La delegación de Gmail permite que otra persona lea, envíe y elimine correos en un buzón ajeno desde su propia cuenta, sin compartir la contraseña. Una cuenta de trabajo o de centro educativo admite hasta 1000 delegados, una cuenta personal 10, y unos 40 pueden estar conectados a la vez. Esos topes no son lo que frena a un equipo pequeño. Lo que lo frena es que la delegación da acceso y nada más: no se sabe quién se encarga de cada correo, no hay forma de marcar nada como hecho, no hay notas para el equipo, y al enviar aparece la dirección del delegado.
Qué es la delegación de Gmail
La delegación es la función integrada en Gmail para que otra persona lea y responda un buzón sin darle la contraseña. El titular concede el acceso desde su configuración. Después, el delegado abre ese buzón desde su propia cuenta de Google, justo al lado de su correo de siempre.
Eso resuelve un problema real. Compartir una contraseña es arriesgado y además da problemas: el proveedor puede bloquear la cuenta si detecta inicios de sesión desde varios sitios a la vez, y cada vez que alguien se va hay que cambiar la contraseña para todos. Lo explicamos en cómo compartir un buzón sin compartir la contraseña. La delegación evita todo eso. Cada persona conserva su propio acceso, y se puede retirar con un clic.
Así que la delegación es útil de verdad. La pregunta no es si funciona. Es hasta dónde aguanta cuando varias personas responden cada día desde la misma dirección.
Activarla en dos minutos
En la cuenta que quieres compartir, abre la configuración de Gmail, entra en la pestaña “Cuentas e importación” y busca la sección “Conceder acceso a tu cuenta”. Añade la dirección de correo del delegado. Google le envía una invitación que tiene que aceptar. Una trampa clásica: la invitación caduca a la semana. Si tu compañero la deja pasar, toca empezar de nuevo.
Cuando acepta la invitación, el delegado hace clic en su foto de perfil en Gmail y elige el buzón delegado. Se abre en una pestaña aparte. Nada que instalar, nada que configurar en un servidor.
Para un equipo importan dos detalles.
Primero, en Google Workspace (una cuenta de trabajo o de centro educativo), el administrador tiene que permitir la delegación. Y si algún día la desactiva, todas las delegaciones existentes dejan de funcionar de golpe.
Segundo, lo que ven tus destinatarios. En una cuenta personal, un correo enviado por un delegado muestra la dirección del delegado. En Workspace decide el administrador: mostrar también la dirección del delegado o solo la del titular de la cuenta.
Los límites oficiales
Estas cifras están comprobadas en la documentación de Google (observado en octubre de 2026).
- Una cuenta personal de Gmail admite hasta 10 delegados.
- Una cuenta de trabajo o de centro educativo admite hasta 1000 delegados. El límite era de 25 hasta enero de 2021.
- Unos 40 delegados pueden acceder a la cuenta al mismo tiempo, y un uso intensivo o automatizado reduce aún más esa cifra.
- Un delegado puede leer, enviar y eliminar correos. No puede chatear en nombre del titular ni cambiar la contraseña.
Para tres personas en la dirección de contacto, ninguno de estos topes es un problema. Nunca llegaréis a 10 delegados. Precisamente por eso los límites reales están en otra parte.
Dónde se queda corta para un equipo
La delegación comparte el acceso. No reparte el trabajo. La diferencia se nota en la primera semana.
Piensa en un taller de reparaciones de tres personas que atiende las peticiones de presupuesto en la dirección de contacto. Todos tienen la delegación, todos lo ven todo. Sobre el papel, problema resuelto. En la práctica, faltan cuatro cosas.
Nadie se encarga de un correo. Todos los delegados ven el mismo buzón. Escribe un cliente: ¿quién responde? El primero que lo abre, o nadie. La delegación no tiene forma de asignar una conversación a alguien.
Leído no significa nada. Detrás de todas esas pestañas de delegado hay un único buzón, así que cuando uno de vosotros abre un correo, aparece como leído para todos. Tu compañera ve un correo leído y da por hecho que está resuelto. A lo mejor solo se abrió en el móvil entre dos visitas.
La carpeta Enviados se convierte en tu herramienta de control. Para saber si alguien ya respondió a la señora García, hay que rebuscar en los enviados. Diez veces al día, eso cansa enseguida. Ahí mismo nacen las respuestas duplicadas al mismo cliente, cada una con una versión un poco distinta.
