Les trois limites qui rattrapent les petites équipes sont celles que personne ne lit avant de les heurter : une boîte partagée Microsoft 365 accepte 25 utilisateurs et stocke 50 Go sans licence, et un compte Google Workspace peut envoyer 2 000 messages par jour, avec une chute à 100 destinataires par message quand un outil tiers se connecte en SMTP ou en IMAP. Tout ce qui suit vient de la documentation de Microsoft et de Google, avec la source de chaque chiffre en fin d’article.
Boîte partagée Microsoft 365
| Limite | Valeur documentée |
|---|---|
| Nombre maximal d’utilisateurs | 25. Au-delà, Microsoft annonce des échecs de connexion ou messages dupliqués |
| Stockage sans licence | 50 Go |
| Stockage avec une licence Exchange Online Plan 2 | 100 Go |
| Stockage, boîte créée avant juillet 2018 | 100 Go, sans licence |
| Licence pour la boîte elle-même | Aucune, jusqu’à 50 Go |
| Licence pour chaque personne qui y accède | Sa propre boîte Exchange Online sous licence |
| Accès externe | Impossible. Un compte Gmail ne peut pas y accéder |
| Connexion directe au compte | À bloquer, et à laisser bloquée |
| Mot de passe | Existe, généré par le système, non destiné à être utilisé |
| Empêcher les suppressions | Impossible dans une boîte partagée |
| Chiffrement des messages envoyés | Impossible : pas de contexte de sécurité propre, donc pas de clé |
| Migration vers un groupe Microsoft 365 | Impossible |
| Sous-dossiers par dossier | 10 000 |
Trois de ces lignes méritent d’être soulignées, parce qu’elles changent une décision et pas seulement un réglage.
Le plafond de 25 utilisateurs n’est pas indicatif. Le remède proposé par Microsoft est de passer à un groupe Microsoft 365, et sa description de ce qui déraille au-delà contient les mots messages dupliqués. Une plateforme qui produit des doublons sous charge est un socle discutable pour une équipe qui lutte déjà à la main contre les réponses en double.
Le plafond de stockage a un mode de défaillance désagréable. Quand une boîte partagée est pleine, elle continue de recevoir un moment, puis n’envoie plus, puis renvoie des erreurs à ceux qui vous écrivent. Sur une adresse de contact qui tourne depuis plusieurs années avec des pièces jointes, 50 Go arrivent plus vite qu’on ne le croit, et le premier symptôme visible pour vos clients est un message d’échec.
Le chemin de migration est à sens unique. Vous pouvez convertir une boîte utilisateur en boîte partagée. Vous ne pouvez pas convertir une boîte partagée en groupe Microsoft 365. Le choix entre les deux se fait posément au départ, comme nous l’expliquons dans boîte mail partagée ou liste de diffusion.
Gmail et Google Workspace
Google ne propose pas d’équivalent d’une boîte partagée : les limites pertinentes sont donc celles de la délégation et celles de l’envoi. Ces dernières s’appliquent au compte derrière votre adresse partagée, quelle que soit la personne qui écrit.
| Limite | Valeur documentée |
|---|---|
| Délégués, compte professionnel ou scolaire | Jusqu’à 1 000 configurés |
| Délégués connectés en même temps | Environ 40 en usage courant |
| Délégués, compte personnel @gmail.com | 10 |
| Messages envoyés par jour et par utilisateur | 2 000 (1 500 en publipostage, 500 sur un compte d’essai) |
| Destinataires par message | 2 000 au total, dont 500 externes maximum |
| Destinataires par message en SMTP, POP ou IMAP | 100 |
| Destinataires par message via l’API Gmail | 500 |
| Destinataires par jour, au total | 10 000 |
| Destinataires externes par jour | 3 000 |
| Destinataires uniques par jour | 3 000, dont 2 000 externes |
| Après avoir atteint une limite | Plus d’envoi pendant 24 h maximum, la réception continue |
La ligne à retenir est celle des 100 destinataires en SMTP, POP et IMAP. Elle est vingt fois plus basse que la limite de l’interface, et elle s’applique précisément quand un outil tiers envoie à votre place en IMAP plutôt que par l’API. Si vous envoyez une annonce de rentrée à vos 250 adhérents depuis un outil connecté ainsi, elle ne partira pas en un seul message. Ce n’est pas un défaut de l’outil.
