Ni Microsoft ni Google ofrecen un buzón compartido que abarque los dos mundos. Microsoft dice claramente que no puedes dar acceso a un buzón compartido de Microsoft 365 a alguien con una cuenta de Gmail, y la delegación de Gmail exige una cuenta de Google en ambos extremos. Así que un equipo con direcciones en los dos lados necesita una herramienta de terceros, y la forma en que esa herramienta se conecta (extensión del navegador, API del proveedor o IMAP a secas) pesa más que su lista de funciones.
Cómo acaba un equipo con buzones en los dos lados
Es más frecuente de lo que da a entender el marketing, y casi nunca porque alguien lo haya decidido.
Una empresa trabaja con Microsoft 365 porque es lo que pedía la gestoría, pero la antigua dirección de contacto sigue en el hosting de la primera web, por IMAP. Un colegio tiene al personal en Microsoft 365 y el AMPA usa una dirección de Gmail. Un despacho de tres personas se fusionó con otro de dos y nadie ha migrado nada. Hace años alguien creó una cuenta de Gmail para las reservas, funciona, y ahí se quedó.
Ninguno de estos equipos quiere unificar proveedores. Migrar una dirección significa tocar los DNS, avisar a todo el que escribe a ella y convivir con un mes de reenvíos. La pregunta no es cómo unificar los buzones. Es cómo contestar el correo de todos ellos desde un solo sitio.
Las herramientas nativas se paran en la frontera de cada ecosistema
Esto es lo que sorprende, y los dos fabricantes lo documentan.
Los buzones compartidos de Microsoft 365 son solo internos. La documentación de Microsoft es explícita: no puedes dar acceso al buzón compartido a personas ajenas a tu empresa, como personas con una cuenta de Gmail. Si lo necesitas, propone crear un grupo de Microsoft 365 en su lugar. En la misma página hay otras limitaciones que conviene conocer: un buzón compartido admite un máximo de 25 usuarios, y cada persona que accede necesita su propio buzón de Exchange Online con licencia.
La delegación de Gmail se queda dentro de Google. El delegado abre el buzón desde su propia cuenta de Google, así que tiene que tener una. Una cuenta de trabajo o de centro educativo admite hasta 1000 delegados, aunque Google indica que, con un uso habitual, 40 pueden acceder a la vez. Útil, y limitado a un solo ecosistema. Repasamos el resto de sus límites en lo que la delegación de Gmail hace bien y dónde se queda corta.
El reenvío es el apaño habitual, y empeora las cosas. Rediriges la dirección de Outlook a la de Gmail y de repente tienes copias en dos sitios, respuestas que salen desde la dirección equivocada y ningún historial común. Es lo que describimos en buzón compartido o lista de distribución, con una capa extra de confusión sobre qué dirección verá quien te escribe.
Así que la respuesta sincera a «¿qué herramienta nativa cubre los dos?» es: ninguna. No es un descuido, es el alcance que tiene cada producto.
Tres formas de conectarse, y lo que te cuesta cada una
Cada herramienta de buzón compartido elige una de estas. Es lo más determinante de todo, y suele estar escondido en la documentación en lugar de en la página de precios.
Extensión del navegador dentro del webmail. La herramienta añade una capa encima de Gmail o de Outlook en la web. Las asignaciones y los estados aparecen dentro de la interfaz que tu equipo ya conoce, y eso facilita la adopción. El precio: quedas atado a ese webmail, en ese navegador. Por lo general no funciona en el móvil, y una herramienta pensada como extensión de Gmail no puede cubrir una dirección de Outlook, por mucho que los dos servicios se parezcan. Gmelius es el ejemplo claro: según su página de precios, observada en octubre de 2026, solo admite cuentas de Google y Google Workspace, sin mencionar Outlook ni Microsoft 365, aunque sí ofrece una aplicación web para el móvil.
API del proveedor con OAuth. La herramienta se conecta a la API de Gmail o de Microsoft Graph con un token que tú autorizas, y funciona en su propia interfaz. No se comparte ninguna contraseña, el acceso se retira con un clic y la herramienta puede reaccionar a los correos nuevos casi en tiempo real. Es lo que usan las herramientas serias que cubren varios proveedores para los dos grandes. El precio: la herramienta tiene que admitir cada proveedor de forma específica, así que la lista de proveedores compatibles importa, y uno que no esté en la lista queda fuera de alcance.
