Mit der Gmail-Delegierung kann eine andere Person in einem fremden Postfach E-Mails lesen, senden und löschen, von ihrem eigenen Konto aus und ohne geteiltes Passwort. Ein Arbeits- oder Bildungskonto erlaubt bis zu 1.000 Bevollmächtigte, ein privates Konto 10, und etwa 40 können gleichzeitig zugreifen. Diese Obergrenzen sind nicht das, was ein kleines Team ausbremst. Ausgebremst wird es dadurch, dass die Delegierung Zugriff gewährt und sonst nichts: keine Angabe, wer sich um welche E-Mail kümmert, kein Status „erledigt“, keine Notizen fürs Team, und beim Senden erscheint die Adresse der bevollmächtigten Person.
Was die Gmail-Delegierung ist
Die Delegierung ist der in Gmail eingebaute Weg, eine andere Person ein Postfach lesen und beantworten zu lassen, ohne ihr das Passwort zu geben. Der Kontoinhaber gewährt den Zugriff in seinen Einstellungen. Die bevollmächtigte Person öffnet das Postfach dann aus ihrem eigenen Google-Konto, direkt neben ihrem gewohnten Posteingang.
Damit ist ein echtes Problem gelöst. Ein Passwort zu teilen ist riskant und führt zu Problemen: Ein E-Mail-Anbieter kann das Konto sperren, wenn er Anmeldungen von mehreren Orten gleichzeitig sieht, und bei jedem Weggang muss das Passwort für alle geändert werden. Diese Falle haben wir in Postfach teilen, ohne das Passwort zu teilen beschrieben. Die Delegierung umgeht all das. Jede Person behält ihre eigene Anmeldung, und der Zugriff lässt sich mit einem Klick entziehen.
Die Delegierung ist also wirklich nützlich. Die Frage ist nicht, ob sie funktioniert. Die Frage ist, wie weit sie trägt, wenn mehrere Leute jeden Tag dieselbe Adresse beantworten.
In zwei Minuten eingerichtet
Öffnen Sie im Konto, das Sie teilen möchten, die Gmail-Einstellungen, dann den Tab „Konten & Import“ (oder „Konten“) und dort den Abschnitt „Zugriff auf mein Konto gewähren“. Klicken Sie auf „Weiteres Konto hinzufügen“ und geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein. Google schickt ihr eine Einladung, die sie annehmen muss. Eine klassische Falle: Die Einladung ist nur eine Woche gültig. Bleibt sie liegen, fangen Sie von vorn an.
Ist die Einladung angenommen, klickt die bevollmächtigte Person in Gmail auf ihr Profilbild und wählt das delegierte Postfach. Es öffnet sich in einem eigenen Tab. Nichts zu installieren, keine Serverkonfiguration.
Für ein Team zählen zwei Details.
Erstens muss bei Google Workspace (einem Arbeits- oder Bildungskonto) Ihr Administrator die Delegierung erlauben. Und schaltet er sie irgendwann ab, gelten alle bestehenden Delegierungen auf einen Schlag nicht mehr.
Zweitens: was Ihre Empfänger sehen. Bei einem privaten Konto sehen Ihre Empfänger bei einer E-Mail, die eine bevollmächtigte Person sendet, deren eigene Adresse. Bei Workspace entscheidet der Administrator: Kontoinhaber und bevollmächtigte Person anzeigen oder nur den Kontoinhaber.
Die offiziellen Grenzen
Diese Zahlen sind mit der Dokumentation von Google abgeglichen (Stand: Oktober 2026).
- Ein privates Gmail-Konto erlaubt bis zu 10 Bevollmächtigte.
- Ein Arbeits- oder Bildungskonto erlaubt bis zu 1.000 Bevollmächtigte. Bis Januar 2021 lag die Grenze bei 25.
- Etwa 40 Bevollmächtigte können gleichzeitig auf das Konto zugreifen, und starke oder automatisierte Nutzung senkt diese Zahl weiter.
- Eine bevollmächtigte Person kann E-Mails lesen, senden und löschen. Chatten im Namen des Inhabers oder das Passwort ändern kann sie nicht.
