Una lista de distribución copia cada correo en el buzón personal de todos sus miembros: las respuestas se envían desde los buzones personales y nada queda archivado en un solo sitio. Un buzón compartido guarda una única copia que abren varias personas, así que el historial queda centralizado. En Microsoft 365 los dos existen como objetos distintos, junto a un tercero, el grupo de Microsoft 365. En Google Workspace, la bandeja de entrada compartida nativa todavía se está lanzando en las ediciones Business y se basa en la delegación; el equivalente consolidado es un grupo de Google, convertido o no en Bandeja de entrada colaborativa. Ninguno de los cuatro da a cada correo una persona que se encargue de él, y ahí es justo donde se atascan los equipos pequeños.
Dos herramientas que por fuera parecen iguales
Tu equipo necesita una sola dirección a la que la gente pueda escribir: la de contacto, la de información o la de soporte. Desde el lado de quien escribe, una lista de distribución y un buzón compartido no se distinguen. El correo va a una dirección y, con suerte, vuelve una respuesta.
Dentro del equipo, en cambio, no se parecen en nada. La lista copia cada correo a todo el mundo; el buzón guarda una sola copia que todos abren. Muchos equipos pequeños eligen la opción que alguien ya sabía configurar y luego conviven años con los efectos secundarios. Merece la pena entender qué hace de verdad cada herramienta antes de que las costumbres se asienten.
Lo que hace de verdad una lista de distribución
Una lista de distribución es una regla de reenvío con un nombre amable. Da igual que sea un grupo de Google usado como lista de correo o un grupo de distribución de Microsoft 365: el mecanismo es el mismo. Un correo enviado a la dirección de la lista se copia en el buzón personal de cada miembro.
Microsoft lo dice sin rodeos. Los grupos de distribución sirven para enviar notificaciones a un grupo de personas, y según su propia documentación encajan mejor cuando necesitas transmitir información a un grupo definido, como las personas de un edificio o toda una empresa. Es el diseño, no un descuido.
Copiar a todo el mundo tiene tres consecuencias.
Las respuestas salen de la lista. Alguien escribe a la dirección de contacto, Lucía contesta desde su propio buzón y el siguiente correo de esa persona solo le llega a ella. El resto del equipo ha perdido el hilo. Si Lucía se va dos semanas de vacaciones, la conversación se queda congelada en un buzón que nadie más puede abrir.
Hay menos historial compartido del que parece. En un grupo de distribución de Microsoft 365 no hay ninguno: una persona que entra en la lista en septiembre recibe los correos desde septiembre, y todo lo anterior está repartido entre buzones personales. Un grupo de Google puede guardar las conversaciones pasadas en línea para que los nuevos miembros las consulten, pero ese archivo solo contiene lo que pasó por la dirección de la lista; las respuestas enviadas desde buzones personales nunca llegaron a él. En los dos casos, cuando quien acaba de llegar pregunta qué se acordó con un proveedor la primavera pasada, la respuesta sincera es: nadie sabe dónde está ese correo.
Y nadie se encarga de nada. Todos los miembros recibieron la misma copia, así que cada uno puede dar por hecho que otro se ocupa. Google lo reconoce en su propio producto: la Bandeja de entrada colaborativa existe precisamente para añadir esa capa sobre un grupo de Google normal, con la posibilidad de asumir una conversación, asignarla a un miembro y marcarla como finalizada. Si una lista a secas ya dijera quién se encarga de cada cosa, esa capa no tendría razón de ser.
Lo que cambia un buzón compartido
Un buzón compartido invierte el modelo: un buzón, una sola copia de cada correo, varias personas con acceso. En Microsoft 365 es la configuración habitual detrás de las direcciones de información o de soporte que vigila todo un equipo, y Microsoft cita en la misma frase los buzones de recepción.
