Die drei Grenzen, über die kleine Teams stolpern, liest niemand, bis es zu spät ist: Ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 unterstützt 25 Personen und speichert ohne Lizenz 50 GB, und ein Google Workspace-Konto darf 2.000 E-Mails pro Tag senden, mit nur noch 100 Empfängern pro Nachricht, sobald sich ein Tool eines Drittanbieters per SMTP oder IMAP verbindet. Alles Folgende stammt aus der Dokumentation von Microsoft und Google, mit der Quelle für jede Zahl am Ende des Artikels.
Freigegebenes Postfach in Microsoft 365
| Grenze | Dokumentierter Wert |
|---|---|
| Maximale Anzahl Personen | 25. Darüber warnt Microsoft vor Verbindungsfehlern oder duplizierten Nachrichten |
| Speicher ohne Lizenz | 50 GB |
| Speicher mit Exchange Online Plan 2 | 100 GB |
| Speicher, Postfach vor Juli 2018 angelegt | 100 GB, ohne Lizenz |
| Lizenz für das Postfach selbst | Keine nötig, bis 50 GB |
| Lizenz für jede Person mit Zugriff | Ein eigenes, lizenziertes Exchange Online-Postfach |
| Zugriff von außen | Nicht möglich. Ein Gmail-Konto erhält keinen Zugriff |
| Direkte Anmeldung | Sollte blockiert werden und blockiert bleiben |
| Kennwort | Vorhanden, vom System erzeugt, nicht zur Verwendung gedacht |
| Löschen verhindern | In einem freigegebenen Postfach nicht möglich |
| Verschlüsselung gesendeter E-Mails | Nicht möglich: kein eigener Sicherheitskontext, also kein Schlüssel |
| Umstellung auf eine Microsoft 365-Gruppe | Nicht möglich |
| Unterordner pro Ordner | 10.000 |
Drei dieser Zeilen verdienen besondere Aufmerksamkeit, weil sie eine Entscheidung ändern und nicht nur eine Einstellung.
Die Grenze von 25 Personen ist keine weiche. Microsoft empfiehlt selbst, stattdessen eine Microsoft 365-Gruppe zu nutzen, und nennt als Folge bei Überschreitung ausdrücklich duplizierte Nachrichten. Eine Grundlage, die unter Last Duplikate erzeugt, hilft einem Team wenig, das ohnehin schon von Hand gegen doppelte Antworten kämpft.
Ist der Speicher voll, wird es unangenehm. Ist ein freigegebenes Postfach voll, empfängt es zunächst noch eine Weile E-Mails, kann dann keine mehr senden und weist schließlich eingehende E-Mails zurück: Wer Ihnen schreibt, erhält eine Unzustellbarkeitsnachricht. Bei einer Kontaktadresse, über die seit Jahren E-Mails mit Anhängen laufen, sind 50 GB schneller erreicht, als Teams erwarten, und das erste Anzeichen, das Ihre Kunden sehen, ist eine zurückgewiesene E-Mail.
Der Weg führt nur in eine Richtung. Ein Benutzerpostfach lässt sich in ein freigegebenes Postfach umwandeln. Ein freigegebenes Postfach lässt sich nicht in eine Microsoft 365-Gruppe überführen. Zwischen beiden sollten Sie sich also gleich am Anfang bewusst entscheiden, mehr dazu in gemeinsames Postfach oder Verteilerliste.
