Los tres límites que pillan desprevenidos a los equipos pequeños son los que nadie lee hasta que se topa con ellos: un buzón compartido de Microsoft 365 admite 25 personas y guarda 50 GB sin licencia, y una cuenta de Google Workspace puede enviar 2000 correos al día, que se quedan en 100 destinatarios por mensaje cuando una herramienta externa se conecta por SMTP o IMAP. Todo lo que sigue sale de la documentación de Microsoft y de Google, con la fuente de cada cifra al final.
Buzón compartido de Microsoft 365
| Límite | Valor documentado |
|---|---|
| Máximo de personas | 25. Por encima, Microsoft avisa de errores de conexión o mensajes duplicados |
| Almacenamiento sin licencia | 50 GB |
| Almacenamiento con Exchange Online Plan 2 | 100 GB |
| Almacenamiento, buzón creado antes de julio de 2018 | 100 GB, sin licencia |
| Licencia para el propio buzón | Ninguna, hasta 50 GB |
| Licencia para cada persona que accede | Un buzón propio de Exchange Online con licencia |
| Acceso externo | Imposible. No se puede dar acceso a una cuenta de Gmail |
| Inicio de sesión directo | Debe bloquearse, y mantenerse bloqueado |
| Contraseña | Existe, la genera el sistema, no está pensada para usarse |
| Impedir que se borren mensajes | Imposible en un buzón compartido |
| Cifrado del correo saliente | Imposible: sin contexto de seguridad propio, no hay clave de cifrado |
| Migración a un grupo de Microsoft 365 | Imposible |
| Subcarpetas por carpeta | 10 000 |
Tres de ellos merecen atención, porque son los que cambian una decisión y no un ajuste.
El tope de 25 personas no es orientativo. El remedio que propone la propia Microsoft es pasar a un grupo de Microsoft 365, y cuando describe lo que falla por encima de esa cifra habla de mensajes duplicados. Una plataforma que genera duplicados cuando está muy solicitada es una mala base para un equipo que ya lucha a mano contra las respuestas duplicadas.
El tope de almacenamiento falla de la peor manera. Cuando un buzón compartido se llena, sigue recibiendo durante un tiempo, luego deja de enviar y después empieza a devolver el correo entrante a quien te escribió. En una dirección de atención al público que lleva varios años acumulando archivos adjuntos, los 50 GB llegan antes de lo previsto, y lo primero que notan tus clientes es un rebote.
La migración solo va en un sentido. Puedes convertir un buzón de usuario en buzón compartido. No puedes convertir un buzón compartido en un grupo de Microsoft 365. Elegir entre los dos es una decisión que conviene tomar con calma desde el principio, y la explicamos en buzón compartido o lista de distribución.
Gmail y Google Workspace
Google Workspace tiene ya una bandeja de entrada compartida nativa en sus ediciones Business, que se está lanzando por fases (observado en octubre de 2026), pero Google afirma que en Gmail las bandejas compartidas y las cuentas delegadas son lo mismo, así que los límites que cuentan son los de la delegación y los del envío. Los de envío se aplican a la cuenta que hay detrás de vuestra dirección compartida, escriba quien escriba.
| Límite | Valor documentado |
|---|---|
| Delegados, cuenta de trabajo o de centro educativo | Hasta 1000 configurados |
| Delegados conectados a la vez | Unos 40 con un uso normal |
| Delegados, cuenta personal @gmail.com | 10 |
| Correos enviados al día, por cuenta | 2000 (1500 en combinación de correspondencia, 500 en una cuenta de prueba) |
| Destinatarios por mensaje | 2000 en total, de los que 500 externos como máximo |
| Destinatarios por mensaje por SMTP, POP o IMAP | 100 |
| Destinatarios por mensaje a través de la API de Gmail | 500 |
| Destinatarios en total al día | 10 000 |
| Destinatarios externos al día | 3000 |
| Destinatarios únicos al día | 3000, de los que 2000 externos |
| Tras alcanzar un límite | Sin envíos durante hasta 24 horas, la recepción sigue |
La línea que hay que mirar es la de los 100 destinatarios por SMTP, POP e IMAP. Es un límite veinte veces más bajo que el de la interfaz, y se aplica justo cuando una herramienta externa envía en tu nombre por IMAP en lugar de por la API. Si mandas el aviso de la temporada a tus 250 socios desde una herramienta conectada así, no saldrá en un solo mensaje. No es un fallo de la herramienta.
