La migliore casella condivisa per un piccolo team dipende da due cose: su quanti canali rispondi e quante persone rispondono. Per un team da 2 a 10 persone su uno stesso indirizzo email, scegli uno strumento che mostri chi si occupa di ogni email, avvisi quando qualcuno sta già rispondendo e non faccia pagare a persona: Trupeo lo fa per 10 € al mese a casella per 2 persone e 20 € da 3, IVA esclusa. Missive è adatto ai team che rispondono anche via SMS o WhatsApp; Front, Hiver e Help Scout ai team di assistenza ai clienti in crescita; e le opzioni gratuite (Google Gruppi, la delega di Gmail, una cassetta postale condivisa di Microsoft 365) bastano finché l’indirizzo lo gestisce una persona sola.
La risposta breve
Una frase per ogni situazione, con i prezzi rilevati a ottobre 2026:
- Budget zero, poco volume: la casella di posta collaborativa di Google Gruppi. È gratuita e permette di assegnare una conversazione e di segnarla come completata.
- Una persona gestisce l’indirizzo e un’altra la sostituisce in ferie: la delega di Gmail, oppure una cassetta postale condivisa di Microsoft 365. Sono entrambe comprese negli account che già paghi.
- Sei già su Google Workspace Business: controlla se la casella condivisa nativa di Google è arrivata nella tua Console di amministrazione; viene rilasciata in fasi.
- Email più SMS, WhatsApp o chat del team: Missive.
- Una knowledge base ti farebbe ricevere meno email: Help Scout.
- Un servizio di assistenza ai clienti che assume ogni anno: Front o Hiver.
- Da 2 a 10 persone sull’email, con qualsiasi servizio email, IMAP compreso, e un prezzo a casella invece che a persona: Trupeo, a 10 € al mese per 2 persone e 20 € da 3.
- Un condominio i cui consiglieri cambiano da un’assemblea all’altra: Trupeo, perché il prezzo non cresce con il numero di persone e gli accessi seguono chi ricopre l’incarico. Vedi l’email condivisa del condominio.
- Una rappresentanza sindacale: vedi l’email condivisa delle rappresentanze sindacali.
Trupeo è il nostro prodotto. Lo diciamo subito, e ogni sezione qui sotto dice in cosa ciascuno strumento è il migliore e per chi è pensato. In diverse righe la risposta onesta non siamo noi.
Come abbiamo confrontato
Tre regole.
Primo, calcoliamo il prezzo dell’intero team, non della singola licenza. «25 $ a persona al mese» sembra poco su una pagina di prezzi. In cinque diventano 125 $ al mese, 1.500 $ l’anno. Questa moltiplicazione riassume tutta la storia dei prezzi delle caselle condivise per i piccoli team, quindi la facciamo alla luce del sole.
Secondo, ogni prezzo è stato letto sulla pagina ufficiale dei prezzi del fornitore a ottobre 2026, nella valuta indicata: dollari statunitensi per i concorrenti a pagamento, euro per Trupeo. Le cifre dei concorrenti sono tariffe con fatturazione annuale. Trupeo non ha un piano annuale: si paga mese per mese, senza vincoli.
Terzo, giudichiamo dal punto di vista di un piccolo team: nessun reparto di assistenza, nessuno il cui mestiere è configurare software, poca pazienza per un manuale di amministrazione. Uno strumento può essere eccellente e avere comunque la taglia sbagliata per tre persone.
Quanto paga un team di cinque, e come provarlo
| Strumento | Prezzo d’ingresso (ottobre 2026) | Team di 5, al mese | Prova gratuita | Sceglilo se |
|---|---|---|---|---|
| Casella di posta collaborativa di Google Gruppi | Gratis | 0 $ | Strumento gratuito | Il budget è zero e il volume basso |
| Delega di Gmail / cassetta postale condivisa di Microsoft 365 | Compresa nei tuoi account | 0 $ in più | Già compresa | Una persona gestisce l’indirizzo |
| Casella condivisa nativa di Google Workspace | Compresa nelle versioni Business | 0 $ in più | Già compresa (in fase di rilascio) | Sei su Workspace Business ed è arrivata anche a te |
| Trupeo | 10 € a casella per 2 persone, 20 € da 3 | 20 € | 30 giorni, senza carta | Da 2 a 10 persone su un indirizzo, qualsiasi servizio email, IMAP compreso |
| Missive | 14 $ a persona (Starter, fino a 5 persone) | 70 $ | 30 giorni, senza carta | Email, SMS e chat in un’unica app |
| Gmelius | 25 $ a persona (Growth, primo piano con caselle condivise) | 125 $ | 7 giorni | Il tuo team vive in Gmail |
| Hiver | 25 $ a persona (Omni Growth) | 125 $ | 7 giorni | Un servizio di assistenza che crescerà |
| Help Scout | 25 $ a persona (Standard) | 125 $ | Piano gratuito, più 15 giorni sui piani a pagamento | Una knowledge base ridurrebbe le email in arrivo |
| Front | 25 $ a licenza (Starter, fino a 10 licenze) | 125 $ | 14 giorni | Un team operativo più grande |
Pagare mese per mese costa di più, dove la pagina lo indica: Gmelius sale a 33 $, Hiver a 35 $ e Missive a 18 $ secondo la sua documentazione sulla fatturazione. Front e Help Scout espongono le tariffe annuali, con le diciture «Save 24%» e «-16%» per chi paga l’anno, quindi le loro tariffe mensili sono più alte. Hiver vende le licenze a gruppi di 2, poi 5, poi multipli di 5, quindi un team di 3 ne paga 5. Per team di 3, 7 e 10 persone, opzioni gratuite comprese, vedi il prezzo di una casella condivisa, a persona o a casella.
