Politique de confidentialité

1. Qui est responsable des données

La société responsable des données est ALK Innovations, SASU au capital de 1 000 €, immatriculée au RCS de Nantes sous le numéro 983 856 642, dont le siège social est situé 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, France (ci-après « ALK Innovations » ou « nous »).

ALK Innovations édite le service Trupeo (ci-après « le Service »), boîte de réception partagée destinée aux professionnels.

Le représentant légal et directeur de publication est Quentin Georget, Président d’ALK Innovations. Il est également le point de contact pour toute question relative à la protection des données personnelles.

2. Données que nous traitons

Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes :

• Données de compte utilisateur : nom, prénom, adresse email professionnelle, la signature email que vous rédigez et le logo que vous y téléversez le cas échéant, et les préférences enregistrées avec votre compte, par exemple la langue, le fuseau horaire, la photo de profil, la vue sur laquelle votre boîte s’ouvre, l’activation des notifications sur vos appareils et votre choix de ne plus recevoir nos emails de relance.
• Données de messagerie connectée : adresse email de la boîte synchronisée et informations techniques protégées nécessaires pour relier cette boîte à Trupeo.
• Contenu des messages : objet, corps du message, expéditeurs, destinataires, pièces jointes, libellés et dossiers. Ces données sont protégées quand elles sont stockées.
• Carnet d’adresses partagé et notes internes : Trupeo constitue lui-même, pour chaque boîte, un annuaire des adresses qui apparaissent dans son courrier. Il est alimenté automatiquement par les champs De, À et Cc de chaque message reçu ou envoyé, et retient l’adresse, le nom lu dans l’en-tête du message, le nombre d’échanges, la date du premier et celle du dernier, et un classement automatique selon que votre équipe a déjà écrit à cette adresse ou non. Votre équipe peut compléter chaque fiche avec un nom, une société, une fonction, des numéros de téléphone et une note, et écrire des notes internes sur une conversation. Ce sont des données concernant des tiers, visibles par les membres de la boîte partagée concernée. Elles ne sont jamais envoyées à votre correspondant.
• Contacts tenus identiques à Google Contacts ou à Outlook : à la connexion d’une boîte Gmail ou Outlook, Trupeo demande aussi l’accès aux contacts de ce compte, sur le même écran de consentement de Google ou de Microsoft : contacts chez Google, Contacts.ReadWrite et MailboxSettings.ReadWrite chez Microsoft, puisqu’un groupe de contacts y est une catégorie Outlook. Dès lors, Trupeo lit et écrit les contacts de ce compte via l’API People de Google ou Microsoft Graph. Chez Google, cette autorisation peut être refusée et la boîte se connecte quand même. Pour une boîte connectée avant que Trupeo la demande à la connexion, le propriétaire de la boîte est invité à l’autoriser. Une telle boîte se la voit aussi demander à sa prochaine reconnexion, par son propriétaire ou par un membre, sauf si son propriétaire a arrêté la mise à jour des contacts ou refusé l’invitation. Le propriétaire peut l’arrêter à tout moment dans les paramètres de la boîte : Trupeo cesse alors toute lecture et toute écriture des contacts, et une reconnexion ultérieure de la boîte ne la relance pas. Les contacts ne sont pas tenus identiques pour une adresse Outlook partagée avec un autre compte Microsoft 365 ou déléguée à celui-ci. Pour chaque contact, Trupeo échange le nom, les adresses email, les numéros de téléphone, la société, la fonction et la note, ainsi que les libellés (Google) ou catégories (Outlook) du contact, qui deviennent des groupes de contacts dans Trupeo. Un contact sans adresse email n’est pas repris dans Trupeo. Pour tenir les deux côtés identiques, Trupeo conserve aussi, pour chaque contact et chaque groupe, l’identifiant que Google ou Microsoft lui donne et les valeurs sur lesquelles les deux côtés se sont accordés en dernier. Les contacts repris ainsi sont visibles par les membres de la boîte partagée, comme toutes les fiches de son carnet.
• Données de facturation : nom, adresse et pays de facturation, numéro de TVA ou autre numéro d’identification fiscale, historique des transactions. Les données de carte bancaire sont traitées directement par notre prestataire Stripe ; ALK Innovations ne stocke aucune donnée de paiement.
• Données de localisation fiscale : l’adresse IP d’où provient votre connexion lorsque la connexion d’une boîte démarre un essai gratuit et crée votre fiche client chez Stripe, et le pays de facturation que vous confirmez en ajoutant un moyen de paiement.
• Justificatif de tarif réduit : si vous demandez le tarif réduit réservé aux associations et aux établissements scolaires, le document que vous téléversez (PDF, JPEG ou PNG) est stocké et lu par ALK Innovations pour instruire la demande. Ce document émane de votre structure et peut contenir des données concernant des tiers.
• Notifications sur votre appareil : si vous activez les notifications du navigateur, Trupeo enregistre l’abonnement que votre navigateur lui remet pour cet appareil : l’adresse technique délivrée par le service de notifications de ce navigateur, les clés qui servent à chiffrer le contenu des notifications, et la chaîne d’identification que ce navigateur communique, qui donne son nom et sa version ainsi que ceux de votre système d’exploitation.
• Assistants connectés : si vous connectez un assistant comme Claude ou ChatGPT à votre compte (voir section 12), Trupeo enregistre l’application de l’assistant telle qu’elle se présente (son nom, son adresse et les adresses de retour qu’elle déclare), votre autorisation (l’assistant concerné, les permissions accordées et leurs dates) et les jetons d’accès qui lui sont délivrés, ainsi que, pour limiter les abus, le nombre de requêtes que l’assistant fait pour votre compte.
• Messages que vous nous adressez : le formulaire de contact du site transmet la catégorie que vous choisissez, votre nom, votre adresse email, l’organisation que vous indiquez le cas échéant, la langue de la page, votre adresse IP et le message que vous écrivez ; ces éléments sont déposés dans l’espace de discussion de l’équipe (voir section 5). Le formulaire d’aide dans l’application transmet la catégorie que vous choisissez et votre message, accompagnés de votre nom, de votre adresse email, de l’identifiant de votre compte, de la langue dans laquelle l’application vous est affichée, de l’écran depuis lequel vous écrivez, de la version de l’application et de la chaîne d’identification de votre navigateur ; si vous écrivez depuis l’une de vos boîtes, il transmet aussi son adresse, son identifiant, son fournisseur, son état et l’état de son abonnement. Cette demande est remise par email à notre boîte de support (voir section 5), et une copie plus courte, qui reprend la catégorie, votre adresse email, l’écran et votre message, est ensuite déposée dans l’espace de discussion de l’équipe.
• Demandes d’export de données : quand vous demandez l’export de vos données depuis votre interface (voir section 8), Trupeo enregistre la demande : ce qu’elle couvrait, quand elle a été faite, quand le fichier a été prêt, quand il a été téléchargé, et l’adresse IP d’où elle a été faite. C’est cet enregistrement qui nous permet de vous dire, et de montrer à un auditeur, qu’un export de vos données a bien eu lieu.
• Idées et retours : ce que vous nous envoyez depuis la page « Idées » de l’application (voir section 13) : le type d’envoi que vous choisissez (une idée, un souci ou ce que vous aimez), votre message et les images que vous y joignez, la langue dans laquelle l’application vous est affichée, l’écran depuis lequel vous l’envoyez et la réponse que l’équipe Trupeo vous adresse ; les idées que vous suivez ; et vos contributions à la discussion d’une idée, avec les images qui y sont jointes et leur état (en attente de relecture, publiée ou retirée).
• Comment vous êtes arrivé sur Trupeo : quand vous vous inscrivez depuis un lien de trupeo.com, ce lien nous indique la campagne à laquelle il appartient s’il en a une (sa source, son support et son nom), le site d’où vous venez (son adresse seulement, par exemple www.google.com, jamais la page), ainsi que la page de trupeo.com et le bouton que vous avez utilisés. Si vous avez accepté la mesure d’audience sur trupeo.com, il nous indique aussi la première page que vous y avez vue, le site d’où vous veniez alors et la campagne de cette visite (voir section 10). Ces informations sont enregistrées avec votre compte à sa création, avec le canal que nous en déduisons : une invitation, une publicité, un e-mail, un réseau social, une communauté, un autre site, un moteur de recherche ou une visite directe.
• Comment vous utilisez le service : les actions que vous effectuez dans Trupeo, comme appliquer un libellé ou fusionner deux contacts, enregistrées sous forme d’identifiants techniques, en précisant si vous les avez effectuées dans l’application ou par l’intermédiaire d’un assistant que vous avez connecté ; et, si vous acceptez la mesure d’audience, la façon dont les écrans de l’application sont utilisés. Les sections 3 et 10 décrivent l’une et l’autre.
• Logs techniques : adresse IP (pour la sécurité et la détection d’incidents), horodatage des connexions, et la chaîne d’identification du navigateur conservée avec chaque session ouverte, que la page « Sécurité » de votre compte vous affiche pour que vous reconnaissiez vos appareils connectés.

