I tre limiti che colgono di sorpresa i team piccoli sono quelli che nessuno legge finché non fanno male: una cassetta postale condivisa di Microsoft 365 regge 25 persone e conserva 50 GB senza licenza, e un account Google Workspace può inviare 2.000 email al giorno, che scendono a 100 destinatari per messaggio quando uno strumento esterno si collega via SMTP o IMAP. Tutto quello che segue viene dalla documentazione di Microsoft e di Google, con la fonte di ogni cifra in fondo.
Cassetta postale condivisa di Microsoft 365
| Limite | Valore documentato |
|---|---|
| Numero massimo di persone | 25. Oltre questa soglia, Microsoft segnala errori di connessione o messaggi duplicati |
| Spazio senza licenza | 50 GB |
| Spazio con Exchange Online Piano 2 | 100 GB |
| Spazio, casella creata prima di luglio 2018 | 100 GB, senza licenza |
| Licenza per la casella stessa | Nessuna, fino a 50 GB |
| Licenza per ogni persona che vi accede | Una propria cassetta postale Exchange Online con licenza |
| Accesso esterno | Impossibile. Non si può dare accesso a un account Gmail |
| Accesso diretto | Da bloccare, e da tenere bloccato |
| Password | Esiste, generata dal sistema, non destinata all’uso |
| Impedire le eliminazioni | Impossibile in una cassetta postale condivisa |
| Crittografia della posta in uscita | Impossibile: nessun contesto di sicurezza proprio, quindi nessuna chiave |
| Migrazione a un gruppo di Microsoft 365 | Impossibile |
| Sottocartelle per cartella | 10.000 |
Tre di questi meritano attenzione, perché sono quelli che cambiano una decisione e non un’impostazione.
Il tetto delle 25 persone non è un limite elastico. Il rimedio proposto dalla stessa Microsoft è usare un gruppo di Microsoft 365, e quando descrive cosa succede oltre quella soglia parla di messaggi duplicati. Una piattaforma che produce duplicati sotto carico è una base fragile per un team che combatte già a mano contro le risposte doppie.
Quando lo spazio finisce, il guasto è dei peggiori. Quando una cassetta postale condivisa si riempie, continua a ricevere per un po’, poi smette di inviare, poi comincia a respingere la posta in arrivo a chi ti ha scritto. Su un indirizzo di contatto attivo da qualche anno, con i suoi allegati, i 50 GB arrivano prima del previsto, e il primo sintomo che vedono i tuoi clienti è un messaggio di mancato recapito.
La migrazione va in un solo senso. Puoi convertire una cassetta postale utente in una condivisa. Non puoi convertire una cassetta postale condivisa in un gruppo di Microsoft 365. La scelta tra le due va fatta con cognizione di causa fin dall’inizio, e ne parliamo in casella condivisa o lista di distribuzione.
Gmail e Google Workspace
Google Workspace ha ora una casella di posta condivisa nativa nelle versioni Business, rilasciata in fasi (rilevato a ottobre 2026), ma Google afferma che in Gmail gli account delegati equivalgono alle caselle condivise, quindi i limiti che contano sono quelli della delega e dell’invio. Quelli di invio valgono per l’account che sta dietro al tuo indirizzo condiviso, chiunque stia scrivendo.
| Limite | Valore documentato |
|---|---|
| Delegati, account di lavoro o della scuola | Fino a 1.000 configurati |
| Delegati collegati nello stesso momento | Circa 40 con un uso normale |
| Delegati, account @gmail.com personale | 10 |
| Messaggi inviati al giorno, per account | 2.000 (1.500 con la stampa unione, 500 in un account di prova) |
| Destinatari per messaggio | 2.000 in totale, di cui 500 esterni al massimo |
| Destinatari per messaggio via SMTP, POP o IMAP | 100 |
| Destinatari per messaggio tramite l’API Gmail | 500 |
| Destinatari totali al giorno | 10.000 |
| Destinatari esterni al giorno | 3.000 |
| Destinatari unici al giorno | 3.000, di cui 2.000 esterni |
| Dopo aver raggiunto un limite | Invii bloccati fino a 24 ore, la ricezione continua |
La riga da notare è il limite di 100 destinatari via SMTP, POP e IMAP. È venti volte più basso di quello dell’interfaccia, e si applica proprio quando uno strumento esterno invia per conto tuo via IMAP invece che tramite l’API. Se mandi l’avviso di inizio stagione ai tuoi 250 soci da uno strumento collegato in questo modo, non partirà in un solo messaggio. Non è un difetto dello strumento.
