Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento de los datos

La empresa responsable del tratamiento de los datos es ALK Innovations, una SASU con un capital de 1000 €, inscrita en el Registro Mercantil y de Sociedades de Nantes (RCS) con el número 983 856 642, con domicilio social en 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Francia (en adelante, “ALK Innovations” o “nosotros”).

ALK Innovations edita el servicio Trupeo (en adelante, “el Servicio”), un buzón compartido destinado a profesionales.

El representante legal y director de la publicación es Quentin Georget, Presidente de ALK Innovations. También es la persona de contacto para cualquier pregunta relativa a la protección de los datos personales.

2. Datos que tratamos

Recogemos y tratamos las siguientes categorías de datos:

• Datos de la cuenta de usuario: nombre, apellidos, dirección de correo profesional, la firma de correo que escribes y el logotipo que subas para ella, y las preferencias guardadas con tu cuenta, como el idioma, la zona horaria, la foto de perfil, la vista con la que se abre tu buzón, si las notificaciones están activadas en tus dispositivos y tu decisión de dejar de recibir nuestros correos recordatorios.
• Datos del buzón conectado: dirección de correo del buzón sincronizado e información técnica protegida necesaria para conectar ese buzón a Trupeo.
• Contenido de los correos: asunto, cuerpo del correo, remitentes, destinatarios, archivos adjuntos, etiquetas y carpetas. Estos datos están protegidos cuando se almacenan.
• Libreta de direcciones compartida y notas para el equipo: Trupeo crea por sí mismo un directorio de las direcciones que aparecen en los correos de cada buzón. Se rellena automáticamente a partir de los campos De, Para y CC de cada mensaje recibido o enviado, y contiene la dirección, el nombre leído en el encabezado del mensaje, el número de intercambios, la fecha del primero y la del último, y una clasificación automática según si tu equipo ya ha escrito a esa dirección. Tu equipo puede completar cada entrada con un nombre, una empresa, un cargo, números de teléfono y una nota, y escribir notas para el equipo en una conversación. Son datos sobre terceros, visibles para los miembros del buzón compartido al que pertenecen. Nunca se envían a la persona con la que mantienes la correspondencia.
• Contactos mantenidos al día con Contactos de Google u Outlook: cuando se conecta un buzón de Gmail o de Outlook, Trupeo también pide acceso a los contactos de esa cuenta, en la misma pantalla de consentimiento de Google o de Microsoft: contacts en Google, Contacts.ReadWrite y MailboxSettings.ReadWrite en Microsoft, ya que allí un grupo de contactos es una categoría de Outlook. A partir de ese momento, Trupeo lee y escribe los contactos de esa cuenta a través de la People API de Google o de Microsoft Graph. En Google, este permiso puede rechazarse y el buzón se conecta igualmente. En el caso de un buzón conectado antes de que Trupeo lo pidiera en la conexión, se invita al propietario del buzón a autorizarlo. A ese buzón también se le pide la próxima vez que se vuelva a conectar, por su propietario o por un miembro, salvo que su propietario haya dejado de mantener sus contactos al día o haya rechazado la invitación. El propietario puede detenerlo en cualquier momento en los ajustes del buzón: Trupeo deja entonces de leer y escribir los contactos, y una reconexión posterior del buzón no vuelve a activarlo. Los contactos no se mantienen al día en el caso de una dirección de Outlook compartida con otra cuenta de Microsoft 365 o delegada en ella. Para cada contacto, Trupeo intercambia el nombre, las direcciones de correo, los números de teléfono, la empresa, el cargo y la nota, así como las etiquetas (Google) o categorías (Outlook) del contacto, que se convierten en grupos de contactos en Trupeo. Un contacto sin dirección de correo no se incorpora a Trupeo. Para mantener ambos lados iguales, Trupeo también almacena, para cada contacto y cada grupo, el identificador que le asigna Google o Microsoft y los últimos valores en los que ambos lados coincidieron. Los contactos incorporados de este modo son visibles para los miembros del buzón compartido, como cualquier entrada de su libreta de direcciones.
• Datos de facturación: nombre, dirección de facturación y país de facturación, número de IVA u otro número de identificación fiscal, historial de transacciones. Los datos de la tarjeta de crédito los trata directamente nuestro proveedor Stripe; ALK Innovations no almacena ningún dato de pago.
• Datos de ubicación a efectos fiscales: la dirección IP desde la que te conectas cuando la conexión de un buzón inicia una prueba gratuita y crea tu ficha de cliente en Stripe, y el país de facturación que confirmas al añadir un método de pago.
• Justificante para la tarifa reducida: si solicitas la tarifa reducida reservada a las asociaciones y a los centros educativos, el documento que subes (PDF, JPEG o PNG) se almacena y ALK Innovations lo lee para valorar la solicitud. Ese documento procede de tu organización y puede contener datos sobre terceros.
• Notificaciones en tu dispositivo: si activas las notificaciones del navegador, Trupeo almacena la suscripción que tu navegador le entrega para ese dispositivo: la dirección técnica emitida por el servicio de notificaciones de ese navegador, las claves utilizadas para cifrar el contenido de las notificaciones y la cadena de identificación que envía ese navegador, que indica su nombre y su versión y los de tu sistema operativo.
• Asistentes conectados: si conectas a tu cuenta un asistente como Claude o ChatGPT (consulta la sección 12), Trupeo registra la aplicación del asistente tal como esta se presenta (su nombre, su dirección y las direcciones de retorno que declara), tu autorización (qué asistente, los permisos concedidos y sus fechas) y los tokens de acceso que se le emiten, así como, para limitar los abusos, el número de solicitudes que el asistente realiza para tu cuenta.
• Mensajes que nos envías: el formulario de contacto del sitio envía la categoría que eliges, tu nombre, tu dirección de correo, la organización que indiques, en su caso, el idioma de la página, tu dirección IP y el mensaje que escribes; todo ello se publica en el espacio de chat del equipo (consulta la sección 5). El formulario de ayuda de la aplicación envía la categoría que eliges y tu mensaje, junto con tu nombre, tu dirección de correo, el identificador de tu cuenta, el idioma en el que se te muestra la aplicación, la pantalla desde la que escribes, la versión de la aplicación y la cadena de identificación de tu navegador; si escribes desde uno de tus buzones, también envía la dirección de ese buzón, su identificador, su proveedor, su estado y el estado de su suscripción. Esa solicitud se entrega por correo a nuestro buzón de asistencia (consulta la sección 5), y a continuación se publica en el espacio de chat del equipo una copia más breve, que contiene la categoría, tu dirección de correo, la pantalla y tu mensaje.
• Solicitudes de exportación de datos: cuando pides exportar tus datos desde tu interfaz (consulta la sección 8), Trupeo registra la solicitud: lo que abarcaba, cuándo se hizo, cuándo estuvo listo el archivo, cuándo se descargó y la dirección IP de la que procedía la solicitud. Ese registro es lo que nos permite indicarte a ti, y demostrar ante un evaluador, que se ha realizado una exportación de tus datos.
• Ideas y sugerencias: lo que nos envías desde la página “Ideas” de la aplicación (consulta la sección 13): el tipo de envío que eliges (una idea, un problema o lo que te gusta), tu mensaje y las imágenes que adjuntas, el idioma en el que se te muestra la aplicación, la pantalla desde la que lo envías y la respuesta que te dirige el equipo de Trupeo; las ideas que sigues; y tus aportaciones a la conversación sobre una idea, con las imágenes adjuntas y su estado (pendiente de revisión, publicada o retirada).
• Cómo llegaste a Trupeo: cuando te registras desde un enlace de trupeo.com, ese enlace nos indica la campaña a la que pertenece, si la tiene (su fuente, su medio y su nombre), el sitio del que venías (solo su dirección, como www.google.com, nunca la página), y la página de trupeo.com y el botón que utilizaste. Si aceptaste la medición de audiencia en trupeo.com, también nos indica la primera página que viste allí, el sitio del que venías esa vez y la campaña de esa visita (consulta la sección 10). Todo ello se registra con tu cuenta cuando se crea la cuenta, junto con el canal que deducimos a partir de ello: una invitación, un anuncio, un correo, una red social, una comunidad, otro sitio, un motor de búsqueda o una visita directa.
• Cómo usas el servicio: las acciones que realizas en Trupeo, como aplicar una etiqueta o combinar dos contactos, registradas como identificadores técnicos, indicando si las realizaste en la aplicación o mediante un asistente que conectaste; y, si aceptas la medición de audiencia, cómo se usan las pantallas de la aplicación. Las secciones 3 y 10 describen ambas cosas.
• Registros técnicos: dirección IP (para la seguridad y la detección de incidentes), fechas y horas de conexión, y la cadena de identificación del navegador que se conserva con cada sesión abierta, que la página “Seguridad” de tu cuenta te muestra para que puedas reconocer los dispositivos en los que has iniciado sesión.