À quoi sert votre fuseau horaire. Trupeo envoie ses notifications quotidiennes (les alertes signalant que quelqu’un attend une réponse depuis trop longtemps ou qu’il y a un problème sur votre compte, et le résumé du matin) en matinée dans votre fuseau horaire. Il est détecté depuis votre navigateur lorsque vous ouvrez Trupeo et que votre compte n’en a pas encore, et vous pouvez le modifier à tout moment dans votre profil. Tant qu’aucun fuseau n’est enregistré pour votre compte, ces notifications suivent l’heure de Paris.

Comment votre pays de facturation est déterminé. Les taxes d’une facture dépendent du lieu où se trouve le client. Lorsque la connexion d’une boîte démarre un essai gratuit et crée votre fiche client chez Stripe, nous transmettons à Stripe l’adresse IP d’où provient cette connexion, et Stripe s’en sert pour estimer votre pays. Stripe la conserve dans votre fiche client ; Trupeo n’en garde aucune copie pour cet usage. Si Stripe ne parvient pas à localiser cette adresse IP, votre pays de facturation est fixé à la France jusqu’à ce que vous le modifiiez. Lorsque vous ajoutez un moyen de paiement, nous vous demandons de confirmer votre pays de facturation et transmettons à Stripe le pays choisi. Aux États-Unis, à Porto Rico, au Canada et en Inde, nous vous demandons aussi un code postal et le transmettons à Stripe, car dans ces pays le pays seul ne suffit pas à Stripe pour vous situer. Stripe calcule les taxes de vos factures à partir de votre adresse de facturation lorsqu’il en a une, sinon à partir des informations de facturation de votre moyen de paiement, et à défaut à partir de l’adresse IP. Nous transmettons aussi à Stripe la langue de votre compte Trupeo, pour que les documents et messages de facturation produits par Stripe soient dans cette langue.

