Né Microsoft né Google offrono una casella condivisa che copra entrambi i mondi. Microsoft scrive chiaramente che non puoi dare accesso a una cassetta postale condivisa di Microsoft 365 a chi ha un account Gmail, e la delega di Gmail richiede un account Google da entrambe le parti. Un team con indirizzi da una parte e dall’altra ha quindi bisogno di uno strumento esterno, e il modo in cui quello strumento si collega (estensione del browser, API del provider o semplice IMAP) conta più dell’elenco delle funzionalità.
Come un team si ritrova con caselle da entrambe le parti
Succede più spesso di quanto il marketing lasci pensare, e quasi mai per una scelta precisa.
Un’azienda lavora su Microsoft 365 perché serviva al commercialista, ma il vecchio indirizzo info è rimasto presso l’hosting del primo sito, in IMAP. Una scuola ha il personale su Microsoft 365 e un comitato dei genitori con un indirizzo Gmail. Uno studio di tre persone si è unito a uno di due e nessuno ha migrato niente. Anni fa qualcuno ha aperto un account Gmail per le prenotazioni, funziona, ed è rimasto lì.
Nessuno di questi team vuole riunire tutto presso un solo servizio email. Migrare un indirizzo vuol dire mettere mano al DNS, avvisare tutti quelli che ci scrivono e convivere con un mese di inoltri. La domanda non è come unificare le caselle. È come rispondere a tutte da un unico posto.
Gli strumenti nativi si fermano al confine del loro ecosistema
È la parte che sorprende di più, ed entrambi i fornitori lo documentano.
Le cassette postali condivise di Microsoft 365 sono solo interne. Le indicazioni di Microsoft sono esplicite: non puoi dare accesso alla cassetta postale condivisa a persone esterne all’azienda, per esempio a chi ha un account Gmail. Il suggerimento, in quel caso, è creare un gruppo di Microsoft 365. Nella stessa pagina ci sono altri vincoli da conoscere: una cassetta postale condivisa supporta al massimo 25 persone, e ognuna deve avere una propria cassetta postale con licenza Exchange Online.
La delega di Gmail resta dentro Google. Il delegato apre la casella dal proprio account Google, quindi deve averne uno. Un account di lavoro o della scuola accetta fino a 1000 delegati, anche se Google precisa che di solito 40 possono accedere contemporaneamente. Utile, ma chiusa in un solo ecosistema. Abbiamo visto gli altri limiti in cosa fa bene la delega Gmail e dove si ferma.
L’inoltro è l’improvvisazione classica, e peggiora le cose. Inoltri l’indirizzo Outlook verso quello Gmail e ti ritrovi con copie in due posti, risposte che partono dall’indirizzo sbagliato e nessuna cronologia condivisa. È lo schema che abbiamo descritto in casella condivisa o lista di distribuzione, con un livello di confusione in più su quale indirizzo vedrà chi ti scrive.
Quindi la risposta onesta a “quale strumento nativo copre entrambi” è: nessuno. Non è una svista, è il modo in cui i prodotti sono pensati.
Tre modi di collegarsi, e cosa ti costa ciascuno
Ogni strumento di casella condivisa sceglie uno di questi. È la cosa che pesa di più, e di solito è sepolta nella documentazione invece che nella pagina dei prezzi.
Estensione del browser dentro la webmail. Lo strumento aggiunge uno strato sopra Gmail o Outlook sul web. Chi se ne occupa e lo stato di ogni email compaiono dentro l’interfaccia che il team conosce già, e questo rende l’adozione facile. Il prezzo: resti legato a quella webmail, in quel browser. Di solito non funziona da telefono, e uno strumento nato come estensione di Gmail non può coprire un indirizzo Outlook, per quanto i due servizi si somiglino. Gmelius è l’esempio tipico: come rilevato a ottobre 2026, funziona con Gmail e Google Workspace e non supporta Outlook né Microsoft 365, anche se offre un’app web per il telefono.
API del provider con OAuth. Lo strumento si collega all’API di Gmail o a Microsoft Graph con un token che autorizzi tu, e lavora nella propria interfaccia. Nessuna password viene condivisa, l’accesso si revoca con un clic e lo strumento può accorgersi delle nuove email quasi in tempo reale. È la strada che seguono, per i due grandi, gli strumenti seri che lavorano con più servizi email. Il prezzo: ogni provider va supportato in modo specifico, quindi l’elenco dei servizi supportati conta, e uno che non c’è resta fuori.