Para qué se utiliza tu zona horaria. Trupeo envía sus notificaciones diarias (los avisos de que alguien lleva demasiado tiempo esperando una respuesta o de que hay un problema con tu cuenta, y el resumen de la mañana) por la mañana en tu zona horaria. Se detecta a partir de tu navegador cuando abres Trupeo y tu cuenta todavía no tiene ninguna, y puedes cambiarla en cualquier momento en tu perfil. Mientras no haya ninguna zona horaria registrada para tu cuenta, estas notificaciones siguen la hora de París.

Cómo se determina tu país de facturación. El impuesto de una factura depende de dónde se encuentra el cliente. Cuando la conexión de un buzón inicia una prueba gratuita y crea tu ficha de cliente en Stripe, enviamos a Stripe la dirección IP de la que procede esa conexión, y Stripe la utiliza para estimar tu país. Stripe la conserva en tu ficha de cliente; Trupeo no guarda ninguna copia de ella para este fin. Si Stripe no puede localizar esa dirección IP, tu país de facturación se establece en Francia hasta que lo cambies. Cuando añades un método de pago, te pedimos que confirmes tu país de facturación y enviamos a Stripe el país que elijas. En Estados Unidos, Puerto Rico, Canadá e India también te pedimos un código postal y lo enviamos a Stripe, porque en esos países el país por sí solo no basta para que Stripe te sitúe. Stripe calcula el impuesto de tus facturas a partir de tu dirección de facturación cuando dispone de ella; en su defecto, a partir de los datos de facturación de tu método de pago y, en su defecto, a partir de la dirección IP. También enviamos a Stripe el idioma de tu cuenta de Trupeo, para que los documentos de facturación y los mensajes que Stripe genera para ti estén en ese idioma.