3. Finalités et bases légales

4. Durées de conservation

• Compte actif : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle.
• Boîte mail en pause après son essai : quand un essai se termine sans moyen de paiement, la boîte mail est mise en pause et ses données sont conservées 14 jours après la fin de l’essai, puis supprimées : ses conversations, ses notes, ses contacts et ses réglages, ainsi que l’accès à la boîte mail, comme lors de la suppression d’une boîte mail. Ajouter un moyen de paiement avant cette date conserve tout. Chaque propriétaire de la boîte mail est prévenu par mail au préalable, au moins 11 jours avant la suppression, et la boîte mail n’est jamais supprimée avant l’envoi de ce mail. Le compte, lui, est conservé.
• Après suppression du compte : l’effacement est immédiat sur les serveurs de production, et les sauvegardes de la base de données qui contiennent encore vos données expirent sous 35 jours maximum. Une catégorie n’est pas couverte par cette purge automatique, et vous pouvez nous en demander l’effacement via le formulaire de contact (voir section 8) : le justificatif de tarif réduit, ci-dessous.
• Données déjà transmises aux prestataires de mesure et d’analyse : la suppression du compte ne retire pas, à elle seule, les données déjà transmises à Google Analytics 4. Google conserve ce qui lui a déjà été transmis selon ses propres règles de conservation, décrites en section 5. PostHog est différent : sa copie était identifiée par votre identifiant de compte Trupeo, donc la suppression du compte supprime aussi le profil PostHog correspondant, et avec lui le lien entre cet identifiant et ce profil. C’est vrai quelle que soit la façon dont le compte est supprimé, y compris lorsque nous traitons une demande d’effacement que vous nous adressez via le formulaire de contact (voir section 8). Les actions d’usage du produit sous-jacentes (qui a pris en charge une conversation, quand elle a été traitée, si une réponse a été envoyée, quelle fonctionnalité a été utilisée) restent chez PostHog, chacune portant toujours cet identifiant mais n’étant plus rattachée à aucun profil, selon les propres règles de conservation de PostHog.
• Copies antérieures dans le stockage objet : supprimées automatiquement, au plus tard 60 jours après la première écriture du fichier.
• Fichiers d’export de données : supprimés sept jours après que l’export est prêt. Un export est une copie concentrée de données personnelles qui vit hors de la base, il n’est donc conservé que le temps de le télécharger, et demander un nouvel export du même périmètre supprime immédiatement le fichier précédent. La suppression de votre compte supprime les fichiers d’export qu’il a laissés avant de supprimer le compte lui-même.
• Attestation de suppression : quand une boîte partagée est supprimée, l’adresse mail et la langue de chacun de ses propriétaires, ainsi que l’adresse de la boîte, ne sont conservées que jusqu’à l’envoi du mail qui leur atteste la suppression, une fois les fichiers conservés pour la boîte purgés. Elles sont ensuite effacées ; seule reste la date d’envoi de l’attestation.
• Enregistrement d’une demande d’export : conservé avec votre compte, adresse IP d’origine comprise, et supprimé avec lui. Il survit au fichier qu’il a produit, pour que « vous avez exporté cette boîte en septembre » reste une question à laquelle on peut répondre une fois le fichier supprimé.
• Justificatif de tarif réduit : conservé avec la demande de tarif réduit qu’il justifie, et non effacé automatiquement avec la boîte ni avec le compte. Vous pouvez nous en demander l’effacement via le formulaire de contact (voir section 8).
• Données de facturation et de localisation fiscale : conservées pendant 10 ans au titre des obligations comptables (Code de commerce). Les données de localisation fiscale (adresse IP, pays de facturation et, le cas échéant, code postal) sont conservées chez Stripe, avec votre fiche client et vos factures. Trupeo garde de son côté le pays de facturation que vous avez indiqué ou confirmé, ainsi que la raison sociale, le type de structure et le numéro de TVA saisis dans vos informations de facturation, pour la gestion de la relation client (section 3) ; il ne garde ni votre adresse IP ni votre code postal.
• Contacts tenus identiques à Google Contacts ou à Outlook : un contact reste dans le carnet de la boîte dans Trupeo, et dans le compte Google ou Microsoft, tant que chaque côté le garde. Retirer un contact d’un côté le retire de l’autre : Google Contacts garde un contact supprimé 30 jours dans sa corbeille, et Outlook dans ses éléments supprimés, d’où il peut être récupéré. Désactiver cette fonction efface les identifiants et les valeurs communes que Trupeo conservait pour elle, et laisse les contacts des deux côtés. Supprimer la boîte efface son carnet dans Trupeo, jamais les contacts chez Google ou Microsoft.
• Copie dans notre CRM : conservée tant que vous êtes client. Une boîte supprimée, ou une boîte en cours de création abandonnée avant d’être connectée, y reste comme ancienne cliente pendant 3 ans après sa suppression, puis en est effacée avec ses rattachements. La suppression de votre compte efface la fiche que la synchronisation avait créée pour vous, ainsi que la fiche d’ancienne cliente de toute boîte qui n’était qu’à vous ; si une fiche vous concernant existait déjà dans le CRM (parce que nous avions échangé avant votre inscription), seules les informations venant de Trupeo en sont retirées, et une demande d’effacement adressée au groupe se fait via le formulaire de contact (voir section 8). Aucun contenu de message, aucun objet, aucun contact de vos boîtes, aucun justificatif ni aucune adresse IP n’y est copié.
• Comment vous êtes arrivé sur Trupeo : conservé avec votre compte et supprimé avec lui. Il fait partie de l’export des données de votre compte (section 8).
• Assistants connectés : votre autorisation et les jetons d’un assistant sont conservés tant que vous ne lui avez pas retiré l’accès. Le retirer, depuis la page « Assistants » de votre compte, supprime l’autorisation et révoque ses jetons ; supprimer votre compte supprime l’autorisation et les jetons de tous vos assistants. Un jeton d’accès expire de lui-même au bout d’une heure. La description de l’application d’un assistant n’est pas propre à votre compte et est conservée tant que le service la connaît.
• Idées et retours : vos envois, la réponse que vous avez reçue, les idées que vous suivez et vos contributions, publiées ou non, avec les images qui y sont jointes, sont conservés avec votre compte et supprimés avec lui. Une image ajoutée puis jamais envoyée est supprimée au bout de 24 heures. L’application ne permet pas aujourd’hui d’en supprimer un séparément ; vous pouvez nous en demander l’effacement via le formulaire de contact (voir section 8). Une idée publiée est rédigée par l’équipe Trupeo, ne nomme personne et reste publiée après la suppression de votre compte.
• Logs de sécurité : conservés pour la durée minimale requise par la loi ou nécessaire à la gestion des incidents.