Gmail und Google Workspace
Google Workspace bietet in den Business-Versionen inzwischen einen eigenen gemeinsamen Posteingang an, der schrittweise eingeführt wird (Stand: Oktober 2026). Laut Google sind bevollmächtigte Konten und gemeinsame Posteingänge in Gmail aber dasselbe, deshalb zählen die Grenzen der Delegierung und des Versands. Die Versandgrenzen gelten für das Konto hinter Ihrer gemeinsamen Adresse, egal wer gerade schreibt.
| Grenze | Dokumentierter Wert |
|---|---|
| Bevollmächtigte, geschäftliches oder Schulkonto | Bis zu 1.000 eingerichtet |
| Bevollmächtigte gleichzeitig verbunden | Etwa 40 bei üblicher Nutzung |
| Bevollmächtigte, privates @gmail.com-Konto | 10 |
| Gesendete E-Mails pro Tag und Konto | 2.000 (1.500 beim Mehrfachversand, 500 im Testzeitraum) |
| Empfänger pro Nachricht | 2.000 insgesamt, davon höchstens 500 extern |
| Empfänger pro Nachricht über SMTP, POP oder IMAP | 100 |
| Empfänger pro Nachricht über die Gmail API | 500 |
| Empfänger insgesamt pro Tag | 10.000 |
| Externe Empfänger pro Tag | 3.000 |
| Einzelne Empfänger pro Tag | 3.000, davon 2.000 extern |
| Nach Erreichen einer Grenze | Bis zu 24 Stunden kein Versand, der Empfang läuft weiter |
Die entscheidende Zeile ist die Grenze von 100 Empfängern über SMTP, POP und IMAP. Sie liegt zwanzigmal unter der Grenze der Gmail-Oberfläche und greift genau dann, wenn ein Tool eines Drittanbieters per IMAP statt über die API in Ihrem Namen sendet. Wenn Sie die Einladung zur Mitgliederversammlung aus einem so verbundenen Tool an Ihre 250 Mitglieder schicken, geht sie nicht in einer einzigen Nachricht hinaus. Das ist kein Fehler des Tools.
Die Tagesgrenzen gelten außerdem pro Konto, nicht pro Person. Drei Ehrenamtliche, die im selben delegierten Postfach arbeiten, teilen sich ein Kontingent von 2.000 E-Mails, und wer davon eine Serien-E-Mail verschickt, verbraucht es für alle.
Google Groups als Posteingang des Teams
Eine Google-Gruppe mit aktiviertem gemeinsamem Posteingang ist die etablierte Alternative bei Google, und ihre Einschränkungen betreffen die Funktionen, nicht die Zahlen.
| Einschränkung | Detail |
|---|---|
| Unterhaltungsverlauf | Muss aktiviert sein, sonst funktionieren die Funktionen des Posteingangs gar nicht |
| Eine Unterhaltung zuweisen | Erfordert die Berechtigung „Wer darf Metadaten moderieren?“ |
| Als abgeschlossen markieren | Erfordert die Berechtigung „Wer darf Metadaten moderieren?“ |
| Als Duplikat markieren | Erfordert die Berechtigung „Wer darf Inhalte moderieren?“ |
| Folge der Markierung als Duplikat | Die Unterhaltung wird gesperrt |
| Eine gelöste Unterhaltung löschen | Endgültig, keine Wiederherstellung möglich |
| Wer es aktiviert | Inhaber oder Manager der Gruppe; Google Groups for Business muss aktiviert sein |
Das Berechtigungsmodell ist das eigentliche Hindernis. Ein Mitglied, das lesen und antworten darf, aber nie das Recht zum Moderieren der Metadaten erhalten hat, kann keine Unterhaltung übernehmen, und damit bleibt ihm genau die Funktion verborgen, für die Sie die Gruppe eingerichtet haben. Das ist ein häufiger Grund, warum Teams zu dem Schluss kommen, der gemeinsame Posteingang „funktioniert nicht“.
