Ogni assemblea rimescola le carte
Chi tiene la posta del condominio non è una squadra stabile. Per il Codice civile l’incarico di amministratore dura un anno e si intende rinnovato per uguale durata, e l’assemblea può cambiarlo. Quando i condòmini non sono più di otto, la nomina non è nemmeno obbligatoria: spesso è un condòmino a fare da amministratore, e la legge lo permette senza chiedergli il diploma né il corso di formazione richiesti a un professionista. Negli edifici di almeno dodici unità, l’assemblea può affiancargli un consiglio di condominio di almeno tre condòmini, con funzioni consultive e di controllo. A questo si aggiungono le vendite, i traslochi e chi non vuole ricominciare. In pratica, quasi ogni anno qualcuno lascia e qualcuno arriva.
Intanto la casella del condominio continua a ricevere. L’impresa manda il preventivo per il tetto. Il perito dell’assicurazione chiede le foto dell’infiltrazione. L’avvocato aspetta il verbale firmato. Un condòmino segnala una perdita nel vano scala. Tutto arriva a un solo indirizzo, spesso un Gmail aperto anni fa da qualcuno che nel palazzo non abita più. Abbiamo descritto cosa passa da quell’indirizzo nell’articolo sulla casella condivisa del condominio senza amministratore.
Il passaggio di quella casella non si prepara quasi mai. Chi esce manda su WhatsApp la password a chi entra, inoltra tre email che gli sembravano importanti e volta pagina. Sei mesi dopo nessuno sa più a che punto è il sinistro denunciato l’anno scorso.
Tratta la casella come parte della documentazione del condominio
Per l’amministratore il Codice civile è chiaro. Deve tenere quattro registri: anagrafe condominiale, verbali delle assemblee, nomina e revoca dell’amministratore, contabilità. Deve conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione. E alla cessazione dell’incarico è tenuto a consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini, e a svolgere le attività urgenti per evitare danni agli interessi comuni, senza diritto a ulteriori compensi.
La casella email non compare in quell’elenco, eppure contiene la versione viva di ogni pratica aperta: cosa ha scritto davvero il perito, cosa ha promesso davvero l’impresa, e quando. In un condominio gestito da un condòmino, buona parte di quei documenti è arrivata per email e spesso non esiste altrove: preventivi firmati in allegato, scambi con l’assicurazione, solleciti delle quote. Nessuna legge parla della casella, ma l’idea della consegna si copia facilmente: un inventario scritto, una data fissa per il passaggio, e niente che dipenda dalla buona volontà o dalla memoria di chi se ne va.
Fai l’inventario delle pratiche aperte prima che qualcuno se ne vada
Prima che un consigliere o l’amministratore lasci, elenca cosa è aperto. Non tutto lo storico: solo le pratiche su cui qualcuno aspetta una risposta o un’azione.
- I sinistri aperti: numero del sinistro, ultimo scambio con il perito o con l’assicurazione, documenti ancora da mandare.
- I preventivi in sospeso: quali imprese sono state sollecitate e quando, cosa va messo ai voti nella prossima assemblea.
- Gli scambi con l’avvocato, la banca, il comune o l’amministratore: chi deve rispondere, ed entro quando.
- I solleciti delle quote condominiali in corso: chi è stato sollecitato, quando, con quale esito.
Basta una riga per pratica: a che punto è, chi ha risposto per ultimo, cosa si aspetta e da chi. È un’ora di lavoro che risparmia mesi di ricostruzione a chi arriva.
Passa l’account, non solo la password
La password è solo metà di quello che una persona tiene in mano. L’altra metà sono le opzioni di recupero dell’account: il numero di telefono e l’email di recupero che il servizio email usa per far rientrare qualcuno che non riesce più ad accedere. Se appartengono ancora a chi ha creato l’account, può recuperarlo lui, non il condominio.
Sposta telefono ed email di recupero su una persona che resta, annota presso quale servizio è aperto l’account e, se l’indirizzo è su un dominio del condominio, chi è intestatario dell’hosting e quando va rinnovato il dominio. Poi cambia la password, una volta sola, se è mai stata condivisa. Su un account Google fai la parte del recupero una settimana prima del passaggio, non il giorno stesso: dopo una modifica Google può continuare a mandare codici alle informazioni precedenti per 7 giorni.
Quando arriva un amministratore professionista
Un condominio che smette di gestirsi da solo affronta una versione più grande dello stesso passaggio. Lo studio lavora con i propri strumenti e la propria email, quindi l’indirizzo del condominio non è più il luogo della gestione quotidiana. Non per questo smette di contare.
- Conservane il contenuto. Per un account Gmail lo strumento di download dei dati di Google esporta le email dell’account, dopo aver effettuato l’accesso all’account.