5. Prestataires et destinataires

6. Données Google (usage limité)

Lorsque vous connectez une boîte Gmail à Trupeo, Trupeo accède à cette boîte via l’API Gmail, avec l’autorisation que vous accordez sur l’écran de consentement Google. Pour le courrier lui-même, Trupeo demande une seule autorisation Gmail, gmail.modify, qui lui permet d’afficher vos messages et de répercuter dans Gmail les actions que vous effectuez dans Trupeo. Trupeo ne supprime jamais définitivement vos messages Gmail.

Sur le même écran de consentement, Trupeo demande aussi une seconde autorisation, contacts, pour tenir les contacts de la boîte identiques à Google Contacts. Google l’affiche dans une case à part : elle peut rester décochée, et la boîte se connecte quand même. Pour une boîte connectée avant que Trupeo la demande à la connexion, le propriétaire de la boîte est invité à l’autoriser. Une telle boîte se la voit aussi demander à sa prochaine reconnexion, par son propriétaire ou par un membre, sauf si son propriétaire a arrêté la mise à jour des contacts ou refusé l’invitation. Cette autorisation permet à Trupeo de lire les contacts et les libellés de contacts du compte via l’API People, et de les y créer, modifier et supprimer lorsque votre équipe le fait dans Trupeo. Un contact que Trupeo supprime va dans la corbeille de Google Contacts, d’où il peut être récupéré pendant 30 jours.

L’utilisation et le transfert par Trupeo des informations reçues des API Google respectent la Google API Services User Data Policy, y compris ses exigences d’usage limité (« Limited Use »).

Concrètement :

• Nous utilisons les données Gmail uniquement pour fournir les fonctionnalités de boîte partagée que vous voyez dans Trupeo : afficher, attribuer et répondre à vos messages, et répercuter dans Gmail les actions que vous effectuez dans Trupeo (lu/non lu, archivage, corbeille, spam).
• Nous utilisons les données Google Contacts uniquement pour tenir le carnet partagé de la boîte et ses groupes de contacts identiques aux contacts et libellés du compte Google, dans les deux sens, afin que votre équipe retrouve ces contacts et leur écrive, à eux et à leurs groupes, depuis Trupeo.
• Nous ne vendons pas les données Gmail ou Google Contacts et nous ne les transférons pas à des tiers, sauf aux prestataires strictement nécessaires au fonctionnement du Service (listés en section 5), à un assistant que vous avez vous-même connecté et autorisé, uniquement ce qu’il demande pour vous (section 12), pour respecter une obligation légale, ou dans le cadre d’une fusion ou acquisition, sous réserve de votre accord préalable.
• Nous n’utilisons pas les données Gmail ou Google Contacts à des fins publicitaires, quelles qu’elles soient.
• Nous n’utilisons pas les données Gmail ou Google Contacts pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généralisés d’intelligence artificielle ou d’apprentissage automatique.
• Personne chez ALK Innovations ne lit le contenu de vos messages ni vos contacts, sauf à votre demande explicite dans le cadre d’une demande de support, lorsque c’est nécessaire pour des raisons de sécurité comme l’investigation d’un abus, ou pour respecter une obligation légale.
• La déconnexion d’une boîte dans Trupeo supprime les messages et pièces jointes stockés pour cette boîte, dans les conditions décrites en section 4. Le propriétaire de la boîte peut arrêter à tout moment, dans les paramètres de la boîte, la fonction qui tient les contacts identiques à Google Contacts : Trupeo cesse alors toute lecture et toute écriture des contacts, les laisse tels quels des deux côtés, et ne la relance pas quand la boîte est reconnectée ; vous pouvez aussi retirer l’autorisation à tout moment depuis la page des accès tiers de votre compte Google.

7. Transferts hors Union européenne

Les transferts de données personnelles vers nos prestataires basés aux États-Unis sont effectués conformément au RGPD. Nous nous appuyons sur les garanties reconnues par la réglementation européenne et, si nécessaire, sur les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants : accès, rectification, effacement, portabilité, limitation du traitement, opposition, retrait du consentement et définition de directives après décès.

Vous opposer à la gestion de la relation client et à la prospection. Vous pouvez à tout moment vous opposer à la copie de vos données dans notre CRM (Article 21 RGPD), via le formulaire de contact. Nous retirons alors votre fiche du CRM, et avec elle vos rattachements aux boîtes ; une boîte dont le titulaire s’y oppose en est retirée de la même façon.

