Sì, esistono diversi piani gratuiti, e i loro limiti stanno proprio dove inciampa un team che lavora sul serio. La delega di Gmail e la casella condivisa di Microsoft 365 non costano nulla oltre a un abbonamento che paghi già, e danno l’accesso senza il coordinamento. Tra gli strumenti che aggiungono i ticket, Zoho Desk è gratis per sempre con 3 licenze, e Help Scout è gratis per 5 persone con 1 casella e 100 contatti al mese. Quello che nessun piano gratuito ti dà è proprio ciò che si rompe: sapere chi si occupa di quale email.
Gestire un indirizzo condiviso senza pagare: le opzioni reali
Hai un indirizzo di contatto o di segreteria, due o tre persone che rispondono e nessuna voglia di aggiungere un altro abbonamento. È un istinto giusto più spesso di quanto ammettano i produttori di software. Prima di pagare qualsiasi cosa, conviene sapere cosa puoi già avere gratis, perché la risposta è: parecchio, fino a un punto molto preciso.
Le strade davvero gratuite sono quattro. Per un piccolo team con pochi messaggi, ognuna può reggere per anni. Ognuna però si ferma in un punto preciso. Ecco una panoramica onesta, con le condizioni ricontrollate a ottobre 2026.
La delega di Gmail
Se l’indirizzo condiviso è un account Gmail, la delega è già inclusa. Il titolare concede l’accesso dalle impostazioni, e ogni membro del team apre poi la casella dal proprio account Google. Nessuno condivide la password, e un account personale può avere fino a 10 delegati: molti più di quanti ne servano a un piccolo team.
Il limite non è tecnico. La delega condivide l’accesso, non il lavoro. Non c’è modo di affidare un’email a qualcuno, non esiste lo stato «fatto», e un’email aperta da una persona risulta letta per tutti. Per un titolare e una persona di riserva va benissimo. Per un team che risponde ogni giorno, le crepe si vedono entro una settimana. L’abbiamo analizzata nel dettaglio in Delega di Gmail: cosa fa bene e dove si ferma.
Google Gruppi come casella di posta collaborativa
L’opzione gratuita meno conosciuta: con un account Google Workspace, un gruppo Google può diventare una casella di posta collaborativa. Le email inviate all’indirizzo del gruppo arrivano in una vista condivisa dove puoi assegnare una conversazione a un membro (che riceve una notifica via email), segnarla come completata o duplicata e filtrare le conversazioni in base all’assegnazione. Google non chiede nulla in più.
Questo fa di Google Gruppi l’unica strada gratuita con un’assegnazione vera. Il prezzo da pagare è l’interfaccia: lavori dentro Google Gruppi, che sembra più un forum che una casella di posta. Non ci sono note per il team, e niente ti avvisa quando due persone rispondono alla stessa email nello stesso momento. Se il tuo budget è esattamente zero e le email sono poche, parti comunque da qui. È meglio di una password su un post-it.
Una casella condivisa di Microsoft 365
Se la tua organizzazione paga già Microsoft 365, la casella condivisa (Microsoft la chiama cassetta postale condivisa) è già compresa in quello che paghi: la casella in sé non richiede una licenza propria, e chi vi accede usa l’account con licenza che ha già. Compare in Outlook accanto alla posta personale di ciascuno e si comporta come una casella normale.
“Si comporta come una casella normale” è anche il suo limite. Niente in Outlook indica chi si occupa di una conversazione o se è finita, e non c’è un posto dove lasciare una nota a un altro membro del team. Configurazione e insidie sono nella nostra guida alla casella condivisa di Microsoft 365 per piccoli team.
I piani gratuiti degli strumenti a pagamento
Anche i produttori di caselle condivise offrono piani gratuiti, dimensionati in modo che un team che cresce finisca per uscirne. Due meritano di essere conosciuti.
Missive non è tra questi, anche se in passato veniva indicato con un piano gratuito. Secondo la sua documentazione sulla fatturazione, rilevata a ottobre 2026, Missive non ha un piano gratuito: i nuovi team hanno una prova di 30 giorni, poi il primo piano a pagamento costa 18 $ per persona al mese con fatturazione mensile, 14 $ con fatturazione annuale.
Help Scout offre un piano gratuito per un massimo di 5 persone con 1 casella. Il vero limite sono i contatti: 100 al mese. Un team abbastanza impegnato da aver bisogno di una casella condivisa di solito riceve email da più di 100 persone diverse al mese, ed è proprio lì che è fissata la soglia. I piani a pagamento partono da 25 $ per persona al mese, come rilevato a ottobre 2026.
HubSpot ti permette di collegare un indirizzo del team, come info@, alla sua casella delle conversazioni su qualsiasi piano, gratuito compreso, così più persone possono leggere e rispondere. Insieme ti porti dietro tutto il CRM di HubSpot, che tu lo voglia o no, e lo smistamento automatico delle conversazioni in arrivo richiede una licenza a pagamento.
