Prezzo della casella condivisa, per utente o per casella: quanto paga davvero un team di 3, 7 o 10

Quasi tutti gli strumenti di casella condivisa si pagano per utente, quindi il conto segue il numero di persone, non la quantità di email. Secondo la pagina dei prezzi di ciascun fornitore a ottobre 2026, con pagamento annuale, un team di 7 paga 168 USD al mese con Missive, 175 USD con Front, Help Scout e Gmelius, 250 USD con Hiver, 119 € con Freshdesk e 98 € con Zoho Desk. Trupeo, che si paga per casella e mese per mese senza vincoli, costa 20 € al mese IVA esclusa per lo stesso team, e sempre 20 € per un team di 10. Diverse opzioni gratuite bastano per un indirizzo con poco traffico, e più sotto ti diciamo quali e dove si ferma ciascuna.

Per chi è questa pagina

Da cinque a dieci persone condividono un indirizzo: il consiglio di un condominio, il direttivo di una società sportiva, un gruppo di volontari, la segreteria di una scuola, una piccola impresa. Ognuno manda qualche email a settimana, non qualche centinaio al giorno. E spesso i soldi da spendere non sono tuoi: sono le quote condominiali, le quote dei soci, il bilancio della scuola.

Gli strumenti che escono quando cerchi una casella condivisa si pagano quasi sempre per utente. Questa pagina fa la moltiplicazione al posto tuo, per un team di 3, 7 e 10, e poi dice chiaramente quando ti conviene di più un’opzione gratuita o uno strumento per utente.

Trupeo è il nostro prodotto. Lo diciamo subito, gli applichiamo le stesse regole di tutti gli altri strumenti di questa pagina e ti indichiamo altri strumenti quando fanno più al caso tuo.

Come abbiamo fatto i conti

• Ogni prezzo viene dalla pagina dei prezzi o dalla documentazione del fornitore stesso, aperte il 17 settembre 2026 e ricontrollate a ottobre 2026. Niente viene da un sito di recensioni o da una classifica di terzi. Quando un prezzo non è pubblico, lo diciamo.
• Prendiamo il piano più economico che include una casella condivisa e accetta tutto il team. Diversi piani di ingresso si fermano a un certo numero di persone: lo Starter di Missive a 5 utenti, l’Express di Zoho Desk a 5, lo Starter di Front a 10 licenze, il piano gratuito di Help Scout a 5 utenti. Oltre, il prezzo vero è quello del piano successivo.
• Pagamento annuale per gli altri fornitori, espresso al mese, perché è la cifra che quasi tutte le pagine dei prezzi mettono in evidenza. Pagarli mese per mese costa di più: lo Starter di Front passa da 25 a 35 USD per licenza, il Growth di Hiver da 25 a 35 USD, il Growth di Gmelius da 25 a 33 USD e lo Starter di Missive da 14 a 18 USD. Con Help Scout il pagamento annuale fa risparmiare il 16%, con Freshdesk il 20% e con Zoho Desk fino al 34%. Trupeo non ha un piano annuale: si paga mese per mese senza vincoli, quindi la sua riga è già il prezzo mensile.
• Le valute sono quelle mostrate da ciascuna pagina. Freshdesk, Zoho Desk, Google Workspace e la pagina italiana di Microsoft mostravano euro, gli altri fornitori dollari statunitensi, scritti qui USD, e i prezzi di Trupeo sono in euro. Non abbiamo convertito niente, e durante la tua visita potresti vedere un’altra valuta.
• I prezzi di Trupeo sono IVA esclusa.

Quanto paga al mese un team di 3, 7 o 10 persone

Prezzi al mese, rilevati a ottobre 2026: pagamento annuale per tutti i fornitori tranne Trupeo, che si paga mese per mese senza vincoli. Ecco come è calcolata ogni riga:

