Software per il condominio autogestito: quale strumento per quale lavoro

Un condominio gestito dai condòmini stessi, senza un amministratore professionista, ha tre lavori da coprire: i soldi (le rate, il conto, il rendiconto), gli avvisi che arrivano a tutti i condòmini e la casella della corrispondenza, dove scrivono i condòmini, le imprese e l’assicurazione. Un gestionale per condomini come CondominioAmico.net o KondoManager è pensato per i soldi, le rate e i documenti, ed è la scelta giusta quando tenere la contabilità e incassare le quote è la parte difficile. Se i conti funzionano già e quello che non va è l’indirizzo email del condominio, basta una casella condivisa, e di solito costa meno.

I tre lavori

Prima di confrontare i programmi, separa quello che fanno davvero l’amministratore e chi gli dà una mano. La maggior parte degli strumenti è pensata per uno o due di questi lavori, raramente per tutti e tre.

Una premessa sulla legge. Per il Codice civile la nomina di un amministratore è obbligatoria quando i condòmini sono più di otto; sotto quella soglia i condòmini possono gestirsi da soli. Sopra, l’amministratore può comunque essere uno di loro: chi è nominato tra i condòmini dello stabile non deve avere il diploma né il corso di formazione richiesti a un professionista (restano invece i requisiti di onorabilità). Il suo incarico dura un anno e si intende rinnovato per uguale durata. Negli edifici di almeno dodici unità l’assemblea può affiancargli un consiglio di condominio di almeno tre condòmini, con funzioni consultive e di controllo.

1. I soldi. Le rate, le spese, i condòmini in ritardo con i pagamenti. Tutte le somme del condominio devono passare da un conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio. L’assemblea approva ogni anno il preventivo delle spese e il rendiconto, e per i lavori di manutenzione straordinaria deve costituire un fondo speciale pari all’importo dei lavori. L’amministratore tiene il registro di contabilità, redige il rendiconto annuale e convoca l’assemblea per approvarlo entro centottanta giorni; le scritture e i documenti giustificativi si conservano per dieci anni.

2. Gli avvisi. Un solo messaggio per tutti i condòmini: la convocazione dell’assemblea, la sospensione dell’acqua di martedì, il verbale. È una comunicazione da uno a tutti. L’avviso di convocazione parte almeno cinque giorni prima dell’assemblea in prima convocazione, e la legge elenca i mezzi: raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano. Una semplice email non è nell’elenco. Serve quindi un elenco aggiornato dei condòmini, con i loro recapiti e, quando c’è, la loro PEC.

3. La casella della corrispondenza. L’indirizzo del condominio, dove la gente scrive e si aspetta una risposta: un condòmino che segnala un’infiltrazione, un’impresa che manda un preventivo, il perito dell’assicurazione, un notaio che per una compravendita chiede l’attestazione sullo stato dei pagamenti. Qui molte persone scrivono a un solo indirizzo, e le risposte partono da più volontari. Qui le domande sono altre: chi se ne occupa, se qualcuno ha già risposto, e che fine fa l’archivio quando l’assemblea cambia amministratore o consiglieri.

Un gestionale per condomini è forte sui soldi, e quelli che vediamo qui pubblicano anche gli avvisi in una bacheca o in un’app per i condòmini. Il terzo lavoro è spesso l’unico per cui nessuno ha scelto uno strumento, ed è lì che circola la password condivisa. Ne parliamo nel dettaglio nell’articolo La casella condivisa del condominio senza amministratore.

Un gestionale in cloud: CondominioAmico.net

CondominioAmico.net è un software in cloud per la gestione del condominio, pensato per gli amministratori, che un condòmino amministratore può usare per un solo stabile. Il suo sito descrive l’accesso da PC, tablet e smartphone con backup automatici, la gestione di pagamenti, avvisi e scadenze, un archivio di dati e documenti fino a dieci anni, il trasferimento dei dati dal vecchio gestionale e l’assistenza tecnica inclusa nella licenza. Per i condòmini ci sono, in opzione, un’app e un sito internet del condominio.