Missive: chat e SMS accanto all’email
Missive è il più economico dei concorrenti a pagamento: Starter costa 14 $ a persona al mese con fatturazione annuale e si ferma a 5 persone. Productive costa 24 $ (fino a 50 persone) e Business 36 $. Non esiste un piano gratuito, come dice chiaramente la sua documentazione sulla fatturazione, e i nuovi team hanno una prova di 30 giorni senza carta di credito.
Il suo vero punto di forza è riunire tanti canali in un’unica app: l’email accanto a SMS, WhatsApp, account social e una chat interna. Collega Gmail, Outlook, Exchange, iCloud e qualsiasi servizio IMAP. Se le persone che ti scrivono passano da più di un canale, è un argomento serio. Se l’email è il tuo unico canale, paghi un’app più ricca di quanto ti serve, e il conto cresce a ogni persona: 70 $ al mese in cinque. Vedi Trupeo vs Missive.
Gmelius: per i team che non lasceranno Gmail
Gmelius integra la casella condivisa dentro Gmail stesso: il team tiene il programma di posta che conosce già e nessuno cambia app. Le caselle condivise partono dal piano Growth, a 25 $ a persona al mese con fatturazione annuale (33 $ con fatturazione mensile). Il piano più economico, Meli, a 19 $, non le comprende, e Pro costa 40 $. La prova dura 7 giorni, sul piano Growth, e non c’è un piano gratuito.
Il limite è strutturale: Gmelius è costruito attorno a Gmail e a Google Workspace. Se uno dei tuoi indirizzi sta su Outlook o sul server IMAP di un provider, resta fuori. Cinque persone su Growth: 125 $ al mese. Vedi Trupeo vs Gmelius.
Hiver: un servizio di assistenza, dentro Gmail o per conto suo
Hiver vende due versioni: Hiver in Gmail, che secondo l’azienda vive dentro il Gmail che usi già, e Hiver Omni, una piattaforma di assistenza autonoma che, nelle sue parole, funziona con Gmail, Outlook e altri servizi email. I prezzi pubblicati sono quelli di Omni: Growth a 25 $ a persona al mese con fatturazione annuale (35 $ con fatturazione mensile), Pro a 55 $ (65 $) ed Elite a 85 $ (95 $). La prova di 7 giorni apre il piano Elite, e la carta viene chiesta solo quando passi a un abbonamento a pagamento.
Cinque persone su Growth: 125 $ al mese. Un servizio di assistenza di dieci persone che l’anno prossimo saranno venti dovrebbe guardare Hiver con attenzione. Tre persone su un indirizzo di contatto troveranno soprattutto menu che non apriranno mai. Vedi Trupeo vs Hiver.
Help Scout: quando una knowledge base riduce le email
Help Scout è un helpdesk completo, non solo una casella condivisa. Il suo argomento migliore per un piccolo team è Docs, la knowledge base: delle buone pagine di aiuto pubbliche fermano alcune email prima che qualcuno le scriva.
È anche l’unico fornitore a pagamento qui con un piano gratuito oltre alla prova: 5 persone, 1 casella, 1 sito Docs, 100 contatti al mese e 10 risposte salvate. Cento contatti al mese sono circa cinque persone nuove per giorno lavorativo, una soglia che un’organizzazione normalmente attiva supera in fretta. Oltre, Standard costa 25 $ a persona al mese con fatturazione annuale, Plus 45 $ e Pro 75 $, con un minimo di 10 persone su Pro. Standard e Plus hanno una prova di 15 giorni, senza carta di credito. Vedi Trupeo vs Help Scout.