Für drei Personen an der Kontaktadresse ist keine dieser Obergrenzen ein Problem. Sie werden nie 10 Bevollmächtigte erreichen. Genau deshalb liegen die echten Grenzen woanders.
Wo sie für ein Team an Grenzen stößt
Die Delegierung teilt den Zugriff. Die Arbeit teilt sie nicht. Der Unterschied zeigt sich schon in der ersten Woche.
Nehmen Sie eine Reparaturwerkstatt mit drei Leuten, die Angebotsanfragen über die Kontaktadresse bearbeitet. Alle haben die Delegierung, alle sehen alles. Auf dem Papier ist das Problem gelöst. In der Praxis fehlen vier Dinge.
Niemand kümmert sich um eine bestimmte E-Mail. Alle Bevollmächtigten sehen denselben Posteingang. Ein Kunde schreibt: Wer antwortet? Wer die E-Mail zuerst öffnet, oder niemand. Die Delegierung kann eine Konversation niemandem übergeben.
Gelesen bedeutet nichts. Hinter all den Tabs steckt nur ein einziges Postfach. Öffnet eine Person eine E-Mail, erscheint sie für alle als gelesen. Die anderen sehen eine gelesene E-Mail und gehen davon aus, dass sich jemand darum gekümmert hat. Vielleicht wurde sie nur zwischen zwei Terminen auf dem Handy geöffnet.
Der Ordner „Gesendet“ wird zum Kontrollinstrument. Um herauszufinden, ob schon jemand Frau Schulz geantwortet hat, wühlen Sie sich durch „Gesendet“. Zehnmal am Tag wird das schnell lästig. Genau dort entstehen doppelte Antworten an denselben Kunden, jede mit einer leicht anderen Auskunft.
Keine Notizen fürs Team, kein Status. Sie können nicht „Warten auf den Lieferanten, Donnerstag nachhaken“ an eine Konversation schreiben. Also steht der Kontext woanders: in einer weitergeleiteten Kopie oder einer WhatsApp-Nachricht. Und es gibt keinen Zustand „erledigt“. Der Posteingang bleibt eine lange Liste, in der Erledigtes und Offenes gleich aussehen.
Nichts davon ist ein Konstruktionsfehler. Die Delegierung wurde für einen ganz bestimmten Fall gedacht: eine Assistenz, die das Postfach einer Führungskraft betreut. Ein Inhaber, ein oder zwei Bevollmächtigte und Absprachen auf Zuruf. In dieser Größenordnung ist sie genau das richtige Werkzeug.
Wenn Sie als Verein oder ehrenamtliche Gruppe ein kostenloses @gmail.com-Konto nutzen, lesen Sie ein Gmail-Konto im Verein teilen, mit Hinweisen zur Kontowiederherstellung und zum Vorstandswechsel.
Eine ehrliche Entscheidungsregel
Bleiben Sie bei der Delegierung, wenn das Postfach einer Person von einer anderen mitbetreut werden muss. Eine Assistenz für die E-Mails der Geschäftsführung oder eine Vertretung im Urlaub: Das funktioniert, und es ist in Gmail schon enthalten.
Wechseln Sie den Ansatz, sobald eine gemeinsame Adresse (Kontakt oder Büro) täglich von zwei oder drei Personen beantwortet wird. Dann geht es nicht mehr um Zugriff, sondern um Abstimmung: zu wissen, wer was übernimmt und was noch auf eine Antwort wartet. Auf keine der beiden Fragen hat die Delegierung eine Antwort. Das Werkzeug, das Google für diesen Fall anbietet, ist ohnehin ein anderes: eine Google-Gruppe als gemeinsamer Posteingang, mit eigenen Nachteilen. Wir haben die Möglichkeiten in Google Workspace als gemeinsames Postfach für ein kleines Team verglichen.
