Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Anwendung dieses Vertrags

Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag (im Folgenden der „Vertrag“) ist Bestandteil der zwischen ALK Innovations und dem Kunden geschlossenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden die „Bedingungen“). Er gilt für die personenbezogenen Daten, die ALK Innovations im Auftrag des Kunden verarbeitet, wenn sie ihm den Dienst Trupeo erbringt, wie in Anhang II beschrieben. Die Wörter Kunde und Dienst haben die Bedeutung, die ihnen die Bedingungen geben.

Die Parteien

Der Kunde ist der Verantwortliche, und ALK Innovations ist sein Auftragsverarbeiter. In den nachstehenden Klauseln bezeichnet „der Verantwortliche“ den Kunden und „der Auftragsverarbeiter“ ALK Innovations.

Die Standardvertragsklauseln

Die Teile 2 bis 4 geben unverändert die Standardvertragsklauseln zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern wieder, die die Europäische Kommission mit dem Durchführungsbeschluss (EU) 2021/915 vom 4. Juni 2021 erlassen hat (im Folgenden die „Klauseln“). Die Teile 5 bis 8 sind ihre Anhänge I bis IV. Wo die Klauseln eine Wahl lassen, haben die Parteien die Verordnung (EU) 2016/679 (die DSGVO) gewählt, nicht die Verordnung (EU) 2018/1725, die nur für die Organe und Einrichtungen der Europäischen Union gilt, und in Klausel 7.7 die allgemeine schriftliche Genehmigung mit einer Frist von 30 Tagen. Die fakultative Klausel 5 wird nicht verwendet.

Annahme

Der Kunde nimmt diesen Vertrag an, indem er die Bedingungen annimmt, ohne ihn unterschreiben zu müssen. Für einen Kunden, der die Bedingungen vor dem 24. Oktober 2026 angenommen hat, gilt dieser Vertrag ab diesem Datum. Er begründet Pflichten nur für ALK Innovations und wird daher mit seiner Veröffentlichung wirksam, ohne die Frist nach Artikel 21 der Bedingungen. ALK Innovations stellt jedem Kunden, der dies über das Kontaktformular anfordert, ein in ihrem Namen unterschriebenes Exemplar zur Verfügung.

Die dokumentierten Weisungen des Kunden

Die Weisungen des Kunden im Sinne von Klausel 7.1 sind dieser Vertrag, die Bedingungen und das, was die Nutzer des Kunden im Dienst und in seinen Einstellungen tun: ein Postfach verbinden, ein Mitglied einladen oder entfernen, eine Konversation schreiben, übergeben, in einem Bereich ablegen oder in den Papierkorb verschieben, Daten exportieren, einen Assistenten verbinden und so weiter.

Einen Assistenten wie Claude oder ChatGPT mit einem Trupeo-Konto zu verbinden, ist eine Weisung, diesem Assistenten Daten zur Verfügung zu stellen, im Rahmen der Rechte des Nutzers, der ihn verbunden hat. Der Assistent handelt dann unter der Verantwortung des Unternehmens, das ihn betreibt, nach dessen eigenen Bedingungen: Er ist kein Unterauftragsverarbeiter von ALK Innovations.

Was dieser Vertrag nicht erfasst

ALK Innovations ist nicht der Auftragsverarbeiter des Kunden, sondern selbst Verantwortlicher für die Verarbeitungen, die sie für eigene Zwecke durchführt: Verwaltung der Nutzerkonten, Abrechnung, Sicherheit des Dienstes, Bearbeitung der Anfragen, die Nutzer an das Trupeo-Team richten, Messung der Reichweite und der Nutzung des Produkts sowie Kundenbeziehungsmanagement. Diese Verarbeitungen sind in der Datenschutzerklärung beschrieben, die für sie gilt.

Änderungen und sonstige Bestimmungen

ALK Innovations hält die Anhänge auf dem neuesten Stand, wenn sich der Dienst weiterentwickelt, was Klausel 2 erlaubt. Eine Änderung der Liste der Unterauftragsverarbeiter folgt Klausel 7.7: Der Inhaber jedes Postfachs wird mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail darüber informiert. Jede andere Änderung folgt Artikel 21 der Bedingungen. Alles, was dieser Vertrag nicht regelt, einschließlich des anwendbaren Rechts und des Gerichtsstands, regeln die Bedingungen; im Falle eines Widerspruchs haben nach Klausel 4 die Klauseln Vorrang.