Bien montado, resuelve dos problemas reales. El historial se centraliza: todo lo que llega a la dirección cae en un mismo buzón, y quien se incorpora puede leer los intercambios del año pasado desde el primer día. Un ajuste que conviene conocer: por defecto, Microsoft 365 guarda las respuestas enviadas como el buzón compartido en la carpeta Elementos enviados del propio remitente, así que un administrador tiene que activar la copia en los elementos enviados del buzón compartido para que las respuestas del equipo también queden centralizadas.
Y no hay contraseña compartida. Cada buzón compartido tiene una cuenta de usuario asociada, pero su contraseña la genera el sistema y, en palabras de Microsoft, no se conoce ni está pensada para usarse. Microsoft indica que hay que bloquear el inicio de sesión de esa cuenta y mantenerlo bloqueado. Cada persona entra con su propia cuenta. Lo explicamos en detalle en nuestra guía del buzón compartido de Microsoft 365.
La trampa es la versión improvisada. Muchos equipos pequeños montan un «buzón compartido» abriendo una cuenta normal de Gmail u Outlook y pasándose la contraseña. Mismo nombre, objeto muy distinto: ese apaño funciona con una contraseña compartida, con los riesgos de seguridad y los bloqueos del proveedor que eso conlleva, y no añade ninguna estructura.
Microsoft 365: tres objetos que se parecen
Aquí está casi toda la confusión, porque Microsoft 365 ofrece tres cosas con correo que podrían estar detrás de una dirección de soporte, y el centro de administración las presenta una al lado de otra.
| Criterio | Grupo de distribución | Buzón compartido | Grupo de Microsoft 365 |
|---|---|---|---|
| Qué pasa con un correo | Se copia en el buzón de cada miembro | Una copia en un solo buzón | Una copia en el buzón del grupo, más copias opcionales para los suscritos |
| Archivo central de todo | No | Sí | Sí |
| Quien llega ve los correos anteriores | No | Sí | Sí |
| Calendario compartido | No | Sí | Sí |
| Personas de fuera de la empresa como miembros | No | No, Microsoft deja claro que no puedes dar acceso a una cuenta de Gmail | Sí, si el acceso de invitados está activado |
| Enviar como la dirección | No | Sí, con permiso | Sí, si se activa |
| Uso que le da Microsoft | Difundir a un grupo definido | Varias personas necesitan el mismo buzón | Colaboración, con archivos y Planner incluidos |
Tres detalles de la documentación de Microsoft pesan más que la propia tabla.
La elección es casi irreversible. Microsoft afirma sin matices que no es posible migrar un buzón compartido a un grupo de Microsoft 365. Puedes convertir un buzón de usuario en buzón compartido, pero no un buzón compartido en grupo. Equivocarse al principio significa rehacerlo todo más adelante.
Borrar no funciona como la gente espera. En un buzón compartido no puedes impedir que se eliminen correos, y el propio consejo de Microsoft, cuando eso importa, es crear un grupo de Microsoft 365. En un grupo, quien se ha suscrito para recibir las conversaciones en su bandeja personal puede borrar su copia sin tocar el buzón del grupo, y a la inversa.
Un buzón compartido no puede cifrar lo que envía. Como el buzón no tiene contexto de seguridad propio, ni nombre de usuario ni contraseña en uso, no se le puede asignar una clave de cifrado. Si los miembros cifran con sus propias claves, es posible que los demás no puedan leer esos correos.
El techo de 25 personas del que nadie habla
Este es el límite que pilla a los equipos que crecen, y lo documenta Microsoft, no es una deducción: un buzón compartido admite un máximo de 25 personas. Más allá, Microsoft avisa de que quienes acceden a la vez pueden sufrir errores de conexión o correos duplicados, y recomienda un grupo de Microsoft 365.
Vale la pena leerlo dos veces, porque resume todo el problema en una frase. La respuesta de la propia Microsoft a «demasiada gente en un mismo buzón» incluye las palabras mensajes duplicados. Un buzón compartido no coordina a nadie. Pone a varias personas delante de la misma lista de correos y les deja averiguar quién hace qué, y a partir de cierto tamaño la propia plataforma empieza a sufrir.