I prezzi, rilevati a ottobre 2026 sulla pagina del software, sono mensili, pagati annualmente, IVA esclusa, e dipendono dal numero di condomini gestiti:

• fino a 2 condomini: 9,90 € al mese;
• fino a 5 condomini: 12,90 € al mese;
• fino a 10 condomini: 17,90 € al mese;
• fino a 20 condomini: 25,90 € al mese;
• fino a 50 condomini: 45,90 € al mese;
• oltre 50 condomini: preventivo su misura.

Ogni licenza comprende unità abitative e postazioni illimitate. Le opzioni si pagano a parte: l’app per i condòmini costa 1,50 € al mese per condominio, il sito internet del condominio 4,00 € al mese per condominio. Al posto di una prova la pagina propone una demo gratuita su richiesta.

Per chi va bene: un condominio dove il condòmino amministratore passa la maggior parte del tempo su rate, ritardi nei pagamenti e rendiconto. Proprio il lavoro che una casella condivisa non fa.

Cosa verificare: il sito opzionale per l’amministratore (11,00 € al mese) comprende l’attivazione di due caselle di posta, ma una casella condivisa in cui amministratore e consiglieri rispondono dall’indirizzo del condominio ciascuno con il proprio accesso, non è descritta. Se ti interessa, chiedilo durante la demo.

Un’alternativa gratuita: KondoManager

KondoManager si presenta come « il primo gestionale condominiale open source, completo e gratuito per sempre ». Non ha piani a pagamento né limiti sul numero di condomini, e chi lo usa può sostenerlo con donazioni. Il sito elenca la contabilità in partita doppia con il libro giornale, i piani di rate ordinari, straordinari e integrativi, le segnalazioni di guasti aperte dai condòmini dall’app, la bacheca con gli avvisi e le circolari per le assemblee, e un archivio per verbali, contratti, planimetrie e polizze.

Il prezzo, rilevato a ottobre 2026, è zero, ma c’è un costo di altro tipo: lo installi sul tuo server. Serve un hosting con PHP 8.4 o superiore; il sito dice che va bene anche un hosting condiviso, con un installatore guidato che non richiede la riga di comando. Le email che manda sono notifiche, non una casella in cui rispondere.

Per chi va bene: un condominio dove qualcuno è a suo agio con un hosting web e vuole un gestionale completo senza canone, sapendo che aggiornamenti e backup restano a suo carico.

Quello che forse hai già

Molti condomini pagano già, o possono ottenere, un servizio email che offre una qualche forma di indirizzo condiviso. Prima di comprare qualcosa, controlla queste opzioni.

La cassetta postale condivisa di Microsoft 365. Se il condominio ha già Microsoft 365 per le aziende, una cassetta postale condivisa non costa nulla in più. Microsoft indica che archivia fino a 50 GB senza una licenza propria e accetta al massimo 25 persone. Per un consiglio di condominio pesano due condizioni: ogni persona che la apre deve avere una propria cassetta postale Exchange Online con licenza, e solo le persone interne all’organizzazione possono usarla, quindi un consigliere che ha solo un Gmail personale non può entrare. Ne parliamo nell’articolo La casella condivisa di Microsoft 365 per un piccolo team.

La casella condivisa nativa di Google Workspace. Google Workspace offre ora una casella condivisa nativa, ancora in rilascio graduale (situazione rilevata a ottobre 2026). Un amministratore la crea dalla Console di amministrazione, nella sezione Utenti, con « Configura un indirizzo email condiviso ». È disponibile nelle versioni Business Starter, Business Standard e Business Plus, ma non ancora su tutti gli account: se non la vedi, Google stessa consiglia di usare nel frattempo gli account Gmail delegati.

La casella di posta collaborativa di Google Gruppi. Un gruppo Google configurato come casella di posta collaborativa permette ai membri di assegnarsi le conversazioni e di segnarle come completate. Serve Groups for Business attivo e le giuste autorizzazioni di moderazione per i membri. Si lavora nell’interfaccia di Google Gruppi e non in Gmail, e qualche volontario ci si perde. Le due opzioni di Google sono messe a confronto nell’articolo La casella condivisa di Google Workspace per un piccolo team.

Queste opzioni sono gratuite o quasi se hai già la suite. Il loro limite è lo stesso: presuppongono un’organizzazione che crea gli account per i suoi membri, e un gruppo di condòmini volontari che usano il proprio indirizzo personale raramente lo è.

