Weder Microsoft noch Google bietet ein gemeinsames Postfach an, das beide Welten umfasst. Microsoft schreibt unmissverständlich, dass Personen mit einem Gmail-Konto keinen Zugriff auf ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 bekommen können, und die Gmail-Delegierung setzt auf beiden Seiten ein Google-Konto voraus. Ein Team mit Adressen auf beiden Seiten braucht also ein Werkzeug eines Drittanbieters. Und wie dieses Werkzeug sich verbindet, als Browsererweiterung, über die Schnittstelle des Anbieters oder per einfachem IMAP, entscheidet mehr als die Liste der Funktionen.
Wie ein Team zu Postfächern auf beiden Seiten kommt
Das passiert häufiger, als die Werbung vermuten lässt, und fast nie, weil es jemand so beschlossen hätte.
Ein Betrieb arbeitet mit Microsoft 365, weil der Steuerberater das brauchte, aber die alte Kontaktadresse liegt noch beim Hoster der ersten Website, per IMAP. Eine Schule hat das Kollegium auf Microsoft 365 und einen Förderverein mit einer Gmail-Adresse. Ein Büro mit drei Leuten hat sich mit einem Büro mit zwei Leuten zusammengetan, und niemand hat irgendetwas umgezogen. Jemand hat vor Jahren ein Gmail-Konto für die Buchungsadresse angelegt, es funktioniert, also ist es geblieben.
Keines dieser Teams will seine Anbieter zusammenlegen. Eine Adresse umzuziehen heißt, die DNS-Einträge anzufassen, alle zu informieren, die an diese Adresse schreiben, und einen Monat mit Weiterleitungen zu leben. Die Frage ist nicht, wie man die Postfächer vereinheitlicht. Die Frage ist, wie man sie von einem Ort aus beantwortet.
Die eingebauten Werkzeuge enden an der Grenze ihres Ökosystems
Dieser Teil überrascht viele, und beide Anbieter dokumentieren ihn.
Freigegebene Postfächer in Microsoft 365 sind nur für den internen Gebrauch gedacht. Microsoft schreibt es ausdrücklich: Personen außerhalb Ihres Unternehmens, etwa Personen mit einem Gmail-Konto, können Sie keinen Zugriff auf Ihr freigegebenes Postfach gewähren. Für diesen Fall empfiehlt Microsoft, stattdessen eine Gruppe zu erstellen. Auf derselben Seite stehen weitere Einschränkungen, die man kennen sollte: Ein freigegebenes Postfach unterstützt höchstens 25 Personen, und wer darauf zugreift, braucht ein eigenes lizenziertes Exchange Online-Postfach.
Die Gmail-Delegierung bleibt bei Google. Eine bevollmächtigte Person öffnet das Postfach aus ihrem eigenen Google-Konto, sie muss also eines haben. Ein Arbeits- oder Bildungskonto erlaubt bis zu 1.000 Bevollmächtigte, wobei Google darauf hinweist, dass bei üblicher Verwendung 40 gleichzeitig zugreifen können. Nützlich, aber auf ein einziges Ökosystem beschränkt. Die übrigen Grenzen haben wir in was die Gmail-Delegierung kann und wo sie endet durchgesehen.
Die Weiterleitung ist die übliche Notlösung, und sie macht es schlimmer. Leiten Sie die Outlook-Adresse an die Gmail-Adresse weiter, haben Sie Kopien an zwei Orten, Antworten, die von der falschen Adresse abgehen, und keinen gemeinsamen Verlauf. Es ist das Muster, das wir in gemeinsames Postfach oder Verteilerliste beschrieben haben, mit einer zusätzlichen Unklarheit darüber, welche Adresse Ihr Gegenüber am Ende sieht.
Die ehrliche Antwort auf die Frage „Welches eingebaute Werkzeug deckt beides ab?“ lautet also: keines. Das ist kein Versehen, so sind die Produkte zugeschnitten.
Drei Arten, sich zu verbinden, und was jede Sie kostet
Jedes Werkzeug für ein gemeinsames Postfach entscheidet sich für eine davon. Es ist die folgenreichste Eigenschaft überhaupt, und meistens steht sie irgendwo in der Dokumentation statt auf der Preisseite.