3. Finalidades y bases jurídicas

4. Plazos de conservación

• Cuenta activa: los datos se conservan durante toda la relación contractual.
• Buzón en pausa tras su prueba: cuando una prueba termina sin método de pago, el buzón se pone en pausa y sus datos se conservan hasta 14 días después del final de la prueba, y luego se borran: sus conversaciones, notas, contactos y ajustes, así como el acceso al buzón, como cuando se borra un buzón. Añadir un método de pago antes conserva todo. Cada propietario del buzón recibe antes un aviso por correo, al menos 11 días antes del borrado, y el buzón nunca se borra antes de que se haya enviado ese correo. La cuenta se conserva.
• Tras la eliminación de la cuenta: el borrado es inmediato en los servidores de producción, y las copias de seguridad de la base de datos que todavía contienen tus datos caducan en un plazo máximo de 35 días. Hay una categoría que no está cubierta por esa purga automática, y puedes pedirnos que la borremos mediante el formulario de contacto (consulta la sección 8): el justificante para la tarifa reducida, que se trata más abajo.
• Datos ya enviados a los proveedores de medición y analítica: la eliminación de la cuenta no suprime por sí sola los datos ya enviados a Google Analytics 4. Google conserva lo que ya ha recibido conforme a sus propias condiciones de conservación, descritas en la sección 5. PostHog es distinto: como su copia estaba identificada por el identificador de tu cuenta de Trupeo, eliminar tu cuenta elimina también el perfil correspondiente en PostHog y, con él, el vínculo entre ese identificador y el perfil. Esto es así sea cual sea la forma en que se elimine la cuenta, también cuando atendemos una solicitud de supresión que nos envías mediante el formulario de contacto (consulta la sección 8). Los eventos de uso del producto subyacentes (quién se encargó de una conversación, cuándo se marcó como hecha, si se envió una respuesta, qué funcionalidad se utilizó) permanecen en PostHog, cada uno con ese identificador pero ya sin vincularse a ningún perfil, conforme a las propias condiciones de conservación de PostHog.
• Copias anteriores en el almacenamiento de objetos: se eliminan automáticamente, a más tardar 60 días después de la primera escritura del archivo.
• Archivos de exportación de datos: se eliminan siete días después de que la exportación esté lista. Una exportación es una copia concentrada de datos personales que existe fuera de la base de datos, por lo que solo se conserva el tiempo necesario para descargarla, y pedir una nueva exportación con el mismo alcance elimina de inmediato el archivo anterior. Al eliminar tu cuenta se eliminan los archivos de exportación que hayan quedado antes de suprimir la propia cuenta.
• Certificado de supresión: cuando se elimina un buzón compartido, la dirección de correo y el idioma de cada uno de sus propietarios, y la dirección del buzón, solo se conservan hasta el envío del correo que les certifica la supresión, una vez purgados los archivos almacenados del buzón. Después se borran; solo queda la fecha de envío del certificado.
• El registro de una solicitud de exportación de datos: se conserva con tu cuenta, incluida la dirección IP de la que procedía, y se elimina con ella. Sobrevive al archivo que generó, para que la afirmación “exportaste este buzón en septiembre” siga pudiendo comprobarse una vez desaparecido el archivo.
• Justificante para la tarifa reducida: se conserva con la solicitud de tarifa reducida a la que acompaña, y no se borra automáticamente con el buzón ni con la cuenta. Puedes pedirnos que lo borremos mediante el formulario de contacto (consulta la sección 8).
• Datos de facturación y datos de ubicación a efectos fiscales: se conservan durante 10 años en virtud de las obligaciones contables (Código de Comercio francés, Code de commerce). Los datos de ubicación a efectos fiscales (dirección IP, país de facturación y, en su caso, código postal) se conservan en Stripe, con tu ficha de cliente y tus facturas. Trupeo conserva por su parte el país de facturación que introdujiste o confirmaste, junto con la denominación social, el tipo de organización y el número de IVA introducidos en tus datos de facturación, para la gestión de la relación con los clientes (sección 3); no conserva ni tu dirección IP ni tu código postal.
• Contactos mantenidos al día con Contactos de Google u Outlook: un contacto permanece en la libreta de direcciones del buzón en Trupeo, y en la cuenta de Google o de Microsoft, mientras cada lado lo conserve. Eliminar un contacto en un lado lo elimina en el otro: Contactos de Google conserva un contacto eliminado en su papelera durante 30 días, y Outlook lo conserva en sus Elementos eliminados, desde donde puede restaurarse. Desactivar esta función borra los identificadores y los valores acordados que Trupeo había almacenado para ella, y deja los contactos en ambos lados. Eliminar el buzón borra su libreta de direcciones en Trupeo, nunca los contactos en Google o en Microsoft.
• Copia en nuestro CRM: se conserva mientras seas cliente. Un buzón eliminado, o un buzón abandonado durante la configuración antes de haberse conectado nunca, permanece allí como antiguo cliente durante 3 años desde su eliminación, y después se borra junto con sus vínculos con personas. Eliminar tu cuenta borra la ficha que la sincronización creó para ti, y la ficha de antiguo cliente de cualquier buzón que fuera solo tuyo; si ya existía en el CRM una ficha sobre ti (porque habíamos estado en contacto antes de que te registraras), solo se elimina de ella la información procedente de Trupeo, y una solicitud de supresión dirigida al grupo se tramita mediante el formulario de contacto (consulta la sección 8). Nunca se copia allí ningún contenido de mensajes, ningún asunto, ningún contacto de tus buzones, ningún justificante ni ninguna dirección IP.
• Cómo llegaste a Trupeo: se conserva con tu cuenta y se elimina con ella. Forma parte de la exportación de los datos de tu cuenta (sección 8).
• Asistentes conectados: tu autorización y los tokens de un asistente se conservan hasta que retires su acceso. Retirarlo, desde la página “Asistentes” de tu cuenta, elimina la autorización y revoca sus tokens; eliminar tu cuenta elimina la autorización y los tokens de todos tus asistentes. Un token de acceso caduca por sí solo al cabo de una hora. La descripción de la aplicación de un asistente no es específica de tu cuenta y se conserva mientras el servicio la conozca.
• Ideas y sugerencias: tus envíos, la respuesta que recibiste, las ideas que sigues y tus aportaciones, publicadas o no, con las imágenes adjuntas, se conservan con tu cuenta y se eliminan con ella. Una imagen que añades y luego no envías se elimina a las 24 horas. Por ahora, la aplicación no permite eliminar uno de ellos por separado; puedes pedirnos que lo borremos mediante el formulario de contacto (consulta la sección 8). Una idea publicada la redacta el equipo de Trupeo, no nombra a nadie y sigue publicada después de que elimines tu cuenta.
• Registros de seguridad: se conservan durante el plazo mínimo exigido por la ley o necesario para la gestión de incidentes.