• Delega di Gmail: un account personale @gmail.com, fino a 10 delegati, senza costi.
• Casella condivisa di Microsoft 365: la casella è gratuita, ma ogni persona ha bisogno di una licenza Exchange Online, qui il Piano 1 a 3,50 € per utente, IVA esclusa.
• Delega in Google Workspace: ogni persona ha bisogno di un account Workspace, e anche l’indirizzo condiviso, perché Google tratta una casella di posta condivisa come un account delegato, cioè un account utente. Qui Business Starter a 6,80 € per account, quindi 4, 8 e 11 account.
• Zoho Desk: gratis fino a 3 utenti, poi Standard a 14 € per utente, perché Express si ferma a 5 utenti. Le domande frequenti della pagina dei prezzi di Zoho dicono che anche Standard si ferma a 5 utenti, cosa che il suo confronto tra le edizioni smentisce. Abbiamo seguito il confronto: se hanno ragione le domande frequenti, un team di 7 o di 10 ha bisogno di Professional a 23 € per utente, quindi 161 € e 230 €.
• Help Scout: gratis fino a 5 utenti e 100 contatti al mese, poi Standard a 25 USD per utente.
• Missive: Starter a 14 USD per utente fino a 5 utenti, poi Productive a 24 USD.
• Freshdesk: Growth a 17 € per agente, come lo chiama Freshdesk.
• Front: Starter a 25 USD per licenza, fino a 10 licenze.
• Gmelius: Growth a 25 USD per utente, il primo piano con caselle condivise.
• Hiver: Growth a 25 USD per licenza, con licenze vendute da 2, poi 5, poi a multipli di 5.
• Trupeo: per casella, 10 € per 2 persone e 20 € da 3 persone in su, IVA esclusa, mese per mese senza vincoli.

Tre dettagli cambiano i conti. Hiver vende le licenze a scaglioni: i piani partono da 2 licenze, poi salgono a 5, poi di 5 in 5, quindi un team di 3 paga 5 licenze e un team di 7 ne paga 10. Il piano gratuito di Help Scout copre 3 persone solo finché il team risponde a non più di 100 persone diverse al mese; oltre, sono 75 USD. E le righe di Microsoft 365 e Google Workspace sono quello che paga un team che compra quegli account solo per questo. Se nel team hanno già tutti una licenza Microsoft 365 nella stessa organizzazione, la casella condivisa non aggiunge nulla. Google Workspace funziona in un altro modo: la sua documentazione dice che account delegati e caselle di posta condivise sono la stessa cosa, e che un utente ha bisogno di una licenza per usare Gmail. Quindi anche un team in cui tutti hanno un account ne paga uno in più, 6,80 € al mese, per l’indirizzo condiviso.

La riga di Trupeo merita una precisazione a parte. Trupeo funziona sopra una casella che hai già, Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi provider IMAP, quindi l’indirizzo resta presso il tuo provider attuale, che continua a fatturartelo.

Perché un conto per utente cresce più in fretta della tua posta

Un prezzo per utente ha senso per un team di assistenza, dove ogni postazione risponde tutto il giorno. Pesa invece su un team in cui sette persone rispondono ciascuna a una manciata di messaggi a settimana. Il conto conta le teste, non le email: con lo stesso piano, un consiglio di 7 persone che manda 20 email a settimana paga quanto un servizio di assistenza di 7 persone che ne manda 2.000.

E penalizza proprio ciò di cui un gruppo di volontari ha più bisogno: potersi dare il cambio. Aggiungere il tesoriere perché legga le fatture, o un nuovo socio perché impari come si fanno le cose, è una licenza in più. Con uno strumento che vende le licenze a scaglioni, passare da 5 persone a 6 può voler dire pagarne 10.

Le opzioni gratuite, e dove si ferma ciascuna

Il gratis è spesso la risposta giusta per un indirizzo con poco traffico. Ognuna di queste opzioni è reale, e ognuna si ferma in un punto preciso.

La delega di Gmail. Un account personale @gmail.com può dare accesso a un massimo di 10 delegati, e ognuno lo apre dal proprio Account Google. Due limiti contano per un team: quando un delegato invia un messaggio, compare il suo indirizzo email, e la delega funziona solo se l’indirizzo condiviso è a sua volta un Account Google, non un alias né un indirizzo ospitato altrove. Non si vede chi si occupa di ogni email, e non esiste uno stato «Fatto». L’abbiamo analizzata nel dettaglio in La delega di Gmail: cosa fa bene e dove si ferma.

