Ni Microsoft ni Google ne propose de boîte partagée qui couvre les deux. Microsoft indique noir sur blanc qu’une personne disposant d’un compte Gmail ne peut pas accéder à une boîte partagée Microsoft 365, et la délégation Gmail exige un compte Google des deux côtés. Une équipe dont les adresses vivent des deux côtés a donc besoin d’un outil tiers, et la façon dont cet outil se connecte, extension de navigateur, API du fournisseur ou IMAP, compte davantage que la liste des fonctionnalités.
Comment une équipe se retrouve avec des boîtes des deux côtés
C’est plus fréquent que le marketing ne le laisse croire, et c’est rarement le résultat d’une décision.
Une entreprise tourne sur Microsoft 365 parce que le comptable en avait besoin, mais la vieille adresse contact@ est restée chez l’hébergeur du premier site, en IMAP. Une école a ses personnels sur Microsoft 365 et une association de parents d’élèves avec une adresse Gmail. Un cabinet de trois personnes a fusionné avec un autre de deux et personne n’a rien migré. Quelqu’un a ouvert une adresse Gmail pour les réservations il y a des années, ça marche, c’est resté.
Aucune de ces équipes ne cherche à unifier ses fournisseurs. Migrer une adresse, c’est toucher au DNS, prévenir tous ceux qui vous écrivent, et vivre un mois de redirections. La question n’est pas comment unifier les boîtes. C’est comment y répondre depuis un seul endroit.
Les outils natifs s’arrêtent à la frontière de leur écosystème
C’est le point qui surprend, et les deux éditeurs le documentent.
Les boîtes partagées Microsoft 365 sont internes. La consigne de Microsoft est explicite : vous ne pouvez pas donner accès à votre boîte partagée à des personnes extérieures à votre entreprise, par exemple des personnes disposant d’un compte Gmail. Sa suggestion dans ce cas est de créer un groupe Microsoft 365. D’autres contraintes de la même page méritent d’être connues : une boîte partagée accepte au maximum 25 utilisateurs, et chaque personne qui y accède doit disposer de sa propre boîte Exchange Online sous licence.
La délégation Gmail reste chez Google. Le délégué ouvre la boîte depuis son propre compte Google, ce qui suppose qu’il en ait un. Un compte professionnel ou scolaire accepte jusqu’à 1 000 délégués, même si Google précise qu’en usage courant, 40 peuvent y accéder en même temps. Utile, et cantonné à un écosystème. Nous avons passé en revue ses autres limites dans ce que la délégation Gmail fait bien et où elle s’arrête.
Le transfert automatique est le bricolage habituel, et il aggrave les choses. Faites suivre l’adresse Outlook vers l’adresse Gmail et vous obtenez des copies à deux endroits, des réponses qui partent de la mauvaise adresse, et aucun historique commun. C’est le schéma décrit dans boîte mail partagée ou liste de diffusion, avec une couche supplémentaire de confusion sur l’adresse que verra le client.
La réponse honnête à “quel outil natif couvre les deux” est donc : aucun. Ce n’est pas un oubli, c’est le périmètre des produits.
Trois façons de se connecter, et ce que chacune coûte
Chaque produit de boîte partagée choisit l’une des trois. C’est la caractéristique la plus lourde de conséquences, et elle est en général enfouie dans la documentation plutôt qu’affichée sur la page tarifs.
Une extension de navigateur dans le webmail. L’outil ajoute une couche par-dessus Gmail ou Outlook sur le web. Les attributions et les statuts apparaissent dans l’interface que l’équipe connaît déjà, ce qui facilite l’adoption. Le prix à payer : vous êtes lié à ce webmail, dans ce navigateur. Cela ne fonctionne en général pas sur mobile, et un outil conçu comme une extension Gmail ne peut pas couvrir une adresse Outlook, quels que soient les points communs entre les deux. Gmelius en est l’exemple net : au 24 août 2026, l’outil fonctionne avec Gmail et Google Workspace, et ne prend en charge ni Outlook ni Microsoft 365.
L’API du fournisseur, via OAuth. L’outil se connecte à l’API de Gmail ou à Microsoft Graph avec un jeton que vous accordez, et fonctionne dans sa propre interface. Aucun mot de passe n’est partagé, l’accès se révoque en un clic, et l’outil peut réagir à l’arrivée d’un message quasiment en temps réel. C’est ce qu’utilisent les outils réellement multi-fournisseurs pour les deux grands. Le prix à payer : chaque fournisseur doit être pris en charge spécifiquement, donc la liste compte, et un fournisseur absent de la liste est hors de portée.
