Informativa sulla privacy

1. Chi è responsabile dei dati

La società responsabile dei dati è ALK Innovations, una SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) con capitale di 1.000 €, iscritta al Registro del commercio e delle società (RCS) di Nantes con il numero 983 856 642, con sede legale in 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Francia (di seguito «ALK Innovations» o «noi»).

ALK Innovations pubblica il servizio Trupeo (di seguito «il Servizio»), una casella condivisa destinata ai professionisti.

Il rappresentante legale e direttore della pubblicazione è Quentin Georget, Presidente di ALK Innovations. È anche il referente per qualsiasi domanda relativa alla protezione dei dati personali.

2. Dati che trattiamo

Raccogliamo e trattiamo le seguenti categorie di dati:

• Dati dell’account: nome, cognome, indirizzo email professionale, la firma email che scrivi e l’eventuale logo che carichi per essa, e le preferenze conservate con il tuo account, come la lingua, il fuso orario, la foto del profilo, la vista su cui si apre la tua casella, se le notifiche sono attivate sui tuoi dispositivi e la tua scelta di non ricevere più le nostre email di promemoria.
• Dati della casella collegata: indirizzo email della casella collegata e informazioni tecniche protette necessarie per collegare quella casella a Trupeo.
• Contenuto dei messaggi: oggetto, corpo del messaggio, mittenti, destinatari, allegati, etichette e cartelle. Questi dati sono protetti quando vengono conservati.
• Rubrica condivisa e note per il team: Trupeo crea da sé un elenco degli indirizzi che compaiono nelle email di ciascuna casella. Viene compilato automaticamente a partire dai campi Da, A e Cc di ogni messaggio ricevuto o inviato, e contiene l’indirizzo, il nome letto nell’intestazione del messaggio, il numero di scambi, la data del primo e dell’ultimo, e una classificazione automatica a seconda che il tuo team abbia già scritto o meno a quell’indirizzo. Il tuo team può completare ogni voce con un nome, un’azienda, una qualifica, dei numeri di telefono e una nota, e scrivere note per il team su una conversazione. Si tratta di dati relativi a terzi, visibili ai membri della casella condivisa a cui appartengono. Non vengono mai inviati alla persona con cui corrispondi.
• Contatti mantenuti allineati con Google Contatti o Outlook: quando viene collegata una casella Gmail o Outlook, Trupeo chiede anche l’accesso ai contatti di quell’account, nella stessa schermata di consenso di Google o Microsoft: contacts su Google, Contacts.ReadWrite e MailboxSettings.ReadWrite su Microsoft, dato che lì un gruppo di contatti è una categoria di Outlook. Da quel momento, Trupeo legge e scrive i contatti di quell’account tramite la People API di Google o Microsoft Graph. Su Google, questa autorizzazione può essere rifiutata e la casella si collega comunque. Per una casella collegata prima che Trupeo la chiedesse al momento del collegamento, il proprietario della casella viene invitato a concederla. A una casella di questo tipo viene chiesta anche la volta successiva in cui viene ricollegata, dal suo proprietario o da un membro, a meno che il proprietario non abbia smesso di mantenerne aggiornati i contatti o non abbia rifiutato l’invito. Il proprietario può interromperla in qualsiasi momento nelle impostazioni della casella: Trupeo smette allora ogni lettura e scrittura dei contatti, e un successivo ricollegamento della casella non la riattiva. I contatti non vengono mantenuti allineati per un indirizzo Outlook condiviso con un altro account Microsoft 365 o delegato a esso. Per ogni contatto, Trupeo scambia il nome, gli indirizzi email, i numeri di telefono, l’azienda, la qualifica e la nota, e le etichette (Google) o le categorie (Outlook) del contatto, che in Trupeo diventano gruppi di contatti. Un contatto senza indirizzo email non viene importato in Trupeo. Per mantenere i due lati allineati, Trupeo conserva anche, per ogni contatto e ogni gruppo, l’identificativo che gli assegna Google o Microsoft e i valori su cui i due lati si sono trovati d’accordo l’ultima volta. I contatti importati in questo modo sono visibili ai membri della casella condivisa, come ogni voce della sua rubrica.
• Dati di fatturazione: nome, indirizzo di fatturazione e paese di fatturazione, partita IVA o altro numero di identificazione fiscale, cronologia delle transazioni. I dati delle carte di credito sono trattati direttamente dal nostro fornitore Stripe; ALK Innovations non conserva alcun dato di pagamento.
• Dati di localizzazione a fini fiscali: l’indirizzo IP da cui proviene la tua connessione quando il collegamento di una casella avvia una prova gratuita e crea la tua scheda cliente presso Stripe, e il paese di fatturazione che confermi quando aggiungi un metodo di pagamento.
• Documento giustificativo per la tariffa ridotta: se richiedi la tariffa ridotta riservata alle associazioni e alle scuole, il documento che carichi (PDF, JPEG o PNG) viene conservato e letto da ALK Innovations per valutare la richiesta. Quel documento proviene dalla tua organizzazione e può contenere dati relativi a terzi.
• Notifiche sul tuo dispositivo: se attivi le notifiche del browser, Trupeo conserva la sottoscrizione che il tuo browser gli fornisce per quel dispositivo: l’indirizzo tecnico rilasciato dal servizio di notifica di quel browser, le chiavi usate per cifrare il contenuto delle notifiche e la stringa di identificazione inviata da quel browser, che ne indica il nome e la versione e quelli del tuo sistema operativo.
• Assistenti collegati: se colleghi al tuo account un assistente come Claude o ChatGPT (vedi sezione 12), Trupeo registra l’applicazione dell’assistente così come si presenta (il suo nome, il suo indirizzo e gli indirizzi di reindirizzamento che dichiara), la tua autorizzazione (quale assistente, le autorizzazioni concesse e le relative date) e i token di accesso che gli vengono rilasciati, nonché, per limitare gli abusi, il numero di richieste che l’assistente effettua per il tuo account.
• Messaggi che ci invii: il modulo di contatto del sito invia la categoria che scegli, il tuo nome, il tuo indirizzo email, l’organizzazione che indichi, se ne indichi una, la lingua della pagina, il tuo indirizzo IP e il messaggio che scrivi; questi dati vengono pubblicati nello spazio di chat del team (vedi sezione 5). Il modulo di aiuto nell’app invia la categoria che scegli e il tuo messaggio, insieme al tuo nome, al tuo indirizzo email, all’identificativo del tuo account, alla lingua in cui ti viene mostrata l’app, alla schermata da cui scrivi, alla versione dell’app e alla stringa di identificazione del tuo browser; se scrivi da una delle tue caselle, invia anche l’indirizzo di quella casella, il suo identificativo, il suo servizio email, il suo stato e lo stato del suo abbonamento. Questa richiesta viene recapitata via email alla nostra casella di assistenza (vedi sezione 5), e una copia più breve, contenente la categoria, il tuo indirizzo email, la schermata e il tuo messaggio, viene poi pubblicata nello spazio di chat del team.
• Richieste di esportazione dei dati: quando chiedi di esportare i tuoi dati dalla tua interfaccia (vedi sezione 8), Trupeo registra la richiesta: che cosa riguardava, quando è stata fatta, quando il file era pronto, quando è stato scaricato e l’indirizzo IP da cui proveniva la richiesta. Questa registrazione è ciò che ci permette di dirti, e di dimostrare a un valutatore, che un’esportazione dei tuoi dati è avvenuta.
• Idee e suggerimenti: ciò che ci invii dalla pagina «Idee» dell’app (vedi sezione 13): il tipo di invio che scegli (un’idea, un problema o quello che ti piace), il tuo messaggio e le immagini che alleghi, la lingua in cui ti viene mostrata l’app, la schermata da cui lo invii e la risposta che il team Trupeo ti rivolge; le idee che segui; e i tuoi contributi alla discussione su un’idea, con le immagini allegate e il loro stato (in attesa di revisione, pubblicato o ritirato).
• Come sei arrivato a Trupeo: quando ti registri da un link su trupeo.com, quel link ci indica la campagna a cui appartiene, quando ne ha una (la sua fonte, il suo mezzo e il suo nome), il sito da cui provieni (solo il suo indirizzo, come www.google.com, mai la pagina), e la pagina di trupeo.com e il pulsante che hai usato. Se hai accettato la misurazione del pubblico su trupeo.com, ci indica anche la prima pagina che vi hai visto, il sito da cui provenivi quella volta e la campagna di quella visita (vedi sezione 10). Queste informazioni vengono registrate con il tuo account al momento della sua creazione, insieme al canale che ne deduciamo: un invito, una pubblicità, un’email, un social network, una community, un altro sito, un motore di ricerca o una visita diretta.
• Come usi il servizio: le azioni che compi in Trupeo, come applicare un’etichetta o unire due contatti, registrate come identificativi tecnici, indicando se le hai compiute nell’app o tramite un assistente che hai collegato; e, se accetti la misurazione del pubblico, come vengono usate le schermate dell’app. Le sezioni 3 e 10 descrivono entrambi gli aspetti.
• Log tecnici: indirizzo IP (per la sicurezza e il rilevamento degli incidenti), date e orari di connessione e la stringa di identificazione del browser conservata con ogni sessione aperta, che la pagina «Sicurezza» del tuo account ti mostra perché tu possa riconoscere i dispositivi su cui hai effettuato l’accesso.