Browsererweiterung im Webmail. Das Werkzeug legt eine Ebene über Gmail oder Outlook im Web. Zuständigkeiten und Status erscheinen in der Oberfläche, die Ihr Team schon kennt, was den Einstieg leicht macht. Der Haken: Sie hängen an diesem Webmail, in diesem Browser. Auf dem Handy funktioniert das in der Regel nicht, und ein Werkzeug, das als Gmail-Erweiterung gebaut ist, kann eine Outlook-Adresse überhaupt nicht abdecken, so viel die beiden Anbieter auch gemeinsam haben. Gmelius ist dafür das klare Beispiel: Laut seiner Preisseite richtet es sich nur an Gmail- und Google-Workspace-Konten und erwähnt weder Outlook noch Microsoft 365, bietet aber eine mobile Web-App an (Stand: Oktober 2026).
Schnittstelle des Anbieters mit OAuth. Das Werkzeug verbindet sich mit der Schnittstelle von Gmail oder von Microsoft Graph, über ein Zugriffstoken, das Sie freigeben, und läuft in seiner eigenen Oberfläche. Kein Passwort wird geteilt, der Zugriff lässt sich mit einem Klick entziehen, und das Werkzeug kann fast in Echtzeit auf neue E-Mails reagieren. So binden ernstzunehmende anbieterübergreifende Werkzeuge die beiden Großen an. Der Haken: Jeder Anbieter muss eigens unterstützt werden. Die Liste der unterstützten Anbieter zählt also, und ein Anbieter, der nicht darauf steht, bleibt außer Reichweite.
Einfaches IMAP. Das älteste Protokoll, das praktisch jeder E-Mail-Anbieter der Welt unterstützt. Damit erreichen Sie die Adresse bei IONOS, Strato oder All-Inkl, beim regionalen Hoster, den Ihr Vorgänger 2014 ausgesucht hat. IMAP bemerkt neue E-Mails langsamer als eine Push-Schnittstelle, und es lohnt sich zu prüfen, wie ein bestimmtes Werkzeug damit umgeht. Aber es macht den Unterschied zwischen einem Werkzeug, das Ihre tatsächlichen Postfächer abdeckt, und einem, das nur zwei davon abdeckt.
Die praktische Regel: Ein Team mit Gmail und Outlook braucht mindestens den zweiten Weg für beide Anbieter. Ein Team, das zusätzlich noch eine alte Adresse irgendwo hat, braucht auch den dritten.
„Funktioniert mit Outlook“ heißt nicht immer dasselbe
Das sollten Sie klären, bevor Sie einer Kompatibilitätsangabe trauen, denn vier verschiedene Dinge heißen Outlook.
- Geschäftskonten bei Microsoft 365, die bezahlten Tarife mit eigener Domain. Das meinen die meisten Werkzeuge.
- Private Konten bei Outlook.com oder Hotmail, kostenlose Verbraucherkonten. Hier ist die Unterstützung von Produkt zu Produkt wirklich uneinheitlich.
- Exchange on-premises, also ein Server, den Ihre Organisation selbst betreibt. In kleinen Betrieben immer seltener und nur selten unterstützt.
- Eine Adresse, die nur in der Outlook-App geöffnet wird, aber woanders liegt, zum Beispiel bei Ihrem Webhoster. Das ist ein IMAP-Konto, das Sie lediglich mit Outlook abrufen. Nichts an der Outlook-App macht daraus ein Microsoft-Postfach.
Über den letzten Fall stolpern sehr viele. Liegt Ihre Adresse kontakt@ihrefirma.de bei Ihrem Webhoster und Sie lesen sie in Outlook, dann unterstützt ein Werkzeug, das „Microsoft 365 unterstützt“, Ihr Postfach womöglich gar nicht. Was Sie dort brauchen, ist IMAP.
Was Sie vor der Entscheidung prüfen sollten
Sechs Fragen, in der Reihenfolge, auf die es ankommt. Die ersten drei sortieren die meisten Kandidaten aus.
- Unterstützt es jeden Anbieter, den Sie tatsächlich haben, auch den ausgefallenen? Listen Sie zuerst Ihre Adressen auf und prüfen Sie dann, nicht umgekehrt.