L’IMAP classique. Le plus ancien des protocoles, pris en charge par à peu près tous les hébergeurs de messagerie de la planète. C’est lui qui couvre l’adresse chez OVH, Gandi, Ionos, ou l’hébergeur régional choisi par votre prédécesseur en 2014. Plus lent qu’une API push pour détecter un nouveau message, et il vaut la peine de demander comment un outil donné le gère, mais c’est la différence entre un outil qui couvre vos boîtes réelles et un outil qui en couvre deux.
En pratique : une équipe à cheval sur Gmail et Outlook a besoin au minimum de la deuxième approche pour les deux fournisseurs. Une équipe qui traîne en plus une adresse historique a besoin de la troisième.
“Compatible Outlook” ne veut pas dire une seule chose
À clarifier avant de faire confiance à une promesse de compatibilité, parce que quatre choses différentes s’appellent Outlook.
- Les comptes professionnels Microsoft 365, les formules payantes avec votre propre domaine. C’est ce que veulent dire la plupart des outils.
- Les comptes personnels Outlook.com ou Hotmail, gratuits et grand public. La prise en charge y est réellement inégale d’un produit à l’autre.
- Exchange sur serveur interne, hébergé par votre organisation. De plus en plus rare dans les petites structures, et rarement pris en charge.
- Une adresse qui s’ouvre simplement dans le logiciel Outlook mais qui est hébergée ailleurs, chez votre hébergeur web par exemple. C’est un compte IMAP avec Outlook posé devant. Le logiciel Outlook ne transforme pas une adresse en boîte Microsoft.
Ce dernier cas piège en permanence. Si votre adresse est contact@votreentreprise.fr chez votre hébergeur et que vous la lisez dans Outlook, un outil “compatible Microsoft 365” peut très bien ne pas prendre en charge votre boîte du tout. Ce qu’il vous faut là, c’est l’IMAP.
Les questions à poser avant de s’engager
Six questions, dans l’ordre qui compte. Les trois premières éliminent la plupart des candidats.
- Prend-il en charge tous vos fournisseurs, y compris le bizarre ? Listez vos adresses d’abord, vérifiez ensuite, pas l’inverse.
- Comment se connecte-t-il : extension, API ou IMAP ? Posez la question directement si le site ne le dit pas.
- Les réponses partent-elles de l’adresse partagée ou de celle de la personne ? Ce point s’est retourné contre plus d’une équipe après coup, et c’est exactement ce que la délégation Gmail rate : quand un délégué envoie, c’est sa propre adresse qui apparaît.
- Chacun garde-t-il ses identifiants ? Si la réponse implique un mot de passe commun, passez votre chemin ; nous avons expliqué pourquoi dans partager une boîte mail sans partager le mot de passe.
- Le tarif dépend-il du nombre d’utilisateurs ou de l’équipe ? Les outils multi-fournisseurs sont presque tous facturés par personne, ce qui fait payer une équipe de quatre comme un service client.
- Que deviennent vos messages si vous arrêtez de payer ? Le courrier doit rester chez votre fournisseur, l’outil n’étant qu’une couche au-dessus, et non l’inverse.
Où en sont les outils aujourd’hui
Vérifié sur la page tarifs de chaque éditeur en août 2026. Les prix changent, le mode de connexion presque jamais.
| Outil | Gmail | Outlook et Microsoft 365 | IMAP | Tarif constaté |
|---|---|---|---|---|
| Gmelius | Oui | Non | Non | À partir de 19 $ par utilisateur et par mois, en annuel |
| Front | Oui | Oui, présenté comme Office 365 | Oui | Starter à 25 $ par siège et par mois, annuel, 10 sièges max |
| Missive | Oui | Oui | Oui | Starter à 14 $ par utilisateur et par mois, 5 personnes max |
| Trupeo | Oui | Oui | Oui | À partir de 10 € par mois HT, forfait, pas par utilisateur |
Missive est le plus large des trois sur les canaux, puisqu’il transporte aussi WhatsApp, Messenger, Instagram et les SMS via Twilio. Si vos clients vous écrivent réellement là-dessus, l’argument est sérieux et nous le disons dans notre comparaison. Front est conçu pour des services clients plus grands et se facture en conséquence, avec des paliers à 65 $ et 105 $ par siège au-dessus de Starter ; notre comparaison détaille quand cela se justifie. Gmelius est un bon outil si vous êtes certain que toutes vos adresses présentes et futures seront chez Google, ce qui est le pari que vous faites ; voir notre comparaison.