Ni notas para el equipo ni estados. No puedes escribir “esperando al proveedor, volver a llamar el jueves” en una conversación. Así que el contexto vive en otra parte: un reenvío o un mensaje de WhatsApp. Y no hay manera de marcar un correo como hecho. El buzón sigue siendo una lista larga donde lo resuelto y lo pendiente se ven igual.
Nada de esto es un fallo de diseño. La delegación se pensó para un caso concreto: una asistente que gestiona el buzón de un directivo. Un titular, uno o dos delegados, y las decisiones se toman de viva voz. A esa escala, es exactamente la herramienta adecuada.
Si sois una asociación que comparte una cuenta gratuita @gmail.com entre voluntarios, consulta compartir la cuenta de Gmail de la asociación, con los datos de recuperación y el cambio de junta directiva incluidos.
Una regla honesta para decidir
Quédate con la delegación cuando el buzón de una persona necesita que otra la cubra. Una asistente con el correo de la dirección, o un compañero que toma el relevo durante las vacaciones: funciona, y ya viene incluido en Gmail.
Cambia de enfoque el día en que una dirección común (la de contacto o la de la oficina) la atienden dos o tres personas a diario. En ese punto el problema ya no es el acceso sino la coordinación: saber quién se encarga de qué y qué sigue esperando respuesta. La delegación no responde a ninguna de las dos preguntas. De todos modos, la herramienta que Google propone para ese caso es otra: los Grupos de Google con bandeja de entrada colaborativa, que tienen sus propios inconvenientes. Comparamos las opciones en Google Workspace como buzón compartido para un equipo pequeño.
La capa de equipo que falta
Con Trupeo conservas el buzón de Gmail y añades la coordinación encima. Conectas la dirección que ya tienes, y cada persona entra con su propia cuenta, igual que con la delegación. Pero en cada conversación queda claro quién se encarga, tiene un estado («Por asignar», «En curso», «Hecho») y admite notas para el equipo sin que el cliente vea nada. La pregunta “¿alguien ha respondido ya?” desaparece: la respuesta está en la propia conversación.
Si vuestro equipo ya está en la fase de dos o tres personas en una misma dirección, empieza por nuestra guía completa del buzón compartido y luego echa un vistazo a nuestros precios: un precio sencillo, pensado para equipos pequeños.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos delegados puede tener una cuenta de Gmail?
Una cuenta de trabajo o de centro educativo admite hasta 1000 delegados configurados, frente a los 25 de antes de enero de 2021. Una cuenta personal @gmail.com admite 10. En la práctica, unos 40 delegados pueden acceder a la cuenta a la vez, y un uso intensivo o automatizado reduce aún más esa cifra.
¿Qué no puede hacer un delegado de Gmail?
Un delegado no puede chatear con nadie ni cambiar tu contraseña, y no tiene acceso a la configuración de tu cuenta de Google. Tampoco puede usar varias funciones, entre ellas el cifrado del lado del cliente y algunas funciones de IA. Pero lo que más importa a un equipo es lo que la delegación no ofrece nunca: ninguna forma de indicar quién se encarga de un correo.
¿El destinatario ve la dirección del delegado?
Sí. Cuando un delegado envía, aparece su propia dirección de correo. En Google Workspace, un administrador puede elegir qué dirección de remitente se muestra, pero conviene comprobar la opción por defecto antes de apoyarte en la delegación para una dirección que usan tus clientes.
¿La delegación de Gmail es gratuita?
Sí, viene integrada en Gmail sin coste adicional. En Google Workspace tiene que permitirla un administrador, y si más adelante la desactiva, todas las delegaciones existentes dejan de funcionar de golpe.
¿Cuándo debería un equipo dejar la delegación?
Cuando dos o más personas responden cada día desde la misma dirección. La delegación resuelve el acceso, así que la contraseña compartida desaparece, y eso es una ganancia real. No resuelve la coordinación: empiezan a aparecer respuestas duplicadas y correos que nadie contestó, y ningún ajuste de la delegación lo arregla.
Fuentes:
- Delegar y colaborar en cuentas de correo (Ayuda de Gmail): los pasos para activarla, los límites de 10 y 1000 delegados, lo que un delegado puede y no puede hacer, y la caducidad de la invitación a la semana.
- Permitir que los usuarios deleguen el acceso a una cuenta de Gmail (Ayuda de Google Workspace): la activación por parte del administrador, los unos 40 delegados simultáneos y la elección de la dirección de remitente que se muestra.
- Expanding the Gmail delegate limit (blog oficial de Google Workspace, en inglés): el paso de 25 a 1000 delegados configurados en enero de 2021.