2. Abschnitt I: allgemeine Bestimmungen

Klausel 1: Zweck und Anwendungsbereich

a) Mit diesen Standardvertragsklauseln (im Folgenden „Klauseln“) soll die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) sichergestellt werden.

b) Die in Anhang I aufgeführten Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter haben diesen Klauseln zugestimmt, um die Einhaltung von Artikel 28 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder Artikel 29 Absätze 3 und 4 der Verordnung (EU) 2018/1725 zu gewährleisten.

c) Diese Klauseln gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß Anhang II.

d) Die Anhänge I bis IV sind Bestandteil der Klauseln.

e) Diese Klauseln gelten unbeschadet der Verpflichtungen, denen der Verantwortliche gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

f) Diese Klauseln stellen für sich allein genommen nicht sicher, dass die Verpflichtungen im Zusammenhang mit internationalen Datenübermittlungen gemäß Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 erfüllt werden.

Klausel 2: Unabänderbarkeit der Klauseln

a) Die Parteien verpflichten sich, die Klauseln nicht zu ändern, es sei denn, zur Ergänzung oder Aktualisierung der in den Anhängen angegebenen Informationen.

b) Dies hindert die Parteien nicht daran die in diesen Klauseln festgelegten Standardvertragsklauseln in einen umfangreicheren Vertrag aufzunehmen und weitere Klauseln oder zusätzliche Garantien hinzuzufügen, sofern diese weder unmittelbar noch mittelbar im Widerspruch zu den Klauseln stehen oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneiden.

Klausel 3: Auslegung

a) Werden in diesen Klauseln die in der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 definierten Begriffe verwendet, so haben diese Begriffe dieselbe Bedeutung wie in der betreffenden Verordnung.

b) Diese Klauseln sind im Lichte der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 bzw. der Verordnung (EU) 2018/1725 auszulegen.

c) Diese Klauseln dürfen nicht in einer Weise ausgelegt werden, die den in der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 vorgesehenen Rechten und Pflichten zuwiderläuft oder die Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Personen beschneidet.

Klausel 4: Vorrang

Im Falle eines Widerspruchs zwischen diesen Klauseln und den Bestimmungen damit zusammenhängender Vereinbarungen, die zwischen den Parteien bestehen oder später eingegangen oder geschlossen werden, haben diese Klauseln Vorrang.

Klausel 5: Kopplungsklausel (fakultativ)

Diese fakultative Klausel wird in dieser Vereinbarung nicht verwendet.

3. Abschnitt II: Pflichten der Parteien

Klausel 6: Beschreibung der Verarbeitung

Die Einzelheiten der Verarbeitungsvorgänge, insbesondere die Kategorien personenbezogener Daten und die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden, sind in Anhang II aufgeführt.

Klausel 7: Pflichten der Parteien

7.1. Weisungen

a) Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist nach Unionsrecht oder nach dem Recht eines Mitgliedstaats, dem er unterliegt, zur Verarbeitung verpflichtet. In einem solchen Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Der Verantwortliche kann während der gesamten Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten weitere Weisungen erteilen. Diese Weisungen sind stets zu dokumentieren.

b) Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass vom Verantwortlichen erteilte Weisungen gegen die Verordnung (EU) 2016/679, die Verordnung (EU) 2018/1725 oder geltende Datenschutzbestimmungen der Union oder der Mitgliedstaaten verstoßen.

7.2. Zweckbindung

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die personenbezogenen Daten nur für den/die in Anhang II genannten spezifischen Zweck(e), sofern er keine weiteren Weisungen des Verantwortlichen erhält.

7.3. Dauer der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Daten werden vom Auftragsverarbeiter nur für die in Anhang II angegebene Dauer verarbeitet.

7.4. Sicherheit der Verarbeitung

a) Der Auftragsverarbeiter ergreift mindestens die in Anhang III aufgeführten technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dies umfasst den Schutz der Daten vor einer Verletzung der Sicherheit, die, ob unbeabsichtigt oder unrechtmäßig, zur Vernichtung, zum Verlust, zur Veränderung oder zur unbefugten Offenlegung von beziehungsweise zum unbefugten Zugang zu den Daten führt (im Folgenden „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“). Bei der Beurteilung des angemessenen Schutzniveaus tragen die Parteien dem Stand der Technik, den Implementierungskosten, der Art, dem Umfang, den Umständen und den Zwecken der Verarbeitung sowie den für die betroffenen Personen verbundenen Risiken gebührend Rechnung.

b) Der Auftragsverarbeiter gewährt seinem Personal nur insoweit Zugang zu den personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, als dies für die Durchführung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags unbedingt erforderlich ist. Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der erhaltenen personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

7.5. Sensible Daten

Falls die Verarbeitung personenbezogene Daten betrifft, aus denen die rassische oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, oder die genetische Daten oder biometrische Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer natürlichen Person, Daten über die Gesundheit, das Sexualleben oder die sexuelle Ausrichtung einer Person oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten enthalten (im Folgenden „sensible Daten“), wendet der Auftragsverarbeiter spezielle Beschränkungen und/oder zusätzlichen Garantien an.