A che cosa serve il tuo fuso orario. Trupeo invia le sue notifiche giornaliere (gli avvisi che qualcuno aspetta una risposta da troppo tempo o che c’è un problema con il tuo account, e il riepilogo del mattino) al mattino, nel tuo fuso orario. Viene rilevato dal tuo browser quando apri Trupeo e il tuo account non ne ha ancora uno, e puoi modificarlo in qualsiasi momento nel tuo profilo. Finché per il tuo account non è registrato alcun fuso orario, queste notifiche seguono l’ora di Parigi.

Come viene determinato il tuo paese di fatturazione. L’imposta su una fattura dipende da dove si trova il cliente. Quando il collegamento di una casella avvia una prova gratuita e crea la tua scheda cliente presso Stripe, inviamo a Stripe l’indirizzo IP da cui proviene quella connessione, e Stripe lo usa per stimare il tuo paese. Stripe lo conserva nella tua scheda cliente; Trupeo non ne conserva alcuna copia per questa finalità. Se Stripe non riesce a localizzare quell’indirizzo IP, il tuo paese di fatturazione viene impostato sulla Francia finché non lo modifichi. Quando aggiungi un metodo di pagamento, ti chiediamo di confermare il tuo paese di fatturazione e inviamo a Stripe il paese che scegli. Negli Stati Uniti, a Porto Rico, in Canada e in India ti chiediamo anche un codice postale e lo inviamo a Stripe, perché in quei paesi il solo paese non basta a Stripe per localizzarti. Stripe calcola l’imposta sulle tue fatture in base al tuo indirizzo di fatturazione, se ne ha uno, altrimenti in base ai dati di fatturazione del tuo metodo di pagamento, e altrimenti in base all’indirizzo IP. Inviamo inoltre a Stripe la lingua del tuo account Trupeo, affinché i documenti di fatturazione e i messaggi che Stripe produce per te siano in quella lingua.