5. Proveedores de servicios y destinatarios

6. Datos de usuario de Google (Limited Use)

Cuando conectas un buzón de Gmail a Trupeo, Trupeo accede a ese buzón a través de la API de Gmail, con el permiso que concedes en la pantalla de consentimiento de Google. Para el correo en sí, Trupeo solicita un único permiso de Gmail, gmail.modify, que le permite mostrar tus mensajes y aplicar en Gmail las acciones que realizas en Trupeo. Trupeo nunca elimina definitivamente tus mensajes de Gmail.

En la misma pantalla de consentimiento, Trupeo pide también un segundo permiso, contacts, para mantener los contactos del buzón al día con Contactos de Google. Google lo muestra como una casilla independiente: puede dejarse sin marcar, y el buzón se conecta igualmente. En el caso de un buzón conectado antes de que Trupeo lo pidiera en la conexión, se invita al propietario del buzón a autorizarlo. A ese buzón también se le pide la próxima vez que se vuelva a conectar, por su propietario o por un miembro, salvo que su propietario haya dejado de mantener sus contactos al día o haya rechazado la invitación. Este permiso permite a Trupeo leer los contactos y las etiquetas de contactos de la cuenta a través de la People API, y crearlos, modificarlos y eliminarlos allí cuando tu equipo lo hace en Trupeo. Un contacto que Trupeo elimina va a la papelera de Contactos de Google, desde donde puede restaurarse durante 30 días.

El uso que hace Trupeo de la información recibida de las API de Google y su transferencia a cualquier otra aplicación se ajustan a la Google API Services User Data Policy, incluidos los requisitos de Limited Use (uso limitado).

En la práctica:

• Utilizamos los datos de Gmail únicamente para ofrecer las funciones de buzón compartido que ves en Trupeo: mostrar, asignar y responder tus mensajes, y reflejar en Gmail las acciones que realizas en Trupeo (leído/no leído, archivar, papelera, spam).
• Utilizamos los datos de Contactos de Google únicamente para mantener la libreta de direcciones compartida del buzón y sus grupos de contactos iguales que los contactos y las etiquetas de la cuenta de Google, en ambos sentidos, para que tu equipo pueda encontrar esos contactos y escribirles a ellos y a sus grupos desde Trupeo.
• No vendemos los datos de Gmail ni de Contactos de Google, y no los transferimos a terceros, salvo a los proveedores de servicios estrictamente necesarios para el funcionamiento del Servicio (enumerados en la sección 5), a un asistente que tú mismo hayas conectado y autorizado, y solo lo que pida en tu nombre (sección 12), para cumplir la legislación aplicable, o en el marco de una fusión o adquisición, con tu consentimiento previo.
• No utilizamos los datos de Gmail ni de Contactos de Google con fines publicitarios de ningún tipo.
• No utilizamos los datos de Gmail ni de Contactos de Google para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o de aprendizaje automático.
• Nadie en ALK Innovations lee el contenido de tus mensajes ni tus contactos, salvo a petición expresa tuya para tramitar una solicitud de asistencia, cuando sea necesario por motivos de seguridad, como la investigación de un abuso, o para cumplir una obligación legal.
• Desconectar un buzón de Trupeo elimina los mensajes y archivos adjuntos almacenados para ese buzón, en las condiciones descritas en la sección 4. El propietario del buzón puede dejar de mantener los contactos al día con Contactos de Google en cualquier momento, en los ajustes del buzón: Trupeo deja entonces de leer y escribir los contactos, los deja como están en ambos lados y no vuelve a activarlo cuando se reconecta el buzón; también puedes retirar el permiso en cualquier momento desde la página de acceso de terceros de tu cuenta de Google.

7. Transferencias fuera de la Unión Europea

Las transferencias de datos personales a nuestros proveedores de servicios establecidos en Estados Unidos se realizan de conformidad con el RGPD. Nos basamos en garantías reconocidas por la normativa europea y, cuando es necesario, en cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea.

8. Tus derechos

De conformidad con el RGPD, tienes los siguientes derechos: acceso, rectificación, supresión, portabilidad, limitación del tratamiento, oposición, retirada del consentimiento y establecimiento de instrucciones sobre el tratamiento de tus datos tras tu fallecimiento.