7.6. Dokumentation und Einhaltung der Klauseln

a) Die Parteien müssen die Einhaltung dieser Klauseln nachweisen können.

b) Der Auftragsverarbeiter bearbeitet Anfragen des Verantwortlichen bezüglich der Verarbeitung von Daten gemäß diesen Klauseln umgehend und in angemessener Weise.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die für den Nachweis der Einhaltung der in diesen Klauseln festgelegten und unmittelbar aus der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 hervorgehenden Pflichten erforderlich sind. Auf Verlangen des Verantwortlichen gestattet der Auftragsverarbeiter ebenfalls die Prüfung der unter diese Klauseln fallenden Verarbeitungstätigkeiten in angemessenen Abständen oder bei Anzeichen für eine Nichteinhaltung und trägt zu einer solchen Prüfung bei. Bei der Entscheidung über eine Überprüfung oder Prüfung kann der Verantwortliche einschlägige Zertifizierungen des Auftragsverarbeiters berücksichtigen.

d) Der Verantwortliche kann die Prüfung selbst durchführen oder einen unabhängigen Prüfer beauftragen. Die Prüfungen können auch Inspektionen in den Räumlichkeiten oder physischen Einrichtungen des Auftragsverarbeiters umfassen und werden gegebenenfalls mit angemessener Vorankündigung durchgeführt.

e) Die Parteien stellen der/den zuständigen Aufsichtsbehörde(n) die in dieser Klausel genannten Informationen, einschließlich der Ergebnisse von Prüfungen, auf Anfrage zur Verfügung.

7.7. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern

a) Der Auftragsverarbeiter besitzt die allgemeine Genehmigung des Verantwortlichen für die Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern, die in einer vereinbarten Liste aufgeführt sind. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen mindestens 30 Tage im Voraus ausdrücklich in schriftlicher Form über alle beabsichtigten Änderungen dieser Liste durch Hinzufügen oder Ersetzen von Unterauftragsverarbeitern und räumt dem Verantwortlichen damit ausreichend Zeit ein, um vor der Beauftragung des/der betreffenden Unterauftragsverarbeiter/s Einwände gegen diese Änderungen erheben zu können. Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die erforderlichen Informationen zur Verfügung, damit dieser sein Widerspruchsrecht ausüben kann.

b) Beauftragt der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter mit der Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen), so muss diese Beauftragung im Wege eines Vertrags erfolgen, der dem Unterauftragsverarbeiter im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten auferlegt wie diejenigen, die für den Auftragsverarbeiter gemäß diesen Klauseln gelten. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass der Unterauftragsverarbeiter die Pflichten erfüllt, denen der Auftragsverarbeiter entsprechend diesen Klauseln und gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 unterliegt.

c) Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf dessen Verlangen eine Kopie einer solchen Untervergabevereinbarung und etwaiger späterer Änderungen zur Verfügung. Soweit es zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen oder anderen vertraulichen Informationen, einschließlich personenbezogener Daten notwendig ist, kann der Auftragsverarbeiter den Wortlaut der Vereinbarung vor der Weitergabe einer Kopie unkenntlich machen.

d) Der Auftragsverarbeiter haftet gegenüber dem Verantwortlichen in vollem Umfang dafür, dass der Unterauftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß dem mit dem Auftragsverarbeiter geschlossenen Vertrag nachkommt. Der Auftragsverarbeiter benachrichtigt den Verantwortlichen, wenn der Unterauftragsverarbeiter seine vertraglichen Pflichten nicht erfüllt.

e) Der Auftragsverarbeiter vereinbart mit dem Unterauftragsverarbeiter eine Drittbegünstigtenklausel, wonach der Verantwortliche, im Falle, dass der Auftragsverarbeiter faktisch oder rechtlich nicht mehr besteht oder zahlungsunfähig ist, das Recht hat, den Untervergabevertrag zu kündigen und den Unterauftragsverarbeiter anzuweisen, die personenbezogenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.

7.8. Internationale Datenübermittlungen

a) Jede Übermittlung von Daten durch den Auftragsverarbeiter an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt ausschließlich auf der Grundlage dokumentierter Weisungen des Verantwortlichen oder zur Einhaltung einer speziellen Bestimmung nach dem Unionsrecht oder dem Recht eines Mitgliedstaats, dem der Auftragsverarbeiter unterliegt, und muss mit Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 oder der Verordnung (EU) 2018/1725 im Einklang stehen.

b) Der Verantwortliche erklärt sich damit einverstanden, dass in Fällen, in denen der Auftragsverarbeiter einen Unterauftragsverarbeiter gemäß Klausel 7.7 für die Durchführung bestimmter Verarbeitungstätigkeiten (im Auftrag des Verantwortlichen) in Anspruch nimmt und diese Verarbeitungstätigkeiten eine Übermittlung personenbezogener Daten im Sinne von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 beinhalten, der Auftragsverarbeiter und der Unterauftragsverarbeiter die Einhaltung von Kapitel V der Verordnung (EU) 2016/679 sicherstellen können, indem sie Standardvertragsklauseln verwenden, die von der Kommission gemäß Artikel 46 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2016/679 erlassen wurden, sofern die Voraussetzungen für die Anwendung dieser Standardvertragsklauseln erfüllt sind.

