Sí, hay varios planes gratuitos, y sus límites están justo donde tropieza un equipo que trabaja de verdad. La delegación de Gmail y el buzón compartido de Microsoft 365 no cuestan nada más allá de una suscripción que ya pagas, y dan acceso sin coordinación. Entre las herramientas que añaden tickets, Zoho Desk es gratis para siempre con 3 licencias de usuario, y Help Scout es gratis para 5 personas con 1 buzón y 100 contactos al mes. Lo que ningún plan gratuito te da es justo lo que se rompe: saber quién se encarga de cada correo.
Gestionar una dirección compartida sin pagar: las opciones reales
Tienes una dirección de contacto o de secretaría, dos o tres personas que la atienden y ningunas ganas de sumar otra suscripción. Ese instinto acierta más a menudo de lo que admiten las empresas de software. Antes de pagar nada, conviene saber lo que ya puedes tener gratis, porque la respuesta es: bastante, hasta un punto muy concreto.
Hay cuatro caminos realmente gratuitos. Para un equipo pequeño con poco volumen, cualquiera de ellos puede aguantar años. Pero cada uno se detiene en un sitio preciso. Este es el recorrido sincero, con condiciones comprobadas en octubre de 2026.
La delegación de Gmail
Si la dirección compartida es una cuenta de Gmail, la delegación viene incluida y es gratis. El titular da acceso desde la configuración, y cada miembro del equipo abre el buzón desde su propia cuenta de Google. Nadie comparte contraseña, y una cuenta personal admite hasta 10 delegados: muchos más de los que necesita un equipo pequeño.
El problema no es técnico. La delegación comparte el acceso, no el trabajo. No hay forma de asignar un correo ni de marcarlo como hecho, y un correo que abre una persona aparece como leído para todos. Para un titular y una persona de refuerzo, es justo lo que hace falta. Para un equipo que responde a diario, las grietas aparecen en una semana. Lo analizamos a fondo en Delegación de Gmail: lo que hace bien y dónde se queda corta.
Google Groups como bandeja de entrada colaborativa
La opción gratuita menos conocida: en una cuenta de Google Workspace, un grupo de Google se puede convertir en bandeja de entrada colaborativa. Los correos enviados a la dirección del grupo llegan a una vista compartida donde puedes asignar una conversación a un miembro (que recibe un aviso por correo), marcarla como finalizada o como duplicada, y filtrar según a quién está asignada. Google no cobra nada extra por ello.
Eso convierte a Groups en el único camino gratuito con asignación de verdad. La contrapartida es la interfaz: trabajas dentro de Google Groups, que se parece más a un foro que a un buzón. No hay notas para el equipo, y nada te avisa cuando dos personas responden al mismo correo a la vez. Si tu presupuesto es exactamente cero y tu volumen es bajo, empieza aquí de todos modos. Es mejor que una contraseña en un pósit.
Un buzón compartido de Microsoft 365
Si tu organización ya paga Microsoft 365, el buzón compartido entra en lo que tienes: el buzón en sí no necesita licencia propia, y quienes acceden a él usan las cuentas con licencia que ya tienen. Aparece en Outlook junto al correo personal de cada uno y se comporta como un buzón normal.
«Se comporta como un buzón normal» es también su límite. Nada en Outlook indica quién se encarga de una conversación ni si está terminada, y no hay dónde dejar una nota a otra persona del equipo. La configuración y los errores habituales están en nuestra guía del buzón compartido de Microsoft 365 para equipos pequeños.
Los planes gratuitos de las herramientas de pago
Las empresas de bandejas compartidas también ofrecen planes gratuitos, pensados para que un equipo que crece acabe saliendo de ellos. Merece la pena conocer dos.
Missive no es uno de ellos, aunque esta página mencionaba un plan gratuito de Missive en julio de 2026. Según lo observado en octubre de 2026, su documentación de facturación dice que Missive no tiene plan gratuito: los equipos nuevos tienen una prueba de 30 días y después el primer plan de pago, a 18 $ por persona y mes con facturación mensual, o 14 $ con facturación anual.
Help Scout ofrece un plan gratuito para hasta 5 personas con 1 buzón. El muro está en los contactos: 100 al mes. Un equipo con el trabajo suficiente para necesitar una bandeja compartida suele recibir correos de más de 100 personas distintas al mes, que es justo donde está el límite. Los planes de pago empiezan en 25 $ por persona y mes, según lo observado en octubre de 2026.
HubSpot te permite conectar una dirección de equipo, como la de información, a su bandeja de conversaciones en cualquier plan, incluido el gratuito, para que varias personas lean y respondan. Te llevas todo el CRM de HubSpot al lado, lo quisieras o no, y el reparto automático de las conversaciones entrantes exige una licencia de pago.