Oponerte a la gestión de la relación con los clientes y a la prospección. Puedes oponerte en cualquier momento a que tus datos se copien en nuestro CRM (artículo 21 del RGPD), mediante el formulario de contacto. En ese caso retiramos tu ficha del CRM, y con ella tus vínculos con los buzones; un buzón cuyo titular se opone se retira del mismo modo.

Exportar tus datos desde tu interfaz. Desde tus ajustes hay dos exportaciones disponibles, que abarcan cosas distintas.

• Tu cuenta (Ajustes, sección “Tu cuenta”, página “Tus datos”), disponible para cualquier persona con una cuenta de Trupeo: tu perfil, tus preferencias y tus ajustes de notificaciones, tus sesiones, el registro de cualquier acceso del equipo de Trupeo a tu cuenta para prestarte asistencia, las notas para el equipo que escribiste, lo que enviaste desde la página “Ideas” con la respuesta recibida, las ideas que sigues y tus aportaciones, incluidas las que no se publicaron, y un registro fechado de lo que hiciste en los buzones compartidos de los que eres miembro. Ese registro identifica cada conversación y no incluye ni su asunto ni su contenido: el correo de un buzón compartido se comparte con los demás miembros y es un dato del buzón, no de un miembro en concreto.
• Un buzón compartido (Ajustes, sección “Este buzón”, página “General”), disponible para el propietario de ese buzón: el buzón y sus ajustes, sus miembros y sus invitaciones, todas las conversaciones y todos los mensajes con remitentes, destinatarios, asunto y fechas, las notas para el equipo, la libreta de direcciones compartida, todo el historial de actividad y la lista de archivos adjuntos con su nombre, tipo y tamaño. Los cuerpos de los mensajes y los archivos adjuntos solo se incluyen si el propietario marca “Incluir el contenido de los correos y los archivos adjuntos que Trupeo conserva”: el archivo contiene entonces también los cuerpos que Trupeo guarda, descifrados, los borradores y los archivos adjuntos almacenados. Trupeo solo almacena el contenido de un mensaje recibido a partir del momento en que alguien lo abre, de modo que el cuerpo de un mensaje que nadie ha abierto en Trupeo no se incluye en ningún caso: tu proveedor de correo conserva el original, y cada mensaje lleva su identificador en el proveedor para que puedas encontrarlo allí.

Ambas generan un archivo de datos estructurados y legibles por máquina (JSON delimitado por saltos de línea, comprimido). Se preparan en segundo plano y no en el momento, y, por tu seguridad, requieren un inicio de sesión reciente: si llevas más de un día con la sesión iniciada, Trupeo te pide primero que vuelvas a iniciar sesión. Una vez listo, el archivo queda disponible para su descarga durante siete días y después se elimina; puedes pedir uno nuevo en cualquier momento. Cada solicitud queda registrada, con la fecha y la dirección IP de la que procedía (consulta las secciones 2 y 4).

Para todo lo que no abarquen estas dos exportaciones, y para ejercer cualquiera de los demás derechos indicados, puedes escribirnos mediante el formulario de contacto de /es/contacto/ (seleccionando “Solicitud RGPD”). Responderemos a tu solicitud en un plazo máximo de 30 días. También tienes derecho a presentar una reclamación ante la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés, https://www.cnil.fr).

9. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas rigurosas:

• Las conexiones a Trupeo están protegidas.
• Protección de los cuerpos de los mensajes y de los archivos adjuntos cuando se almacenan.
• Separación y protección del espacio de cada cuenta de cliente.
• Alojamiento en Francia, almacenamiento de los mensajes y archivos adjuntos incluido.
• Copias de seguridad protegidas diarias.
• Notificación de las violaciones de la seguridad de los datos personales en un plazo de 72 horas a la CNIL y a los usuarios afectados en caso de riesgo elevado.

10. Cookies y rastreadores

De acuerdo con las recomendaciones de la CNIL, no se instala ninguna cookie no esencial hasta que das tu consentimiento expreso mediante el banner que se muestra en tu primera visita.

Cookies estrictamente necesarias (no requieren consentimiento)

Utilizamos el almacenamiento propio de tu navegador para recordar tu preferencia de idioma y la elección que haces en el banner de consentimiento. Según lo que hagas con Trupeo, esos dos valores pueden salir de tu dispositivo: esto es lo que ocurre con cada uno.

Tu idioma. También se registra con tu cuenta de Trupeo, en cuanto se crea esa cuenta: el idioma de la página en la que te registraste y, en su defecto, el idioma que pide tu navegador, que se interpreta como inglés si Trupeo no admite ese idioma. Si tu navegador no pide ninguno, se registra la primera vez que abres Trupeo con la sesión iniciada, en el idioma que se te muestra allí. Puedes cambiarlo en cualquier momento en tu perfil, y el idioma de tu cuenta se envía a Stripe (consulta la sección 2).