Front: eccellente, e fatto per qualcuno più grande
Front è un buon prodotto e dice apertamente a chi si rivolge: team operativi che gestiscono l’email su larga scala. Starter costa 25 $ a licenza al mese con fatturazione annuale e si ferma a 10 licenze; Professional costa 65 $ (fino a 50 licenze) ed Enterprise 105 $. Starter ammette un solo tipo di canale. La prova di 14 giorni dà le funzioni del piano Professional, e non c’è un piano gratuito.
Front collega direttamente Gmail e Office 365. Gli altri servizi si collegano inoltrando la posta in arrivo a Front e inviando tramite il tuo server SMTP; il suo articolo di aiuto non parla di IMAP. Per team da quindici a cento persone con integrazioni da gestire, Front è eccellente. Per un’attività di cinque persone, 125 $ al mese comprano il piano d’ingresso di un prodotto pensato per qualcun altro. Vedi Trupeo vs Front.
La casella di posta collaborativa di Google Gruppi: la gratuità ha il suo valore
Google Gruppi nasconde una funzione chiamata casella di posta collaborativa. Un membro può assegnare una conversazione a sé o a qualcun altro, e contrassegnarla come completata, come «Nessuna azione necessaria» o come duplicata. È gratuita e copre il minimo: sapere chi gestisce cosa.
I limiti sono il prezzo della gratuità. L’interfaccia è quella di un forum, non di una casella di posta. La cronologia delle conversazioni deve essere attiva, e il proprietario o un gestore del gruppo deve attivare la funzione e dare ai membri l’autorizzazione «Chi può moderare i metadati» (e «Chi può moderare i contenuti» per chiudere una conversazione come «Nessuna azione necessaria» o come duplicata). Non confonderla con una semplice lista di distribuzione, che manda una copia a tutti senza alcun coordinamento: vedi casella condivisa o lista di distribuzione. Altre strade gratuite sono in le opzioni gratuite per una casella condivisa.
La casella condivisa nativa di Google Workspace: arriva in fasi
Google Workspace ora ha una casella condivisa nativa, ancora in fase di rilascio graduale secondo quanto rilevato a ottobre 2026. Un amministratore la crea dalla Console di amministrazione, nella sezione Utenti, con «Configura un indirizzo email condiviso». È supportata su Business Starter, Business Standard e Business Plus. Se non la vedi ancora, il consiglio di Google stesso è usare nel frattempo gli account Gmail delegati.
La documentazione di Google descrive delegati che possono leggere, inviare ed eliminare i messaggi. Non descrive come affidare un’email a una persona né come lasciare una nota per il team. Per un team che paga già Workspace e ha poco volume, vale la pena di controllarla per prima. La nostra guida completa alle tre opzioni di Google: una casella condivisa in Google Workspace per un piccolo team.
La delega di Gmail e la cassetta postale condivisa di Microsoft 365: bene finché la casella la gestisce una persona
La delega di Gmail permette ad altre persone di leggere e rispondere senza conoscere la password. È gratuita e già lì, ma non ha assegnazione, né stato, né note per il team: vedi i veri limiti della delega di Gmail per un team.
La cassetta postale condivisa di Microsoft 365 non richiede una licenza propria: ogni persona che la usa deve avere una cassetta postale con licenza Exchange Online, e può archiviare fino a 50 GB. Microsoft la limita a 25 persone e avverte che troppi accessi contemporanei possono causare errori di connessione o messaggi duplicati. Non c’è comunque nessuno che si occupi di ogni conversazione. La nostra guida: la cassetta postale condivisa di Microsoft 365 per un piccolo team, e il confronto diretto Trupeo vs cassetta postale condivisa di Outlook.
Il loro caso ideale: una persona gestisce l’indirizzo e un’altra la sostituisce durante le ferie. Quando due o tre persone ci rispondono ogni giorno, tornano i problemi classici: nessuno si occupa di un’email, «letta» non vuol più dire niente e la cartella Posta inviata diventa il modo per controllare cosa ha già avuto risposta.
Come evitare che due persone rispondano alla stessa email
Le risposte doppie nascono da un solo vuoto: niente ti dice, nel momento in cui apri un’email, che qualcun altro se ne sta già occupando. Tre abitudini lo chiudono, qualunque sia lo strumento.
- Una persona per email, visibile a tutti. Prima di rispondere, prendi l’email. Se c’è il nome di qualcun altro, lasciala.
- Un segnale mentre qualcuno scrive. Occuparsene non basta se due persone aprono l’email nello stesso minuto. Lo strumento deve mostrare che una risposta è in corso di scrittura.