IMAP puro e semplice. Il protocollo più vecchio, supportato in pratica da qualsiasi servizio email al mondo. È quello che copre l’indirizzo su Aruba, Register.it, Ionos, o presso il provider locale scelto nel 2014 da chi c’era prima di te. Si accorge delle nuove email più lentamente di un’API push, e vale la pena chiedere come lo gestisce un dato strumento, ma è la differenza tra uno strumento che copre le tue caselle reali e uno che ne copre due.
La regola pratica: un team su Gmail e Outlook ha bisogno almeno del secondo approccio per entrambi i servizi. Un team che ha anche un vecchio indirizzo da qualche altra parte ha bisogno anche del terzo.
“Funziona con Outlook” non vuol dire una cosa sola
Meglio chiarirlo prima di fidarti di una promessa di compatibilità, perché con il nome Outlook si indicano quattro cose diverse.
- Gli account aziendali Microsoft 365, i piani a pagamento con il tuo dominio. È quello che intende la maggior parte degli strumenti.
- Gli account personali Outlook.com o Hotmail, gratuiti. Qui il supporto cambia davvero da un prodotto all’altro.
- Exchange on-premises, un server gestito dalla tua organizzazione. Sempre più raro nelle piccole realtà, e supportato di rado.
- Un indirizzo che si apre semplicemente nell’app Outlook ma è ospitato altrove, per esempio presso il tuo hosting. È un account IMAP con Outlook davanti come programma di posta. L’app Outlook non lo trasforma in una casella Microsoft.
Quest’ultimo caso trae in inganno di continuo. Se il tuo indirizzo è info@latuaazienda.it presso il tuo hosting e lo leggi in Outlook, uno strumento che “supporta Microsoft 365” potrebbe non supportare affatto la tua casella. Lì ti serve l’IMAP.
Cosa verificare prima di scegliere
Sei domande, nell’ordine che conta. Le prime tre eliminano la maggior parte dei candidati.
- Supporta tutti i servizi email che usi davvero, compreso quello più insolito? Prima elenca i tuoi indirizzi, poi verifica, non il contrario.
- Come si collega: estensione, API o IMAP? Chiedilo direttamente se il sito non lo dice.
- Le risposte partono dall’indirizzo condiviso o da quello personale di chi scrive? Su questo più di un team si è scottato a cose fatte, ed è proprio dove sbaglia la delega di Gmail: quando un delegato invia, compare il suo indirizzo.
- Ognuno nel team mantiene il proprio accesso? Se la risposta passa da una password condivisa, lascia perdere; abbiamo spiegato perché in condividere una casella senza condividere la password.
- Il prezzo cresce per persona o per team? Gli strumenti che coprono più provider fanno pagare quasi tutti a postazione, ed è così che un team di quattro persone finisce per pagare come un intero reparto di assistenza.
- Che fine fa la tua posta se smetti di pagare? La posta deve restare presso il tuo provider, con lo strumento come strato sopra, non il contrario.
Dove sono gli strumenti oggi
Dati rilevati a ottobre 2026 sulla pagina dei prezzi di ciascun fornitore. I prezzi cambiano; il modo di collegarsi cambia di rado.
| Strumento | Gmail | Outlook e Microsoft 365 | IMAP | Prezzo rilevato |
|---|---|---|---|---|
| Gmelius | Sì | No | No | 25 $ a persona al mese con fatturazione annuale (Growth, il primo piano con caselle condivise) |
| Front | Sì | Sì, indicato come Office 365 | Tramite inoltro, non IMAP | Starter 25 $ a postazione al mese, fatturazione annuale, fino a 10 postazioni |
| Missive | Sì | Sì | Sì | Starter 14 $ a persona al mese, fino a 5 persone |
| Trupeo | Sì | Sì | Sì | 10 € per casella al mese IVA esclusa per 2 persone, 20 € da 3 |
Missive è il più ampio dei tre sui canali, perché gestisce anche WhatsApp, Messenger, Instagram e gli SMS tramite Twilio. Se le persone che ti scrivono usano davvero questi canali, è un argomento serio e lo diciamo nel nostro confronto. Front è pensato per grandi team di assistenza e ha prezzi di conseguenza, con piani a 65 $ e 105 $ a postazione sopra Starter; il nostro confronto spiega quando ha senso. Gmelius è un buon strumento se sei sicuro che ogni indirizzo che avrai mai sarà di Google: è proprio questa la scommessa che fai; vedi il nostro confronto.