Los límites diarios también se cuentan por cuenta, no por persona. Tres voluntarios que trabajan en el mismo buzón delegado comparten un único cupo de 2000 correos, y si uno lanza una combinación de correspondencia lo gasta para todos.
Grupos de Google como bandeja del equipo
Un grupo de Google con la Bandeja de entrada colaborativa activada es la alternativa clásica de Google, y sus restricciones son de funcionamiento más que de cifras.
| Restricción | Detalle |
|---|---|
| Historial de conversaciones | Tiene que estar activado, o las funciones de la Bandeja de entrada colaborativa no funcionan |
| Asignar una conversación | Requiere el permiso «Quién puede moderar metadatos» |
| Marcar como finalizada | Requiere el permiso «Quién puede moderar metadatos» |
| Marcar como duplicada | Requiere el permiso «Quién puede moderar contenido» |
| Efecto de marcarla como duplicada | La conversación queda bloqueada |
| Eliminar una conversación resuelta | Definitivo, no se puede recuperar |
| Quién la activa | Un propietario o administrador del grupo, y Grupos para empresas tiene que estar activado |
El modelo de permisos es el obstáculo práctico. Un voluntario que puede leer y responder pero al que nunca se le dio el permiso de moderar metadatos no puede quedarse con una conversación, así que la única función por la que activasteis el grupo le resulta invisible. Es un motivo habitual por el que los equipos concluyen que la Bandeja de entrada colaborativa «no funciona».
Grupos de distribución
| Límite | Valor documentado |
|---|---|
| Tamaño máximo de mensaje, grupo de 5000 a 99 999 miembros | 25 MB |
| Tamaño máximo de mensaje, grupo de 100 000 miembros | 5 MB |
| Archivo central de los mensajes anteriores | Ninguno |
| Uso que le da Microsoft | Transmitir información a un grupo definido de personas |
Lo que ninguno limita, y debería
Vuelve a leer las tablas y fíjate en lo que falta. Ninguno de estos productos documenta un límite de cuántas personas pueden responder al mismo correo a la vez, porque ninguno lo controla. Todos los topes hablan de capacidad: almacenamiento, destinatarios, personas, tamaño de mensaje. El fallo que de verdad le cuesta dinero a un equipo pequeño es de coordinación, y no tiene cupo porque no es un recurso que nadie mida.
Ese es el hueco real. Un buzón compartido con 24 personas y 40 GB está dentro de todos los límites documentados y aun así puede mandar a un cliente dos presupuestos contradictorios la misma mañana, que es lo que contamos en cómo evitar las respuestas duplicadas.
Dónde se sitúa Trupeo frente a todo esto
Trupeo se conecta al buzón que ya tienes, así que los límites de tu proveedor siguen aplicándose: el almacenamiento es suyo, los cupos de envío son suyos y tu dirección no cambia. Lo que desaparece es el tope que pertenece a la herramienta y no al buzón.
No hay tope de 25 personas, porque con Trupeo no son varias personas entrando en una misma cuenta: cada una tiene su propio acceso a un buzón que se conecta una sola vez. El precio es por buzón conectado: 10 € al mes sin IVA para 2 personas y 20 € a partir de 3, con todas las funciones en los dos planes, así que a partir de la tercera persona sumar a alguien más al equipo no cuesta nada extra. Y la capa de coordinación que no aparece en ninguna de las tablas anteriores, una persona que se encarga de cada conversación, un estado («Por asignar», «En curso», «Hecho»), notas para el equipo y un aviso cuando otro miembro del equipo ya está respondiendo, es justo lo que te faltaba.
Consulta nuestros precios y las funciones, o lee la guía completa del buzón compartido para verlo todo.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas pueden acceder a un buzón compartido de Microsoft 365?
Microsoft documenta un máximo de 25. Por encima, quienes accedan a la vez pueden sufrir errores de conexión o mensajes duplicados, y lo que recomienda Microsoft es usar un grupo de Microsoft 365.