Exporter vos données depuis votre interface. Deux exports sont disponibles dans vos paramètres, et ils ne couvrent pas la même chose.

• Votre compte (Paramètres, partie « Votre compte », page « Vos données »), accessible à toute personne disposant d’un compte Trupeo : votre profil, vos préférences et vos paramètres de notification, vos sessions, le relevé des accès du support Trupeo à votre compte, les notes internes que vous avez écrites, ce que vous avez envoyé depuis la page « Idées » avec la réponse reçue, les idées que vous suivez et vos contributions, y compris celles qui n’ont pas été publiées, et un relevé daté de ce que vous avez fait dans les boîtes partagées dont vous êtes membre. Ce relevé identifie chaque conversation et ne porte ni son objet ni son contenu : le courrier d’une boîte partagée est partagé avec les autres membres et relève de la donnée de la boîte plutôt que de celle d’un membre en particulier.
• Une boîte partagée (Paramètres, partie « Cette boîte mail », page « Général »), accessible à son propriétaire : la boîte et ses paramètres, ses membres et ses invitations, toutes les conversations et tous les messages avec expéditeurs, destinataires, objet et dates, les notes internes, le carnet d’adresses partagé, tout l’historique d’activité, et la liste des pièces jointes avec leur nom, leur type et leur taille. Le corps des messages et les fichiers joints n’y figurent que si le propriétaire coche « Inclure le contenu des mails et les pièces jointes que Trupeo conserve » : l’archive contient alors aussi les corps de messages que Trupeo conserve, déchiffrés, les brouillons et les fichiers joints conservés. Trupeo ne conserve le contenu d’un message reçu qu’à partir du moment où quelqu’un l’ouvre, si bien que le corps d’un message que personne n’a ouvert dans Trupeo n’y figure dans aucun cas : votre fournisseur de messagerie garde l’original, et chaque message porte son identifiant chez le fournisseur pour que vous puissiez l’y retrouver.

Les deux produisent un fichier de données structurées et lisibles par machine (JSON ligne par ligne, compressé). Ils sont préparés en arrière-plan plutôt que sur le moment et, pour votre sécurité, ils demandent une connexion récente : si vous êtes connecté depuis plus d’une journée, Trupeo vous demande d’abord de vous reconnecter. Une fois prêt, le fichier reste téléchargeable pendant sept jours puis il est supprimé ; vous pouvez en demander un nouveau à tout moment. Chaque demande est enregistrée, avec sa date et l’adresse IP d’où elle a été faite (voir sections 2 et 4).

Pour tout ce que ces deux exports ne couvrent pas, et pour exercer les autres droits ci-dessus, vous pouvez nous écrire via le formulaire de contact à l’adresse /fr/contact/ (en sélectionnant « Demande RGPD »). Nous répondrons à votre demande dans un délai maximum de 30 jours. Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (https://www.cnil.fr).

9. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses :

• Les échanges avec Trupeo sont protégés.
• Protection des corps de messages et pièces jointes quand ils sont stockés.
• Séparation et protection des données de chaque espace client.
• Hébergement en France, stockage des messages et pièces jointes compris.
• Sauvegardes quotidiennes protégées.
• Notification des violations de données sous 72h à la CNIL et aux utilisateurs concernés en cas de risque élevé.

10. Cookies et traceurs

Conformément aux recommandations de la CNIL, aucun cookie non-essentiel n’est déposé tant que vous n’avez pas donné votre consentement explicite via la bannière qui s’affiche à votre première visite.

Cookies strictement nécessaires (pas de consentement requis)

Nous utilisons l’espace de stockage de votre navigateur pour mémoriser votre préférence de langue et le choix que vous effectuez dans la bannière de consentement. Selon ce que vous faites de Trupeo, ces deux valeurs peuvent quitter votre appareil : voici ce qu’il advient de chacune.

Votre langue. Elle est aussi enregistrée avec votre compte Trupeo, dès la création de ce compte : celle de la page sur laquelle vous vous inscrivez, et à défaut celle qu’indique votre navigateur, ramenée à l’anglais si Trupeo ne prend pas cette langue en charge. Si votre navigateur n’en indique aucune, elle est enregistrée à la première ouverture de Trupeo une fois connecté, dans la langue qui vous y est alors affichée. Vous pouvez la modifier à tout moment dans votre profil, et la langue de votre compte est transmise à Stripe (voir section 2).

Votre choix de consentement, sur l’écran de facturation d’une boîte dont vous êtes propriétaire. Lorsque vous ouvrez cet écran, Trupeo transmet à ses propres serveurs votre réponse à la seule catégorie « Mesure d’audience » (votre choix sur la catégorie « Marketing » n’est pas transmis) et, si votre navigateur en détient un, l’identifiant Google Analytics conservé dans le cookie _ga, puis enregistre les deux avec votre fiche client. Si, et seulement si, vous avez accepté la mesure d’audience, la première fois que votre abonnement devient actif, nos serveurs transmettent ensuite à Google Analytics un événement « purchase » portant cet identifiant, le prix de votre formule, sa devise, le nom de la formule et une référence de transaction, qui est l’identifiant Stripe de la facture correspondante ou, à défaut, celui de l’abonnement (et non le numéro de facture qui figure sur vos documents), afin qu’un abonnement puisse être comptabilisé dans les statistiques du site. Si vous n’avez pas accepté la mesure d’audience, ou si votre navigateur ne détient aucun identifiant Google Analytics, aucun événement de ce type n’est transmis à Google.