Anche i limiti giornalieri valgono per account, non per persona. Tre volontari che lavorano sulla stessa casella delegata condividono un’unica quota di 2.000 messaggi, e se uno di loro lancia una stampa unione la consuma per tutti.
Gruppi Google usati come casella del team
Un gruppo Google impostato come casella di posta collaborativa è l’alternativa classica di Google, e i suoi vincoli sono di funzionamento più che di numeri.
| Vincolo | Dettaglio |
|---|---|
| Cronologia delle conversazioni | Va attivata, altrimenti le funzioni della casella collaborativa non funzionano |
| Assegnare una conversazione | Richiede l’autorizzazione “Chi può moderare i metadati” |
| Segnare come completata | Richiede l’autorizzazione “Chi può moderare i metadati” |
| Segnare come duplicata | Richiede l’autorizzazione “Chi può moderare i contenuti” |
| Effetto di segnare come duplicata | La conversazione viene bloccata |
| Eliminare una conversazione risolta | Definitivo, non si può ripristinare |
| Chi la attiva | Un proprietario o un gestore del gruppo, e Groups for Business deve essere attivo |
Il modello delle autorizzazioni è l’ostacolo concreto. Un volontario che può leggere e rispondere ma a cui non è mai stato dato il permesso di moderare i metadati non può prendere in carico una conversazione: la funzione per cui avevi attivato il gruppo, per lui, resta invisibile. È uno dei motivi più comuni per cui i team concludono che la casella collaborativa “non funziona”.
Gruppi di distribuzione
| Limite | Valore documentato |
|---|---|
| Dimensione massima del messaggio, gruppo da 5.000 a 99.999 membri | 25 MB |
| Dimensione massima del messaggio, gruppo da 100.000 membri | 5 MB |
| Archivio centrale dei messaggi passati | Nessuno |
| Scopo dichiarato da Microsoft | Trasmettere informazioni a un gruppo di persone |
Cosa nessuno di loro limita, e dovrebbe
Rileggi le tabelle e nota cosa manca. Nessuno di questi prodotti documenta un limite su quante persone possono rispondere alla stessa email nello stesso momento, perché nessuno lo tiene sotto controllo. I tetti riguardano tutti la capacità: spazio, destinatari, persone, dimensione dei messaggi. Il problema che costa davvero soldi a un team piccolo è il coordinamento, e non ha una quota perché non è una risorsa che qualcuno misura.
È questa la vera lacuna. Una cassetta postale condivisa con 24 persone e 40 GB rispetta tutti i limiti documentati e può comunque mandare a un cliente due preventivi contraddittori nella stessa mattina, come abbiamo raccontato in come evitare le risposte doppie.
Dove si colloca Trupeo rispetto a questi limiti
Trupeo si collega alla casella che hai già, quindi i limiti del tuo servizio email restano validi: lo spazio è il loro, le quote di invio sono le loro, e il tuo indirizzo non cambia. Quello che toglie è il tetto che appartiene allo strumento e non alla casella.
Non c’è un tetto di 25 persone, perché con Trupeo non ci sono più persone che entrano nello stesso account: ognuno ha il proprio accesso a una casella collegata una volta sola. Il prezzo è per casella collegata e non sale a ogni persona in più: da 3 persone in su sono sempre 20 € al mese IVA esclusa, che siate in 3 o in 30, quindi il numero di persone non diventa una questione di costi. E il livello di coordinamento che nessuna delle tabelle qui sopra contiene, una sola persona che se ne occupa per conversazione, uno stato (Da assegnare, In corso, Fatto), le note per il team e un segnale quando un altro membro sta già rispondendo, è proprio il pezzo che ti mancava.
Guarda i prezzi e le funzionalità, oppure leggi la guida completa alla casella condivisa per avere il quadro intero.
Domande frequenti
Quante persone possono accedere a una cassetta postale condivisa di Microsoft 365?
Microsoft documenta un massimo di 25. Oltre, chi vi accede nello stesso momento può incontrare errori di connessione o messaggi duplicati, e Microsoft consiglia di usare invece un gruppo di Microsoft 365.
Qual è il limite di spazio di una cassetta postale condivisa?