Nada de esto es una trampa. Son productos gratuitos reales de empresas serias, pensados como puerta de entrada. Sus límites están justo donde los encuentra un equipo que empieza a depender de la herramienta.
Helpdesks con tickets: lo que sigue siendo gratis
Las herramientas anteriores son bandejas compartidas. Un helpdesk es otra cosa: convierte cada correo entrante en un ticket con referencia, estado y casi siempre un portal para quien escribe. Muchos equipos buscan uno gratuito, así que este es el panorama, comprobado en octubre de 2026.
Zoho Desk tiene el plan gratuito más aprovechable. Es gratis para siempre con 3 licencias de usuario, y la gestión de tickets por correo funciona desde el primer día. Lo que deja fuera es importante: el chat en vivo, WhatsApp, la IA generativa y las acciones de Zia, la telefonía, los blueprints y el soporte para varios departamentos están en los planes de pago. Para tres personas que atienden una dirección y quieren referencias de ticket, funciona de verdad.
Freshdesk ya no presenta ningún plan gratuito entre sus tarifas. En su página de precios en español, consultada en octubre de 2026, las tarifas empiezan en Growth a 17 € por agente y mes con facturación anual, luego Pro a 52 € y Enterprise a 84 €, con una prueba de 14 días; ninguna de las tres es gratuita. Si te basas en un artículo de hace un par de años que prometía diez agentes gratis, compruébalo antes de organizarte en torno a ello.
HubSpot sigue siendo el caso aparte. Su bandeja de conversaciones conecta una dirección de equipo en cualquier plan, incluido el gratuito, así que lo básico de los tickets está al alcance sin pagar, y te llevas el CRM lo hayas pedido o no. El reparto automático de las conversaciones entrantes necesita una licencia de pago.
Hay dos cosas que conviene decir claramente sobre esta categoría. Primero, los planes gratuitos están pensados para dos o tres personas, lo que es una respuesta real para un equipo pequeño y un callejón sin salida para uno que crece. Segundo, un helpdesk cambia cómo te perciben quienes te escriben: reciben números de ticket y un portal, lo que tranquiliza a quien compra software y desconcierta a la madre de un alumno o al socio de una asociación. Planteamos la elección en buzón compartido o helpdesk.
Cuándo lo gratis basta de verdad
Primero la respuesta sincera: para dos personas y un puñado de correos al día, lo gratis suele ser la decisión correcta. Una cuenta de Gmail delegada o un buzón compartido de Microsoft 365, más un acuerdo sencillo sobre quién mira el correo y cuándo, es suficiente. Pagar software para gestionar diez correos a la semana sería absurdo.
Lo gratis aguanta mientras se cumplan tres cosas: el volumen sigue siendo bajo, el equipo no cambia y todavía os podéis coordinar hablando entre vosotros. Muchos equipos pequeños viven así durante años. Si es tu caso, guárdate el dinero.
Las señales de que se te ha quedado pequeño
No te hará falta un consultor para detectar el momento. Se anuncia solo, siempre con las mismas tres señales.
Respuestas duplicadas. Alguien recibe dos respuestas al mismo correo, un poco distintas, a veces con dos precios diferentes. Nadie sabía quién se encargaba.
Correos que se quedan sin respuesta en silencio. Cada uno daba por hecho que se encargaba el otro. Te enteras cuando quien escribió vuelve a escribir, molesto, diez días después.
La contraseña que vuelve. La opción gratuita no cubría alguna necesidad, así que alguien «se limitó a pasar la contraseña» al nuevo voluntario o a la persona recién contratada. Ahora tienes justo el problema de seguridad que el camino gratuito debía evitar, más los bloqueos del proveedor cuando dos personas inician sesión desde sitios distintos.
Súmale el repaso diario de la carpeta de enviados antes de responder y el contexto que se va escapando a WhatsApp, y el diagnóstico está claro: tu problema ya no es el acceso, es la coordinación. Ninguna de las opciones gratuitas la ofrece, salvo la asignación básica de Google Groups.
Si al final pagas, haz las cuentas de otra manera
La objeción del precio contra estas herramientas es legítima, pero fíjate en a qué apunta de verdad: a la facturación por persona. A 18 $ por persona, un equipo de tres paga 54 $ cada mes, y cada voluntario o refuerzo de temporada que se suma sube la factura. Ese modelo es lo que hace que las herramientas de pago parezcan caras para una organización pequeña, no el hecho de pagar.
Trupeo hace lo contrario: un precio por buzón, no por persona. Son 10 € al mes por buzón conectado para dos personas y 20 € a partir de tres, sin IVA, se sumen las personas que se sumen después, y todas las funciones están en todos los planes. Conectas el buzón que ya tienes (Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier proveedor IMAP), cada uno conserva su propia cuenta, y el equipo por fin ve quién se encarga de qué: una persona que se encarga de cada conversación, un estado (Por asignar, En curso, Hecho) y notas para el equipo que quien escribe nunca ve. Esa es la capa de coordinación que les falta a las opciones gratuitas, sin una factura que crece con el equipo.