El almacenamiento también tiene techo: 50 GB sin licencia, 100 GB si le asignas una licencia de Exchange Online Plan 2. Cuando se llena, el buzón sigue recibiendo un tiempo, luego deja de enviar y después empieza a devolver los correos a quien os escribe. En una dirección de soporte que lleva unos años funcionando con archivos adjuntos, esto no es teoría. Y cada persona que necesite acceso debe tener ya su propio buzón de Exchange Online con licencia; lo único gratuito es el buzón compartido en sí.
Google Workspace: una bandeja compartida basada en la delegación
Si buscas «buzón compartido o lista de distribución» pensando en Google Workspace o G Suite, la respuesta sincera es que la comparación no encaja. Google Workspace no tiene un buzón compartido como objeto aparte en el sentido de Microsoft: su bandeja de entrada compartida nativa, todavía en lanzamiento, es una forma de delegación. Tienes cuatro opciones, y no son equivalentes.
Un grupo de Google normal. Es la lista de distribución. Los correos se reparten entre los miembros y, si el historial de conversaciones está activado, el grupo guarda un archivo consultable de lo que pasó por la dirección. Las respuestas enviadas desde buzones personales siguen escapándose.
Un grupo de Google con la Bandeja de entrada colaborativa activada. Es lo más parecido a un buzón de equipo que ofrece Google. Los miembros pueden asumir una conversación, asignarla a alguien y marcarla como finalizada, indicar que no es necesaria ninguna acción o marcarla como duplicada de otra. Puedes filtrar por «Asignadas a mí», «Asignadas a cualquiera» o «No asignadas», y aplicar etiquetas.
Dos advertencias antes de contar con ella. El historial de conversaciones tiene que estar activado para que la Bandeja de entrada colaborativa funcione, y los permisos deciden quién puede hacer qué: asumir, asignar y marcar como finalizada exigen el permiso «Quién puede moderar metadatos»; marcar como duplicada exige «Quién puede moderar contenido». Los conceden los propietarios y administradores del grupo. Además, marcar una conversación como duplicada la bloquea, y una conversación resuelta que se elimina no se puede recuperar.
La delegación de Gmail. Es la que recomienda la propia Google cuando un equipo necesita más que una Bandeja de entrada colaborativa. Una cuenta de trabajo o de centro educativo admite hasta 1000 delegados, aunque Google indica que, con un uso normal, unos 40 delegados pueden acceder a la vez a una cuenta de Gmail; una cuenta personal @gmail.com se queda en 10. Un delegado puede leer, enviar y eliminar correos en tu nombre, pero no puede chatear ni cambiar tu contraseña. Algo que conviene saber antes de montar sobre ella una dirección de cara al público: cuando un delegado envía, aparece su propia dirección de correo. Repasamos el resto de pros y contras en lo que la delegación de Gmail hace bien y dónde se queda corta, y comparamos las opciones de Google en nuestra guía de Google Workspace para equipos pequeños.
La bandeja de entrada compartida nativa. En Business Starter, Business Standard y Business Plus, Google está lanzando por fases una bandeja de entrada compartida (observado en octubre de 2026). Google afirma que en Gmail las cuentas delegadas y las bandejas de entrada compartidas son lo mismo, así que arrastra los límites de la delegación descritos arriba. Nuestra guía de Google Workspace explica cuándo basta.
El hueco que comparten todos: quién se encarga
Imagina un lunes por la mañana en una tienda de tres personas. Un cliente pidió presupuesto el viernes por la tarde. Con una lista de distribución, a los tres les llegó la copia, cada uno pensó que se encargaba otro y el cliente no recibió nada. O dos contestan con diez minutos de diferencia y dos precios distintos. En un buzón compartido el fallo al menos se ve: el correo está ahí, marcado como leído, sin nadie que se encargue de él.