3. Finalità e basi giuridiche

4. Periodi di conservazione

• Account attivo: i dati vengono conservati per tutta la durata del rapporto contrattuale.
• Casella in pausa dopo la prova: quando una prova finisce senza metodo di pagamento, la casella va in pausa e i suoi dati vengono conservati fino a 14 giorni dopo la fine della prova, poi eliminati: le sue conversazioni, note, contatti e impostazioni, e l’accesso alla casella, come quando una casella viene eliminata. Aggiungere un metodo di pagamento prima di allora conserva tutto. Ogni proprietario della casella viene avvisato prima via email, almeno 11 giorni prima dell’eliminazione, e la casella non viene mai eliminata prima che quell’email sia stata inviata. L’account resta.
• Dopo l’eliminazione dell’account: la cancellazione è immediata sui server di produzione, e i backup del database che contengono ancora i tuoi dati scadono entro un massimo di 35 giorni. Una categoria non rientra in questa cancellazione automatica, e puoi chiederci di cancellarla tramite il modulo di contatto (vedi sezione 8): il documento giustificativo per la tariffa ridotta, qui sotto.
• Dati già inviati ai fornitori di misurazione e analisi: l’eliminazione dell’account non rimuove, di per sé, i dati già inviati a Google Analytics 4. Google conserva ciò che ha già ricevuto secondo le proprie condizioni di conservazione, descritte nella sezione 5. Per PostHog è diverso: poiché la sua copia era identificata dall’identificativo del tuo account Trupeo, l’eliminazione del tuo account elimina anche il profilo PostHog corrispondente e, con esso, il collegamento tra quell’identificativo e il profilo. Ciò vale in qualunque modo venga eliminato l’account, anche quando diamo seguito a una richiesta di cancellazione che ci invii tramite il modulo di contatto (vedi sezione 8). Gli eventi di utilizzo del prodotto sottostanti (chi si è occupato di una conversazione, quando è stata gestita, se è stata inviata una risposta, quale funzionalità è stata usata) restano in PostHog, ciascuno con ancora quell’identificativo ma senza più essere collegato ad alcun profilo, secondo le condizioni di conservazione proprie di PostHog.
• Copie precedenti nell’archiviazione a oggetti: eliminate automaticamente, al più tardi 60 giorni dopo la prima scrittura del file.
• File di esportazione dei dati: eliminati sette giorni dopo che l’esportazione è pronta. Un’esportazione è una copia concentrata di dati personali che si trova al di fuori del database, perciò viene conservata solo per il tempo necessario a scaricarla, e la richiesta di una nuova esportazione con lo stesso perimetro elimina subito il file precedente. L’eliminazione del tuo account elimina i file di esportazione che ha lasciato prima che l’account stesso venga rimosso.
• Attestazione di cancellazione: quando una casella condivisa viene eliminata, l’indirizzo email e la lingua di ciascuno dei suoi proprietari, e l’indirizzo della casella, sono conservati solo fino all’invio dell’email che attesta loro la cancellazione, una volta eliminati i file archiviati della casella. Vengono poi cancellati; resta solo la data di invio dell’attestazione.
• La registrazione di una richiesta di esportazione dei dati: conservata con il tuo account, compreso l’indirizzo IP da cui proviene, ed eliminata con esso. Sopravvive al file che ha prodotto, affinché a una domanda come «hai esportato questa casella a settembre» si possa ancora rispondere dopo che il file non c’è più.
• Documento giustificativo per la tariffa ridotta: conservato con la richiesta di tariffa ridotta a cui si riferisce, e non cancellato automaticamente con la casella o con l’account. Puoi chiederci di cancellarlo tramite il modulo di contatto (vedi sezione 8).
• Dati di fatturazione e dati di localizzazione a fini fiscali: conservati per 10 anni in forza degli obblighi contabili (Codice di commercio francese, Code de commerce). I dati di localizzazione a fini fiscali (indirizzo IP, paese di fatturazione e, se del caso, codice postale) sono conservati presso Stripe, con la tua scheda cliente e le tue fatture. Trupeo conserva direttamente il paese di fatturazione che hai inserito o confermato, insieme alla ragione sociale, al tipo di organizzazione e alla partita IVA inseriti nei tuoi dati di fatturazione, per la gestione della relazione con i clienti (sezione 3); non conserva né il tuo indirizzo IP né il tuo codice postale.
• Contatti mantenuti allineati con Google Contatti o Outlook: un contatto resta nella rubrica della casella in Trupeo, e nell’account Google o Microsoft, finché ciascun lato lo conserva. La rimozione di un contatto da un lato lo rimuove dall’altro: Google Contatti conserva un contatto eliminato nel proprio cestino per 30 giorni, e Outlook lo conserva nella cartella Posta eliminata, da cui può essere ripristinato. Disattivare questa funzione cancella gli identificativi e i valori concordati che Trupeo aveva conservato a tale scopo, e lascia i contatti su entrambi i lati. L’eliminazione della casella cancella la sua rubrica in Trupeo, mai i contatti presso Google o Microsoft.
• Copia nel nostro CRM: conservata finché sei cliente. Una casella eliminata, o una casella abbandonata durante la configurazione prima di essere mai stata collegata, vi resta come ex cliente per 3 anni dopo la sua eliminazione, poi viene cancellata insieme ai suoi collegamenti con le persone. L’eliminazione del tuo account cancella la scheda che la copia automatica ha creato per te, e la scheda di ex cliente di ogni casella che era soltanto tua; se nel CRM esisteva già una scheda che ti riguarda (perché eravamo stati in contatto prima della tua iscrizione), da essa vengono rimosse solo le informazioni provenienti da Trupeo, e una richiesta di cancellazione rivolta al gruppo passa per il modulo di contatto (vedi sezione 8). Nessun contenuto di messaggi, nessun oggetto, nessun contatto delle tue caselle, nessun documento giustificativo e nessun indirizzo IP vi viene mai copiato.
• Come sei arrivato a Trupeo: conservato con il tuo account ed eliminato con esso. Fa parte dell’esportazione dei dati del tuo account (sezione 8).
• Assistenti collegati: la tua autorizzazione e i token di un assistente sono conservati finché non revochi il suo accesso. Revocarlo, dalla pagina «Assistenti» del tuo account, elimina l’autorizzazione e revoca i suoi token; l’eliminazione del tuo account elimina l’autorizzazione e i token di tutti i tuoi assistenti. Un token di accesso scade da solo dopo un’ora. La descrizione dell’applicazione di un assistente non è specifica del tuo account ed è conservata finché il servizio la conosce.
• Idee e suggerimenti: i tuoi invii, la risposta che hai ricevuto, le idee che segui e i tuoi contributi, pubblicati o meno, con le immagini allegate, sono conservati con il tuo account ed eliminati con esso. Un’immagine aggiunta e poi non inviata viene eliminata dopo 24 ore. Per ora l’app non consente di eliminarne uno singolarmente; puoi chiederci di cancellarlo tramite il modulo di contatto (vedi sezione 8). Un’idea pubblicata è scritta dal team Trupeo, non nomina nessuno e resta pubblicata dopo l’eliminazione del tuo account.
• Log di sicurezza: conservati per la durata minima richiesta dalla legge o necessaria alla gestione degli incidenti.