Klausel 8: Unterstützung des Verantwortlichen

a) Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich über jeden Antrag, den er von der betroffenen Person erhalten hat. Er beantwortet den Antrag nicht selbst, es sei denn, er wurde vom Verantwortlichen dazu ermächtigt.

b) Unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflicht, Anträge betroffener Personen auf Ausübung ihrer Rechte zu beantworten. Bei der Erfüllung seiner Pflichten gemäß den Buchstaben a und b befolgt der Auftragsverarbeiter die Weisungen des Verantwortlichen.

c) Abgesehen von der Pflicht des Auftragsverarbeiters, den Verantwortlichen gemäß Klausel 8 Buchstabe b zu unterstützen, unterstützt der Auftragsverarbeiter unter Berücksichtigung der Art der Datenverarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen den Verantwortlichen zudem bei der Einhaltung der folgenden Pflichten:

1. Pflicht zur Durchführung einer Abschätzung der Folgen der vorgesehenen Verarbeitungsvorgänge für den Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „Datenschutz-Folgenabschätzung“), wenn eine Form der Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat;

2. Pflicht zur Konsultation der zuständigen Aufsichtsbehörde(n) vor der Verarbeitung, wenn aus einer Datenschutz-Folgenabschätzung hervorgeht, dass die Verarbeitung ein hohes Risiko zur Folge hätte, sofern der Verantwortliche keine Maßnahmen zur Eindämmung des Risikos trifft;

3. Pflicht zur Gewährleistung, dass die personenbezogenen Daten sachlich richtig und auf dem neuesten Stand sind, indem der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen unverzüglich unterrichtet, wenn er feststellt, dass die von ihm verarbeiteten personenbezogenen Daten unrichtig oder veraltet sind;

4. Verpflichtungen gemäß Artikel 32 der Verordnung (EU) 2016/679.

d) Die Parteien legen in Anhang III die geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Unterstützung des Verantwortlichen durch den Auftragsverarbeiter bei der Anwendung dieser Klausel sowie den Anwendungsbereich und den Umfang der erforderlichen Unterstützung fest.

Klausel 9: Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten arbeitet der Auftragsverarbeiter mit dem Verantwortlichen zusammen und unterstützt ihn entsprechend, damit der Verantwortliche seinen Verpflichtungen gemäß den Artikeln 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 oder gegebenenfalls den Artikeln 34 und 35 der Verordnung (EU) 2018/1725 nachkommen kann, wobei der Auftragsverarbeiter die Art der Verarbeitung und die ihm zur Verfügung stehenden Informationen berücksichtigt.

9.1. Verletzung des Schutzes der vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Verantwortlichen verarbeiteten Daten unterstützt der Auftragsverarbeiter den Verantwortlichen wie folgt:

a) bei der unverzüglichen Meldung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten an die zuständige(n) Aufsichtsbehörde(n), nachdem dem Verantwortlichen die Verletzung bekannt wurde, sofern relevant (es sei denn, die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die persönlichen Rechte und Freiheiten natürlicher Personen);

b) bei der Einholung der folgenden Informationen, die gemäß Artikel 33 Absatz 3 der Verordnung (EU) 2016/679 in der Meldung des Verantwortlichen anzugeben sind, wobei diese Informationen mindestens Folgendes umfassen müssen:

1. die Art der personenbezogenen Daten, soweit möglich, mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen sowie der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

2. die wahrscheinlichen Folgen der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten;

3. die vom Verantwortlichen ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt;

c) bei der Einhaltung der Pflicht gemäß Artikel 34 der Verordnung (EU) 2016/679, die betroffene Person unverzüglich von der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten zu benachrichtigen, wenn diese Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat.

9.2. Verletzung des Schutzes der vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten im Zusammenhang mit den vom Auftragsverarbeiter verarbeiteten Daten meldet der Auftragsverarbeiter diese dem Verantwortlichen unverzüglich, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde. Diese Meldung muss zumindest folgende Informationen enthalten:

a) eine Beschreibung der Art der Verletzung (möglichst unter Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und der ungefähren Zahl der betroffenen Datensätze);

b) Kontaktdaten einer Anlaufstelle, bei der weitere Informationen über die Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten eingeholt werden können;

c) die voraussichtlichen Folgen und die ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

Wenn und soweit nicht alle diese Informationen zur gleichen Zeit bereitgestellt werden können, enthält die ursprüngliche Meldung die zu jenem Zeitpunkt verfügbaren Informationen, und weitere Informationen werden, sobald sie verfügbar sind, anschließend ohne unangemessene Verzögerung bereitgestellt.

