La delega Gmail permette a un’altra persona di leggere, inviare ed eliminare email in una casella che non è la sua, dal proprio account e senza password condivisa. Un account di lavoro o della scuola accetta fino a 1000 delegati, un account personale 10, e circa 40 possono accedere contemporaneamente. Non sono questi tetti a fermare un piccolo team. A fermarlo è il fatto che la delega dà l’accesso e nient’altro: nessun modo di dire chi si occupa di ogni email, nessuno stato “fatto”, nessuna nota per il team, e quando un delegato invia compare il suo indirizzo.
Che cos’è la delega Gmail
La delega è la funzione integrata in Gmail per far leggere e rispondere a una casella un’altra persona senza darle la password. Il titolare concede l’accesso dalle impostazioni. Il delegato apre poi quella casella dal proprio account Google, accanto alla sua posta di sempre.
Risolve un problema vero. Condividere una password è rischioso e crea problemi: un servizio email può bloccare l’account quando vede accessi da più posti nello stesso momento, e ogni volta che qualcuno se ne va bisogna cambiare la password per tutti. Ne abbiamo parlato in come condividere una casella senza condividere la password. La delega evita tutto questo. Ognuno mantiene le proprie credenziali, e l’accesso si revoca con un clic.
Quindi la delega è davvero utile. La domanda non è se funziona. È fin dove regge quando più persone rispondono ogni giorno allo stesso indirizzo.
Attivarla in due minuti
Dall’account da condividere, apri le impostazioni di Gmail, vai alla scheda “Account e importazione” e cerca la sezione “Concedi l’accesso al tuo account”. Clicca su “Aggiungi un altro account” e inserisci l’indirizzo email del delegato. Google gli invia un invito da accettare. Una trappola classica: l’invito scade dopo una settimana. Se chi lo riceve lo lascia in sospeso, si ricomincia da capo.
Accettato l’invito, il delegato clicca sulla sua foto del profilo in Gmail e sceglie la casella delegata. Si apre in una scheda separata. Niente da installare, niente da configurare sul server.
Per un team contano due dettagli.
Primo: su Google Workspace (un account di lavoro o della scuola) l’amministratore deve consentire la delega. E se un giorno la disattiva, tutte le deleghe esistenti smettono di funzionare tutte in una volta: vengono disattivate ma non eliminate, e tornano attive appena la riattiva.
Secondo: cosa vedono i tuoi destinatari. Su un account personale, un’email inviata da un delegato mostra l’indirizzo del delegato. Su Workspace decide l’amministratore: mostrare il titolare dell’account insieme al delegato, oppure solo il titolare.
I limiti ufficiali
Questi numeri sono verificati sulla documentazione di Google (rilevato a ottobre 2026).
- Un account Gmail personale accetta fino a 10 delegati.
- Un account di lavoro o della scuola accetta fino a 1000 delegati. Fino a gennaio 2021 il limite era 25.
- Circa 40 delegati possono accedere all’account contemporaneamente, e un uso intenso o automatizzato abbassa ancora questo numero.
- Un delegato può leggere, inviare ed eliminare email. Non può chattare a nome del titolare né cambiarne la password.
Per tre persone sull’indirizzo di contatto, nessuno di questi tetti è un problema. Ai 10 delegati non ci arriverai mai. Ed è proprio per questo che i limiti veri stanno altrove.
Dove si ferma per un team
La delega condivide l’accesso. Non condivide il lavoro. La differenza si vede già nella prima settimana.
Prendi un’officina di riparazioni con tre persone che gestiscono le richieste di preventivo sull’indirizzo di contatto. Tutti hanno la delega, tutti vedono tutto. Sulla carta, problema risolto. Nella pratica mancano quattro cose.
Non si sa chi si occupa di un’email. Ogni delegato vede la stessa casella. Scrive un cliente: chi risponde? Chi la apre per primo, oppure nessuno. La delega non ha alcun modo per affidare una conversazione a qualcuno.
“Letta” non vuol dire niente. Dietro tutte quelle schede dei delegati c’è una casella sola, quindi quando uno di voi apre un’email, risulta letta per tutti. Un altro vede l’email letta e pensa che qualcuno se ne sia occupato. Magari era solo stata aperta sul telefono tra due appuntamenti.
La cartella Inviati diventa il tuo strumento di controllo. Per sapere se qualcuno ha già risposto alla signora Rossi, scavi negli Inviati. Dieci volte al giorno, ci si stanca presto. Le risposte doppie allo stesso cliente, ognuna con una versione leggermente diversa, nascono proprio lì.
Niente note per il team, niente stato. Su una conversazione non puoi scrivere “in attesa del fornitore, sollecitare giovedì”. Così il contesto finisce altrove: in un’email inoltrata o in un messaggio WhatsApp. E non esiste uno stato “fatto”. La casella resta un lungo elenco in cui ciò che è già gestito e ciò che aspetta ancora sembrano identici.