5. Fornitori di servizi e destinatari

6. Dati degli utenti Google (Limited Use)

Quando colleghi una casella Gmail a Trupeo, Trupeo accede a quella casella tramite la Gmail API, con l’autorizzazione che concedi nella schermata di consenso di Google. Per le email stesse, Trupeo richiede un’unica autorizzazione Gmail, gmail.modify, che gli consente di mostrare i tuoi messaggi e di applicare in Gmail le azioni che compi in Trupeo. Trupeo non elimina mai definitivamente i tuoi messaggi Gmail.

Nella stessa schermata di consenso, Trupeo chiede anche una seconda autorizzazione, contacts, per mantenere i contatti della casella allineati con Google Contatti. Google la mostra come una voce a sé: può essere lasciata senza spunta, e la casella si collega comunque. Per una casella collegata prima che Trupeo la chiedesse al momento del collegamento, il proprietario della casella viene invitato a concederla. A una casella di questo tipo viene chiesta anche la volta successiva in cui viene ricollegata, dal suo proprietario o da un membro, a meno che il proprietario non abbia smesso di mantenerne aggiornati i contatti o non abbia rifiutato l’invito. Questa autorizzazione consente a Trupeo di leggere i contatti e le etichette dei contatti dell’account tramite la People API, e di crearli, modificarli ed eliminarli lì quando il tuo team lo fa in Trupeo. Un contatto eliminato da Trupeo finisce nel cestino di Google Contatti, da cui può essere ripristinato per 30 giorni.

L’uso e il trasferimento a qualsiasi altra app, da parte di Trupeo, delle informazioni ricevute dalle API di Google rispettano le Google API Services User Data Policy, compresi i requisiti di Limited Use.

In pratica:

• Usiamo i dati di Gmail solo per fornire le funzionalità di casella condivisa che vedi in Trupeo: mostrare i tuoi messaggi, affidarli e rispondervi, e riportare in Gmail le azioni che compi in Trupeo (letto/non letto, archiviazione, cestino, spam).
• Usiamo i dati di Google Contatti solo per mantenere la rubrica condivisa della casella e i suoi gruppi di contatti allineati con i contatti e le etichette dell’account Google, in entrambe le direzioni, affinché il tuo team possa trovare quei contatti e scrivere a loro e ai loro gruppi da Trupeo.
• Non vendiamo i dati di Gmail o di Google Contatti e non li trasferiamo a terzi, salvo ai fornitori di servizi strettamente necessari al funzionamento del Servizio (elencati nella sezione 5), a un assistente che hai collegato e autorizzato tu stesso, solo ciò che chiede per tuo conto (sezione 12), per rispettare la legge applicabile, o nell’ambito di una fusione o di un’acquisizione, previo tuo consenso.
• Non usiamo i dati di Gmail o di Google Contatti per finalità pubblicitarie di alcun tipo.
• Non usiamo i dati di Gmail o di Google Contatti per sviluppare, migliorare o addestrare modelli generalizzati di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico.
• Nessuno in ALK Innovations legge il contenuto dei tuoi messaggi o i tuoi contatti, salvo su tua esplicita richiesta per gestire una richiesta di aiuto, ove necessario per finalità di sicurezza come l’indagine su un abuso, o per adempiere a un obbligo legale.
• Scollegare una casella da Trupeo elimina i messaggi e gli allegati conservati per quella casella, alle condizioni descritte nella sezione 4. Il proprietario della casella può smettere in qualsiasi momento di mantenere i contatti allineati con Google Contatti, nelle impostazioni della casella: Trupeo smette allora ogni lettura e scrittura dei contatti, li lascia come sono su entrambi i lati e non riattiva la funzione quando la casella viene ricollegata; puoi anche revocare l’autorizzazione in qualsiasi momento dalla pagina degli accessi di terze parti del tuo account Google.

7. Trasferimenti al di fuori dell’Unione europea

I trasferimenti di dati personali ai nostri fornitori di servizi con sede negli Stati Uniti avvengono in conformità al GDPR. Ci basiamo su garanzie riconosciute dalla normativa europea e, ove necessario, su clausole contrattuali adottate dalla Commissione europea.