Die fehlende Ebene fürs Team
Mit Trupeo behalten Sie das Gmail-Postfach und ergänzen es um die Abstimmung im Team. Sie verbinden die bestehende Adresse, und jede Person meldet sich mit ihrem eigenen Konto an, genau wie bei der Delegierung. Aber jede Konversation lässt sich einer Person übergeben, hat einen Status („Zu vergeben“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“) und kann eine Notiz fürs Team bekommen, die die Person, die geschrieben hat, nie zu sehen bekommt. Die Frage „Hat schon jemand geantwortet?“ verschwindet: Die Antwort steht direkt an der Konversation.
Wenn Ihr Team bei zwei oder drei Personen an einer Adresse angekommen ist, beginnen Sie mit unserem umfassenden Ratgeber zum gemeinsamen Postfach und werfen Sie dann einen Blick auf unsere Preise: ein einfacher Preis für kleine Organisationen.
Häufige Fragen
Wie viele Bevollmächtigte kann ein Gmail-Konto haben?
Ein Arbeits- oder Bildungskonto erlaubt bis zu 1.000 eingerichtete Bevollmächtigte, im Januar 2021 von 25 angehoben. Ein privates @gmail.com-Konto erlaubt 10. In der Praxis können etwa 40 Bevollmächtigte gleichzeitig auf das Konto zugreifen, und starke oder automatisierte Nutzung senkt diese Zahl weiter.
Was kann eine bevollmächtigte Person in Gmail nicht?
Eine bevollmächtigte Person kann nicht chatten, Ihr Passwort nicht ändern und hat keinen Zugriff auf Ihre Google-Kontoeinstellungen. Mehrere Funktionen stehen ihr außerdem nicht zur Verfügung, darunter die clientseitige Verschlüsselung und Gemini. Für ein Team zählt vor allem, was die Delegierung nie bietet: eine Möglichkeit festzuhalten, wer sich um eine E-Mail kümmert.
Sieht der Empfänger die Adresse der bevollmächtigten Person?
Ja. Sendet eine bevollmächtigte Person, erscheint ihre eigene E-Mail-Adresse. Bei Google Workspace kann der Administrator festlegen, ob Kontoinhaber und bevollmächtigte Person oder nur der Kontoinhaber angezeigt werden. Prüfen Sie diese Einstellung, bevor Sie eine Adresse, an die Ihre Kunden schreiben, auf der Delegierung aufbauen.
Ist die Gmail-Delegierung kostenlos?
Ja, sie ist ohne Aufpreis in Gmail enthalten. Bei Google Workspace muss der Administrator sie erlauben, und schaltet er sie später ab, gelten alle bestehenden Delegierungen auf einen Schlag nicht mehr.
Wann sollte ein Team die Delegierung aufgeben?
Wenn zwei oder mehr Personen jeden Tag dieselbe Adresse beantworten. Die Delegierung löst den Zugriff, das geteilte Passwort verschwindet, und das ist ein echter Gewinn. Die Abstimmung löst sie nicht: Doppelte Antworten und E-Mails, auf die niemand geantwortet hat, tauchen auf, und keine Einstellung der Delegierung ändert daran etwas.
Quellen:
- Zugriff auf E-Mails delegieren und E-Mails gemeinsam bearbeiten (Gmail-Hilfe): die Schritte zur Einrichtung, die Grenzen von 10 und 1.000 Bevollmächtigten, die etwa 40 gleichzeitigen Zugriffe, was eine bevollmächtigte Person kann und nicht kann, die nicht verfügbaren Funktionen, die angezeigte Absenderadresse und die Gültigkeit der Einladung von einer Woche.
- Nutzern erlauben, den Zugriff auf ein Gmail-Konto zu delegieren (Google Workspace-Admin-Hilfe): die Aktivierung durch den Administrator, das Aussetzen bestehender Delegierungen beim Abschalten, die etwa 40 gleichzeitigen Bevollmächtigten und die Wahl der angezeigten Absenderangaben.
- Gruppe als gemeinsamen Posteingang verwenden (Google Workspace-Schulungscenter): der deutsche Name der Funktion, mit der Google eine Gruppe als gemeinsamen Posteingang nutzen lässt.
- Expanding the Gmail delegate limit (Google Workspace Updates, auf Englisch): die Anhebung im Januar 2021 von 25 auf 1.000 eingerichtete Bevollmächtigte.