- Un allarme per le email che nessuno ha preso. L’errore opposto, un’email che ognuno crede sia di qualcun altro, costa più di una risposta doppia.
In Trupeo, «Chi se ne occupa» compare su ogni email, e «Me ne occupo io» è a un clic. Vedi quando un altro membro sta scrivendo una risposta prima di iniziare la tua, e quando un altro membro sta già rispondendo, Trupeo ti impedisce di modificare e inviare nello stesso momento, lo dice con calma e conserva il tuo testo. Quando nessuno si occupa di un’email da 10 minuti, una notifica la apre, con «Me ne occupo io» a un clic. Il metodo nel dettaglio: come evitare le risposte doppie.
Dove si colloca Trupeo
Trupeo trasforma la casella che hai già, Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi servizio email via IMAP, in una casella condivisa per il team. Ognuno entra con il proprio account, senza password condivisa. Ogni email mostra chi se ne occupa e uno stato (Da assegnare, In corso, Fatto), con note per il team che la persona che ha scritto non vede mai, etichette e ricerca.
Sul prezzo Trupeo fa la scelta opposta rispetto alla tabella: è fissato per casella collegata, non per persona. 10 € al mese per 2 persone, 20 € da 3, IVA esclusa, qualunque sia poi il numero di persone. La colonna «team di 5» segna da 70 a 125 $ per i concorrenti a pagamento; per Trupeo segna 20 €, e continua a segnare 20 € anche in otto. Le associazioni e le scuole verificate hanno uno sconto del 50%; nessun altro. Puoi provarlo 30 giorni senza carta.
Questo conta soprattutto per gli incarichi che ruotano. In un condominio, i consiglieri e chi dà una mano con l’email cambiano spesso da un’assemblea all’altra: uno strumento a licenza fa pagare ogni persona nuova, mentre il prezzo di Trupeo non si muove, e l’accesso se ne va con chi lascia l’incarico. Vedi l’email condivisa del condominio e una casella condivisa per un condominio senza amministratore; per la scelta del software in generale, vedi software per il condominio autogestito. Una rappresentanza sindacale ha la stessa forma, con una casella che sopravvive a ogni mandato: vedi rappresentanze sindacali. Condomini e rappresentanze sindacali pagano il prezzo normale indicato sopra.
Cosa Trupeo non fa, detto chiaramente: niente cruscotti di statistiche, niente automazione dei tempi di risposta, niente canali SMS o chat, niente knowledge base. Se ti servono, Missive, Help Scout e Front li fanno meglio. Se il tuo bisogno sta in una frase, «tutti devono sapere chi risponde a cosa, senza condividere una password», quello è tutto il perimetro di Trupeo.
Domande frequenti
Qual è la casella condivisa più facile per un team che lascia una semplice casella di gruppo?
Quella che tiene il tuo indirizzo e aggiunge il meno possibile: una persona per email, uno stato «fatto» e un modo per vedere chi sta rispondendo. Trupeo collega la casella che usi già, Gmail, Outlook o IMAP, quindi per chi ti scrive non cambia niente. Se sei su Google Workspace, controlla prima la casella condivisa nativa e la casella di posta collaborativa: non costano niente in più.
Quali caselle condivise sono facili per chi non è esperto di tecnologia?
Gli strumenti che sembrano una casella di posta e non chiedono configurazione. Gmelius resta dentro Gmail, il che aiuta un team che conosce Gmail. Trupeo mostra una lista, chi si occupa di ogni email e un pulsante «Segna come fatto», e ogni membro ha il proprio account su invito. Gli helpdesk completi come Front o Hiver hanno più impostazioni di quante ne userà un volontario o un ufficio di tre persone.
Quali fornitori offrono vere prove gratuite?
Secondo quanto rilevato a ottobre 2026: Trupeo 30 giorni senza carta, Missive 30 giorni senza carta, Front 14 giorni, Gmelius 7 giorni e Hiver 7 giorni senza carta finché non passi a un abbonamento a pagamento. Help Scout ha un piano gratuito (5 persone, 1 casella, 100 contatti al mese) e una prova di 15 giorni dei piani a pagamento senza carta. Google Gruppi è gratuito.
Come si confrontano i prezzi, a persona o a casella?
La maggior parte dei fornitori fa pagare a persona: da 14 a 25 $ a persona al mese per il piano d’ingresso, quindi cinque persone pagano da 70 a 125 $. Trupeo fa pagare per casella collegata: 10 € per 2 persone, 20 € da 3, qualunque sia il numero di persone. Il calcolo per team di 3, 7 e 10 persone è in il prezzo di una casella condivisa, a persona o a casella.