8. I tuoi diritti

In conformità al GDPR, disponi dei seguenti diritti: accesso, rettifica, cancellazione, portabilità, limitazione del trattamento, opposizione, revoca del consenso e facoltà di impartire direttive sul trattamento dei tuoi dati dopo il decesso.

Opporsi alla gestione della relazione con i clienti e alla prospezione commerciale. Puoi opporti in qualsiasi momento alla copia dei tuoi dati nel nostro CRM (articolo 21 del GDPR), tramite il modulo di contatto. In tal caso togliamo la tua scheda dal CRM e, con essa, i tuoi collegamenti con le caselle; una casella il cui titolare si oppone viene tolta allo stesso modo.

Esportare i tuoi dati dalla tua interfaccia. Dalle tue impostazioni sono disponibili due esportazioni, che riguardano cose diverse.

• Il tuo account (Impostazioni, sezione «Il tuo account», pagina «I tuoi dati»), disponibile per chiunque abbia un account Trupeo: il tuo profilo, le tue preferenze e le tue impostazioni di notifica, le tue sessioni, la registrazione di ogni accesso dell’assistenza Trupeo al tuo account, le note per il team che hai scritto, ciò che hai inviato dalla pagina «Idee» con la risposta ricevuta, le idee che segui e i tuoi contributi, compresi quelli non pubblicati, e una registrazione datata di ciò che hai fatto nelle caselle condivise di cui fai parte. Quella registrazione identifica ogni conversazione e non ne riporta né l’oggetto né il contenuto: le email di una casella condivisa sono condivise con gli altri membri e sono dati della casella, non di un singolo membro.
• Una casella condivisa (Impostazioni, sezione «Questa casella», pagina «Generale»), disponibile per il proprietario di quella casella: la casella e le sue impostazioni, i suoi membri e i suoi inviti, ogni conversazione e ogni messaggio con mittenti, destinatari, oggetto e date, le note per il team, la rubrica condivisa, l’intera cronologia delle attività e l’elenco degli allegati con nome, tipo e dimensione. I corpi dei messaggi e i file allegati sono inclusi solo se il proprietario seleziona «Includi il contenuto delle email e gli allegati che Trupeo conserva»: l’archivio contiene allora anche i corpi che Trupeo conserva, decifrati, le bozze e i file allegati archiviati. Trupeo conserva il contenuto di un messaggio ricevuto solo dal momento in cui qualcuno lo apre, quindi il corpo di un messaggio che nessuno ha aperto in Trupeo non è incluso in nessun caso: il tuo servizio email conserva l’originale, e ogni messaggio riporta il proprio identificativo presso il servizio email, così che tu possa ritrovarlo lì.

Entrambe producono un file di dati strutturati e leggibili da una macchina (JSON con valori separati da interruzioni di riga, compresso). Vengono preparate in background anziché sul momento e, per la tua sicurezza, richiedono un accesso recente: se hai effettuato l’accesso da più di un giorno, Trupeo ti chiede prima di accedere di nuovo. Una volta pronto, il file resta disponibile per il download per sette giorni e viene poi eliminato; puoi chiederne uno nuovo in qualsiasi momento. Ogni richiesta viene registrata, con la data e l’indirizzo IP da cui proviene (vedi sezioni 2 e 4).

Per tutto ciò che queste due esportazioni non coprono, e per esercitare uno qualsiasi degli altri diritti indicati sopra, puoi scriverci tramite il modulo di contatto all’indirizzo /it/contatti/ (selezionando «Richiesta GDPR»). Risponderemo alla tua richiesta entro un massimo di 30 giorni. Hai inoltre il diritto di proporre reclamo alla CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) (https://www.cnil.fr).

9. Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative rigorose:

• Le connessioni a Trupeo sono protette.
• Protezione dei corpi dei messaggi e degli allegati quando vengono conservati.
• Separazione e protezione dello spazio di ciascun account cliente.
• Hosting in Francia, archiviazione di messaggi e allegati compresa.
• Backup protetti giornalieri.
• Notifica delle violazioni dei dati personali entro 72 ore alla CNIL e alle persone interessate in caso di rischio elevato.

10. Cookie e strumenti di tracciamento

In linea con le raccomandazioni della CNIL, nessun cookie non essenziale viene depositato finché non dai esplicitamente il tuo consenso tramite il banner mostrato alla tua prima visita.

Cookie strettamente necessari (nessun consenso richiesto)

Usiamo l’archiviazione del tuo browser per ricordare la tua preferenza di lingua e la scelta che fai nel banner dei consensi. A seconda di ciò che fai con Trupeo, questi due valori possono lasciare il tuo dispositivo: ecco che cosa succede a ciascuno.

La tua lingua. Viene registrata anche con il tuo account Trupeo, non appena quell’account viene creato: la lingua della pagina da cui ti sei registrato e, in mancanza, la lingua richiesta dal tuo browser, considerata come inglese se Trupeo non supporta quella lingua. Se il tuo browser non ne richiede alcuna, viene registrata la prima volta che apri Trupeo dopo aver effettuato l’accesso, nella lingua che ti viene mostrata lì. Puoi modificarla in qualsiasi momento nel tuo profilo, e la lingua del tuo account viene inviata a Stripe (vedi sezione 2).