IMAP a secas. El protocolo más antiguo, compatible con prácticamente cualquier servicio de correo del mundo. Es lo que cubre la dirección alojada en IONOS, Arsys, Dinahosting, OVH o el proveedor local que eligió tu predecesor en 2014. Tarda más en detectar los correos nuevos que una API con notificaciones, y conviene comprobar cómo lo gestiona cada herramienta, pero marca la diferencia entre una herramienta que cubre tus buzones reales y otra que cubre dos de ellos.
La regla práctica: un equipo con Gmail y Outlook necesita como mínimo la segunda opción para los dos proveedores. Si además tiene una dirección antigua en algún sitio, necesita también la tercera.
«Compatible con Outlook» no significa una sola cosa
Conviene aclararlo antes de fiarte de una promesa de compatibilidad, porque hay cuatro cosas distintas que se llaman Outlook.
- Cuentas de empresa de Microsoft 365, los planes de pago con tu propio dominio. Es a lo que se refiere la mayoría de las herramientas.
- Cuentas personales de Outlook.com o Hotmail, cuentas gratuitas de particulares. Aquí la compatibilidad varía mucho de un producto a otro.
- Exchange local (on-premises), un servidor que gestiona tu propia organización. Cada vez más raro en las pequeñas empresas, y pocas herramientas lo admiten.
- Una dirección que simplemente se abre en la aplicación Outlook pero está alojada en otro sitio, en tu hosting por ejemplo. Es una cuenta IMAP con Outlook como cliente. Que la leas en la aplicación Outlook no la convierte en un buzón de Microsoft.
Este último caso pilla a mucha gente. Si tu dirección es info@tuempresa.es, está alojada en tu hosting y la lees en Outlook, una herramienta que «es compatible con Microsoft 365» puede no serlo con tu buzón. Lo que necesitas ahí es IMAP.
Qué comprobar antes de decidirte
Seis preguntas, por orden de importancia. Las tres primeras descartan a la mayoría de candidatas.
- ¿Es compatible con todos los proveedores que tienes de verdad, incluido el raro? Haz primero la lista de tus direcciones y luego comprueba, no al revés.
- ¿Cómo se conecta: extensión, API o IMAP? Pregúntalo directamente si la web no lo dice.
- ¿Las respuestas salen desde la dirección compartida o desde la de cada persona? Esto ha dado sustos a más de un equipo cuando ya era tarde, y es justo lo que la delegación de Gmail hace mal: cuando un delegado envía, aparece su propia dirección.
- ¿Cada persona del equipo conserva su propio acceso? Si la respuesta pasa por una contraseña compartida, descártala; explicamos por qué en compartir un buzón sin compartir la contraseña.
- ¿El precio va por persona o por equipo? Casi todas las herramientas que cubren varios proveedores cobran por puesto, y por eso un equipo de cuatro acaba pagando como todo un departamento de atención al cliente.
- ¿Qué pasa con tu correo si dejas de pagar? El correo debería vivir en tu proveedor, con la herramienta como una capa encima, no al revés.
Dónde está cada herramienta hoy
Comprobado en la página de precios de cada fabricante en octubre de 2026. Los precios cambian; la forma de conectarse, rara vez.
| Herramienta | Gmail | Outlook y Microsoft 365 | IMAP | Precio observado |
|---|---|---|---|---|
| Gmelius | Sí | No | No | 25 $ por persona al mes con facturación anual (Growth, el primer plan con buzones compartidos) |
| Front | Sí | Sí, como Office 365 | Mediante reenvío, no por IMAP | Starter a 25 $ por puesto al mes, anual, hasta 10 puestos |
| Missive | Sí | Sí | Sí | Starter a 14 $ por persona al mes, hasta 5 personas |
| Trupeo | Sí | Sí | Sí | 10 € por buzón al mes sin IVA para 2 personas, 20 € a partir de 3 |
Missive es la más amplia de las tres en canales, porque también integra WhatsApp, Messenger, Instagram y SMS a través de Twilio. Si de verdad te escriben por ahí, es un argumento real y lo decimos en nuestra comparativa. Front está pensada para grandes equipos de atención al cliente y tiene precios acordes, con planes de 65 $ y 105 $ por puesto por encima de Starter; nuestra comparativa explica cuándo compensa. Gmelius es una buena herramienta si tienes la certeza de que todas las direcciones que tendrás serán de Google, que es la apuesta que haces; consulta nuestra comparativa.