Sur la page du site qui contient un formulaire public (le formulaire de contact), nous utilisons Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) pour limiter les abus automatisés, comme le spam. Ce service vérifie que le formulaire est utilisé normalement, sans déposer de cookie de suivi publicitaire ni établir de profil utilisateur. Il peut déposer un cookie technique de courte durée uniquement pour éviter les abus répétés.

Sur les pages du site consacrées aux petites entreprises, aux associations et aux écoles, une vidéo de démonstration apparaît d’abord sous forme d’image servie par Trupeo : rien n’est envoyé à YouTube. Si vous la lancez, le lecteur de YouTube (Google LLC), chargé depuis youtube-nocookie.com, reçoit votre adresse IP et des informations techniques sur votre navigateur, et peut stocker des informations sur votre appareil. Google traite ces données selon sa propre politique de confidentialité.

Cookies de mesure d’audience (consentement requis)

Si vous acceptez la catégorie « Mesure d’audience », nous utilisons :

• Google Analytics 4 (Google LLC) pour mesurer la fréquentation du site et de l’application de manière anonymisée : pages consultées, source de trafic, type d’appareil et étapes de la mise en route. Les données sont supprimées automatiquement au bout de 14 mois maximum.
• PostHog (PostHog, Inc.) pour comprendre comment les visiteurs utilisent le site et l’application et où ils se bloquent, y compris par l’enregistrement de session et la mesure des écrans de l’application décrits plus bas.
• Votre première visite, conservée par trupeo.com dans l’espace de stockage de votre navigateur sous trupeo:first-touch : la première page que vous avez vue, l’adresse du site d’où vous veniez (jamais la page) et la campagne de cette visite, afin que nous sachions, si vous vous inscrivez plus tard, ce qui vous a amené à Trupeo la première fois (section 2). Elle est écrite une seule fois, jamais avant que vous acceptiez, conservée 90 jours, et supprimée dès que vous retirez votre consentement. Si vous acceptez au cours d’une visite, c’est la page par laquelle vous êtes arrivé lors de cette visite qui est conservée, et non celle où vous avez accepté.

Ces outils ne sont utilisés qu’avec votre accord, via la bannière de consentement.

Tant que vous n’avez pas donné votre consentement :

• Aucun cookie de mesure d’audience n’est déposé sur votre appareil.
• PostHog n’est pas chargé et aucun enregistrement n’a lieu.
• Google Analytics peut recevoir des informations très limitées sans cookie afin de produire des statistiques globales. Ces informations ne contiennent pas d’identifiant personnel persistant. Si vous souhaitez un blocage strict de tout appel à Google avant consentement, contactez-nous.

Lorsque vous acceptez la catégorie « Mesure d’audience », GA4 et PostHog passent en mode complet : cookies déposés, événements détaillés transmis, enregistrement de session activé, conformément aux descriptions ci-dessus.

Enregistrement de session (PostHog)

Si, et seulement si, vous acceptez la catégorie « Mesure d’audience », PostHog enregistre votre navigation afin que nous puissions voir où les gens se bloquent : les pages parcourues, les déplacements de la souris, les clics et les défilements. C’est un rejeu de ce qui s’est affiché à l’écran, pas une capture de votre écran ni de votre caméra.

Où il s’applique, et où il ne s’applique jamais :

• Sur le site public, sur toutes les pages.
• Dans l’application, uniquement sur les écrans qui précèdent une boîte mail : création de compte, confirmation d’adresse, réinitialisation de mot de passe, connexion d’une boîte, acceptation d’une invitation.
• Jamais dans une boîte mail. Dès que vous entrez dans une boîte, l’enregistrement s’arrête. Aucun objet de message, aucun extrait, aucun nom de correspondant, aucune pièce jointe ne peut donc s’y trouver. C’est également vrai des écrans de paramètres, de votre compte et des pages internes réservées à notre équipe.

Ce que l’enregistrement ne contient pas, même là où il s’applique :

• Ce que vous saisissez dans un champ est masqué, y compris votre nom, votre adresse email et votre message dans le formulaire de contact. Les champs de mot de passe le sont toujours.
• Ni les échanges réseau de l’application, ni les messages techniques de votre navigateur, ne sont joints à l’enregistrement.
• Votre adresse IP est anonymisée par PostHog avant enregistrement.

Les enregistrements sont conservés 30 jours, puis supprimés par PostHog. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment depuis le lien « Gérer les cookies » en bas de page : l’enregistrement cesse immédiatement.

Mesure des écrans de l’application (PostHog)

Si vous acceptez la catégorie « Mesure d’audience », l’application indique aussi à PostHog comment ses écrans sont utilisés, y compris dans une boîte mail, afin que nous sachions quelles fonctionnalités servent et lesquelles ne servent pas : quelle vue ou quel panneau a été ouvert, si une action est passée par un bouton, un menu, un raccourci clavier ou un glissement du doigt, si un message en cours de rédaction a été envoyé, conservé en brouillon ou abandonné, combien de résultats une recherche a donnés et quels types de critères elle combinait, le type d’appareil et une largeur de fenêtre approximative. Chacun de ces événements est tiré d’une liste fixe inscrite dans l’application : aucun ne contient ce que vous avez recherché, un objet de message, un nom, une adresse, le texte d’un message ou l’adresse de la page. Ce n’est pas un enregistrement : dans une boîte mail, rien n’est enregistré, comme indiqué plus haut. Si vous refusez ou retirez votre consentement, rien n’est transmis.