Die Parteien legen in Anhang III alle sonstigen Angaben fest, die der Auftragsverarbeiter zur Verfügung zu stellen hat, um den Verantwortlichen bei der Erfüllung von dessen Pflichten gemäß Artikel 33 und 34 der Verordnung (EU) 2016/679 zu unterstützen.

4. Abschnitt III: Schlussbestimmungen

Klausel 10: Verstöße gegen die Klauseln und Beendigung des Vertrags

a) Falls der Auftragsverarbeiter seinen Pflichten gemäß diesen Klauseln nicht nachkommt, kann der Verantwortliche, unbeschadet der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725, den Auftragsverarbeiter anweisen, die Verarbeitung personenbezogener Daten auszusetzen, bis er diese Klauseln einhält oder der Vertrag beendet ist. Der Auftragsverarbeiter unterrichtet den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er aus welchen Gründen auch immer nicht in der Lage ist, diese Klauseln einzuhalten.

b) Der Verantwortliche ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn

1. der Verantwortliche die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragsverarbeiter gemäß Buchstabe a ausgesetzt hat und die Einhaltung dieser Klauseln nicht innerhalb einer angemessenen Frist, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach der Aussetzung, wiederhergestellt wurde;

2. der Auftragsverarbeiter in erheblichem Umfang oder fortdauernd gegen diese Klauseln verstößt oder seine Verpflichtungen gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 nicht erfüllt;

3. der Auftragsverarbeiter einer bindenden Entscheidung eines zuständigen Gerichts oder der zuständigen Aufsichtsbehörde(n), die seine Pflichten gemäß diesen Klauseln, der Verordnung (EU) 2016/679 und/oder der Verordnung (EU) 2018/1725 zum Gegenstand hat, nicht nachkommt.

c) Der Auftragsverarbeiter ist berechtigt, den Vertrag zu kündigen, soweit er die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß diesen Klauseln betrifft, wenn der Verantwortliche auf der Erfüllung seiner Anweisungen besteht, nachdem er vom Auftragsverarbeiter darüber in Kenntnis gesetzt wurde, dass seine Anweisungen gegen geltende rechtliche Anforderungen gemäß Klausel 7.1 Buchstabe b verstoßen.

d) Nach Beendigung des Vertrags löscht der Auftragsverarbeiter nach Wahl des Verantwortlichen alle im Auftrag des Verantwortlichen verarbeiteten personenbezogenen Daten und bescheinigt dem Verantwortlichen, dass dies erfolgt ist, oder er gibt alle personenbezogenen Daten an den Verantwortlichen zurück und löscht bestehende Kopien, sofern nicht nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten eine Verpflichtung zur Speicherung der personenbezogenen Daten besteht. Bis zur Löschung oder Rückgabe der Daten gewährleistet der Auftragsverarbeiter weiterhin die Einhaltung dieser Klauseln.

5. Anhang I: Liste der Parteien

Verantwortlicher

Name: der Kunde, also die Organisation, die den Dienst abonniert hat, wie in ihrem Trupeo-Konto und in ihren Rechnungsdaten angegeben.

Anschrift: die in den Rechnungsdaten des Kunden angegebene Anschrift.

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: der Inhaber jedes Postfachs, das der Kunde verbunden hat, unter der E-Mail-Adresse seines Trupeo-Kontos. Ein Kunde, der einen Datenschutzbeauftragten benannt hat, kann dessen Kontaktdaten über das Kontaktformular mitteilen.

Unterschrift und Beitrittsdatum: das Datum, an dem der Kunde die Bedingungen angenommen hat, oder, für einen Kunden, der sie bereits zuvor angenommen hatte, der 24. Oktober 2026.

Auftragsverarbeiter

Name: ALK Innovations, SASU mit einem Stammkapital von 1.000 €, eingetragen im Handelsregister (RCS) Nantes unter der Nummer 983 856 642.

Anschrift: 31 avenue des Korrigans, 44300 Nantes, Frankreich.

Name, Funktion und Kontaktdaten der Kontaktperson: Quentin Georget, Präsident von ALK Innovations und ihr Ansprechpartner für den Schutz personenbezogener Daten, über das Kontaktformular (Kategorie „DSGVO-Anfrage“) oder per Post an die obige Anschrift. ALK Innovations hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt.

Unterschrift und Beitrittsdatum: die Veröffentlichung dieses Vertrags am 24. Oktober 2026.

6. Anhang II: Beschreibung der Verarbeitung

Kategorien betroffener Personen, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden

• Die Nutzer des Kunden: die Mitglieder jedes seiner gemeinsamen Postfächer und die Personen, die eingeladen wurden, einem beizutreten.
• Die Korrespondenzpartner des Kunden: die Absender und Empfänger der E-Mails seiner verbundenen Postfächer sowie jede Person, die diese E-Mails oder ihre Anhänge nennen.
• Die Personen im Adressbuch jedes Postfachs, einschließlich der Kontakte, die mit Google Contacts oder Outlook gleich gehalten werden.