Ce que fait Trupeo
Trupeo se connecte à Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 et n’importe quel fournisseur IMAP, par OAuth pour les quatre premiers et par identifiants IMAP standards pour le reste. Vous gardez vos adresses, toutes, où qu’elles soient hébergées. Chaque personne de l’équipe se connecte avec son propre compte.
Au-dessus de ces boîtes, quel que soit leur fournisseur, l’équipe retrouve la même chose : un responsable par conversation, un statut ouvert ou terminé, des notes internes et des tags, et un signal quand un collègue est déjà en train de répondre. Un message venu de l’adresse Microsoft 365 et un autre venu de la vieille adresse IMAP se retrouvent dans la même liste et se comportent pareil.
Le tarif est forfaitaire plutôt que par personne, ce qui règle l’autre moitié du problème pour une petite équipe : une boîte partagée qui coûte la même chose à deux et à six. Voir nos tarifs et les fonctionnalités, ou commencer par notre guide complet de la boîte mail partagée.
Questions fréquentes
Existe-t-il une boîte partagée compatible à la fois Gmail et Outlook ?
Pas chez Microsoft ni chez Google. Microsoft indique qu’une boîte partagée Microsoft 365 ne peut pas être ouverte par une personne disposant d’un compte Gmail, et la délégation Gmail exige un compte Google des deux côtés. Couvrir les deux suppose un outil tiers connecté aux API de chaque fournisseur, et plusieurs le font, dont Front, Missive et Trupeo au 24 août 2026.
Puis-je ajouter une adresse Gmail à une boîte partagée Microsoft 365 ?
Non. La documentation de Microsoft est explicite : vous ne pouvez pas donner accès à une boîte partagée à des personnes extérieures à votre entreprise, par exemple des personnes disposant d’un compte Gmail, et elle propose de créer un groupe Microsoft 365 lorsque des personnes extérieures doivent être incluses.
Un outil de boîte partagée a-t-il besoin du mot de passe de ma messagerie ?
Il ne devrait pas. Les outils qui se connectent à Gmail ou à Microsoft 365 passent par OAuth : vous accordez un jeton révocable et ne transmettez aucun mot de passe. Une adresse IMAP, c’est différent : elle demande en général des identifiants, et c’est pour cela qu’un mot de passe d’application est la bonne pratique quand le fournisseur en propose.
Et si une de nos adresses est chez un petit hébergeur ?
C’est une boîte IMAP, et la prise en charge de l’IMAP est le point à vérifier. Un outil qui ne liste que Gmail et Microsoft 365 ne l’atteindra pas, même si vous lisez aujourd’hui cette adresse dans Outlook. Lire une adresse dans Outlook n’en fait pas une boîte Microsoft.
Mon équipe devra-t-elle changer d’adresse email ?
Non, et tout outil qui l’exige est à écarter. Une boîte de réception partagée se connecte au-dessus des boîtes que vous avez déjà. Vos clients continuent d’écrire aux mêmes adresses et de recevoir vos réponses depuis ces mêmes adresses.
Sources :
- À propos des boîtes aux lettres partagées dans Microsoft 365 : l’impossibilité de donner accès à une boîte partagée à des personnes extérieures à l’entreprise, par exemple avec un compte Gmail, le maximum de 25 utilisateurs, et l’obligation pour chaque utilisateur de disposer d’une boîte Exchange Online sous licence.
- Déléguer et collaborer sur les e-mails : les limites de délégués pour les comptes Google professionnels et personnels, la précision qu’en usage courant 40 délégués peuvent accéder à une boîte en même temps, et le fait que l’adresse du délégué apparaît à l’envoi.
- Tarifs Gmelius : constaté en août 2026, Gmail et Google Workspace uniquement, sans prise en charge d’Outlook ni de Microsoft 365, et des formules à partir de 19 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle.
- Tarifs Front : constaté en août 2026, Office 365, Gmail, fournisseur personnalisé et IMAP comme options de messagerie, avec Starter à 25 $ par siège et par mois en annuel jusqu’à 10 sièges, Professional à 65 $ et Enterprise à 105 $.
- Tarifs Missive : constaté en août 2026, Gmail et Google Workspace, Outlook et Office 365 et IMAP, ainsi que WhatsApp, Messenger, Instagram et les SMS via Twilio, avec Starter à 14 $ par utilisateur et par mois pour 5 personnes maximum.