Une partie de ces mesures ne dépose rien sur votre appareil. Nos serveurs transmettent à PostHog les actions que le service enregistre déjà pour faire fonctionner la boîte partagée : qui a pris en charge une conversation, quand elle a été traitée, si une réponse a été envoyée, quelles fonctionnalités ont été utilisées (un libellé appliqué, un modèle inséré, deux contacts fusionnés, un réglage de notification modifié, etc.), sur combien d’éléments une action a porté, et si elle a été effectuée dans l’application ou par l’intermédiaire d’un assistant que vous avez connecté, désigné seulement par son type (Claude, ChatGPT ou un autre). Ces informations servent uniquement à comprendre comment Trupeo est utilisé et à l’améliorer. Elles ne contiennent ni le contenu de vos messages, ni les noms ou adresses des personnes concernées, ni les noms que vous donnez aux libellés, modèles, groupes ou périmètres. Comme elles ne déposent aucun cookie, elles ne dépendent pas de la bannière de consentement : elles reposent sur notre intérêt légitime, et vous pouvez vous y opposer à tout moment via le formulaire de contact (section 8).

Cookies marketing (consentement distinct requis)

Si, et seulement si, vous acceptez la catégorie « Marketing », nous activons Google Signals (Google LLC). Ce que cela change concrètement :

• Si vous êtes connecté à un compte Google dont la personnalisation des annonces est activée, vos visites sur trupeo.com sont rattachées à ce compte. La mesure d’audience cesse alors d’être anonymisée pour vous.
• Nous obtenons des statistiques agrégées supplémentaires : tranche d’âge, sexe, centres d’intérêt, et un suivi de votre parcours entre plusieurs appareils.
• Des données sont transmises à l’infrastructure publicitaire de Google, sur le domaine doubleclick.net, et non uniquement aux domaines de mesure d’audience.

Ce que cela ne change pas : Trupeo ne diffuse aucune publicité, n’exploite aucune audience publicitaire et ne vend aucune donnée. Nous utilisons Google Signals pour la seule finalité statistique décrite ci-dessus.

Tant que vous n’acceptez pas cette catégorie, Google Signals reste inactif : les signaux ad_storage, ad_user_data et ad_personalization sont refusés par défaut et la redaction des identifiants publicitaires (ads_data_redaction) est activée. Vous pouvez revenir sur ce choix à tout moment via le lien « Préférences cookies » en pied de page.

Gestion et retrait du consentement

Vous pouvez modifier ou retirer votre consentement à tout moment via le lien « Préférences cookies » situé en pied de page. Votre choix est mémorisé pendant 13 mois maximum ; au-delà, la bannière vous sera présentée à nouveau, conformément à la recommandation de la CNIL.

11. Données relatives aux mineurs

Trupeo est un service destiné aux organisations. Dans le cadre de l’utilisation du Service par nos Clients, notamment les établissements scolaires, ALK Innovations traite les données pour le compte du Client, conformément à l’Article 28 du RGPD, selon l’Accord de sous-traitance.

Le Client (Responsable de Traitement) garantit qu’il dispose de la base légale appropriée (y compris, le cas échéant, le consentement parental ou l’exécution d’une mission d’intérêt public) pour le traitement de toutes les données personnelles qu’il importe ou traite via le Service, y compris les données concernant les mineurs de moins de quinze (15) ans. Le Client s’engage à obtenir et à maintenir, avant toute utilisation du Service, l’autorisation ou le consentement requis des titulaires de l’autorité parentale pour les mineurs de moins de 15 ans, conformément à l’Article 8 du RGPD et à la législation française en vigueur. Trupeo (Sous-traitant) décline toute responsabilité quant à la validité de la base légale choisie par le Client.

12. Assistants d’intelligence artificielle

Les assistants que vous connectez. Vous pouvez connecter à votre compte Trupeo un assistant comme Claude (Anthropic) ou ChatGPT (OpenAI), ou tout autre assistant compatible avec le protocole MCP. Rien ne se fait sans vous : c’est vous qui ajoutez Trupeo dans votre assistant, puis qui l’autorisez sur un écran de Trupeo qui indique ce qu’il pourra faire. L’assistant agit alors avec votre compte et vos droits, ni plus ni moins : il voit les boîtes partagées dont vous êtes membre et, dans chacune, les conversations que vous voyez. Il peut lire et rechercher les conversations, les membres, les libellés, les périmètres et le carnet d’adresses, écrire, répondre et transférer des emails en votre nom, attribuer, clore, annoter, ranger, mettre à la corbeille ou en spam les conversations et les marquer lues ou non lues, gérer dossiers, libellés, signatures, le carnet d’adresses, votre profil et vos notifications et, si vous êtes propriétaire d’une boîte, gérer ses membres, ses invitations et ses périmètres. Il ne peut ni supprimer une boîte ou votre compte, ni toucher à la facturation, à votre mot de passe, à la vérification en deux étapes ou aux identifiants de connexion d’une boîte, ni exporter vos données.

Trupeo ne transmet à l’assistant que ce qu’il demande, au moment où il le demande pour vous. Ce qu’il reçoit est traité par l’entreprise qui le fait fonctionner, sous sa propre responsabilité et selon ses propres conditions, que vous avez acceptées en l’utilisant : elle n’est pas un prestataire de Trupeo et n’apparaît donc pas en section 5. C’est dans les paramètres de votre assistant que se décident, par exemple, la conservation de vos conversations avec lui ou leur usage pour entraîner ses modèles.