Una casella condivisa di Microsoft 365. La casella in sé non richiede licenza fino a 50 GB, ma chi la apre deve avere una propria casella Exchange Online con licenza, nella stessa organizzazione: non si può dare accesso a chi ha un account Gmail. Microsoft indica un massimo di 25 utenti, e avverte che se troppi accedono insieme possono comparire errori di connessione o messaggi duplicati. Per un team che è già su Microsoft 365 non costa nulla in più; per volontari che usano ciascuno un indirizzo personale, vuol dire comprare una licenza a persona. Tutti i limiti documentati sono in i limiti della casella condivisa.

Il piano gratuito di Zoho Desk. Gratis per sempre per 3 utenti, con la gestione dei ticket via email pronta all’uso. È un helpdesk, quindi ogni email diventa un ticket, e una quarta persona obbliga a passare a un piano a pagamento: Express a 7 € per utente fino a 5 utenti, poi Standard a 14 €.

Il piano gratuito di Help Scout. Fino a 5 utenti, 1 casella, 100 contatti al mese e 10 risposte salvate. Help Scout conta come contatto una persona che ha ricevuto una risposta dal tuo team, indipendentemente dal numero di conversazioni, quindi il piano gratuito va bene per un indirizzo che risponde a non più di 100 persone diverse al mese.

Google Workspace per il non profit. Workspace a 0 € per utente al mese, con indirizzi sul tuo dominio, per le organizzazioni registrate come ente di beneficenza nel proprio paese e verificate da Goodstack, il partner di Google. L’Italia è tra i paesi ammessi. Scuole, università, enti pubblici e ospedali sono esclusi in modo esplicito, quindi verifica la tua situazione con le regole di Google prima di contarci.

Due strumenti che ci si aspetta di trovare qui non hanno un piano gratuito nella loro tabella dei prezzi. La documentazione di fatturazione di Missive lo dice senza giri di parole: i nuovi team hanno una prova di 30 giorni del piano Productive, poi pagano. La pagina dei prezzi di Hiver annuncia una prova di 7 giorni e nessun piano gratuito tra i suoi piani; solo le sue domande frequenti nominano un piano gratuito alla fine della prova, senza dire cosa include. Una panoramica più ampia di quello che il gratis copre davvero è in le opzioni di casella condivisa gratuita.

Sconti per le organizzazioni non profit

Per un’organizzazione non profit o una scuola, conviene chiedere prima di pagare il prezzo di listino. Ecco cosa abbiamo rilevato a ottobre 2026:

• Gmelius fa il 30% di sconto sui piani Growth, Pro ed Enterprise con pagamento annuale alle organizzazioni non profit e agli istituti di istruzione da 5 a 19 utenti, e il 50% da 20 utenti. Chiede una prova del tuo status, come la lettera 501(c)(3) statunitense o l’equivalente nel tuo paese. In Italia, un ente del Terzo settore può indicare la propria iscrizione al RUNTS, il Registro unico nazionale del Terzo settore, il registro telematico istituito presso il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali che rende pubbliche le informazioni iscritte.
• Hiver offre prezzi scontati alle organizzazioni non profit che rispettano le sue condizioni, e ti chiede di prenotare una demo per conoscere il prezzo.
• Help Scout ha un programma, Help Scout for Good, con sconti per le organizzazioni non profit che rispettano le sue condizioni.
• Zoho Desk parla di prezzi speciali per le organizzazioni non profit e gli istituti di istruzione, senza una cifra pubblica.
• Missive dichiara di non fare sconti a organizzazioni non profit né a scuole.
• Trupeo fa il 50% di sconto alle associazioni e alle scuole verificate, il che porta un team di 3 o più persone da 20 € a 10 € per casella. I condomìni e i loro consigli non sono in quella lista.

Condomìni: HOAfy e Matera

Due piattaforme pensate per gli edifici includono una casella condivisa, una negli Stati Uniti e una in Francia, e nessuna delle due la fa pagare per utente.

HOAfy, negli Stati Uniti, fa pagare tutta la sua piattaforma per le associazioni di proprietari in base al numero di unità: 36 USD al mese con pagamento annuale per una comunità fino a 30 unità (40 USD mese per mese), 63 USD da 31 a 60, 90 USD da 61 a 100 e 126 USD da 101 a 200, con utenti illimitati. La casella è solo una parte, accanto a fatturazione e pagamenti, contabilità, violazioni del regolamento e richieste, votazioni e un portale per i proprietari, e il suo indirizzo è costruito sul nome breve dell’associazione, su hoafy.org. Se il tuo consiglio vuole tutta quella piattaforma, la casella è compresa. Se ti serve solo condividere l’indirizzo che hai già, pagheresti per molto più di quello che ti serve.