Lo que hace Trupeo
Trupeo se conecta a Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 y cualquier proveedor IMAP: por OAuth para los cuatro primeros y con las credenciales IMAP estándar para el resto. Conservas tus direcciones, todas, estén alojadas donde estén. Cada persona del equipo entra con su propia cuenta.
Por encima de esos buzones, vengan del proveedor que vengan, el equipo tiene lo mismo: una persona que se encarga de cada conversación, un estado (por asignar, en curso, hecho), notas para el equipo y etiquetas, y un aviso cuando otra persona ya está respondiendo. Un correo de la dirección de Microsoft 365 y otro de la antigua dirección IMAP aparecen en la misma lista y se comportan igual.
El precio va por buzón y no por persona, que es la otra mitad del problema para un equipo pequeño: 10 € al mes sin IVA para dos personas, 20 € a partir de tres, tanto si sois tres como seis. Consulta nuestros precios y las funciones, o empieza por nuestra guía completa del buzón compartido.
Preguntas frecuentes
¿Existe un buzón compartido que funcione con Gmail y Outlook a la vez?
No por parte de Microsoft ni de Google. Microsoft indica que un buzón compartido de Microsoft 365 no lo puede abrir alguien con una cuenta de Gmail, y la delegación de Gmail exige una cuenta de Google en los dos lados. Cubrir ambos requiere una herramienta de terceros que se conecte a la API de cada proveedor, y varias lo hacen, entre ellas Front, Missive y Trupeo, según lo observado en octubre de 2026.
¿Puedo añadir una dirección de Gmail a un buzón compartido de Microsoft 365?
No. La documentación de Microsoft dice explícitamente que no puedes dar acceso a un buzón compartido a personas ajenas a tu empresa, como personas con una cuenta de Gmail, y propone crear un grupo cuando necesitas incluir a personas externas.
¿Una herramienta de buzón compartido necesita la contraseña de mi correo?
No debería. Las herramientas que se conectan a Gmail o a Microsoft 365 usan OAuth: autorizas un token que puedes revocar y nunca entregas una contraseña. Una dirección IMAP es distinta: suele necesitar credenciales, y por eso lo correcto es usar una contraseña de aplicación cuando el proveedor la ofrece.
¿Y si una de nuestras direcciones está en un hosting pequeño?
Es un buzón IMAP, y lo que hay que comprobar es la compatibilidad con IMAP. Una herramienta que solo cita Gmail y Microsoft 365 no llegará a él, aunque ahora leas esa dirección en la aplicación Outlook. Leer una dirección en Outlook no la convierte en un buzón de Microsoft.
¿Mi equipo tendrá que cambiar de dirección de correo?
No, y cualquier herramienta que lo exija debería quedar descartada. Un buzón compartido se conecta encima de los buzones que ya tienes. Quienes os escriben siguen usando las mismas direcciones y siguen recibiendo las respuestas desde ellas.
Fuentes:
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365: que no se puede dar acceso al buzón compartido a personas ajenas a la empresa, como personas con una cuenta de Gmail, la propuesta de crear un grupo en su lugar, el máximo de 25 usuarios y la necesidad de que cada usuario tenga un buzón de Exchange Online con licencia.
- Delegar y colaborar en el correo: los límites de delegados para cuentas de trabajo y personales, la indicación de que con un uso habitual 40 delegados pueden acceder a la vez y el hecho de que, cuando un delegado envía, aparece su propia dirección.
- Precios de Gmelius: observado en octubre de 2026, solo cuentas de Google o Google Workspace (un usuario se define como una de ellas), sin mención de Outlook ni Microsoft 365, buzones compartidos desde el plan Growth a 25 $ con facturación anual y aplicación web (PWA) para iOS y Android.
- Precios de Front: observado en octubre de 2026, Office 365, Gmail y Custom como opciones de correo, con Starter a 25 $ por puesto al mes con facturación anual hasta 10 puestos, Professional a 65 $ y Enterprise a 105 $.
- Centro de ayuda de Front: conectar una cuenta de correo personalizada: observado en octubre de 2026, una cuenta Custom se conecta configurando un reenvío del correo hacia Front.
- Precios de Missive: observado en octubre de 2026, Gmail y Google Workspace, Outlook e IMAP, además de WhatsApp, Messenger, Instagram y SMS a través de Twilio, con Starter a 14 $ por usuario al mes con facturación anual para un máximo de 5 usuarios.