Para comparar lo gratis y lo de pago con todas las cifras sobre la mesa, lee nuestra selección de los mejores buzones compartidos para equipos pequeños, o mira lo que paga un equipo de 3, 7 o 10 personas por persona o por buzón. Y los precios de Trupeo caben en una línea.
Preguntas frecuentes
¿Existe un helpdesk gratis con tickets y bandeja compartida?
Sí, con límites fijados en dos o tres personas. Zoho Desk es gratis para siempre con 3 licencias de usuario y gestión de tickets por correo, sin chat en vivo, WhatsApp, IA generativa, telefonía ni soporte para varios departamentos. HubSpot conecta una dirección de equipo a su bandeja de conversaciones en el plan gratuito, y el reparto automático exige una licencia de pago. La página de precios de Freshdesk, según lo observado en octubre de 2026, ya no presenta ningún plan gratuito entre sus tarifas y empieza en 17 € por agente y mes con facturación anual.
¿Cuáles son los límites de los planes gratuitos de bandeja compartida?
Cambian según la empresa, y cada uno está justo donde tropieza un equipo con trabajo de verdad. Help Scout da 5 personas y 1 buzón, pero te limita a 100 contactos al mes, una cifra que una dirección con movimiento supera enseguida. Zoho Desk da 3 licencias de usuario, pero sin chat, sin telefonía y sin IA generativa.
¿Es gratis un buzón compartido de Microsoft 365?
El buzón compartido en sí no necesita licencia propia, hasta 50 GB. Pero cada persona que accede a él necesita su propio buzón de Exchange Online con licencia, así que solo es gratis en el sentido de que no cuesta nada además de las suscripciones que ya pagas.
¿Pueden varias personas usar gratis una misma cuenta de Gmail?
Sí, mediante la delegación y no compartiendo la contraseña. Una cuenta personal @gmail.com admite hasta 10 delegados, y una cuenta de trabajo o centro educativo muchos más. No cuesta nada y da acceso sin coordinación: nadie se encarga de cada correo, no hay forma de marcarlo como hecho, y la dirección del delegado aparece cuando envía.
¿Cuándo deja de bastar una opción gratuita?
Tres señales lo deciden, y aparecen antes que cualquier hoja de cálculo: respuestas duplicadas a la misma persona, correos que nadie contestó porque cada uno pensaba que se encargaba otro, y la contraseña compartida que vuelve para la última incorporación. En ese punto el problema es la coordinación, no el acceso, y ningún plan gratuito lo resuelve.
Fuentes:
- Delegar y colaborar en el correo (Ayuda de Gmail): la delegación incluida sin coste, el límite de 10 delegados en una cuenta personal @gmail.com, el de una cuenta de trabajo o centro educativo, y la dirección del delegado que aparece cuando envía.
- Enviar correos en nombre de otra persona (Centro de aprendizaje de Google Workspace): un correo que abre un delegado se marca como leído en la cuenta de la otra persona.
- Usar un grupo como bandeja de entrada colaborativa (Centro de aprendizaje de Google Workspace): asignar conversaciones a los miembros con aviso por correo, los estados finalizada y duplicada, y el filtro por asignación.
- Acerca de los buzones compartidos en Microsoft 365 (Microsoft Learn): el buzón compartido no necesita licencia hasta 50 GB, y cada persona que accede a él necesita una licencia de buzón de Exchange Online.
- Billing and plans (Missive Docs): observado en octubre de 2026, la ausencia de plan gratuito, la prueba de 30 días y el primer plan de pago a 18 $ por persona y mes con facturación mensual o 14 $ con facturación anual.
- Help Scout Pricing: observado en octubre de 2026, el plan gratuito para 5 personas, 1 buzón y 100 contactos al mes, y el plan Standard a 25 $ por persona y mes.
- Conectar canales a la bandeja de entrada de conversaciones (HubSpot): el canal de correo de equipo disponible en todos los planes, incluido el gratuito, y la licencia de pago necesaria para el reparto automático.
- Precios de Zoho Desk: observado en octubre de 2026, el plan gratuito para siempre con tres licencias de usuario y la creación de tickets por correo.
- Comparación de ediciones de Zoho Desk: observado en octubre de 2026, la exclusión del plan Gratis del chat en vivo, WhatsApp, los servicios de IA generativa, las acciones de Zia, la telefonía, los blueprints y el soporte para varios departamentos.
- Precios de Freshdesk: observado en octubre de 2026, las tarifas Growth a 17 € por agente y mes con facturación anual, Pro a 52 € y Enterprise a 84 €, la prueba de 14 días y ninguna tarifa gratuita.