Matera, in Francia, ha due centri assistenza: uno per la sua offerta cooperativa e di gestione volontaria, uno per la sua offerta professionale, in cui Matera è l’amministratore di condominio dell’edificio. Per l’offerta cooperativa, il centro assistenza dice che un edificio può creare un indirizzo condiviso sul dominio di Matera, per esempio cs.geranium@mail.matera.eu, che crearlo è del tutto gratuito per i clienti di Matera e che possono aprirlo i proprietari con accesso «Admin» o esteso. Per l’offerta professionale, il centro assistenza dice che la casella del consiglio di condominio è aperta solo ai proprietari con accesso esteso e al gestore dell’edificio presso Matera. In entrambi i casi la casella è legata all’essere clienti di Matera, e la sua pagina dei prezzi non dà nessuna cifra per le offerte di amministrazione, solo un preventivo gratuito su misura. Quindi non possiamo dirti quanto costa a un condominio, e non tireremo a indovinare.

Se il tuo consiglio sta valutando le opzioni, abbiamo scritto anche di una casella condivisa per il condominio senza amministratore. Per vedere cosa fa Trupeo con l’indirizzo di un condominio, e quanto costa, vedi la nostra pagina per i condomìni.

Cosa ti costa in cambio un prezzo per casella

Il prezzo per casella è uno scambio, non un trucco. Ecco a cosa rinunci.

Ogni indirizzo si paga. Con Trupeo, ogni casella collegata costa 20 € per un team di 3 o più persone. Tre persone che seguono gli indirizzi di contatto, prenotazioni e amministrazione pagano 60 € al mese. Lo Starter di Missive, a 14 USD per utente, include 5 account condivisi per utente, quindi le stesse tre persone pagano 42 USD. Se il tuo team segue diversi indirizzi, uno strumento per utente può costare meno.

Il prezzo sale alla terza persona. Due persone pagano 10 € per casella; tre pagano 20 €. E un team di due che rientra in un piano gratuito non paga nulla.

Hai una casella condivisa, non un helpdesk. Con Trupeo ogni conversazione ha qualcuno che se ne occupa, uno stato («Da assegnare», «In corso», «Fatto»), le note per il team e un avviso quando un altro membro sta già rispondendo. Non ha chat dal vivo, SMS, base di conoscenza, automazioni sui tempi di risposta né dashboard di report. Un team di assistenza di 30 persone che risponde ai clienti tutto il giorno ne ha bisogno, e per quello è meglio un helpdesk con prezzo per agente. Spieghiamo questa scelta in casella condivisa o helpdesk.

La casella resta a carico tuo. Trupeo non ospita la posta. Si collega alla casella Gmail, Outlook, Microsoft 365 o IMAP che usi già, quindi i 20 € si aggiungono a quell’abbonamento o a quell’hosting.

Quale scegliere

Due persone, poco traffico, un indirizzo Gmail: la delega di Gmail. Tutti già su Microsoft 365 nella stessa organizzazione: la casella condivisa. Tre persone che vogliono i numeri di ticket: il piano gratuito di Zoho Desk. Un ente registrato che ha bisogno di indirizzi sul proprio dominio: Google Workspace per il non profit. Tante persone che rispondono alle email tutto il giorno, con chat, SMS o centro assistenza: uno strumento per utente vale quello che costa. Da cinque a dieci persone che rispondono ciascuna a qualche email a settimana, da un indirizzo che vuoi tenere: è il caso per cui esiste il prezzo per casella, e i prezzi di Trupeo arrivano a 20 € al mese IVA esclusa, con una prova gratuita di 30 giorni.

Per un confronto strumento per strumento sulle funzioni anziché sul prezzo, leggi la migliore casella condivisa per piccoli team.

Domande frequenti

Esiste una casella condivisa che non si paga per utente?