Qual è una buona alternativa alla cassetta postale condivisa di Outlook?
Se la casella la gestisce una persona, tieni la cassetta postale condivisa di Outlook: è compresa e arriva a 50 GB. Se più persone rispondono ogni giorno e devono sapere chi si occupa di cosa, aggiungi una casella condivisa sopra lo stesso indirizzo: Trupeo collega direttamente Microsoft 365. Vedi Trupeo vs cassetta postale condivisa di Outlook.
Quale casella condivisa dovrebbe usare un condominio?
Una con il prezzo a casella, in cui ogni consigliere ha il proprio accesso e lo perde quando lascia l’incarico. Trupeo costa 20 € al mese per la casella da 3 persone, che il consiglio sia di tre membri o di sette. Vedi l’email condivisa del condominio.
Una casella condivisa può mostrare che qualcuno sta già rispondendo?
Alcune sì. Trupeo mostra quando un altro membro sta scrivendo una risposta, e ti impedisce di modificare e inviare nello stesso momento mentre lo fa, conservando il tuo testo. Le semplici cassette postali condivise e la delega di Gmail non te lo dicono; lo scopri dalla cartella Posta inviata. Di più in come evitare le risposte doppie.
Fonti:
- Pricing · Missive: Starter a 14 $ a persona al mese con fatturazione annuale fino a 5 persone, Productive a 24 $ fino a 50, Business a 36 $, la prova di 30 giorni senza carta di credito, e email, SMS, account social, WhatsApp e chat interna, rilevato a ottobre 2026.
- Billing and plans (Missive Docs): il prezzo mensile di 18 $ di Starter e «Missive has no free plan», rilevato a ottobre 2026.
- Email accounts (Missive Docs): account Gmail, Outlook, Exchange, iCloud e IMAP, rilevato a ottobre 2026.
- Gmelius Pricing: Meli a 19 $, Growth con caselle condivise a 25 $ (33 $ mensile), Pro a 40 $, la prova di 7 giorni su Growth, nessun piano gratuito e un account Gmail o Google Workspace richiesto, rilevato a ottobre 2026.
- Hiver Omni Pricing: Growth, Pro ed Elite a 25 $, 55 $ e 85 $ a persona con fatturazione annuale (35 $, 65 $ e 95 $ mensili), licenze da 2, poi 5, poi multipli di 5, la prova di 7 giorni sul piano Elite senza carta fino al passaggio a pagamento, «Hiver in Gmail lives inside your existing Gmail» e «works with Gmail, Outlook, and other email providers», rilevato a ottobre 2026.
- Help Scout Pricing: il piano gratuito (5 persone, 1 casella, 1 sito Docs, 100 contatti al mese, 10 risposte salvate), Standard, Plus e Pro a 25 $, 45 $ e 75 $ a persona con fatturazione annuale, il minimo di 10 persone su Pro, la prova di 15 giorni senza carta di credito e lo sconto annuale «-16%», rilevato a ottobre 2026.
- Front Pricing and Plans: Starter a 25 $ a licenza con fatturazione annuale fino a 10 licenze, Professional a 65 $ fino a 50, Enterprise a 105 $, un solo tipo di canale su Starter, «Save 24%», la prova di 14 giorni con le funzioni di Professional e gli account email elencati come Office 365, Gmail e «Custom», rilevato a ottobre 2026.
- How to set up a custom SMTP inbox (Front Help Center): gli altri servizi ricevono tramite inoltro e inviano tramite il tuo server SMTP, rilevato a ottobre 2026.
- Utilizzare un gruppo come casella di posta collaborativa (Centro didattico di Google Workspace): assegnare le conversazioni, contrassegnarle come completate, come «Nessuna azione necessaria» o come duplicate, e le autorizzazioni «Chi può moderare i metadati» e «Chi può moderare i contenuti», rilevato a ottobre 2026.
- Creare un gruppo e selezionare le relative impostazioni (Guida di Google Gruppi): cronologia delle conversazioni necessaria, attivazione riservata a proprietari e gestori, rilevato a ottobre 2026.
- Creare una casella di posta condivisa (Google Workspace): Business Starter, Standard e Plus, rilascio in fasi, configurazione dalla Console di amministrazione, account Gmail delegati nel frattempo e cosa possono fare i delegati, rilevato a ottobre 2026.
- Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365 (Microsoft Learn): 50 GB senza licenza, una cassetta postale con licenza Exchange Online richiesta per ogni persona che vi accede, un massimo di 25 persone ed errori di connessione o messaggi duplicati con troppi accessi contemporanei, rilevato a ottobre 2026.