Je nach Tätigkeit des Kunden können darunter Minderjährige sein, insbesondere bei einer Bildungseinrichtung.

Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

• Die E-Mails: die Nachrichten jedes verbundenen Postfachs (Betreff, Text, Absender, Empfänger, Datum, Anhänge, Labels und Ordner) sowie die E-Mails, die die Nutzer des Kunden über den Dienst schreiben und senden.
• Die Verbindung zu jedem Postfach: seine Adresse und das, womit Trupeo sich damit verbindet (der von Google oder Microsoft gewährte Zugriff oder die IMAP- und SMTP-Zugangsdaten).
• Was das Team in Trupeo schreibt und tut: Notizen fürs Team, Zuweisungen, Status, Labels, Bereiche, Signaturen und der Verlauf dieser Aktionen mit dem Mitglied, das jede von ihnen ausgeführt hat.
• Das Adressbuch: die aus den E-Mails gelesenen Adressen mit dem Namen, den jede Nachricht ihnen gibt, Anzahl und Daten des Austauschs, was das Team ergänzt (Name, Unternehmen, Funktion, Telefonnummern, Notiz), Kontaktgruppen und, wenn dies aktiviert ist, die mit Google Contacts oder Outlook ausgetauschten Kontakte.
• Die Mitglieder, wie ihre Teamkollegen sie sehen: Name, E-Mail-Adresse und Profilbild.

Verarbeitete sensible Daten (falls zutreffend) und angewandte Beschränkungen oder Garantien

ALK Innovations fragt keine sensiblen Daten ab und sucht nicht danach, aber E-Mails können welche enthalten, wie alles, was ein Korrespondenzpartner schreibt. Sie werden wie alle E-Mails geschützt, mit diesen Beschränkungen:

• strenge Zweckbindung: E-Mails werden nur verarbeitet, um den Dienst zu erbringen, niemals zu Werbezwecken und niemals, um Modelle künstlicher Intelligenz zu trainieren;
• der Text der Nachrichten und die Anhänge werden mit einem Schlüssel verschlüsselt, der jedem Postfach eigen ist (Anhang III);
• nur die Mitglieder, denen der Kunde Zugang zu einem Postfach gibt, sehen es, innerhalb der Bereiche, die der Kunde festlegt;
• niemand bei ALK Innovations liest E-Mails, außer auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden zur Bearbeitung einer Supportanfrage, wenn die Sicherheit es erfordert, etwa zur Untersuchung eines Missbrauchs, oder zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht, und jedes Öffnen eines Kontos durch das Trupeo-Team wird aufgezeichnet (Anhang III).

Art der Verarbeitung

Abruf der E-Mails beim E-Mail-Anbieter des Kunden (über die Gmail-API, Microsoft Graph oder IMAP und SMTP), Speicherung, Ordnung und Anzeige für die Mitglieder, Suche, Versand von E-Mails im Auftrag des Kunden, Übertragung der Aktionen, die die Mitglieder in Trupeo ausführen, auf den E-Mail-Anbieter (gelesen, archiviert, Papierkorb, Spam), Gleichhalten des Adressbuchs mit Google Contacts oder Outlook, wenn dies aktiviert ist, Benachrichtigung der Mitglieder (in der App, per E-Mail und auf ihren Geräten), Export der Daten auf Wunsch des Kunden und Löschung.

Zweck(e), für den/die die personenbezogenen Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet werden

Dem Kunden den in den Bedingungen beschriebenen Dienst zu erbringen: ein gemeinsames Postfach, in dem das Team des Kunden die E-Mails seiner verbundenen Postfächer liest, verteilt, verfolgt und beantwortet. Und, nur für diesen Dienst: auf Wunsch des Kunden in seine Postfächer zu sehen, um eine seiner Supportanfragen zu beantworten, und die Sicherheit des Dienstes zu gewährleisten.

Dauer der Verarbeitung

Für die Dauer des Vertrags. Endet ein Abonnement, werden das betroffene Postfach und seine Daten am Ende des bezahlten Zeitraums gelöscht, oder 14 Tage nach der Kündigung, wenn dies später ist, es sei denn, der Kunde reaktiviert das Abonnement vorher (Artikel 6 der Bedingungen). Das Trennen eines Postfachs löscht die für es gespeicherten Nachrichten und Anhänge. Einmal gelöscht, verlassen die Daten die Datenbanksicherungen spätestens nach 35 Tagen und die im Objektspeicher aufbewahrten früheren Kopien spätestens 60 Tage nach ihrem Schreiben. Beim E-Mail-Anbieter des Kunden wird bei Vertragsende nichts gelöscht: Die E-Mails und die Kontakte bleiben dort.