Solo la casella: Trupeo

Trupeo copre il terzo lavoro e niente altro. Collega l’indirizzo che il condominio ha già, che sia su Gmail, Outlook, Microsoft 365 o su qualsiasi casella IMAP, come quella arrivata con l’hosting del sito o con il provider internet. L’indirizzo non cambia e non si migra nulla.

L’amministratore e ogni consigliere entrano con il proprio account, così la password della casella non passa più di mano in mano. Su ogni conversazione si vede chi se ne occupa e a che punto è (da assegnare, in corso, fatto), e i membri lasciano note per il team che i condòmini che scrivono non vedono mai. Quando qualcuno lascia l’incarico dopo l’assemblea, gli togli l’accesso; l’indirizzo, l’archivio e le email in corso restano al condominio.

Cosa non fa: Trupeo non tiene la contabilità, né le rate, né il registro dei verbali, né un portale per i condòmini. Non manda nemmeno avvisi di massa a tutti i condòmini, e non sostituisce la raccomandata o la PEC per la convocazione. Si occupa della posta, e di nient’altro.

Trupeo costa per casella collegata, IVA esclusa: 10 € al mese per 2 persone, 20 € al mese da 3 persone, che il consiglio sia di tre membri o di nove. Ogni piano comprende tutte le funzioni. La prova gratuita dura 30 giorni, senza carta di credito. I dettagli sono sulla nostra pagina per i condomini e sulla pagina dei prezzi.

Quale strumento per quale situazione

Niente ti impedisce di combinarli. Un condominio può tenere i conti su un gestionale e la sua posta in una casella condivisa: i due strumenti non si sovrappongono.

Un esempio con i numeri: un palazzo di 40 unità

Prendi un palazzo di 40 unità con un condòmino amministratore e un consiglio di condominio di tre persone, e metti fianco a fianco i prezzi pubblicati, rilevati a ottobre 2026:

• CondominioAmico.net, fascia fino a 2 condomini: 9,90 € al mese IVA esclusa, cioè 118,80 € all’anno, più eventualmente 1,50 € al mese per l’app dei condòmini. Il prezzo non dipende dal numero di unità.
• KondoManager: 0 €, più il costo dell’hosting che scegli e il tempo di chi lo mantiene.
• Trupeo: 20 € al mese IVA esclusa per la casella del condominio, perché amministratore e consiglieri sono tre persone o più. Anche qui il prezzo non dipende dal numero di unità.

Leggi queste cifre con attenzione. Non sono tre prezzi per la stessa cosa. CondominioAmico.net e KondoManager si occupano dei soldi, delle rate e dei documenti, cosa che Trupeo non fa. Trupeo si occupa dell’indirizzo condiviso con più accessi, che le loro pagine non descrivono. La vera domanda è quale lavoro ti crea problemi oggi. Per uno sguardo più ampio su come si pagano gli strumenti di casella condivisa, vedi il prezzo di una casella condivisa, per persona o per casella e la migliore casella condivisa per un piccolo team. E quando cambiano amministratore o consiglieri, il passaggio dell’email del condominio elenca le cose da fare una per una.

Domande frequenti

Di quale software ha bisogno un condominio autogestito?

Dipende da quale dei tre lavori ti pesa. Se tenere la contabilità, incassare le rate e preparare il rendiconto prende quasi tutto il tempo, va bene un gestionale per condomini come CondominioAmico.net o KondoManager. Se i conti funzionano e quello che non va è l’indirizzo email del condominio, basta una casella condivisa. Molti condomini hanno bisogno solo di una delle due cose.

Serve un gestionale per condomini solo per l’email?

No. I gestionali per condomini ruotano attorno a contabilità, rate, documenti e avvisi ai condòmini. Se il problema è una password condivisa sul Gmail o sull’Outlook del condominio, una casella condivisa dà all’amministratore e a ogni consigliere il proprio accesso a quell’indirizzo, conserva l’archivio e mostra chi si occupa di ogni email, senza cambiare il modo in cui tenete i conti.

Che cosa usano amministratore e consiglieri per condividere un indirizzo email?