50 GB senza alcuna licenza assegnata, e 100 GB se le assegni una licenza Exchange Online Piano 2. Le cassette postali condivise senza licenza create prima di luglio 2018 hanno 100 GB. Quando si riempie, la casella continua a ricevere per un po’, poi smette di inviare, poi respinge la posta in arrivo.
Quante email può inviare al giorno un account Google Workspace?
2.000 messaggi al giorno per account, 1.500 con la stampa unione e 500 in un account di prova. Il totale giornaliero dei destinatari è 10.000, di cui 3.000 esterni. Dopo aver raggiunto un limite, l’invio si ferma fino a 24 ore mentre la ricezione continua.
Perché via IMAP posso scrivere solo a 100 destinatari?
È il limite che Google documenta per SMTP, POP e IMAP, contro i 2.000 dell’interfaccia di Gmail e i 500 dell’API Gmail. Vale ogni volta che uno strumento invia per conto tuo con questi protocolli, ed è quello che sorprende i team che mandano l’avviso di inizio stagione da un programma di posta esterno.
Una cassetta postale condivisa ha bisogno di una licenza propria?
No, fino a 50 GB. Però ogni persona che vi accede deve avere una propria cassetta postale Exchange Online con licenza, quindi la casella condivisa è gratuita solo nel senso che non aggiunge nulla agli abbonamenti che paghi già.
Le persone esterne alla mia organizzazione possono usare la nostra casella condivisa?
No. Microsoft indica che non puoi dare accesso alla cassetta postale condivisa a persone esterne alla tua azienda, per esempio a chi ha un account Gmail, e suggerisce un gruppo di Microsoft 365 quando bisogna includere persone esterne. Uno strumento che si collega tramite l’API del servizio email è l’altro modo per aggirare questo vincolo, e ne parliamo in una casella condivisa per Gmail e Outlook.
Fonti:
- Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365 (Microsoft Learn): il massimo di 25 persone con l’avviso su errori di connessione o messaggi duplicati, i limiti di 50 GB e 100 GB, la licenza Exchange Online Piano 2, i 100 GB delle caselle create prima di luglio 2018, cosa succede quando la casella è piena, la licenza richiesta a ogni persona che vi accede, l’impossibilità dell’accesso esterno, di impedire le eliminazioni e di crittografare la posta in uscita, la password generata dal sistema e l’indicazione di bloccare l’accesso.
- Limiti di Exchange Online (Microsoft Learn): le quote di spazio delle cassette postali condivise per piano, le 10.000 sottocartelle per cartella e la dimensione massima dei messaggi per i grandi gruppi di distribuzione.
- Confrontare i tipi di gruppi in Microsoft 365 (Microsoft Learn): l’impossibilità di migrare una cassetta postale condivisa a un gruppo di Microsoft 365 e lo scopo dichiarato dei gruppi di distribuzione.
- Limiti di invio di Gmail in Google Workspace (Guida di Google Workspace): i 2.000 messaggi al giorno, i 2.000 destinatari per messaggio con 500 esterni al massimo, i 100 destinatari per messaggio via SMTP, POP e IMAP, i 500 tramite l’API Gmail, i 10.000 destinatari al giorno, i 3.000 esterni e i 3.000 unici al giorno, e la pausa negli invii fino a 24 ore.
- Delega e collabora con l’email (Guida di Gmail): i 1.000 delegati di un account di lavoro o della scuola, i 10 di un account personale e i circa 40 delegati collegati contemporaneamente con un uso normale.
- Utilizzare un gruppo come casella di posta collaborativa (Centro didattico di Google Workspace): le autorizzazioni “Chi può moderare i metadati” e “Chi può moderare i contenuti”, il blocco di una conversazione segnata come duplicata e il carattere definitivo dell’eliminazione di una conversazione risolta.
- Impostare un gruppo come casella di posta collaborativa (Centro didattico di Google Workspace): l’obbligo di attivare prima la cronologia delle conversazioni, chi può attivare le funzioni e il requisito di Groups for Business.
- Creare una casella di posta condivisa e Delegare l’indirizzo email di un utente (Guida di Google Workspace): la casella condivisa nativa su Business Starter, Standard e Plus, rilasciata in fasi, e l’affermazione che in Gmail gli account delegati equivalgono alle caselle condivise, rilevato a ottobre 2026.