Les limites quotidiennes s’appliquent aussi par compte, pas par personne. Trois bénévoles qui travaillent sur la même boîte déléguée partagent un seul quota de 2 000 messages, et l’un d’eux qui lance un publipostage le consomme pour tout le monde.
Un groupe Google utilisé comme boîte d’équipe
Un groupe Google avec la boîte de réception collaborative activée est l’équivalent le plus proche côté Google, et ses contraintes sont fonctionnelles plutôt que chiffrées.
| Contrainte | Détail |
|---|---|
| Historique des conversations | Doit être activé, sinon aucune fonction collaborative ne marche |
| Attribuer une conversation | Exige la permission “Qui peut modérer les métadonnées” |
| Marquer comme terminé | Exige la permission “Qui peut modérer les métadonnées” |
| Marquer comme doublon | Exige la permission “Qui peut modérer le contenu” |
| Effet du marquage en doublon | La conversation est verrouillée |
| Supprimer une conversation résolue | Définitif, aucune restauration possible |
| Qui peut activer la fonction | Un propriétaire ou gestionnaire, et Groupes pour les entreprises doit être actif |
Le modèle de permissions est l’obstacle concret. Un bénévole qui peut lire et répondre mais à qui personne n’a accordé la modération des métadonnées ne peut pas prendre en charge une conversation : la seule fonction pour laquelle vous avez activé le groupe lui est invisible. C’est une raison fréquente pour laquelle des équipes concluent que la boîte collaborative “ne marche pas”.
Groupes de distribution
| Limite | Valeur documentée |
|---|---|
| Taille maximale d’un message, groupe de 5 000 à 99 999 membres | 25 Mo |
| Taille maximale d’un message, groupe de 100 000 membres | 5 Mo |
| Archive centrale des messages passés | Aucune |
| Usage prévu par Microsoft | Diffuser à un groupe défini |
Ce qu’aucun ne limite, et devrait
Relisez les tableaux et voyez ce qui manque. Aucun de ces produits ne documente de limite sur le nombre de personnes pouvant répondre au même message en même temps, parce qu’aucun ne le suit. Les plafonds portent tous sur la capacité : stockage, destinataires, utilisateurs, taille des messages. La défaillance qui coûte réellement de l’argent à une petite équipe est la coordination, et elle n’a pas de quota parce que ce n’est pas une ressource que quiconque mesure.
C’est là le vrai trou. Une boîte partagée à 24 utilisateurs et 40 Go respecte toutes les limites documentées et peut quand même envoyer à un client deux devis contradictoires le même matin, ce que nous avons décrit dans comment éviter les réponses en double.
Où Trupeo se situe par rapport à tout cela
Trupeo se connecte au-dessus de la boîte que vous avez déjà : les limites de votre fournisseur s’appliquent toujours, le stockage est le sien, les quotas d’envoi sont les siens, et votre adresse ne change pas. Ce qui disparaît, c’est le plafond qui appartient à l’outil plutôt qu’à la boîte.
Il n’y a pas de plafond à 25 utilisateurs, parce que Trupeo n’est pas plusieurs personnes qui se connectent à un même compte : chacun a ses propres identifiants, sur une boîte connectée une fois. Le tarif est forfaitaire et non par utilisateur, donc le nombre de personnes n’est pas non plus une décision budgétaire. Et la couche de coordination qu’aucun tableau ci-dessus ne contient, un responsable par conversation, un statut ouvert ou terminé, des notes internes et un signal quand un collègue répond déjà, est précisément ce qui vous manquait.
Voir nos tarifs et les fonctionnalités, ou lire le guide complet de la boîte mail partagée pour le sujet dans son ensemble.
Questions fréquentes
Combien d’utilisateurs peuvent accéder à une boîte partagée Microsoft 365 ?