Tu elección de consentimiento, en la pantalla de facturación de un buzón del que eres propietario. Cuando abres esa pantalla, Trupeo envía a sus propios servidores únicamente tu respuesta a la categoría “Medición de audiencia” (tu elección en la categoría “Marketing” no se envía) y, cuando tu navegador lo conserva, el identificador de Google Analytics guardado en la cookie _ga, y registra ambos con tu ficha de cliente. Si, y solo si, aceptaste la medición de audiencia, la primera vez que tu suscripción pasa a estar activa nuestros servidores envían a Google Analytics un evento de “compra” que incluye ese identificador, el precio de tu plan, su moneda, el nombre del plan y una referencia de transacción, que es el identificador de Stripe de la factura correspondiente o, en su defecto, el de la suscripción (no el número de factura que figura en tus documentos), para que una suscripción pueda contabilizarse en las estadísticas del sitio. Si no aceptaste la medición de audiencia, o si tu navegador no conserva ningún identificador de Google Analytics, no se envía ningún evento de este tipo a Google.

En la página del sitio que contiene un formulario público (el formulario de contacto), utilizamos Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) para limitar los abusos automatizados, como el spam. Este servicio comprueba que el formulario se está utilizando con normalidad, sin instalar ninguna cookie de seguimiento publicitario ni crear ningún perfil de usuario. Puede instalar una cookie técnica de corta duración únicamente para impedir abusos repetidos.

En las páginas del sitio dedicadas a pequeñas empresas, asociaciones y colegios, un vídeo de demostración aparece primero como una imagen servida por Trupeo: no se envía nada a YouTube. Si lo inicias, el reproductor de YouTube (Google LLC), cargado desde youtube-nocookie.com, recibe tu dirección IP e información técnica sobre tu navegador, y puede almacenar información en tu dispositivo. Google trata estos datos según su propia política de privacidad.

Cookies de medición de audiencia (requieren consentimiento)

Si aceptas la categoría “Medición de audiencia”, utilizamos:

• Google Analytics 4 (Google LLC) para medir de forma anonimizada el tráfico del sitio y de la aplicación: páginas vistas, fuente del tráfico, tipo de dispositivo y los primeros pasos en Trupeo. Los datos se eliminan automáticamente al cabo de un máximo de 14 meses.
• PostHog (PostHog, Inc.) para entender cómo utilizan el sitio y la aplicación los visitantes y dónde se atascan, también mediante la grabación de sesiones y la medición de las pantallas de la aplicación descritas más abajo.
• Tu primera visita, que trupeo.com guarda en el almacenamiento de tu navegador con la clave trupeo:first-touch: la primera página que viste, la dirección del sitio del que venías (nunca la página) y la campaña de esa visita, para que, si te registras más adelante, sepamos qué te trajo por primera vez a Trupeo (sección 2). Se escribe una sola vez, nunca antes de que aceptes, se conserva durante 90 días y se elimina en cuanto retiras tu consentimiento. Si aceptas durante una visita, lo que se guarda es la página por la que llegaste en esa visita, no aquella en la que aceptaste.

Estas herramientas solo se utilizan con tu consentimiento, a través del banner de consentimiento.

Hasta que des tu consentimiento:

• No se instala en tu dispositivo ninguna cookie de medición de audiencia.
• PostHog no se carga y no se realiza ninguna grabación.
• Google Analytics puede recibir información muy limitada sin cookies para elaborar estadísticas globales. Esta información no contiene ningún identificador personal persistente. Si necesitas un bloqueo estricto de cualquier solicitud a Google antes del consentimiento, ponte en contacto con nosotros.

Cuando aceptas la categoría “Medición de audiencia”, GA4 y PostHog pasan al modo completo: se instalan cookies, se transmiten eventos detallados y se activa la grabación de sesiones, tal como se ha descrito más arriba.

Grabación de sesiones (PostHog)

Si, y solo si, aceptas la categoría “Medición de audiencia”, PostHog graba tu navegación para que podamos ver dónde se atascan las personas: las páginas visitadas, el movimiento del ratón, los clics y el desplazamiento. Es una reproducción de lo que se mostraba en pantalla, no una captura de tu pantalla ni de tu cámara.

Dónde se aplica, y dónde nunca:

• En el sitio público, en todas las páginas.
• En la aplicación, solo en las pantallas anteriores a un buzón: crear una cuenta, confirmar una dirección, restablecer una contraseña, conectar un buzón, aceptar una invitación.
• Nunca dentro de un buzón. La grabación se detiene en el momento en que entras en uno. Por tanto, no puede aparecer en ella ningún asunto de mensaje, ningún extracto, ningún nombre de las personas con las que te escribes ni ningún archivo adjunto. Lo mismo ocurre con las pantallas de ajustes, con tu cuenta y con las páginas internas reservadas a nuestro equipo.

Lo que no contiene una grabación, ni siquiera donde se aplica:

• Lo que escribes en un campo está enmascarado, incluidos tu nombre, tu dirección de correo y tu mensaje en el formulario de contacto. Los campos de contraseña lo están siempre.
• No se adjuntan a la grabación ni los intercambios de red de la aplicación ni los mensajes técnicos de tu navegador.
• PostHog anonimiza tu dirección IP antes de almacenar la grabación.

Las grabaciones se conservan durante 30 días y después PostHog las elimina. Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento desde el enlace “Preferencias de cookies” del pie de página: la grabación se detiene de inmediato.