La tua scelta sul consenso, nella schermata di fatturazione di una casella di cui sei proprietario. Quando apri quella schermata, Trupeo invia ai propri server la tua risposta alla sola categoria «Misurazione del pubblico» (la tua scelta sulla categoria «Marketing» non viene inviata) e, quando il tuo browser ne contiene uno, l’identificativo di Google Analytics conservato nel cookie _ga, e registra entrambi con la tua scheda cliente. Se, e solo se, hai accettato la misurazione del pubblico, la prima volta che il tuo abbonamento diventa attivo i nostri server inviano poi a Google Analytics un evento «purchase» contenente quell’identificativo, il prezzo del tuo piano, la sua valuta, il nome del piano e un riferimento della transazione, che è l’identificativo Stripe della fattura corrispondente o, in mancanza, quello dell’abbonamento (non il numero di fattura che compare sui tuoi documenti), affinché un abbonamento possa essere conteggiato nelle statistiche del sito. Se non hai accettato la misurazione del pubblico, o se il tuo browser non contiene alcun identificativo di Google Analytics, nessun evento di questo tipo viene inviato a Google.

Sulla pagina del sito che contiene un modulo pubblico (il modulo di contatto), usiamo Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.) per limitare gli abusi automatizzati, come lo spam. Questo servizio verifica che il modulo venga usato normalmente, senza depositare un cookie di tracciamento pubblicitario né creare un profilo di chi lo usa. Può depositare un cookie tecnico di breve durata solo per impedire abusi ripetuti.

Nelle pagine del sito dedicate alle piccole imprese, alle associazioni e alle scuole, un video dimostrativo appare prima come immagine fornita da Trupeo: a YouTube non viene inviato nulla. Se lo avvii, il lettore di YouTube (Google LLC), caricato da youtube-nocookie.com, riceve il tuo indirizzo IP e informazioni tecniche sul tuo browser e può memorizzare informazioni sul tuo dispositivo. Google tratta questi dati secondo la propria informativa sulla privacy.

Cookie di misurazione del pubblico (consenso richiesto)

Se accetti la categoria «Misurazione del pubblico», usiamo:

• Google Analytics 4 (Google LLC) per misurare in forma anonimizzata il traffico del sito e dell’app: pagine visualizzate, fonte del traffico, tipo di dispositivo e i passaggi della configurazione di Trupeo. I dati vengono eliminati automaticamente dopo un massimo di 14 mesi.
• PostHog (PostHog, Inc.) per capire come i visitatori usano il sito e l’app e dove si bloccano, anche tramite la registrazione delle sessioni e la misurazione delle schermate dell’app descritte più avanti.
• La tua prima visita, conservata da trupeo.com nell’archiviazione del tuo browser con la chiave trupeo:first-touch: la prima pagina che hai visto, l’indirizzo del sito da cui provenivi (mai la pagina) e la campagna di quella visita, così che, se ti registri in seguito, sappiamo che cosa ti ha portato per la prima volta a Trupeo (sezione 2). Viene scritta una sola volta, mai prima che tu accetti, conservata per 90 giorni ed eliminata non appena revochi il tuo consenso. Se accetti durante una visita, viene conservata la pagina su cui sei arrivato in quella visita, non quella in cui hai accettato.

Questi strumenti vengono usati solo con il tuo consenso, tramite il banner dei consensi.

Finché non dai il tuo consenso:

• Nessun cookie di misurazione del pubblico viene depositato sul tuo dispositivo.
• PostHog non viene caricato e non avviene alcuna registrazione.
• Google Analytics può ricevere informazioni molto limitate, senza cookie, per produrre statistiche globali. Queste informazioni non contengono un identificativo personale persistente. Se desideri un blocco rigoroso di qualsiasi richiesta a Google prima del consenso, contattaci.

Quando accetti la categoria «Misurazione del pubblico», GA4 e PostHog passano alla modalità completa: cookie depositati, eventi dettagliati trasmessi, registrazione delle sessioni attivata, come descritto sopra.

Registrazione delle sessioni (PostHog)

Se, e solo se, accetti la categoria «Misurazione del pubblico», PostHog registra la tua navigazione affinché possiamo vedere dove le persone si bloccano: le pagine visitate, i movimenti del mouse, i clic e lo scorrimento. Si tratta di una riproduzione di ciò che era visualizzato sullo schermo, non di una cattura del tuo schermo o della tua videocamera.

Dove si applica, e dove non si applica mai:

• Sul sito pubblico, su ogni pagina.
• Nell’app, solo sulle schermate che precedono una casella: creazione di un account, conferma di un indirizzo, reimpostazione di una password, collegamento di una casella, accettazione di un invito.
• Mai all’interno di una casella. La registrazione si interrompe nel momento in cui vi entri. Nessun oggetto di messaggio, nessuna anteprima, nessun nome di un contatto e nessun allegato può quindi comparirvi. Lo stesso vale per le schermate delle impostazioni, per il tuo account e per le pagine interne riservate al nostro team.

Che cosa una registrazione non contiene, anche dove si applica:

• Ciò che digiti in un campo viene mascherato, compresi il tuo nome, il tuo indirizzo email e il tuo messaggio nel modulo di contatto. I campi delle password lo sono sempre.
• Né gli scambi di rete dell’app né i messaggi tecnici del tuo browser vengono allegati alla registrazione.
• Il tuo indirizzo IP viene anonimizzato da PostHog prima che la registrazione venga conservata.

Le registrazioni vengono conservate per 30 giorni e poi eliminate da PostHog. Puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento dal link «Preferenze cookie» nel piè di pagina: la registrazione si interrompe immediatamente.

Misurazione delle schermate dell’app (PostHog)

Se accetti la categoria «Misurazione del pubblico», l’app comunica inoltre a PostHog come vengono usate le sue schermate, anche all’interno di una casella, così che sappiamo quali funzionalità vengono usate e quali no: quale vista o pannello è stato aperto, se un’azione è passata da un pulsante, un menu, una scorciatoia da tastiera o uno scorrimento del dito, se un messaggio in fase di scrittura è stato inviato, tenuto come bozza o scartato, quanti risultati ha restituito una ricerca e quali tipi di criteri combinava, il tipo di dispositivo e una larghezza approssimativa della finestra. Ciascuno di questi eventi è preso da un elenco fisso scritto nell’app: nessuno contiene ciò che hai cercato, un oggetto, un nome, un indirizzo, il testo di un messaggio o l’indirizzo della pagina. Non è una registrazione: all’interno di una casella non viene registrato nulla, come indicato sopra. Se rifiuti o revochi il tuo consenso, non viene inviato nulla.