Vous pouvez retirer l’accès d’un assistant à tout moment depuis la page « Assistants » de votre compte : il prend fin immédiatement. Pour savoir comment les assistants sont utilisés, ce qu’un assistant fait par l’intermédiaire de Trupeo est comptabilisé avec vos propres actions, signalé comme fait par un assistant et désigné seulement par son type (section 10). Ce que Trupeo conserve de cette connexion est décrit en sections 2 et 4.

Les fonctionnalités d’IA de Trupeo. Nous prévoyons d’introduire des fonctionnalités d’intelligence artificielle dans Trupeo, par exemple l’attribution automatique des emails. Ces fonctionnalités seront toujours facultatives et feront l’objet d’une information préalable. Nous nous engageons à ne pas entraîner de modèles d’IA sur vos données et à ne pas partager vos contenus avec des fournisseurs d’IA sans votre accord explicite. Connecter vous-même un assistant, comme décrit ci-dessus, est cet accord, et il ne vaut que pour cet assistant.

13. Idées et retours

La page « Idées » de l’application montre ce que nous envisageons pour Trupeo et où en est chaque idée. Elle est ouverte à toute personne disposant d’un compte Trupeo, propriétaire ou membre d’une boîte, pendant l’essai comme après.

Ce que vous nous envoyez. Le bouton « Proposer une idée » vous permet de nous écrire, avec vos mots, une idée, un souci ou ce que vous aimez. Votre message est enregistré avec votre compte, avec la langue dans laquelle l’application vous est affichée et l’écran depuis lequel vous l’avez envoyé. Vous pouvez y joindre jusqu’à trois images, une capture d’écran par exemple ; une capture peut montrer des adresses mail ou des noms, à masquer avant l’envoi. Chaque image est réencodée dès que vous l’ajoutez, ce qui retire tout ce qu’elle porte en plus de l’image elle-même, comme le lieu et la date d’une photo ou l’appareil qui l’a prise. Votre message et ses images restent entre vous et l’équipe Trupeo : une personne de l’équipe le lit dans nos outils internes, où elle voit aussi votre nom, votre adresse email et les boîtes partagées dont vous êtes membre, pour comprendre votre message et vous répondre. Elle peut vous répondre en privé, rattacher votre message à une idée ou le marquer comme traité. Vous retrouvez vos envois, leur état et notre réponse sous « Mes envois ». Rien n’en est publié sans être réécrit par l’équipe Trupeo, et jamais avec votre nom : une idée publiée est rédigée par l’équipe Trupeo et ne nomme personne.

Les idées que vous suivez. Vous pouvez suivre une idée pour être prévenu dans Trupeo quand son statut change. Quand votre message est rattaché à une idée, vous suivez cette idée automatiquement, et vous pouvez cesser de la suivre à tout moment. Aucun autre utilisateur ne voit qui suit une idée.

Vos contributions. Sous chaque idée, vous pouvez écrire une contribution à sa discussion. Une personne de l’équipe Trupeo la relit avant de la publier ; d’ici là, seuls vous et l’équipe Trupeo la voyez. Une fois publiée, elle peut être lue par toute personne disposant d’un compte Trupeo, avec votre prénom. L’équipe Trupeo peut décider de ne pas la publier, ou de la retirer : elle n’est alors plus visible dans l’application, y compris pour vous, mais figure toujours dans l’export des données de votre compte. Vous pouvez joindre jusqu’à trois images à une contribution, réencodées de la même façon. Elles sont publiées avec elle, sauf si l’équipe Trupeo en masque une, et peuvent alors être vues par toute personne disposant d’un compte Trupeo et sur le site trupeo.com (ci-dessous), sans votre nom. Vous êtes prévenu dans Trupeo quand l’équipe Trupeo répond à votre envoi, publie votre contribution ou répond dans une discussion à laquelle vous avez pris part.

Sur le site trupeo.com. Les idées publiées apparaissent aussi sur le site, à l’adresse /fr/idees/, avec leur titre, leur description, leur statut et, le cas échéant, l’explication de l’équipe Trupeo. Le site ne montre aucun texte de contribution, aucun nom, ni rien de ce que vous nous avez envoyé avec le bouton « Proposer une idée ». La seule chose qu’il montre d’une discussion, ce sont les images jointes à ses contributions publiées que l’équipe Trupeo a laissées visibles, sans dire qui les a envoyées.

Ces traitements reposent sur notre intérêt légitime à améliorer le Service et à vous répondre (section 3), et vous pouvez vous y opposer via le formulaire de contact (section 8). Vos envois, les idées que vous suivez et vos contributions, avec leurs images, sont hébergés avec le reste du Service (section 5), figurent dans l’export des données de votre compte (section 8) et sont supprimés avec votre compte (section 4). Une image ajoutée puis jamais envoyée est supprimée au bout de 24 heures.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique. En cas de modification substantielle, nous vous informerons 30 jours à l’avance. Une mise à jour qui ne fait que décrire plus précisément un traitement déjà en place prend effet dès sa publication : ce qui déclenche ce préavis de 30 jours, c’est une nouvelle finalité ou un nouveau destinataire. L’utilisation continue du Service après l’entrée en vigueur des modifications vaut acceptation.

15. Contact et réclamations

Pour toute question, utilisez le formulaire à l’adresse /fr/contact/ ou écrivez-nous à : ALK Innovations, 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, France.