Medición de las pantallas de la aplicación (PostHog)

Si aceptas la categoría “Medición de audiencia”, la aplicación también indica a PostHog cómo se usan sus pantallas, incluso dentro de un buzón, para que sepamos qué funcionalidades se usan y cuáles no: qué vista o panel se abrió, si una acción se hizo con un botón, un menú, un atajo de teclado o un deslizamiento, si un mensaje que se estaba escribiendo se envió, se guardó como borrador o se descartó, cuántos resultados dio una búsqueda y qué tipos de criterios combinaba, el tipo de dispositivo y un ancho de ventana aproximado. Cada uno de estos eventos procede de una lista fija incluida en la aplicación: ninguno contiene lo que buscaste, un asunto, un nombre, una dirección, el texto de un mensaje ni la dirección de la página. No es una grabación: dentro de un buzón no se graba nada, como se indica más arriba. Si rechazas o retiras tu consentimiento, no se envía nada.

Parte de esta medición no instala nada en tu dispositivo. Nuestros servidores envían a PostHog las acciones que el servicio ya registra para hacer funcionar tu buzón compartido: quién se encargó de una conversación, cuándo se marcó como hecha, si se envió una respuesta, qué funcionalidades se utilizaron (una etiqueta aplicada, una plantilla insertada, dos contactos combinados, un ajuste de notificaciones modificado, etc.), cuántos elementos abarcó una acción y si se realizó en la aplicación o mediante un asistente que conectaste, identificado solo por su tipo (Claude, ChatGPT u otro). Esto solo se utiliza para entender cómo se usa Trupeo y para mejorarlo. No contiene ni el contenido de tus mensajes ni los nombres o las direcciones de las personas implicadas ni los nombres que das a las etiquetas, plantillas, grupos o ámbitos. Como no instala ninguna cookie, no depende del banner de consentimiento: se basa en nuestro interés legítimo, y puedes oponerte a ello en cualquier momento mediante el formulario de contacto (sección 8).

Cookies de marketing (requieren un consentimiento independiente)

Si, y solo si, aceptas la categoría “Marketing”, activamos Google Signals (Google LLC). Lo que esto cambia en la práctica:

• Si has iniciado sesión en una cuenta de Google con la personalización de anuncios activada, tus visitas a trupeo.com se vinculan a esa cuenta. La medición de audiencia deja de estar anonimizada en tu caso.
• Obtenemos estadísticas agregadas adicionales: franja de edad, sexo, intereses y seguimiento de tu recorrido en varios dispositivos.
• Los datos se envían a la infraestructura publicitaria de Google, en el dominio doubleclick.net, y no solo a los dominios de medición de audiencia.

Lo que no cambia: Trupeo no hace publicidad, no explota ninguna audiencia publicitaria y no vende ningún dato. Utilizamos Google Signals para la finalidad estadística descrita más arriba y para nada más.

Mientras no hayas aceptado esta categoría, Google Signals permanece inactivo: las señales ad_storage, ad_user_data y ad_personalization están denegadas por defecto y la ocultación de identificadores publicitarios (ads_data_redaction) está activada. Puedes cambiarlo en cualquier momento mediante el enlace “Preferencias de cookies” del pie de página.

Gestionar y retirar tu consentimiento

Puedes modificar o retirar tu consentimiento en cualquier momento mediante el enlace “Preferencias de cookies” del pie de página. Tu elección se recuerda durante un máximo de 13 meses; transcurrido ese plazo, el banner volverá a mostrarse, de acuerdo con las indicaciones de la CNIL.

11. Datos relativos a menores

Trupeo es un servicio para organizaciones. Cuando los Clientes utilizan el Servicio, incluidos los centros educativos, ALK Innovations trata los datos por cuenta del Cliente de conformidad con el artículo 28 del RGPD, en los términos del Acuerdo de encargo del tratamiento.

El Cliente garantiza que dispone de la base jurídica adecuada, incluidos, en su caso, el consentimiento parental o una misión de interés público, para los datos personales que importa o trata a través del Servicio, incluidos los datos relativos a menores de quince (15) años. El Cliente se compromete a obtener y mantener, antes de cualquier uso del Servicio, la autorización o el consentimiento exigidos a los titulares de la patria potestad de los menores de 15 años, de conformidad con el artículo 8 del RGPD y con la legislación francesa vigente. Trupeo declina toda responsabilidad en cuanto a la validez de la base jurídica elegida por el Cliente.

12. Asistentes de inteligencia artificial

Asistentes que conectas. Puedes conectar a tu cuenta de Trupeo un asistente como Claude (Anthropic) o ChatGPT (OpenAI), o cualquier otro asistente compatible con el protocolo MCP. No ocurre nada sin ti: añades Trupeo en tu asistente y luego lo autorizas en una pantalla de Trupeo que indica lo que podrá hacer. A partir de ahí, el asistente actúa con tu cuenta y tus permisos, ni más ni menos: ve los buzones compartidos de los que eres miembro y, en cada uno, las conversaciones que ves tú. Puede leer y buscar conversaciones, miembros, etiquetas, ámbitos y la libreta de direcciones; escribir, responder y reenviar correos en tu nombre; asignar, marcar como hechas, anotar, clasificar, enviar a la papelera o marcar conversaciones como spam y como leídas o no leídas; gestionar carpetas, etiquetas, firmas, la libreta de direcciones, tu perfil y tus notificaciones y, si eres propietario de un buzón, gestionar sus miembros, invitaciones y ámbitos. No puede eliminar un buzón ni tu cuenta, ni tocar la facturación, tu contraseña, la verificación en dos pasos o las credenciales de inicio de sesión de un buzón, ni exportar tus datos.