Verteilergruppen
| Grenze | Dokumentierter Wert |
|---|---|
| Maximale Nachrichtengröße, Gruppe mit 5.000 bis 99.999 Mitgliedern | 25 MB |
| Maximale Nachrichtengröße, Gruppe mit 100.000 Mitgliedern | 5 MB |
| Zentrales Archiv früherer Nachrichten | Keines |
| Von Microsoft genannter Zweck | Informationen an eine feste Gruppe von Personen senden |
Was keine dieser Lösungen begrenzt, aber sollte
Lesen Sie die Tabellen noch einmal und achten Sie darauf, was fehlt. Kein einziges dieser Produkte dokumentiert eine Grenze dafür, wie viele Personen gleichzeitig auf dieselbe E-Mail antworten können, denn keines erfasst das überhaupt. Alle Obergrenzen betreffen die Kapazität: Speicher, Empfänger, Personen, Nachrichtengröße. Was ein kleines Team tatsächlich Geld kostet, ist fehlende Abstimmung, und dafür gibt es kein Kontingent, weil niemand Abstimmung als Ressource misst.
Das ist die eigentliche Lücke. Ein freigegebenes Postfach mit 24 Personen und 40 GB liegt innerhalb jeder dokumentierten Grenze und kann einem Kunden trotzdem am selben Vormittag zwei widersprüchliche Angebote schicken, wie wir in doppelte Antworten vermeiden beschrieben haben.
Wo Trupeo im Vergleich steht
Trupeo wird mit dem Postfach verbunden, das Sie bereits haben, die Grenzen Ihres Anbieters gelten also weiter: Der Speicher bleibt seiner, die Versandkontingente bleiben seine, und Ihre Adresse bleibt dieselbe. Was wegfällt, ist die Grenze, die zum Tool gehört und nicht zum Postfach selbst.
Es gibt keine Grenze von 25 Personen, denn bei Trupeo melden sich nicht mehrere Personen an einem Konto an: Jede Person hat ihr eigenes Konto, und das Postfach wird einmal verbunden. Abgerechnet wird nicht pro Person: 10 € im Monat zzgl. MwSt. für 2 Personen, 20 € ab 3 Personen, pro verbundenem Postfach und mit allen Funktionen in jedem Tarif. Und die Ebene der Abstimmung, die in keiner der Tabellen oben vorkommt, ist der Teil, der Ihnen gefehlt hat: wer sich um eine Konversation kümmert, ein Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), Notizen fürs Team und ein Hinweis, wenn jemand aus dem Team schon antwortet.
Sehen Sie sich unsere Preise und die Funktionen an, oder lesen Sie zum ganzen Thema den vollständigen Ratgeber zum gemeinsamen Postfach.
Häufige Fragen
Wie viele Personen können auf ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 zugreifen?
Microsoft dokumentiert höchstens 25. Darüber können bei gleichzeitigem Zugriff Verbindungsfehler oder duplizierte Nachrichten auftreten, und Microsoft empfiehlt dann, stattdessen eine Microsoft 365-Gruppe zu verwenden.
Wie viel Speicher hat ein freigegebenes Postfach?
50 GB ohne zugewiesene Lizenz und 100 GB, wenn Sie eine Lizenz für Exchange Online Plan 2 zuweisen. Nicht lizenzierte freigegebene Postfächer, die vor Juli 2018 angelegt wurden, haben 100 GB. Ist das Postfach voll, empfängt es noch eine Weile, sendet dann nichts mehr und weist danach eingehende E-Mails zurück.
Wie viele E-Mails darf ein Google Workspace-Konto pro Tag senden?
2.000 E-Mails pro Tag und Konto, 1.500 beim Mehrfachversand und 500 für Konten im Testzeitraum. Insgesamt sind 10.000 Empfänger pro Tag erlaubt, davon 3.000 externe. Nach Erreichen einer Grenze ist der Versand bis zu 24 Stunden gesperrt, der Empfang läuft weiter.
Warum kann ich über IMAP nur an 100 Empfänger senden?
Das ist die dokumentierte Grenze von Google für SMTP, POP und IMAP, gegenüber 2.000 in der Gmail-Oberfläche und 500 über die Gmail API. Sie gilt immer, wenn ein Tool über diese Protokolle in Ihrem Namen sendet, und trifft zum Beispiel Vereine, die eine Einladung an alle Mitglieder aus einem Programm eines Drittanbieters verschicken.