Niente di tutto questo è un difetto di progettazione. La delega è nata per una situazione precisa: un assistente che gestisce la posta di un dirigente. Un titolare, uno o due delegati, e le decisioni prese a voce. A quella scala è esattamente lo strumento giusto.
Se condividi con altri volontari un account @gmail.com gratuito, leggi condividere l’account Gmail di un’associazione tra volontari, con i dettagli sul recupero dell’account e sul cambio del consiglio direttivo.
Una regola onesta per decidere
Tieni la delega quando la casella di una persona deve essere seguita anche da un’altra persona. Un assistente sulla posta del direttore, o qualcuno che ti sostituisce durante le ferie: funziona, ed è già compresa in Gmail.
Cambia approccio il giorno in cui un indirizzo comune (quello di contatto o della segreteria) viene gestito ogni giorno da due o tre persone. A quel punto il problema non è più l’accesso ma il coordinamento: sapere chi prende cosa, e cosa aspetta ancora una risposta. La delega non risponde a nessuna delle due domande. Del resto lo strumento che Google propone per quel caso è un altro: un gruppo Google usato come Posta in arrivo collaborativa, con i suoi compromessi. Abbiamo messo a confronto le opzioni in Google Workspace come casella condivisa per un piccolo team.
Quello che manca al team
Con Trupeo tieni la casella Gmail e aggiungi sopra il coordinamento. Colleghi l’indirizzo che hai già, e ognuno entra con il proprio account, come con la delega. Ma su ogni conversazione si vede chi se ne occupa, c’è uno stato (“Da assegnare”, “In corso”, “Fatto”) e si possono lasciare note per il team senza che chi ha scritto veda nulla. La domanda “qualcuno ha già risposto?” sparisce: la risposta è sulla conversazione stessa.
Se il tuo team è arrivato alla fase delle due o tre persone su un solo indirizzo, comincia dalla nostra guida completa alla casella condivisa, poi dai un’occhiata ai nostri prezzi: un prezzo semplice, pensato per le piccole organizzazioni.
Domande frequenti
Quanti delegati può avere un account Gmail?
Un account di lavoro o della scuola accetta fino a 1000 delegati configurati: il limite è passato da 25 a 1000 a gennaio 2021. Un account personale @gmail.com ne accetta 10. Nella pratica, circa 40 delegati possono accedere all’account contemporaneamente, e un uso intenso o automatizzato abbassa ancora questo numero.
Cosa non può fare un delegato Gmail?
Un delegato non può chattare con nessuno né cambiare la tua password, e non ha accesso alle impostazioni del tuo Account Google. Diverse funzioni non sono disponibili per lui, tra cui la crittografia lato client e Gemini in Gmail. Per un team conta soprattutto quello che la delega non offre mai: un modo per segnare chi si sta occupando di un’email.
Il destinatario vede l’indirizzo del delegato?
Sì. Quando un delegato invia, compare il suo indirizzo email. Su Google Workspace l’amministratore può scegliere se mostrare anche il titolare o solo lui, ma conviene controllare l’impostazione prima di costruire sulla delega un indirizzo a cui scrivono i tuoi clienti.
La delega Gmail è gratuita?
Sì, è inclusa in Gmail senza costi aggiuntivi. Su Google Workspace l’amministratore deve consentirla, e se in seguito la disattiva, tutte le deleghe esistenti smettono di funzionare in una volta.
Quando un team dovrebbe smettere di usare la delega?
Quando due o più persone rispondono ogni giorno allo stesso indirizzo. La delega risolve l’accesso, quindi la password condivisa sparisce, ed è un vantaggio reale. Non risolve il coordinamento, così compaiono risposte doppie ed email a cui nessuno ha risposto, e nessuna impostazione della delega rimedia né all’una né all’altra cosa.
Fonti:
- Delega e collabora con l’email (Guida di Gmail): i passaggi per attivarla, i limiti di 10 e 1000 delegati, i circa 40 accessi contemporanei, cosa può e non può fare un delegato, le funzioni non disponibili, l’indirizzo mostrato e la scadenza dell’invito dopo una settimana.
- Consentire agli utenti di delegare l’accesso a un account Gmail (Guida per l’amministratore di Google Workspace): l’attivazione da parte dell’amministratore, la sospensione delle deleghe se viene disattivata, i circa 40 delegati contemporanei ridotti da un uso intenso o automatizzato e la scelta del mittente mostrato.
- Expanding the Gmail delegate limit (Google Workspace Updates, in inglese): l’aumento di gennaio 2021 da 25 a 1000 delegati configurati.