Una parte di questa misurazione non deposita nulla sul tuo dispositivo. I nostri server inviano a PostHog le azioni che il servizio registra già per far funzionare la tua casella condivisa: chi si è occupato di una conversazione, quando è stata gestita, se è stata inviata una risposta, quali funzionalità sono state usate (un’etichetta applicata, un modello inserito, due contatti uniti, un’impostazione delle notifiche modificata e così via), quanti elementi ha riguardato un’azione e se è stata compiuta nell’app o tramite un assistente che hai collegato, indicato solo dal suo tipo (Claude, ChatGPT o un altro). Queste informazioni servono solo a capire come viene usato Trupeo e a migliorarlo. Non contengono né il contenuto dei tuoi messaggi né i nomi o gli indirizzi delle persone coinvolte né i nomi che dai a etichette, modelli, gruppi o ambiti. Poiché non deposita alcun cookie, non dipende dal banner dei consensi: si basa sul nostro legittimo interesse, e puoi opporti in qualsiasi momento tramite il modulo di contatto (sezione 8).

Cookie di marketing (consenso separato richiesto)

Se, e solo se, accetti la categoria «Marketing», attiviamo Google Signals (Google LLC). Che cosa cambia in pratica:

• Se hai effettuato l’accesso a un account Google con la personalizzazione degli annunci attivata, le tue visite a trupeo.com vengono collegate a quell’account. Per te la misurazione del pubblico smette di essere anonimizzata.
• Otteniamo statistiche aggregate aggiuntive: fascia d’età, genere, interessi e tracciamento del tuo percorso su più dispositivi.
• I dati vengono inviati all’infrastruttura pubblicitaria di Google, sul dominio doubleclick.net, e non solo ai domini di misurazione del pubblico.

Che cosa non cambia: Trupeo non fa pubblicità, non sfrutta alcun pubblico pubblicitario e non vende alcun dato. Usiamo Google Signals per la finalità statistica descritta sopra e per nient’altro.

Finché non hai accettato questa categoria, Google Signals resta inattivo: i segnali ad_storage, ad_user_data e ad_personalization sono negati per impostazione predefinita e l’oscuramento degli identificativi pubblicitari (ads_data_redaction) è attivo. Puoi modificare questa scelta in qualsiasi momento tramite il link «Preferenze cookie» nel piè di pagina.

Gestire e revocare il tuo consenso

Puoi modificare o revocare il tuo consenso in qualsiasi momento tramite il link «Preferenze cookie» nel piè di pagina. La tua scelta viene ricordata per un massimo di 13 mesi; oltre tale termine, il banner verrà mostrato di nuovo, in linea con le indicazioni della CNIL.

11. Dati relativi ai minori

Trupeo è un servizio per le organizzazioni. Quando i Clienti usano il Servizio, compresi gli istituti scolastici, ALK Innovations tratta i dati per conto del Cliente in conformità all’articolo 28 del GDPR, secondo l’Accordo sul trattamento dei dati.

Il Cliente garantisce di disporre della base giuridica appropriata, compresi, se del caso, il consenso dei genitori o una missione di interesse pubblico, per i dati personali che importa o tratta tramite il Servizio, compresi i dati relativi a minori di quindici (15) anni. Il Cliente si impegna a ottenere e a mantenere, prima di qualsiasi utilizzo del Servizio, l’autorizzazione o il consenso richiesti da parte dei titolari della responsabilità genitoriale per i minori di 15 anni, in conformità all’articolo 8 del GDPR e alla normativa francese vigente. Trupeo declina ogni responsabilità quanto alla validità della base giuridica scelta dal Cliente.

12. Assistenti di intelligenza artificiale

Gli assistenti che colleghi. Puoi collegare al tuo account Trupeo un assistente come Claude (Anthropic) o ChatGPT (OpenAI), o qualsiasi altro assistente che supporti il protocollo MCP. Non succede nulla senza di te: aggiungi Trupeo nel tuo assistente, poi lo autorizzi in una schermata di Trupeo che indica che cosa potrà fare. L’assistente agisce allora con il tuo account e con i tuoi diritti, né più né meno: vede le caselle condivise di cui sei membro e, in ciascuna, le conversazioni che vedi tu. Può leggere e cercare conversazioni, membri, etichette, ambiti e la rubrica, scrivere, rispondere e inoltrare email a tuo nome, affidare le conversazioni, segnarle come fatte, aggiungervi note per il team, inserirle in un ambito, spostarle nel cestino o segnarle come spam e come lette o non lette, gestire cartelle, etichette, firme, la rubrica, il tuo profilo e le tue notifiche e, se sei proprietario di una casella, gestirne i membri, gli inviti e gli ambiti. Non può eliminare una casella o il tuo account, intervenire sulla fatturazione, sulla tua password, sulla verifica in due passaggi o sulle credenziali di accesso di una casella, né esportare i tuoi dati.

Trupeo invia all’assistente solo ciò che chiede, quando lo chiede per tuo conto. Ciò che riceve viene trattato dalla società che lo gestisce, sotto la responsabilità e alle condizioni proprie di quella società, che hai accettato usandolo: non è un fornitore di servizi di Trupeo, e per questo non compare nella sezione 5. È nelle impostazioni del tuo assistente che si prendono decisioni come per quanto tempo vengono conservate le tue conversazioni con esso, o se vengono usate per addestrare i suoi modelli.