Cosa fa Trupeo
Trupeo si collega a Gmail, Google Workspace, Outlook, Microsoft 365 e a qualsiasi servizio email IMAP, con OAuth per i primi quattro e con le normali credenziali IMAP per gli altri. Tieni i tuoi indirizzi, tutti, ovunque siano ospitati. Ogni persona del team accede con il proprio account.
Sopra quelle caselle, qualunque sia il provider, il team trova la stessa cosa: una persona che se ne occupa per ogni conversazione, uno stato (Da assegnare, In corso, Fatto), note per il team ed etichette, e un avviso quando qualcun altro del team sta già rispondendo. Un’email arrivata all’indirizzo Microsoft 365 e una arrivata al vecchio indirizzo IMAP stanno nella stessa lista e si comportano allo stesso modo.
Il prezzo è per casella e non per persona, ed è l’altra metà del problema per un piccolo team: 10 € al mese IVA esclusa per due persone, 20 € da tre, che il team sia di tre persone o di sei. Vedi i nostri prezzi e le funzionalità, oppure parti dalla nostra guida completa alla casella condivisa.
Domande frequenti
Esiste una casella condivisa che funzioni sia con Gmail sia con Outlook?
Non da parte di Microsoft o Google. Microsoft afferma che a una cassetta postale condivisa di Microsoft 365 non può accedere chi ha un account Gmail, e la delega di Gmail richiede un account Google da entrambe le parti. Per coprire entrambi serve uno strumento esterno che si colleghi all’API di ciascun provider, e diversi lo fanno, tra cui Front, Missive e Trupeo, come rilevato a ottobre 2026.
Posso aggiungere un indirizzo Gmail a una cassetta postale condivisa di Microsoft 365?
No. La documentazione di Microsoft dice esplicitamente che non puoi dare accesso a una cassetta postale condivisa a persone esterne all’azienda, per esempio a chi ha un account Gmail, e suggerisce di creare un gruppo quando servono persone esterne.
Uno strumento di casella condivisa ha bisogno della password della mia email?
Non dovrebbe. Gli strumenti che si collegano a Gmail o a Microsoft 365 usano OAuth: autorizzi un token revocabile e non consegni mai una password. Un indirizzo IMAP è diverso: di solito servono le credenziali, ed è per questo che conviene usare una password per le app quando il provider la offre.
E se uno dei nostri indirizzi è presso un piccolo provider di hosting?
È una casella IMAP, ed è il supporto IMAP che devi verificare. Uno strumento che elenca solo Gmail e Microsoft 365 non la raggiungerà, anche se oggi leggi quell’indirizzo nell’app Outlook. Leggere un indirizzo in Outlook non lo rende una casella Microsoft.
Il mio team dovrà cambiare indirizzo email?
No, e qualsiasi strumento che lo richieda va scartato. Una casella condivisa si collega sopra le caselle che hai già. Chi ti scrive continua a usare gli stessi indirizzi e continua a ricevere le risposte da lì.
Fonti:
- Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365: non è possibile dare accesso alla cassetta postale condivisa a persone esterne all’azienda, per esempio con un account Gmail, il suggerimento di creare un gruppo, il massimo di 25 persone (« utenti » nella pagina) e l’obbligo per ognuna di avere una cassetta postale con licenza Exchange Online.
- Delegare e collaborare sulle email (Guida di Gmail): i limiti di delegati per gli account di lavoro e personali, i 40 delegati che di solito possono accedere contemporaneamente e il fatto che, quando un delegato invia, compare il suo indirizzo.
- Prezzi di Gmelius: rilevato a ottobre 2026, solo account Gmail e Google Workspace, caselle condivise dal piano Growth a 25 $ con fatturazione annuale, e un’app web (PWA) per iOS e Android.
- Prezzi di Front: rilevato a ottobre 2026, Office 365, Gmail e Custom tra le opzioni email, Starter a 25 $ a postazione al mese con fatturazione annuale fino a 10 postazioni, Professional a 65 $ ed Enterprise a 105 $.
- Centro assistenza di Front: collegare un account email personalizzato (in inglese): rilevato a ottobre 2026, un account Custom riceve la posta impostando un inoltro verso Front.
- Prezzi di Missive: rilevato a ottobre 2026, Gmail e Google Workspace, Outlook e IMAP, più WhatsApp, Messenger, Instagram e SMS tramite Twilio, con Starter a 14 $ a persona al mese fino a 5 persone.