¿Cuál es el límite de almacenamiento de un buzón compartido?
50 GB sin ninguna licencia asignada, y 100 GB si le asignas una licencia Exchange Online Plan 2. Los buzones compartidos sin licencia creados antes de julio de 2018 tienen 100 GB. Cuando se llena, el buzón sigue recibiendo durante un tiempo, luego deja de enviar y después devuelve el correo entrante.
¿Cuántos correos puede enviar al día una cuenta de Google Workspace?
2000 correos al día por cuenta, 1500 con combinación de correspondencia y 500 en una cuenta de prueba. El total diario de destinatarios es de 10 000, de los que 3000 pueden ser externos. Tras alcanzar un límite, el envío se detiene durante hasta 24 horas mientras la recepción continúa.
¿Por qué solo puedo enviar a 100 destinatarios por IMAP?
Es el límite que documenta Google para SMTP, POP e IMAP, frente a 2000 en la interfaz de Gmail y 500 a través de la API de Gmail. Se aplica siempre que una herramienta envía en tu nombre por esos protocolos, y es lo que sorprende a los equipos que mandan un aviso de temporada desde un cliente de correo externo.
¿Un buzón compartido necesita su propia licencia?
No, hasta 50 GB. Pero cada persona que accede necesita su propio buzón de Exchange Online con licencia, así que el buzón compartido solo es gratis en el sentido de que no añade nada a las suscripciones que ya pagas.
¿Pueden usar nuestro buzón compartido personas de fuera de la organización?
No. Microsoft indica que no puedes dar acceso al buzón compartido a personas ajenas a tu empresa, como alguien con una cuenta de Gmail, y propone un grupo de Microsoft 365 cuando hay que incluir a personas externas. Una herramienta que se conecta a través de la API del proveedor es la otra forma de esquivar esa restricción, y lo explicamos en un buzón compartido para Gmail y Outlook.
Fuentes:
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): el máximo de 25 usuarios y su aviso de errores de conexión o mensajes duplicados, los límites de 50 GB y 100 GB, la licencia Exchange Online Plan 2, los 100 GB de los buzones creados antes de julio de 2018, lo que pasa cuando el buzón se llena, la licencia necesaria para cada persona que accede, la imposibilidad del acceso externo, de impedir que se borren mensajes y de cifrar el correo saliente, la contraseña generada por el sistema y la indicación de bloquear el inicio de sesión.
- Límites de Exchange Online (Microsoft Learn): las cuotas de almacenamiento de los buzones compartidos por plan, las 10 000 subcarpetas por carpeta y el tamaño máximo de mensaje de los grandes grupos de distribución.
- Comparación de tipos de grupos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): la imposibilidad de migrar un buzón compartido a un grupo de Microsoft 365 y el uso declarado de los grupos de distribución.
- Límites de envío de Gmail en Google Workspace (Ayuda de Google Workspace): los 2000 correos al día, los 2000 destinatarios por mensaje con 500 externos como máximo, los 100 destinatarios por mensaje por SMTP, POP e IMAP, los 500 a través de la API de Gmail, los 10 000 destinatarios diarios, los 3000 externos y 3000 únicos al día, y la pausa de envío de hasta 24 horas.
- Delegar y colaborar en cuentas de correo (Ayuda de Gmail): los 1000 delegados de una cuenta de trabajo o de centro educativo, los 10 de una cuenta personal y los unos 40 delegados conectados a la vez con un uso normal.
- Usar un grupo como Bandeja de entrada colaborativa (Ayuda de Google Workspace): los permisos de moderar metadatos y moderar contenido, el bloqueo de una conversación marcada como duplicada y el carácter definitivo de eliminar una conversación resuelta.
- Convertir un grupo en una Bandeja de entrada colaborativa (Ayuda de Google Workspace): la obligación de activar antes el historial de conversaciones, quién puede activar las funciones y el requisito de Grupos para empresas.
- Crea una carpeta Recibidos compartida y Delega la dirección de correo electrónico de un usuario (Ayuda de Google Workspace): la bandeja de entrada compartida nativa en Business Starter, Standard y Plus, que se lanza por fases, y la afirmación de que en Gmail las cuentas delegadas y las bandejas compartidas son lo mismo, observado en octubre de 2026.