Hay cuatro formas de dar acceso a un mismo buzón a varias personas sin repartir la contraseña: la delegación de Gmail, un buzón compartido de Microsoft 365, un grupo de Google con Bandeja de entrada colaborativa o un buzón compartido conectado por OAuth. Cada una tiene límites documentados que conviene conocer antes de elegir. Todas comparten la propiedad que importa: el acceso se da y se quita persona a persona, así que una baja cuesta un clic en lugar de una contraseña nueva para todo el mundo.
Por qué se acaba compartiendo la contraseña
No es descuido. Creas la dirección de contacto un viernes porque un cliente necesita un sitio donde escribir, eliges una contraseña y se la pasas a las dos personas que van a leer el correo. No cuesta nada, no hace falta ninguna consola de administración y todo el mundo lo entiende al momento.
Además encaja con la idea que un equipo pequeño tiene de sí mismo. Nos fiamos unos de otros, ¿para qué poner barreras? El problema es que las cuentas personales de Gmail y Outlook.com se diseñaron para una sola identidad, y una contraseña compartida va a contracorriente del producto. Lo que el primer día parece un atajo se convierte en un problema de fondo el día en que el equipo cambia.
Lo que cuesta de verdad
Cuatro costes, en el orden en que los equipos se los encuentran.
El proveedor bloquea la cuenta. Suele ser el primer síntoma, y llega sin avisar. Varios inicios de sesión a la vez desde sitios distintos parecen una intrusión, y el código de verificación le llega a quien creó la cuenta. Si esa persona está en una reunión o de vacaciones, todo el equipo se queda fuera de su propia dirección de contacto. La propia documentación de Google marca un techo práctico incluso en el sistema previsto para esto: con un uso habitual, unos 40 delegados pueden acceder a una cuenta de Gmail a la vez.
Nadie sabe quién hizo qué. Todas las respuestas salieron con la misma identidad. Cuando alguien te dice «me dijisteis 450», no hay manera de saber quién fue ni qué más se prometió. No hay a quién pedir cuentas, y no hay nada que traspasar cuando se va la persona que lo sabía.
Cada baja se convierte en una tarea para todos. Alguien se va, así que hay que cambiar la contraseña, así que hay que dar la nueva a todos los demás. Se va dejando para más adelante, y por eso es tan habitual que gente que ya se fue siga meses con acceso al buzón de una empresa. Nadie lo decidió: es lo que pasa cuando el arreglo supone interrumpir a cinco personas.
La exposición crece con cada persona. Una contraseña que conocen cinco personas acabará en un chat, en una app de notas o reutilizada en una web que sufrirá una filtración. Si tu buzón guarda datos de clientes, de familias o de socios, es una cuestión de protección de datos, no de comodidad interna.
Conviene saberlo: para Microsoft el tema está zanjado. Un buzón compartido de Microsoft 365 sí tiene una cuenta asociada con contraseña, pero Microsoft la describe como generada por el sistema y no pensada para usarse, y pide bloquear el inicio de sesión de esa cuenta y mantenerlo bloqueado.
Cuatro formas de hacerlo bien
| Opción | Para quién | Qué exige | Límites documentados |
|---|---|---|---|
| Delegación de Gmail | Una dirección, pocas personas, todas en Google | Que el administrador permita la delegación en Workspace | 10 delegados en una cuenta personal, hasta 1000 en una cuenta de trabajo o centro educativo, unos 40 conectados a la vez |
| Buzón compartido de Microsoft 365 | Una empresa que ya usa Microsoft 365 | Un administrador de Exchange y un buzón con licencia para cada persona | 25 personas como máximo, 50 GB sin licencia, sin acceso para gente de fuera |
| Grupo de Google como Bandeja de entrada colaborativa | Equipos que se manejan bien en Grupos de Google | Historial de conversaciones activado y permisos de moderación | Asignar exige «Quién puede moderar metadatos» |
| Buzón compartido por OAuth | Proveedores mezclados, o un equipo que también necesita coordinarse | Conectar el buzón una vez | Dependen de la herramienta, no del buzón |
La delegación de Gmail es la más ligera. El propietario da acceso desde su configuración, el delegado abre el buzón desde su propia cuenta de Google y retirar el acceso es un clic. Algo que conviene comprobar antes de montar sobre ella una dirección que ven tus clientes: cuando un delegado envía, aparece su propia dirección de correo. Y un detalle que acaba de cambiar, así que los artículos antiguos lo cuentan mal: las cuentas delegadas solo se podían usar en la web, pero Google anunció el acceso desde el móvil en iOS y Android y reanudó ese despliegue el 21 de agosto de 2026, de modo que está llegando, aunque todavía no a todas partes.
Un buzón compartido de Microsoft 365 es la opción más sólida si ya trabajas con Microsoft 365, y también la más administrativa. Los permisos se asignan persona a persona desde el centro de administración, cada persona necesita su propio buzón de Exchange Online con licencia y el buzón compartido en sí no necesita licencia hasta 50 GB. Dos limitaciones a tener en cuenta: admite 25 personas como máximo y no puedes dar acceso a nadie de fuera de tu organización, tampoco a una cuenta de Gmail.
Un grupo de Google con Bandeja de entrada colaborativa añade a una lista la idea de quién se ocupa de qué: asumir una conversación, asignarla, marcarla como finalizada. Exige activar el historial de conversaciones y dar el permiso de moderación adecuado; sin ellos, un voluntario puede leer y responder pero no puede hacerse cargo de nada.