Non c’è alcun trucco. Sono veri prodotti gratuiti di aziende serie, pensati come porta d’ingresso. I loro limiti stanno esattamente dove li incontra un team che comincia a dipendere dallo strumento.
Helpdesk con ticket: cosa resta gratis
Gli strumenti qui sopra sono caselle condivise. Un helpdesk è un’altra cosa: trasforma ogni email in arrivo in un ticket con un numero, uno stato e di solito un portale per chi scrive. Molti team ne cercano uno gratuito, quindi ecco la situazione, verificata a ottobre 2026.
Zoho Desk ha il piano gratuito più utilizzabile. È gratis per sempre con 3 licenze, e la gestione dei ticket via email funziona da subito. Quello che lascia fuori non è poco: la chat dal vivo, WhatsApp, i servizi di IA generativa e le azioni di Zia, le notifiche delle chiamate, i blueprint e la gestione di più reparti sono nei piani a pagamento. Per tre persone che rispondono a un indirizzo e vogliono i numeri di ticket, funziona davvero.
Freshdesk non presenta più un piano gratuito. Sulla sua pagina dei prezzi internazionale, consultata a ottobre 2026, i piani partono da Growth a 19 $ per licenza al mese con fatturazione annuale, poi Pro a 55 $ ed Enterprise a 89 $, con una prova di 14 giorni; la pagina in italiano propone solo la prova gratuita. Nessun piano gratuito da nessuna parte. Se ti basi su un articolo di un paio di anni fa che prometteva dieci licenze gratis, verifica prima di organizzarti di conseguenza.
HubSpot resta il caso a parte. La sua casella delle conversazioni collega un indirizzo del team su qualsiasi piano, gratuito compreso, quindi le basi dei ticket sono raggiungibili a costo zero, e ti ritrovi il CRM che tu l’abbia chiesto o no. Lo smistamento automatico delle conversazioni in arrivo richiede una licenza a pagamento.
Su questa categoria vanno dette chiaramente due cose. Primo, i piani gratuiti sono pensati per due o tre persone: una risposta concreta per un piccolo team, un vicolo cieco per uno che cresce. Secondo, un helpdesk cambia l’esperienza di chi ti scrive: riceve numeri di ticket e un portale, il che rassicura chi compra software e lascia perplesso il genitore di un alunno o il socio di un’associazione. Abbiamo messo a confronto le due scelte in casella condivisa o helpdesk.
Quando il gratis basta davvero
Prima la risposta onesta: per due persone e una manciata di email al giorno, il gratis è di solito la scelta giusta. Un account Gmail delegato o una casella condivisa di Microsoft 365, più un accordo semplice su chi controlla la posta e quando, bastano. Pagare un software per gestire dieci email a settimana sarebbe assurdo.
Il gratis regge finché restano vere tre cose: le email restano poche, il team non cambia e riuscite ancora a coordinarvi parlandovi. Moltissimi piccoli team vivono così per anni. Se è il tuo caso, tieniti i soldi.
I segnali che il gratis ti sta stretto
Non ti servirà un consulente per capire il momento. Si annuncia da solo, sempre con gli stessi tre segnali.
Risposte doppie. Qualcuno riceve due risposte alla stessa email, un po’ diverse, a volte con due prezzi diversi. Nessuno sapeva chi se ne stava occupando.
Email rimaste nel silenzio. Ognuno pensava che se ne occupasse l’altro. Lo scopri quando chi aveva scritto si rifà vivo, seccato, dieci giorni dopo.
La password che ritorna. L’opzione gratuita non copriva qualche esigenza, così qualcuno ha “solo passato la password” al nuovo volontario o alla persona appena assunta. Adesso hai esattamente il problema di sicurezza che la strada gratuita doveva evitare, più i blocchi dell’account da parte del provider quando due persone accedono da luoghi diversi.
Aggiungi la ricerca quotidiana nella cartella Posta inviata prima di rispondere, e il contesto che scivola su WhatsApp, e la diagnosi è chiara: il tuo problema non è più l’accesso, è il coordinamento. Nessuna delle opzioni gratuite lo offre, a parte l’assegnazione di base di Google Gruppi.
Se alla fine paghi, fai i conti in un altro modo
L’obiezione sul prezzo di questi strumenti è legittima, ma guarda a cosa si riferisce davvero: alla fatturazione per persona. A 18 $ a persona, un team di tre paga 54 $ ogni mese, e ogni volontario o rinforzo stagionale in più fa salire il conto. È quel modello a far sembrare cari gli strumenti a pagamento per una piccola organizzazione, non il fatto di pagare.
Trupeo fa il contrario: un prezzo per casella, non per persona. Sono 10 € al mese IVA esclusa per una casella collegata con due persone e 20 € da tre persone in su, qualunque sia il numero di persone che si aggiungono dopo, e ogni piano include tutte le funzioni. Colleghi la casella che hai già (Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi servizio IMAP), ognuno mantiene il proprio accesso, e il team vede finalmente chi si occupa di cosa: una persona che se ne occupa per ogni conversazione, uno stato (Da assegnare, In corso, Fatto) e note per il team che chi scrive non vede mai. È il livello di coordinamento che manca alle opzioni gratuite, senza un conto che cresce con il team.