Bei der Verarbeitung durch (Unter-)Auftragsverarbeiter sind auch Gegenstand, Art und Dauer der Verarbeitung anzugeben

Siehe Anhang IV. Jeder Unterauftragsverarbeiter verarbeitet die Daten so lange, wie der Auftragsverarbeiter ihn mit dieser Verarbeitung beauftragt, außer dem, was er laut Anhang IV länger aufbewahrt.

7. Anhang III: technische und organisatorische Maßnahmen

Dies sind die Maßnahmen, die am 24. Oktober 2026 gelten. Die Sicherheitsseite beschreibt sie ausführlich, mit ihren Grenzen und ihren Daten.

Verschlüsselung personenbezogener Daten

• Microsoft Azure verschlüsselt die Datenbank und den Dateispeicher.
• Trupeo verschlüsselt zusätzlich selbst einige Daten (AES-256-GCM): seit dem 10. Juli 2026 den Text der Nachrichten und die Anhänge, mit einem Schlüssel je Postfach, und die Zugangsdaten der Postfächer, mit einem Schlüssel des Dienstes. Die Geheimnisse, aus denen diese Schlüssel gewonnen werden, werden in Azure Key Vault aufbewahrt, getrennt vom Speicher: Eine Datei aus dem Speicher zu kopieren, reicht nicht, um sie zu lesen.
• Der Betreff einer Nachricht, ihre Adressen, ihre Vorschau und was das Team in Trupeo schreibt, werden nur von Azure verschlüsselt.

Schutz der Daten bei der Übermittlung

• Die Website und die App werden nur über HTTPS ausgeliefert. Die Verbindungen von Trupeo zu Google und Microsoft sind verschlüsselt.
• Seine Verbindungen zu einem IMAP- oder SMTP-Server sind verschlüsselt, wenn dieser Server es anbietet. Trupeo lehnt einen Server, der es nicht anbietet, nicht ab: Der Kunde wählt seinen Server.

Identifizierung und Autorisierung der Nutzer

• Jedes Mitglied meldet sich mit seinem eigenen Konto an, mit einem Passwort oder mit seinem Google- oder Microsoft-Konto. Ein Konto mit Passwort kann die Zwei-Faktor-Authentifizierung einschalten: ein Code aus einer Authenticator-App, mit zehn Ersatzcodes.
• Ein Postfach wird nur mit den Personen geteilt, die sein Inhaber einlädt. Der Inhaber kann ein Mitglied auf die Konversationen beschränken, die in bestimmten Bereichen abgelegt sind. Ein aus einem Postfach entferntes Mitglied verliert sofort den Zugang.
• Jedes Konto listet seine angemeldeten Sitzungen auf, damit sein Nutzer seine Geräte wiedererkennt.

Zugang des Personals von ALK Innovations

• Niemand bei ALK Innovations liest E-Mails, außer in den in Anhang II genannten Fällen.
• Jedes Mal, wenn ein Mitglied des Trupeo-Teams ein Konto öffnet, wird dies mit Datum aufgezeichnet und dem Nutzer dieses Kontos in seinen Einstellungen angezeigt. Kann diese Aufzeichnung nicht geschrieben werden, wird das Öffnen dennoch in den Protokollen des Dienstes festgehalten.
• Für Gmail hat Trupeo nie die Berechtigung erhalten, eine E-Mail endgültig zu löschen.

Physische Sicherheit der Orte, an denen die Daten verarbeitet werden

• Trupeo läuft auf Microsoft Azure: Die Datenbank, die Server der App sowie die gespeicherten Nachrichtentexte und Anhänge befinden sich in Frankreich (Azure-Region France Central). Die physische Sicherheit der Rechenzentren obliegt Microsoft.

Verfügbarkeit und Wiederherstellung

• Die Datenbank wird täglich gesichert, und die Sicherungen werden bis zu 35 Tage aufbewahrt.
• Die Wiederherstellung wurde geprobt: Am 3. September 2026 wurde eine wiederhergestellte Datenbank zurückgelesen und mit dem echten Schlüssel entschlüsselt.

Regelmäßige Tests und Bewertungen

• Ein unabhängiges Labor, TAC Security, von der App Defense Alliance zugelassen, hat Trupeo im Rahmen des CASA-Programms von Google geprüft: konform auf Stufe AL1 seit dem 11. September 2026, in 20 Kontrollgruppen. Die Prüfung wird jedes Jahr wiederholt.
• Jeder kann über die Meldeseite nach einer veröffentlichten Richtlinie eine Sicherheitslücke melden.

Protokollierung von Ereignissen

• Jede Konversation bewahrt den Verlauf dessen, was darin getan wurde, von wem und wann.
• Jedes Öffnen eines Kontos durch das Trupeo-Team und jede Anfrage zum Datenexport mit ihrem Datum und der IP-Adresse, von der sie kommt, werden aufgezeichnet.
• Technische Protokolle werden für die Sicherheit und zur Erkennung von Vorfällen aufbewahrt.