Puoi revocare l’accesso di un assistente in qualsiasi momento dalla pagina «Assistenti» del tuo account: termina immediatamente. Per sapere come vengono usati gli assistenti, ciò che un assistente fa tramite Trupeo viene conteggiato insieme alle tue azioni, contrassegnato come compiuto tramite un assistente e indicato solo dal suo tipo (sezione 10). Ciò che Trupeo conserva del collegamento è descritto nelle sezioni 2 e 4.

Le funzionalità di intelligenza artificiale di Trupeo. Prevediamo di introdurre in Trupeo funzionalità di intelligenza artificiale, per esempio l’attribuzione automatica delle email. Queste funzionalità saranno sempre facoltative e verranno spiegate prima dell’uso. Ci impegniamo a non addestrare modelli di intelligenza artificiale sui tuoi dati e a non condividere i tuoi contenuti con fornitori di intelligenza artificiale senza il tuo esplicito accordo. Collegare tu stesso un assistente, come descritto sopra, costituisce tale accordo, e vale solo per quell’assistente.

13. Idee e suggerimenti

La pagina «Idee» dell’app mostra ciò che stiamo valutando per Trupeo e a che punto è ogni idea. È aperta a chiunque abbia un account Trupeo, proprietario o membro di una casella, durante la prova come dopo.

Ciò che ci invii. Il pulsante «Proponi un’idea» ti permette di scriverci, con parole tue, un’idea, un problema o quello che ti piace. Il tuo messaggio viene registrato con il tuo account, insieme alla lingua in cui ti viene mostrata l’app e alla schermata da cui l’hai inviato. Puoi allegarvi fino a tre immagini, uno screenshot per esempio; uno screenshot può mostrare indirizzi email o nomi, da nascondere prima dell’invio. Ogni immagine viene ricodificata appena la aggiungi, il che toglie tutto ciò che porta oltre all’immagine stessa, come il luogo e la data di una foto o il dispositivo che l’ha scattata. Il tuo messaggio e le sue immagini restano tra te e il team Trupeo: una persona del team lo legge nei nostri strumenti interni, dove vede anche il tuo nome, il tuo indirizzo email e le caselle condivise di cui fai parte, per capire il tuo messaggio e risponderti. Può risponderti in privato, collegare il tuo messaggio a un’idea o segnarlo come gestito. Ritrovi i tuoi invii, il loro stato e la nostra risposta in «I miei invii». Nulla ne viene pubblicato senza essere riscritto dal team Trupeo, e mai con il tuo nome: un’idea pubblicata è scritta dal team Trupeo e non nomina nessuno.

Le idee che segui. Puoi seguire un’idea per essere avvisato in Trupeo quando cambia stato. Quando il tuo messaggio viene collegato a un’idea, segui quell’idea automaticamente, e puoi smettere di seguirla in qualsiasi momento. Nessun altro utente vede chi segue un’idea.

I tuoi contributi. Sotto ogni idea, puoi scrivere un contributo alla sua discussione. Una persona del team Trupeo lo rilegge prima di pubblicarlo; fino ad allora, lo vedete solo tu e il team Trupeo. Una volta pubblicato, può leggerlo chiunque abbia un account Trupeo, con il tuo nome di battesimo. Il team Trupeo può decidere di non pubblicarlo, o di ritirarlo: non è più visibile nell’app, nemmeno a te, ma fa sempre parte dell’esportazione dei dati del tuo account. Puoi allegare fino a tre immagini a un contributo, ricodificate allo stesso modo. Vengono pubblicate con esso, salvo se il team Trupeo ne nasconde una, e possono allora essere viste da chiunque abbia un account Trupeo e su trupeo.com (sotto), senza il tuo nome. Vieni avvisato in Trupeo quando il team Trupeo risponde al tuo invio, pubblica il tuo contributo o risponde in una discussione a cui hai preso parte.

Su trupeo.com. Le idee pubblicate compaiono anche sul sito, all’indirizzo /it/idee/, con il loro titolo, la loro descrizione, il loro stato e, se c’è, la spiegazione del team Trupeo. Il sito non mostra alcun testo di contributo, alcun nome né nulla di ciò che ci hai inviato con il pulsante «Proponi un’idea». L’unica cosa che mostra di una discussione sono le immagini allegate ai suoi contributi pubblicati che il team Trupeo ha lasciato visibili, senza dire chi le ha inviate.

Questi trattamenti si basano sul nostro legittimo interesse a migliorare il Servizio e a risponderti (sezione 3), e puoi opporti tramite il modulo di contatto (sezione 8). I tuoi invii, le idee che segui e i tuoi contributi, con le loro immagini, sono ospitati con il resto del Servizio (sezione 5), fanno parte dell’esportazione dei dati del tuo account (sezione 8) e vengono eliminati con il tuo account (sezione 4). Un’immagine aggiunta e poi non inviata viene eliminata dopo 24 ore.

14. Modifiche alla presente informativa

Possiamo aggiornare la presente informativa. In caso di modifica sostanziale, ti informeremo con 30 giorni di anticipo. Un aggiornamento che si limita a descrivere con maggiore precisione un trattamento già in essere ha effetto dal momento della sua pubblicazione: ciò che fa scattare il preavviso di 30 giorni è una nuova finalità o un nuovo destinatario. L’uso continuato del Servizio dopo l’entrata in vigore delle modifiche ne costituisce accettazione.

15. Contatti e reclami

Per qualsiasi domanda, usa il modulo all’indirizzo /it/contatti/ o scrivici a: ALK Innovations, 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Francia.