Per mettere a confronto gratis e a pagamento con tutti i numeri sul tavolo, leggi la nostra selezione delle migliori caselle condivise per piccoli team, oppure guarda quanto paga un team di 3, 7 o 10 persone, con prezzo per persona o per casella. E i prezzi di Trupeo stanno in una riga.
Domande frequenti
Esiste un helpdesk gratuito con ticket e casella condivisa?
Sì, con limiti fissati a due o tre persone. Zoho Desk è gratis per sempre con 3 licenze e la gestione dei ticket via email, senza chat dal vivo, WhatsApp, IA generativa, notifiche delle chiamate né gestione di più reparti. HubSpot collega un indirizzo del team alla sua casella delle conversazioni anche nel piano gratuito, mentre lo smistamento automatico richiede una licenza a pagamento. La pagina dei prezzi di Freshdesk, come rilevato a ottobre 2026, non presenta più un piano gratuito e parte da 19 $ per licenza al mese con fatturazione annuale.
Quali sono i limiti dei piani gratuiti di casella condivisa?
Cambiano da un produttore all’altro, e ciascuno è fissato proprio dove lo incontra un team al lavoro. Help Scout dà 5 persone e 1 casella, ma ti ferma a 100 contatti al mese, una soglia che un indirizzo molto usato supera in fretta. Zoho Desk dà 3 licenze, ma niente chat, niente notifiche delle chiamate e niente IA generativa.
La casella condivisa di Microsoft 365 è gratuita?
La casella condivisa in sé non richiede una licenza propria, fino a 50 GB. Ma ogni persona che vi accede deve avere la propria casella Exchange Online con licenza, quindi è gratuita solo nel senso che non costa nulla in più rispetto agli abbonamenti che paghi già.
Più persone possono usare gratis lo stesso account Gmail?
Sì, con la delega e non condividendo la password. Un account personale @gmail.com ammette fino a 10 delegati, un account di lavoro o della scuola fino a 1.000. Non costa nulla e dà l’accesso senza il coordinamento: nessuno si occupa di un’email in particolare, non c’è lo stato «fatto», e quando il delegato invia compare il suo indirizzo.
Quando un’opzione gratuita non basta più?
Lo decidono tre segnali, e arrivano prima di qualsiasi foglio di calcolo: risposte doppie alla stessa persona, email a cui nessuno ha risposto perché ognuno pensava che se ne occupasse un altro, e la password condivisa che ritorna per l’ultimo arrivato. A quel punto il problema è il coordinamento, non l’accesso, e nessun piano gratuito lo risolve.
Fonti:
- Delega e collabora con l’email (Guida di Gmail): la delega inclusa in Gmail, il limite di 10 delegati per un account personale @gmail.com e di 1.000 per un account di lavoro o della scuola, e l’indirizzo del delegato che compare quando invia.
- Inviare email per conto di un’altra persona (Centro didattico di Google Workspace): un’email aperta da un delegato viene contrassegnata come letta per l’altra persona.
- Utilizzare un gruppo come casella di posta collaborativa (Centro didattico di Google Workspace): l’assegnazione delle conversazioni ai membri con notifica via email, gli stati completata e duplicata, e il filtro per assegnazione.
- Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365 (Microsoft Learn): la cassetta postale condivisa non richiede una licenza fino a 50 GB, e chi vi accede deve avere una cassetta postale con licenza Exchange Online.
- Billing and plans (Missive Docs): rilevato a ottobre 2026, l’assenza di un piano gratuito, la prova di 30 giorni e il primo piano a pagamento a 18 $ per persona al mese con fatturazione mensile o 14 $ con fatturazione annuale.
- Help Scout Pricing: rilevato a ottobre 2026, il piano gratuito per 5 persone, 1 casella e 100 contatti al mese, e il piano Standard a 25 $ per persona al mese.
- Collega i canali alla casella di posta delle conversazioni (HubSpot): la funzione disponibile su tutti i prodotti e piani, e la licenza Sales o Service necessaria per le regole di smistamento.
- Prezzi di Zoho Desk: rilevato a ottobre 2026, il piano gratuito per sempre con tre licenze e la gestione dei ticket via email.
- Confronto delle edizioni di Zoho Desk: rilevato a ottobre 2026, l’esclusione dal piano gratuito della chat dal vivo, di WhatsApp, dei servizi di IA generativa, delle azioni di Zia, delle notifiche delle chiamate, dei blueprint e della gestione di più reparti.
- Freshdesk pricing: rilevato a ottobre 2026, i piani Growth a 19 $ per licenza al mese con fatturazione annuale, Pro a 55 $ ed Enterprise a 89 $, la prova di 14 giorni e nessun piano gratuito.
- Prezzi di Freshdesk (pagina in italiano): rilevato a ottobre 2026, la prova gratuita di 14 giorni senza carta di credito e nessun piano gratuito.