Braucht ein freigegebenes Postfach eine eigene Lizenz?
Nein, bis 50 GB nicht. Aber jede Person, die darauf zugreift, braucht ein eigenes, lizenziertes Exchange Online-Postfach. Kostenlos ist das freigegebene Postfach also nur insofern, als es zu den Abonnements, die Sie ohnehin bezahlen, nichts hinzufügt.
Können Personen außerhalb unserer Organisation das freigegebene Postfach nutzen?
Nein. Laut Microsoft können Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens, etwa mit einem Gmail-Konto, keinen Zugriff auf ein freigegebenes Postfach gewähren, und Microsoft schlägt eine Microsoft 365-Gruppe vor, wenn externe Personen dabei sein müssen. Die andere Möglichkeit, diese Einschränkung zu umgehen, ist ein Tool, das sich über die API des Anbieters verbindet, wie wir in gemeinsames Postfach für Gmail und Outlook zeigen.
Quellen:
- Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365: die Obergrenze von 25 Personen und die Warnung vor Verbindungsfehlern oder duplizierten Nachrichten, die Speichergrenzen von 50 GB und 100 GB, die nötige Lizenz für Exchange Online Plan 2, die 100 GB der vor Juli 2018 angelegten Postfächer, die Lizenz für jede Person mit Zugriff, das Verhalten eines vollen Postfachs, die Unmöglichkeit, Personen von außen Zugriff zu geben, Löschen zu verhindern und gesendete E-Mails zu verschlüsseln, und die Anweisung, die Anmeldung zu blockieren (Stand: Oktober 2026).
- Exchange Online-Begrenzungen: die Speicherkontingente freigegebener Postfächer je Plan, die 10.000 Unterordner pro Postfachordner und die maximale Nachrichtengröße für große Verteilergruppen (Stand: Oktober 2026).
- Vergleichen von Gruppentypen in Microsoft 365: die Unmöglichkeit, ein freigegebenes Postfach zu Microsoft 365-Gruppen zu migrieren, und der genannte Zweck von Verteilergruppen (Stand: Oktober 2026).
- Gmail-Sendebeschränkungen in Google Workspace: die 2.000 E-Mails pro Tag, die 2.000 Empfänger pro Nachricht mit höchstens 500 externen, die 100 Empfänger über SMTP, POP und IMAP, die 500 über die Gmail API, die 10.000 Empfänger pro Tag, die 3.000 externen und 3.000 einzelnen Empfänger pro Tag und die Versandsperre von bis zu 24 Stunden (Stand: Oktober 2026).
- Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten: die 1.000 Bevollmächtigten bei einem geschäftlichen oder Schulkonto, die 10 bei einem privaten Konto und die etwa 40 gleichzeitig verbundenen Bevollmächtigten bei üblicher Nutzung (Stand: Oktober 2026).
- Gruppe als gemeinsamen Posteingang verwenden: die Berechtigungen zum Moderieren von Metadaten und Inhalten, die Sperrung einer als Duplikat markierten Unterhaltung und das endgültige Löschen gelöster Unterhaltungen (Stand: Oktober 2026).
- Gruppe als gemeinsamen Posteingang einrichten: die Pflicht, zuerst den Unterhaltungsverlauf zu aktivieren, wer die Funktionen einschalten kann und die Voraussetzung Google Groups for Business (Stand: Oktober 2026).
- Gemeinsamen Posteingang erstellen und E-Mail-Adresse eines Nutzers delegieren (Google Workspace-Admin-Hilfe): der eigene gemeinsame Posteingang in Business Starter, Standard und Plus, der in Phasen eingeführt wird, und die Aussage, dass bevollmächtigte Konten und gemeinsame Posteingänge in Gmail dasselbe sind (Stand: Oktober 2026).