Trupeo solo envía al asistente lo que pide, cuando lo pide en tu nombre. Lo que recibe lo trata la empresa que lo gestiona, bajo su propia responsabilidad y conforme a sus propias condiciones, que aceptaste al utilizarlo: no es un proveedor de servicios de Trupeo y, por ello, no figura en la sección 5. Es en los ajustes de tu asistente donde se toman decisiones como cuánto tiempo se conservan tus conversaciones con él o si se utilizan para entrenar sus modelos.

Puedes retirar el acceso de un asistente en cualquier momento desde la página “Asistentes” de tu cuenta: termina de inmediato. Para saber cómo se usan los asistentes, lo que un asistente hace a través de Trupeo se cuenta junto con tus propias acciones, marcado como realizado mediante un asistente e identificado solo por su tipo (sección 10). Lo que Trupeo conserva sobre la conexión se describe en las secciones 2 y 4.

Las funciones de IA propias de Trupeo. Tenemos previsto introducir funciones de inteligencia artificial en Trupeo, por ejemplo la asignación automática de correos. Estas funciones serán siempre opcionales y se explicarán antes de su uso. Nos comprometemos a no entrenar modelos de IA con tus datos y a no compartir tu contenido con proveedores de IA sin tu acuerdo expreso. Conectar tú mismo un asistente, tal como se ha descrito más arriba, constituye ese acuerdo, y se aplica únicamente a ese asistente.

13. Ideas y sugerencias

La página “Ideas” de la aplicación muestra lo que estamos estudiando para Trupeo y en qué punto está cada idea. Está abierta a cualquier persona con una cuenta de Trupeo, propietaria o miembro de un buzón, durante la prueba y después de ella.

Lo que nos envías. El botón “Proponer una idea” te permite escribirnos, con tus propias palabras, una idea, un problema o lo que te gusta. Tu mensaje se registra con tu cuenta, junto con el idioma en el que se te muestra la aplicación y la pantalla desde la que lo enviaste. Puedes adjuntarle hasta tres imágenes, una captura de pantalla por ejemplo; una captura puede mostrar direcciones de correo o nombres, que conviene ocultar antes de enviar. Cada imagen se vuelve a codificar en cuanto la añades, lo que elimina todo lo que lleva además de la imagen en sí, como el lugar y la fecha de una foto o el dispositivo que la tomó. Tu mensaje y sus imágenes quedan entre tú y el equipo de Trupeo: una persona del equipo lo lee en nuestras herramientas internas, donde también ve tu nombre, tu dirección de correo y los buzones compartidos de los que eres miembro, para entender tu mensaje y responderte. Puede responderte en privado, vincular tu mensaje a una idea o marcarlo como tratado. Encontrarás tus envíos, su estado y nuestra respuesta en “Mis envíos”. Nada de ello se publica sin que el equipo de Trupeo lo reescriba, y nunca con tu nombre: una idea publicada la redacta el equipo de Trupeo y no nombra a nadie.

Las ideas que sigues. Puedes seguir una idea para que Trupeo te avise cuando cambie su estado. Cuando tu mensaje se vincula a una idea, sigues esa idea automáticamente, y puedes dejar de seguirla en cualquier momento. Ningún otro usuario ve quién sigue una idea.

Tus aportaciones. Debajo de cada idea, puedes escribir una aportación a su conversación. Una persona del equipo de Trupeo la revisa antes de publicarla; hasta entonces, solo tú y el equipo de Trupeo la veis. Una vez publicada, puede leerla cualquier persona con una cuenta de Trupeo, con tu nombre de pila. El equipo de Trupeo puede decidir no publicarla, o retirarla: deja entonces de ser visible en la aplicación, también para ti, pero sigue formando parte de la exportación de los datos de tu cuenta. Puedes adjuntar hasta tres imágenes a una aportación, codificadas de nuevo de la misma manera. Se publican con ella, salvo si el equipo de Trupeo oculta alguna, y entonces puede verlas cualquier persona con una cuenta de Trupeo y en trupeo.com (más abajo), sin tu nombre. Trupeo te avisa cuando el equipo de Trupeo responde a tu envío, publica tu aportación o responde en una conversación en la que participaste.

En trupeo.com. Las ideas publicadas también aparecen en el sitio, en /es/ideas/, con su título, su descripción, su estado y, en su caso, la explicación del equipo de Trupeo. El sitio no muestra ningún texto de aportación, ningún nombre ni nada de lo que nos enviaste con el botón “Proponer una idea”. Lo único que muestra de una conversación son las imágenes adjuntas a sus aportaciones publicadas que el equipo de Trupeo dejó visibles, sin decir quién las envió.

Estos tratamientos se basan en nuestro interés legítimo en mejorar el Servicio y responderte (sección 3), y puedes oponerte a ellos mediante el formulario de contacto (sección 8). Tus envíos, las ideas que sigues y tus aportaciones, con sus imágenes, se alojan con el resto del Servicio (sección 5), forman parte de la exportación de los datos de tu cuenta (sección 8) y se eliminan con tu cuenta (sección 4). Una imagen que añades y luego no envías se elimina a las 24 horas.

14. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política. En caso de cambio sustancial, te informaremos con 30 días de antelación. Una actualización que solo describe con más precisión una actividad de tratamiento ya existente surte efecto en cuanto se publica: lo que da lugar al aviso de 30 días es una nueva finalidad o un nuevo destinatario. El uso continuado del Servicio una vez que los cambios surten efecto constituye su aceptación.

15. Contacto y reclamaciones

Para cualquier pregunta, utiliza el formulario de /es/contacto/ o escríbenos a: ALK Innovations, 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Francia.