Un buzón compartido conectado por OAuth es la opción a la que le da igual tu proveedor. Concedes un token que se puede revocar en lugar de una contraseña, y cada persona entra con su propia cuenta.
Qué hacer cuando alguien se va
Es el día en que se nota para qué sirven las cuatro opciones anteriores. El procedimiento es el mismo para todas y lleva un minuto.
Retira el acceso de esa persona, solo el suyo. No se interrumpe a nadie más y no cambia ninguna contraseña. Después comprueba la dirección de envío de quienes se quedan, porque una baja es justo cuando descubres que las respuestas salían con un nombre personal. Por último, reparte lo que tenía abierto antes de perderle la pista: una ausencia se convierte en silencio para quien escribió cuando nadie sabe qué estaba en marcha.
Lo que no deberías tener que hacer es cambiar una contraseña y volver a repartirla. Si ese sigue siendo tu procedimiento, es lo primero que hay que arreglar, antes de pensar en cualquier herramienta.
Qué hace Trupeo
Conectas el buzón una vez, por OAuth para Gmail, Google Workspace, Outlook y Microsoft 365, o con los datos de acceso IMAP para cualquier otro proveedor. Después invitas a los miembros del equipo por correo y cada uno crea su propia cuenta. Nadie más ve nunca las credenciales del buzón, y quitar a alguien es un clic que no afecta a nadie más.
Como cada persona está identificada, el trabajo se puede seguir: cada conversación tiene a una persona que se encarga, un estado (Por asignar, En curso, Hecho) y notas para el equipo junto al correo. Cuando alguien se va, el historial de lo que envió y anotó se queda donde está, y eso es lo que permite hacer un traspaso tres meses después.
Echa un vistazo a las funciones o a nuestros precios. El lado de la seguridad está en los riesgos de seguridad de un buzón compartido, los techos de cada proveedor en los límites del buzón compartido y el tema completo en la guía completa del buzón compartido. Si llevas una asociación de voluntarios, nuestros consejos para asociaciones son más concretos, y el caso de una cuenta gratuita de Gmail compartida entre voluntarios está en compartir la cuenta de Gmail de una asociación.
Preguntas frecuentes
¿Cómo pueden varias personas acceder a un buzón sin la contraseña?
De cuatro formas. La delegación de Gmail, en la que cada delegado abre el buzón desde su propia cuenta de Google. Un buzón compartido de Microsoft 365, en el que los permisos se dan persona a persona desde el centro de administración. Un grupo de Google con Bandeja de entrada colaborativa. O un buzón compartido conectado por OAuth, que funciona con cualquier proveedor. Las cuatro dan y quitan el acceso persona a persona.
¿Por qué es un problema compartir la contraseña de un buzón?
Porque el proveedor puede bloquear la cuenta al ver inicios de sesión simultáneos desde varios sitios, nadie puede saber quién respondió qué, y cada baja obliga a cambiar la contraseña de todo el equipo, que es justo por lo que se va aplazando. La propia recomendación de Microsoft para un buzón compartido es bloquear el inicio de sesión de su cuenta y mantenerlo bloqueado.
¿Un delegado necesita la contraseña del buzón?
No. Para eso sirve la delegación: el delegado entra con sus propios datos de acceso y abre el buzón compartido junto al suyo. El propietario da el acceso desde su configuración y puede retirarlo con un clic sin cambiar nada más.
¿Las respuestas de mi equipo saldrán desde la dirección compartida?
No de forma automática. Con la delegación de Gmail, cuando un delegado envía, aparece su propia dirección de correo, lo que no importa de puertas adentro pero no suele interesar en una dirección que ven tus clientes. Compruébalo enviándote una prueba desde la cuenta de cada persona antes de darlo por bueno.
¿Qué pasa con los correos cuando alguien se va?
Con accesos individuales, nada: retiras a esa persona y el buzón sigue igual para los demás. Igual de importante es repartir lo que tenía abierto y comprobar que sus respuestas salían desde la dirección compartida y no desde la suya, porque todo lo enviado con su nombre recibirá la respuesta en un buzón que ya no puedes abrir.
Fuentes:
- Delegar y colaborar en el correo: el límite de 10 delegados en una cuenta personal y de hasta 1000 en una cuenta de trabajo o centro educativo, los 40 delegados que pueden acceder a la vez con un uso habitual y el hecho de que, cuando un delegado envía, aparece su propia dirección de correo.
- Work with delegated Gmail accounts from mobile devices (en inglés): el acceso desde iOS y Android a las cuentas delegadas, antes solo disponibles en la web, con el despliegue reanudado el 21 de agosto de 2026.
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365: la contraseña generada por el sistema que no está pensada para usarse y la indicación de bloquear el inicio de sesión, el máximo de 25 personas, los 50 GB sin licencia, el buzón de Exchange Online con licencia que necesita cada persona y la imposibilidad de dar acceso a gente de fuera de la organización.
- Usar un grupo como Bandeja de entrada colaborativa: asumir, asignar y marcar como finalizadas las conversaciones, y el permiso de moderación que exige cada acción.
- Crear un grupo como Bandeja de entrada colaborativa: la obligación de activar el historial de conversaciones para habilitar la Bandeja de entrada colaborativa.