Microsoft documente un maximum de 25. Au-delà, les personnes qui y accèdent en même temps peuvent rencontrer des échecs de connexion ou des messages dupliqués, et la recommandation de Microsoft est de passer à un groupe Microsoft 365.
Quelle est la limite de stockage d’une boîte partagée ?
50 Go sans aucune licence attribuée, et 100 Go avec une licence Exchange Online Plan 2. Les boîtes partagées sans licence créées avant juillet 2018 disposent de 100 Go. Quand elle est pleine, la boîte continue de recevoir un moment, puis n’envoie plus, puis renvoie les messages entrants en erreur.
Combien d’emails un compte Google Workspace peut-il envoyer par jour ?
2 000 messages par jour et par utilisateur, ou 1 500 en publipostage et 500 sur un compte d’essai. Le total de destinataires quotidiens est de 10 000, dont 3 000 peuvent être externes. Après une limite atteinte, l’envoi s’arrête pendant 24 h au maximum, la réception continue.
Pourquoi ne puis-je envoyer qu’à 100 destinataires en IMAP ?
C’est la limite documentée par Google pour SMTP, POP et IMAP, contre 2 000 dans l’interface Gmail et 500 via l’API Gmail. Elle s’applique dès qu’un outil envoie à votre place par ces protocoles, ce qui surprend les équipes qui expédient une annonce de saison depuis un client tiers.
Une boîte partagée nécessite-t-elle sa propre licence ?
Non, jusqu’à 50 Go. Mais chaque personne qui y accède a besoin de sa propre boîte Exchange Online sous licence : la boîte partagée n’est donc gratuite qu’au sens où elle n’ajoute rien aux abonnements que vous payez déjà.
Des personnes extérieures peuvent-elles utiliser notre boîte partagée ?
Non. Microsoft indique que vous ne pouvez pas donner accès à une boîte partagée à des personnes extérieures à votre entreprise, par exemple avec un compte Gmail, et propose un groupe Microsoft 365 quand des externes doivent être inclus. Un outil qui se connecte par l’API du fournisseur contourne cette contrainte dans l’autre sens, comme nous le détaillons dans une boîte partagée pour Gmail et Outlook.
Sources :
- À propos des boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365 : le maximum de 25 utilisateurs et l’avertissement sur les échecs de connexion ou messages dupliqués, les limites de 50 Go et 100 Go, la licence Exchange Online Plan 2, les 100 Go des boîtes créées avant juillet 2018, la licence requise pour chaque utilisateur, l’impossibilité de l’accès externe, d’empêcher les suppressions et de chiffrer les envois, et la consigne de bloquer la connexion.
- Limites Exchange Online : les quotas de stockage des boîtes partagées, utilisateur et de groupe selon la formule, les 10 000 sous-dossiers par dossier, et la taille maximale des messages pour les grands groupes de distribution.
- Comparer les types de groupes dans Microsoft 365 : l’impossibilité de migrer une boîte partagée vers un groupe Microsoft 365, et l’usage prévu des groupes de distribution.
- Limites d’envoi de Gmail dans Google Workspace : les 2 000 messages par jour, les 2 000 destinataires par message dont 500 externes maximum, les 100 destinataires par message en SMTP, POP et IMAP, les 500 via l’API Gmail, les 10 000 destinataires quotidiens, les 3 000 externes et 3 000 uniques par jour, et la pause d’envoi pouvant aller jusqu’à 24 h.
- Déléguer et collaborer sur les e-mails : les 1 000 délégués sur un compte professionnel ou scolaire, les 10 sur un compte personnel, et la quarantaine de délégués connectés en même temps en usage courant.
- Utiliser un groupe comme boîte de réception collaborative : les permissions de modération des métadonnées et du contenu, le verrouillage d’une conversation marquée comme doublon, et le caractère définitif de la suppression d’une conversation résolue.
- Transformer un groupe en boîte de réception collaborative : l’obligation d’activer d’abord l’historique des conversations, et qui peut activer ces fonctions.