votre fournisseur. Vous accordez un jeton révocable plutôt qu’un mot de passe, et chacun se connecte avec son propre compte.
Que faire quand quelqu’un part
Tout l’intérêt des quatre options ci-dessus se révèle ce jour-là. La procédure est la même pour toutes, et elle prend une minute.
Révoquez l’accès de cette personne, individuellement. Personne d’autre n’est interrompu, aucun mot de passe ne change. Vérifiez ensuite l’adresse d’expédition de ceux qui restent, parce qu’un départ est le moment où l’on découvre que des réponses partaient sous un nom individuel. Enfin, réattribuez ce qu’elle avait en cours avant d’en perdre la trace : une absence se transforme en silence pour le client quand personne ne sait ce qui était en vol.
Ce que vous ne devriez pas avoir à faire, c’est changer un mot de passe et le redistribuer. Si c’est encore votre procédure, c’est la première chose à corriger, avant toute question d’outil.
Ce que fait Trupeo
Vous connectez la boîte une fois, en OAuth pour Gmail, Google Workspace, Outlook et Microsoft 365, ou avec des identifiants IMAP pour tout autre fournisseur. Les membres de votre équipe sont ensuite invités par email et créent chacun leur compte. Personne d’autre ne voit jamais les identifiants de la boîte, et retirer quelqu’un tient en un clic sans toucher aux autres.
Comme chaque personne est identifiée, le travail reste lisible : chaque conversation a un responsable, un statut ouvert ou terminé, et des notes internes attachées au message. Quand un collègue part, l’historique de ce qu’il a envoyé et noté reste en place, et c’est ce qui rend une reprise possible trois mois plus tard.
Voir les fonctionnalités ou nos tarifs. L’angle sécurité est traité dans les risques de sécurité d’une boîte mail partagée, les plafonds des fournisseurs dans les limites d’une boîte mail partagée, et le sujet complet dans le guide de la boîte mail partagée. Si vous animez une structure bénévole, nos conseils pour les associations sont plus précis.
Questions fréquentes
Comment plusieurs personnes peuvent-elles accéder à une boîte mail sans le mot de passe ?
De quatre façons. La délégation Gmail, où chaque délégué ouvre la boîte depuis son propre compte Google. Une boîte partagée Microsoft 365, dont les permissions s’accordent utilisateur par utilisateur depuis le centre d’administration. Un groupe Google avec boîte de réception collaborative. Ou une boîte de réception partagée connectée en OAuth, qui fonctionne quel que soit le fournisseur. Les quatre accordent et retirent l’accès personne par personne.
Pourquoi partager le mot de passe d’une boîte mail pose-t-il problème ?
Parce que le fournisseur peut bloquer le compte en voyant des connexions simultanées depuis plusieurs endroits, que personne ne peut dire qui a répondu quoi, et que chaque départ oblige à changer le mot de passe pour toute l’équipe, ce qui fait qu’on le repousse. La consigne de Microsoft pour une boîte partagée est d’ailleurs de bloquer la connexion à son compte et de la laisser bloquée.
Un délégué a-t-il besoin du mot de passe de la boîte ?
Non, c’est tout l’intérêt de la délégation : le délégué se connecte avec ses propres identifiants et ouvre la boîte partagée à côté de la sienne. Le propriétaire accorde l’accès depuis ses paramètres et peut le révoquer en un clic sans rien changer d’autre.
Les réponses de mes collègues partiront-elles de l’adresse partagée ?
Pas automatiquement. Avec la délégation Gmail, quand un délégué envoie, c’est sa propre adresse qui apparaît : acceptable en interne, généralement indésirable sur une adresse client. Vérifiez-le en vous envoyant un test depuis le compte de chaque personne avant de vous y fier.
Que deviennent les emails quand quelqu’un part ?
Avec un accès individuel, rien : vous révoquez cette seule personne et la boîte reste intacte pour les autres. Ce qui compte tout autant, c’est de réattribuer ce qu’elle avait en cours, et de vérifier que ses réponses partaient bien de l’adresse partagée et non de la sienne, puisque tout ce qui a été envoyé sous son nom recevra sa relance dans une boîte que vous ne pouvez plus ouvrir.
Sources :
- Déléguer et collaborer sur les e-mails : la limite de 10 délégués sur un compte personnel et jusqu’à 1 000 sur un compte professionnel ou scolaire, la précision qu’en usage courant une quarantaine de délégués peuvent accéder à une boîte en même temps, ce qu’un délégué peut ou ne peut pas faire, et le fait que sa propre adresse apparaît à l’envoi.
- Accéder aux comptes Gmail délégués depuis un mobile : l’accès mobile aux comptes délégués sur iOS et Android, auparavant réservé au web, avec un déploiement repris le 21 août 2026.
- À propos des boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365 : le mot de passe généré par le système et non destiné à l’usage, la consigne de bloquer la connexion, le maximum de 25 utilisateurs, les 50 Go sans licence, la boîte Exchange Online sous licence exigée par utilisateur, et l’impossibilité de donner accès à des personnes extérieures à l’organisation.
- Utiliser un groupe comme boîte de réception collaborative : la prise en charge, l’attribution et la clôture des conversations, et les permissions de modération exigées par chaque action.