Sì. Trupeo si paga per casella collegata: 10 € al mese per due persone e 20 € da tre in su, IVA esclusa, che il team sia di 3, 7 o 10 persone. Secondo quanto rilevato a ottobre 2026, HOAfy fa pagare la sua piattaforma per le associazioni di proprietari in base al numero di unità e non di utenti. Per la sua offerta cooperativa, il centro assistenza di Matera dice che creare un indirizzo condiviso per l’edificio è gratuito per i suoi clienti, rilevato a ottobre 2026. La delega di un account Gmail personale è gratuita fino a 10 delegati, e una casella condivisa di Microsoft 365 non aggiunge nulla per chi ha già una licenza Exchange Online.

Quanto costa una casella condivisa per un team di 7?

Con pagamento annuale, rilevato a ottobre 2026: 168 USD al mese con Missive, 175 USD con Front, Help Scout e Gmelius, 250 USD con Hiver, che a un team di 7 vende 10 licenze, 119 € con Freshdesk, 98 € con Zoho Desk e 20 € con Trupeo. La delega di Gmail non costa nulla fino a 10 delegati.

Esiste una casella condivisa gratuita per un piccolo team?

Sì, con dei limiti, rilevati a ottobre 2026. Zoho Desk è gratuito per 3 utenti, Help Scout per 5 utenti e 100 contatti al mese, la delega di Gmail per un massimo di 10 delegati su un account personale, e una casella condivisa di Microsoft 365 non aggiunge nulla per chi ha già una licenza. Missive non ha un piano gratuito, e Hiver non ne mostra nessuno tra i suoi piani.

Quando conviene di più il prezzo per utente?

Quando un piccolo team segue diversi indirizzi, quando due persone rientrano in un piano gratuito, o quando tante persone rispondono alle email tutto il giorno e usano chat, SMS, tempi di risposta automatizzati o una base di conoscenza. Secondo quanto rilevato a ottobre 2026, lo Starter di Missive include 5 account condivisi per utente, quindi tre persone con tre indirizzi pagano lì 42 USD al mese con pagamento annuale, contro 60 € con Trupeo.

Le organizzazioni non profit hanno sconti sugli strumenti di casella condivisa?

Alcune sì, secondo quanto rilevato a ottobre 2026. Gmelius fa il 30% di sconto con pagamento annuale da 5 utenti e il 50% da 20, istituti di istruzione compresi, Hiver e Help Scout hanno sconti per le organizzazioni non profit che rispettano le loro condizioni, Zoho Desk parla di prezzi speciali, e Trupeo fa il 50% alle associazioni e alle scuole verificate. Missive dichiara di non fare sconti a organizzazioni non profit né a scuole. Google Workspace per il non profit è gratuito per gli enti registrati che rispettano i requisiti, scuole escluse.

Fonti:

• Front Pricing and Plans (in inglese): Starter a 25 USD per licenza al mese con pagamento annuale (35 USD mese per mese), limitato a 10 licenze, e la licenza definita come quella di un singolo utente, rilevato a ottobre 2026.
• Help Scout Pricing (in inglese): Standard a 25 USD per utente al mese, il risparmio del 16% con il pagamento annuale, i 5 utenti, 1 casella, 100 contatti al mese e 10 risposte salvate del piano gratuito, la definizione di contatto e il programma Help Scout for Good, rilevato a ottobre 2026.
• Missive Pricing (in inglese): Starter a 14 USD per utente al mese con pagamento annuale fino a 5 utenti, e Productive a 24 USD fino a 50 utenti, rilevato a ottobre 2026.
• Billing and plans (Missive Docs, in inglese): i prezzi mensili di 18 e 30 USD, 5 account condivisi per utente, l’assenza di un piano gratuito, la prova di 30 giorni del piano Productive e nessuno sconto per organizzazioni non profit o scuole, rilevato a ottobre 2026.
• Hiver Omni pricing (in inglese): Growth a 25 USD per utente al mese con pagamento annuale (35 USD mese per mese), la prova gratuita di 7 giorni, nessun piano gratuito nella tabella dei piani e la menzione di un piano gratuito alla fine della prova nelle domande frequenti, licenze a partire da 2, poi 5, poi di 5 in 5, e prezzi scontati per le organizzazioni non profit qualificate, rilevato a ottobre 2026.
• Gmelius Pricing (in inglese): Growth a 25 USD per utente al mese con pagamento annuale (33 USD mese per mese) con caselle condivise, e lo sconto del 30% da 5 a 19 utenti e del 50% da 20 per organizzazioni non profit e istituti di istruzione, con pagamento annuale, dietro una prova come una lettera 501(c)(3) o l’equivalente nel proprio paese, rilevato a ottobre 2026.
• RUNTS: Registro unico nazionale del Terzo settore (Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali): il registro telematico istituito presso il Ministero e la pubblicità delle informazioni che vi sono iscritte.
• Zoho Desk pricing (in inglese): il piano gratuito con 3 licenze utente e la gestione dei ticket via email, Express a 7 €, Standard a 14 € e Professional a 23 € per utente al mese con pagamento annuale, il risparmio fino al 34% con il pagamento annuale, i prezzi speciali per organizzazioni non profit e istituti di istruzione, e le domande frequenti che limitano Standard a 5 utenti dopo il passaggio dal piano gratuito, rilevato a ottobre 2026.
• Zoho Desk edition comparison (in inglese): un massimo di 3 utenti su Free, 5 su Express e nessun massimo su Standard, rilevato a ottobre 2026.
• Freshdesk pricing (in inglese): Growth a 17 € per agente al mese con pagamento annuale e il risparmio del 20% con il pagamento annuale, rilevato a ottobre 2026.
• Delega e collabora con l’email (Guida di Gmail): fino a 10 delegati su un account personale, l’indirizzo del delegato che compare quando invia e l’impossibilità di aggiungere delegati a un alias.
• Consentire agli utenti di delegare l’accesso a un account Gmail (Guida di Google Workspace): la delega solo a un altro utente della stessa organizzazione.
• Delegare l’indirizzo email di un utente (Guida di Google Workspace): in Gmail, gli account delegati equivalgono alle caselle di posta in arrivo condivise.
• Come funzionano le licenze (Guida di Google Workspace): un utente ha bisogno di una licenza per usare Gmail, e una singola licenza non può essere condivisa da più utenti.
• Prezzi di Google Workspace: Business Starter a 6,80 € per utente al mese, tasse escluse, rilevato a ottobre 2026.
• Google Workspace per il non profit: l’offerta a 0 € per utente al mese, rilevata a ottobre 2026.
• Criteri di idoneità (Google per il non profit): la registrazione come ente di beneficenza, la verifica di Goodstack, l’Italia nell’elenco dei paesi ammessi e l’esclusione di scuole, enti pubblici e ospedali.
• Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365: nessuna licenza per la casella fino a 50 GB, una casella Exchange Online con licenza per ogni persona che la apre, nessun accesso per chi è esterno all’organizzazione e il massimo di 25 utenti.
• Microsoft 365 Exchange: confronta piani e prezzi: Exchange Online (Piano 1) a 3,50 € per utente al mese con pagamento annuale, IVA esclusa, rilevato a ottobre 2026.
• HOAfy pricing (in inglese): il prezzo in base al numero di unità, 36 USD al mese con pagamento annuale da 1 a 30 unità (40 USD mese per mese), 63, 90 e 126 USD per i tre scaglioni successivi, utenti illimitati e cosa include il piano (fatturazione e pagamenti, contabilità, comunicazioni, violazioni e richieste, portale per i proprietari, votazioni), rilevato a ottobre 2026.
• Why your HOA needs its own email address (HOAfy, in inglese): la casella dell’associazione su un indirizzo hoafy.org.
• La boite e-mail Matera (centro assistenza di Matera per l’offerta cooperativa e di gestione volontaria, in francese): l’indirizzo dell’edificio su mail.matera.eu, la sua creazione del tutto gratuita per i clienti di Matera e l’accesso per i proprietari con accesso Admin o esteso, rilevato a ottobre 2026.
• La mailbox (boite e-mail) Matera (centro assistenza di Matera per l’offerta professionale, in francese): la casella del consiglio di condominio, aperta solo ai proprietari con accesso esteso e al gestore dell’edificio, rilevato a ottobre 2026.
• Tarifs syndic Matera (in francese): prezzi su misura con preventivo gratuito, senza cifre pubbliche, per le offerte Syndic coopératif e Syndic local, rilevato a ottobre 2026.