- Wie verbindet es sich: Erweiterung, Schnittstelle oder IMAP? Fragen Sie direkt nach, wenn die Website es nicht sagt.
- Gehen Antworten von der gemeinsamen Adresse ab oder von der eigenen Adresse der jeweiligen Person? Das haben schon manche Teams erst hinterher gemerkt, und genau das macht die Gmail-Delegierung falsch: Sendet eine bevollmächtigte Person, erscheint ihre eigene Adresse.
- Behält jede Person im Team ihre eigene Anmeldung? Wenn die Antwort ein geteiltes Passwort enthält, lassen Sie die Finger davon; warum, steht in Postfach teilen, ohne das Passwort zu teilen.
- Steigt der Preis pro Person oder pro Team? Anbieterübergreifende Werkzeuge rechnen fast alle pro Platz ab, und deshalb zahlt ein Team aus vier Leuten wie eine ganze Kundendienstabteilung.
- Was passiert mit Ihren E-Mails, wenn Sie nicht mehr zahlen? Die E-Mails sollten bei Ihrem Anbieter liegen und das Werkzeug als Ebene darüber, nicht umgekehrt.
Wo die Werkzeuge heute stehen
Auf der Preisseite jedes Anbieters geprüft (Stand: Oktober 2026). Preise ändern sich, die Art der Verbindung selten.
| Werkzeug | Gmail | Outlook und Microsoft 365 | IMAP | Preis laut Anbieter |
|---|---|---|---|---|
| Gmelius | Ja | Nein | Nein | 25 $ pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung (Growth, der erste Tarif mit gemeinsamen Postfächern) |
| Front | Ja | Ja, als Office 365 geführt | Per Weiterleitung, nicht per IMAP | Starter 25 $ pro Platz und Monat, jährlich, bis 10 Plätze |
| Missive | Ja | Ja | Ja | Starter 14 $ pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung, bis 5 Personen |
| Trupeo | Ja | Ja | Ja | 10 € pro Postfach und Monat zzgl. MwSt. für 2 Personen, 20 € ab 3 |
Missive ist von den dreien bei den Kanälen am breitesten aufgestellt, denn es bringt auch WhatsApp, Messenger, Instagram und SMS über Twilio mit. Wenn Ihnen tatsächlich auf diesen Kanälen geschrieben wird, ist das ein echtes Argument, und das sagen wir auch in unserem Vergleich. Front ist für größere Kundenservice-Abteilungen gebaut und hat entsprechende Preise, mit Stufen zu 65 $ und 105 $ pro Platz oberhalb von Starter; unser Vergleich zeigt, wann sich das lohnt. Gmelius ist ein gutes Werkzeug, wenn Sie sicher sind, dass jede Adresse, die Sie je haben werden, bei Google liegt, denn genau darauf wetten Sie; siehe unseren Vergleich.
Was Trupeo dagegen tut
Trupeo verbindet sich mit Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 und jedem IMAP-Anbieter, über OAuth für die ersten vier und mit den üblichen IMAP-Zugangsdaten für den Rest. Sie behalten Ihre Adressen, alle, wo auch immer sie liegen. Jede Person im Team meldet sich mit ihrem eigenen Konto an.
Über diesen Postfächern bekommt das Team, egal von welchem Anbieter sie stammen, dasselbe: eine Person, die sich um jede Konversation kümmert, einen Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“), Notizen fürs Team und Labels, und einen Hinweis, wenn eine Kollegin oder ein Kollege schon antwortet. Eine E-Mail an die Microsoft-365-Adresse und eine an die alte IMAP-Adresse stehen in derselben Liste und verhalten sich gleich.
Der Preis gilt pro Postfach statt pro Person, und das ist für ein kleines Team die andere Hälfte des Problems: 10 € im Monat zzgl. MwSt. für zwei Personen, 20 € ab drei, ob das Team nun aus drei oder aus sechs Leuten besteht. Jeder Tarif enthält alle Funktionen. Sehen Sie sich unsere Preise und die Funktionen an, oder beginnen Sie mit unserem umfassenden Ratgeber zum gemeinsamen Postfach.
Häufige Fragen
Gibt es ein gemeinsames Postfach, das mit Gmail und Outlook funktioniert?