Datenminimierung und begrenzte Speicherdauer

• Trupeo speichert den Inhalt einer empfangenen Nachricht erst ab dem Moment, in dem jemand sie öffnet; der E-Mail-Anbieter bewahrt das Original. Was das Team in Trupeo schreibt, Entwürfe und gesendete E-Mails eingeschlossen, wird gespeichert, sobald es geschrieben wird.
• Die Speicherfristen sind die aus Anhang II. Das Löschen eines Postfachs entfernt auch die für es gespeicherten Dateien, und eine Exportdatei wird sieben Tage, nachdem sie bereitsteht, gelöscht.

Datenübertragbarkeit und Löschung

• Der Inhaber eines Postfachs kann dessen Daten in seinen Einstellungen exportieren, als strukturierte, maschinenlesbare Daten: das Postfach und seine Einstellungen, seine Mitglieder, jede Konversation und jede Nachricht mit Absendern, Empfängern, Betreff und Datum, die Notizen fürs Team, das Adressbuch, der Aktivitätsverlauf und die Liste der Anhänge. Wer „Inhalt der E-Mails und Anhänge, die Trupeo speichert, einschließen“ ankreuzt, erhält zusätzlich die Nachrichtentexte, die Trupeo aufbewahrt, entschlüsselt, die Entwürfe und die gespeicherten Anhangsdateien; der Text einer E-Mail, die niemand in Trupeo geöffnet hat, ist nicht enthalten, und der E-Mail-Anbieter bewahrt das Original.
• Der Inhaber eines Postfachs kann es in dessen Einstellungen löschen, was alles für es Gespeicherte entfernt, und jeder Nutzer kann sein eigenes Konto in seinen Einstellungen löschen.
• Sobald die gespeicherten Dateien eines gelöschten Postfachs entfernt sind, erhält jeder seiner Inhaber eine E-Mail, die die Löschung bestätigt, mit ihrem Datum und dem Datum, bis zu dem die Datenbanksicherungen und die früheren Versionen im Dateispeicher, die noch einen Teil davon enthalten, verschwunden sind. Die Adresse und die Sprache, an die sie gesendet wird, werden nur bis zu ihrem Versand aufbewahrt.

Unterstützung des Verantwortlichen (Klauseln 8 und 9)

• Anträge betroffener Personen: Der Kunde kann die meisten mit den obigen Export- und Löschwerkzeugen selbst beantworten. Für das, was sie nicht abdecken, kann der Kunde die Unterstützung von ALK Innovations über das Kontaktformular (Kategorie „DSGVO-Anfrage“) anfordern, und ALK Innovations antwortet innerhalb von höchstens 30 Tagen.
• Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten: ALK Innovations meldet sie dem Inhaber jedes betroffenen Postfachs per E-Mail, mit den Angaben nach Klausel 9.2. Die Anlaufstelle für weitere Informationen ist die aus Anhang I.
• Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultationen: Auf Anfrage stellt ALK Innovations die Informationen zur Verfügung, über die sie zur Verarbeitung verfügt, insbesondere diesen Vertrag, die Sicherheitsseite und das Ergebnis ihrer CASA-Prüfung.

8. Anhang IV: Liste der Unterauftragsverarbeiter

Der Kunde genehmigt die nachstehenden Unterauftragsverarbeiter, die die vereinbarte Liste nach Klausel 7.7 Buchstabe a bilden. ALK Innovations informiert den Inhaber jedes Postfachs mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail, bevor sie einen der Liste hinzufügt oder einen ersetzt.

Microsoft France SAS und Amazon Web Services EMEA SARL verarbeiten die Daten in der Europäischen Union. Amazon SES führt eine Sperrliste der Adressen, deren E-Mail endgültig abgewiesen wurde oder die eine E-Mail als Spam gemeldet haben, um ihnen nicht erneut zu schreiben, und diese Liste besteht über das Vertragsende hinaus. Die Übermittlung an Google LLC stützt sich auf die in der Datenschutzerklärung beschriebenen Garantien, wie Klausel 7.8 es vorsieht.

Wer kein Unterauftragsverarbeiter ist

• Google, Microsoft und die anderen E-Mail-Anbieter des Kunden führen das Postfach des Kunden bereits, aufgrund des eigenen Vertrags des Kunden mit ihnen: Trupeo verbindet sich nach den Weisungen des Kunden mit ihnen.
• Die Dienste, die Benachrichtigungen auf das Gerät eines Mitglieds zustellen, sind die des Browsers, den es nutzt (Google, Mozilla, Apple oder Microsoft): Der Browser wählt sie aus, nicht ALK Innovations. Sie erhalten die Adresse des Abonnements dieses Geräts und Ende-zu-Ende-verschlüsselte Inhalte, die sie nicht lesen können.
• Ein Assistent, den ein Nutzer mit seinem Konto verbindet, handelt unter der Verantwortung des Unternehmens, das ihn betreibt, wie Teil 1 darlegt.