Di solito una di queste tre cose: la stessa password che passa di mano in mano (un sistema che salta quando l’account si blocca o qualcuno lascia l’incarico), una cassetta postale condivisa di Microsoft 365 o Google Workspace se il condominio ne paga già una, oppure una casella condivisa come Trupeo, che collega l’indirizzo esistente e dà a ciascuno il proprio account.

Fonti:

• Art. 1129 Codice civile, Nomina, revoca ed obblighi dell’amministratore (Brocardi.it): nomina obbligatoria quando i condomini sono più di otto; incarico di un anno che si intende rinnovato per eguale durata; somme che transitano su un conto corrente, postale o bancario, intestato al condominio; consegna di tutta la documentazione alla cessazione dell’incarico; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1130 Codice civile, Attribuzioni dell’amministratore (Brocardi.it): riscuotere i contributi; registro di contabilità; attestazione sullo stato dei pagamenti su richiesta del condomino; rendiconto condominiale annuale e convocazione dell’assemblea per approvarlo entro centottanta giorni; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1130-bis Codice civile, Rendiconto condominiale (Brocardi.it): conservazione delle scritture e dei documenti giustificativi per dieci anni; consiglio di condominio di almeno tre condomini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari, con funzioni consultive e di controllo; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 1135 Codice civile, Attribuzioni dell’assemblea dei condomini (Brocardi.it): approvazione del preventivo delle spese e del rendiconto annuale; fondo speciale obbligatorio di importo pari all’ammontare dei lavori di manutenzione straordinaria; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 66 Disposizioni per l’attuazione del Codice civile (Brocardi.it): assemblea ordinaria annuale; avviso di convocazione almeno cinque giorni prima della prima convocazione, a mezzo di posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax o consegna a mano; rilevato a ottobre 2026.
• Art. 71-bis Disposizioni per l’attuazione del Codice civile (Brocardi.it): il diploma (lettera f) e la formazione (lettera g) non sono necessari quando l’amministratore è nominato tra i condomini dello stabile, mentre restano i requisiti di onorabilità; rilevato a ottobre 2026.
• Software condominio CondominioAmico.net: rilevato a ottobre 2026, software in cloud per amministratori, prezzi mensili fatturati annualmente e IVA esclusa (9,90 € fino a 2 condomini, 12,90 € fino a 5, 17,90 € fino a 10, 25,90 € fino a 20, 45,90 € fino a 50, preventivo oltre 50), unità abitative e postazioni illimitate, trasferimento dati, assistenza tecnica e archivio fino a dieci anni inclusi, accesso da PC, tablet e smartphone, backup automatico, gestione di pagamenti, avvisi e scadenze, app per i condòmini a 1,50 € e sito internet del condominio a 4,00 € al mese per condominio, demo gratuita su richiesta, due caselle di posta nel sito per l’amministratore a 11,00 € al mese; nessuna casella condivisa descritta.
• KondoManager: rilevato a ottobre 2026, gestionale condominiale open source « gratuito per sempre », da installare sul proprio server con PHP 8.4 o superiore, anche su hosting condiviso, con installatore guidato senza riga di comando; nessun abbonamento né limite sul numero di condomini, donazioni volontarie; partita doppia con libro giornale, piani di rate ordinari, straordinari e integrativi, segnalazioni dei condòmini dall’app, bacheca con avvisi e circolari, archivio di verbali, contratti, planimetrie e polizze; email usate per le notifiche della bacheca.
• Informazioni sulle cassette postali condivise in Microsoft 365 (Microsoft Learn): fino a 50 GB senza licenza, un massimo di 25 persone, ognuna deve avere una cassetta postale con licenza Exchange Online, e solo le persone interne all’organizzazione possono usarla, non chi ha un account Gmail.
• Creare una casella di posta condivisa (Guida di Google Workspace): casella condivisa nativa rilasciata in fasi nelle versioni Business Starter, Business Standard e Business Plus, creata dalla sezione Utenti della Console di amministrazione con « Configura un indirizzo email condiviso », con gli account Gmail delegati come alternativa nel frattempo, rilevato a ottobre 2026.
• Utilizzare un gruppo come casella di posta collaborativa (Guida di Google Workspace): i membri possono assegnarsi le conversazioni e segnarle come completate, con Groups for Business attivo e le autorizzazioni di moderazione impostate.