Nicht von Microsoft oder Google selbst. Microsoft schreibt, dass ein freigegebenes Postfach in Microsoft 365 nicht von Personen mit einem Gmail-Konto geöffnet werden kann, und die Gmail-Delegierung verlangt auf beiden Seiten ein Google-Konto. Wer beides abdecken will, braucht ein Werkzeug eines Drittanbieters, das sich mit der Schnittstelle jedes Anbieters verbindet. Davon gibt es mehrere, darunter Front, Missive und Trupeo (Stand: Oktober 2026).
Kann ich eine Gmail-Adresse zu einem freigegebenen Postfach in Microsoft 365 hinzufügen?
Nein. Die Dokumentation von Microsoft sagt ausdrücklich, dass Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens, etwa Personen mit einem Gmail-Konto, keinen Zugriff auf ein freigegebenes Postfach gewähren können, und empfiehlt stattdessen eine Gruppe, wenn externe Personen dabei sein sollen.
Braucht ein Werkzeug für ein gemeinsames Postfach mein E-Mail-Passwort?
Das sollte es nicht. Werkzeuge, die sich mit Gmail oder Microsoft 365 verbinden, nutzen OAuth: Sie erteilen ein Zugriffstoken, das Sie jederzeit widerrufen können, und geben nie ein Passwort heraus. Bei einer IMAP-Adresse ist das anders: Dort braucht es meist Zugangsdaten, und deshalb ist ein App-Passwort die richtige Wahl, wo der Anbieter eines anbietet.
Und wenn eine unserer Adressen bei einem kleinen Hoster liegt?
Dann ist das ein IMAP-Postfach, und genau die IMAP-Unterstützung sollten Sie prüfen. Ein Werkzeug, das nur Gmail und Microsoft 365 aufführt, erreicht dieses Postfach nicht, auch wenn Sie die Adresse heute in der Outlook-App lesen. Eine Adresse in Outlook zu lesen, macht sie noch nicht zu einem Microsoft-Postfach.
Muss mein Team die E-Mail-Adresse wechseln?
Nein, und jedes Werkzeug, das das verlangt, sollten Sie aussortieren. Ein gemeinsames Postfach setzt auf den Postfächern auf, die Sie schon haben. Wer Ihnen schreibt, schreibt weiter an dieselben Adressen und bekommt die Antworten weiter von dort.
Quellen:
- Informationen zu freigegebenen Postfächern in Microsoft 365: die Aussage, dass Personen außerhalb Ihres Unternehmens, etwa Personen mit einem Gmail-Konto, kein Zugriff auf ein freigegebenes Postfach gewährt werden kann, die Empfehlung einer Gruppe, die Obergrenze von 25 Personen und die Voraussetzung eines lizenzierten Exchange Online-Postfachs für jede Person, die zugreift.
- Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten: die Obergrenzen für Bevollmächtigte bei Arbeits- und privaten Google-Konten, der Hinweis, dass bei üblicher Verwendung 40 Bevollmächtigte gleichzeitig zugreifen können, und die Tatsache, dass beim Senden die eigene Adresse der bevollmächtigten Person erscheint.
- Gmelius: Preise: Stand Oktober 2026, nur Gmail- und Google-Workspace-Konten ohne Erwähnung von Outlook oder Microsoft 365, gemeinsame Postfächer ab dem Tarif Growth zu 25 $ bei jährlicher Zahlung, und eine mobile Web-App.
- Front: Preise: Stand Oktober 2026, Office 365, Gmail und Custom als E-Mail-Optionen, Starter zu 25 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Zahlung bis 10 Plätze, Professional zu 65 $ und Enterprise zu 105 $.
- Front Help Center: How to set up a custom SMTP inbox (auf Englisch): Stand Oktober 2026, ein Custom-Konto wird für den Empfang verbunden, indem man im E-Mail-Anbieter eine Weiterleitung an Front einrichtet.
- Missive: Preise: Stand Oktober 2026, Gmail und Google Workspace, Outlook sowie IMAP, dazu WhatsApp, Messenger, Instagram und SMS über Twilio, Starter zu 14 $ pro Person und Monat bei jährlicher Zahlung für bis zu 5 Personen.