Así que la comparación interesante no es lista contra buzón. Es difusión contra alguien que se encarga. Una lista de distribución no te da ni historial ni a nadie que se encargue. Un buzón compartido y un grupo de Microsoft 365 te dan historial, pero no dicen quién se encarga. Una Bandeja de entrada colaborativa añade una capa fina de asignación, sujeta a permisos, dentro de un producto pensado para listas de correo.
Incluso un buzón compartido bien configurado se queda antes de lo esencial: una persona que se encargue de cada correo. Cinco personas pueden abrir el mismo buzón y la pregunta de cada día sigue sin respuesta. ¿Quién se encarga de este? Un correo que alguien ha abierto no es un correo que alguien ha atendido. No hay estado, ni nota para el equipo, ni una forma fiable de dar una conversación por hecha más allá de rituales de carpetas que el equipo tiene que inventarse y vigilar. Así es exactamente como dos personas acaban respondiendo al mismo correo.
Cuándo una lista de distribución es la buena elección
Hay que reconocerlo: para difundir en un solo sentido a un grupo conocido, una lista de distribución es justo la herramienta adecuada. Los avisos internos a la plantilla y las alertas automáticas de un servidor son los casos evidentes. También un cambio de fecha enviado a treinta voluntarios. No cuesta nada y no requiere formación. Si nadie tiene que contestar, o las respuestas pueden ir a una sola persona sin seguimiento, usa una lista y olvídate.
La regla práctica es el sentido del correo. Información que sale: una lista. Conversaciones que entran: algo con una persona que se encargue de cada correo.
Cuándo necesitas que alguien se encargue de cada correo
En cuanto clientes, familias o socios responden y esperan una respuesta, necesitas lo que una lista no da y un buzón compartido solo da a medias. Cada conversación necesita una persona que se encargue y un estado «hecho». También necesita un sitio para notas para el equipo, para hablar de un correo sin reenviarlo de mano en mano.
Esa combinación es lo que añade Trupeo. Conectas el buzón que ya tienes, Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier proveedor IMAP, y el equipo trabaja encima: cada persona conserva su propio acceso, cada conversación tiene a alguien que se encarga, un estado (Por asignar, En curso, Hecho), notas y etiquetas. El historial centralizado de un buzón compartido, más el «X se encarga» que no da ninguno de los objetos clásicos, sin el techo de 25 personas.
Una pequeña guía para decidir:
- Solo envías información hacia fuera: lista de distribución.
- Varias personas necesitan leer un mismo archivo, apenas hay respuestas y el equipo es pequeño: buzón compartido o grupo de Microsoft 365.
- Varias personas responden cada día y necesitas saber quién se encarga de qué: Trupeo, conectado a tu buzón.
Si partes de cero, nuestra guía completa del buzón compartido recorre todo el tema. Para ver cómo funciona en la práctica, echa un vistazo a las funciones o a nuestros precios.
Preguntas frecuentes
¿Qué diferencia hay entre un buzón compartido y una lista de distribución?
Una lista de distribución copia cada correo que llega en el buzón personal de todos los miembros, así que no hay archivo central y las respuestas que envían los miembros nunca vuelven al grupo. Un buzón compartido guarda una sola copia en un buzón que varias personas abren con su propia cuenta, así que el historial queda en un solo sitio y quien se incorpora puede leer los intercambios anteriores.
¿Uso una lista de distribución o un buzón compartido en Office 365?
Usa un grupo de distribución cuando difundes información y nadie tiene que contestar, que es el uso que Microsoft le atribuye. Usa un buzón compartido cuando varias personas necesitan leer y responder los mismos correos entrantes y quieres un único archivo. Decide con calma: Microsoft afirma que un buzón compartido no se puede migrar después a un grupo de Microsoft 365.
¿Cuántas personas pueden usar un buzón compartido de Microsoft 365?
Microsoft documenta un máximo de 25 personas. Por encima, quienes lo usan a la vez pueden sufrir errores de conexión o correos duplicados, y Microsoft recomienda usar un grupo de Microsoft 365 en su lugar.
¿Hay buzón compartido en Google Workspace?
No como objeto aparte en el sentido de Microsoft. Google Workspace ofrece un grupo de Google, que funciona como una lista de distribución; un grupo de Google con la Bandeja de entrada colaborativa activada, que añade la asignación y el estado finalizado; y la delegación de Gmail, que permite a varias personas trabajar dentro de un mismo buzón. Además, se está lanzando por fases una bandeja de entrada compartida nativa en las ediciones Business, y Google dice que es lo mismo que una cuenta delegada; consulta nuestra guía de Google Workspace. Cada una cubre una parte de lo que hace un buzón compartido de Microsoft 365.
¿Qué diferencia hay entre un buzón compartido y un grupo de Microsoft 365?
Los dos guardan una copia central del correo y un calendario compartido. Un grupo de Microsoft 365 añade un espacio de colaboración con archivos y Planner, puede incluir a personas de fuera de la empresa si el acceso de invitados está activado y permite a un administrador restringir la eliminación. Un buzón compartido es más sencillo y es la opción habitual para una dirección de soporte o de recepción dentro de una misma empresa.
¿Un buzón compartido necesita licencia?
El buzón compartido en sí no, hasta 50 GB de almacenamiento. Cada persona que accede a él necesita su propio buzón de Exchange Online con licencia, y ampliar el buzón compartido a 100 GB exige asignarle una licencia de Exchange Online Plan 2.
Fuentes:
- Comparación de tipos de grupos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): el uso de los grupos de distribución para difundir información a un grupo definido, las definiciones del buzón compartido y del grupo de Microsoft 365, el acceso de invitados, los calendarios compartidos, el borrado de copias por los suscritos a un grupo y la imposibilidad de migrar un buzón compartido a un grupo de Microsoft 365.
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): el máximo de 25 personas y el aviso de errores de conexión o mensajes duplicados, los límites de 50 GB y 100 GB, la licencia de Exchange Online Plan 2, lo que ocurre cuando el buzón se llena, la contraseña generada por el sistema y la instrucción de bloquear el inicio de sesión, la imposibilidad de impedir eliminaciones o de dar acceso a personas de fuera, la ausencia de clave de cifrado y la conversión de un buzón de usuario en buzón compartido.
- Usar un grupo como Bandeja de entrada colaborativa (Ayuda de Google Workspace): las funciones de asumir, asignar y marcar como finalizada, los filtros de asignación, los permisos de moderar metadatos y moderar contenido, el bloqueo de las conversaciones marcadas como duplicadas y la eliminación definitiva de las conversaciones resueltas.
- Convertir un grupo en una Bandeja de entrada colaborativa (Ayuda de Google Workspace): la obligación de activar antes el historial de conversaciones, quién puede activar la función y la remisión de Google a las cuentas delegadas de Gmail para funciones de colaboración más avanzadas, entre 40 y 1000 personas.
- Delegar y colaborar en cuentas de correo (Ayuda de Gmail): los límites de 10 delegados para una cuenta personal y 1000 para una cuenta de trabajo o de centro educativo, los unos 40 delegados que pueden acceder a la vez con un uso normal, lo que un delegado puede y no puede hacer, y que al enviar aparece la dirección del propio delegado.
- Crea una carpeta Recibidos compartida y Delegar la dirección de correo de un usuario (Ayuda de Google Workspace): la bandeja de entrada compartida nativa en Business Starter, Business Standard y Business Plus, lanzada por fases, la conversión de las cuentas delegadas en ella y la afirmación de que en Gmail las cuentas delegadas y las bandejas de entrada compartidas son lo mismo, observado en octubre de 2026.
- Los mensajes enviados desde un buzón compartido no se guardan en la carpeta Elementos enviados (Microsoft Learn): el comportamiento por defecto de la carpeta Elementos enviados para los correos enviados como un buzón compartido y el ajuste del administrador que guarda una copia en el buzón compartido.