- Di’ ai corrispondenti dove scrivere. Una risposta automatica che indica i recapiti del nuovo amministratore evita che un preventivo o un aggiornamento sul sinistro finisca per mesi in una casella che nessuno legge.
- Valuta di tenerlo come indirizzo dei consiglieri. I consiglieri restano, hanno bisogno di un indirizzo comune per dialogare con l’amministratore, e questo lo conoscono già tutti. Sposta le sue opzioni di recupero su un consigliere.
Togli l’accesso persona per persona
Se i consiglieri condividono una sola password, ogni uscita impone una scelta sbagliata. Cambiare la password e ridistribuirla: in pratica nessuno lo fa, perché è scomodo e chi lascia è andato via in buoni rapporti. Non cambiare nulla: un ex consigliere continua a leggere la posta dei condòmini, a volte per anni. Nessuna delle due strade è sana.
La soluzione giusta è un accesso per persona, revocabile uno per uno. Su Gmail la delega lo fa in modo nativo: ogni membro apre la casella del condominio dopo aver effettuato l’accesso al proprio account Google, e un delegato si rimuove dalle impostazioni senza toccare gli altri. Molte caselle di condominio però non sono su Gmail: stanno presso un provider internet o un servizio di hosting, in semplice IMAP, dove non esiste niente di simile. Abbiamo messo a confronto le soluzioni nell’articolo su come condividere una casella senza condividere la password.
L’inoltro alle caselle personali distrugge l’archivio
La scorciatoia torna a ogni passaggio: inoltrare automaticamente l’indirizzo del condominio alle caselle personali dei consiglieri. Ognuno riceve tutto a casa, senza un accesso in più. Ne seguono tre problemi, e uno è irreversibile.
Primo, l’inoltro automatico riguarda solo la posta nuova. La guida di Gmail dice che inoltra «tutti i nuovi messaggi»: lo storico resta fuori, nell’indirizzo originale, che nessuno apre più.
Secondo, le risposte partono dagli indirizzi personali. L’impresa risponde direttamente all’indirizzo personale di Mario Rossi, e quella conversazione non ripassa mai dall’indirizzo del condominio. L’archivio si frammenta in quattro caselle personali.
Terzo, alla prima uscita, la parte di archivio che vive nella casella personale di chi se ne va se ne va con lui. Il consiglio successivo eredita un indirizzo vuoto e pratiche lasciate a metà. È l’esatto contrario della continuità che cercavi.
Fai entrare i nuovi nella storia
Un nuovo consigliere non parte da zero se la casella è la memoria comune. Le sue prime settimane dovrebbero essere soprattutto lettura: il sinistro in corso, i preventivi confrontati la primavera scorsa, il tono usato con l’impresa che non ha rispettato i patti.
Dagli un accesso a suo nome il giorno del passaggio. Scorri con lui l’inventario delle pratiche aperte. Mostragli dove stanno gli argomenti ricorrenti. È più breve di una riunione di passaggio di consegne, e resta consultabile quando avrà dimenticato metà di quello che gli è stato detto.
Il passaggio in sei passi
- Verifica chi detiene l’account e le sue opzioni di recupero, e spostale su una persona che resta.
- Chiudi le conversazioni finite, così la casella mostra solo ciò che è vivo.
- Scrivi l’inventario delle pratiche aperte, una riga ciascuna.
- Affida ogni pratica aperta a un membro che resta o che arriva.
- Aggiungi una breve nota per il team alle pratiche delicate: la contestazione con l’impresa, il condòmino moroso.
- Alla data stabilita, togli l’accesso a chi esce e crea quello di chi entra.
Una casella che sopravvive ai mandati
Con una casella condivisa come Trupeo, questa routine fa parte del lavoro di tutti i giorni invece di essere ricostruita a ogni assemblea. Colleghi l’indirizzo che il condominio ha già: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi casella IMAP, il che copre gli indirizzi aperti presso un provider internet o su un dominio. Ogni consigliere, e l’amministratore condòmino se c’è, accede con il proprio account.
Le conversazioni hanno già la forma che il passaggio richiede: «Se ne occupa X» su ognuna, uno stato («Da assegnare», «In corso», «Fatto»), note per il team che i condòmini non vedono. Il passaggio si riduce a tre gesti: affidare le pratiche aperte, togliere un accesso, crearne un altro. Lo storico e le note restano al condominio. Il primo passo resta comunque da fare: Trupeo non cambia il titolare dell’account email. E se la password della casella cambia nel frattempo, ricollega subito la casella in Trupeo: una casella IMAP è collegata con la vecchia password, e Google interrompe l’accesso di un’app a Gmail quando la password dell’account cambia. Finché qualcuno non la ricollega, le nuove email non arrivano più in Trupeo.
La stessa logica vale per ogni realtà gestita da volontari: l’abbiamo descritta per le associazioni nell’articolo sul passaggio dell’email tra volontari, e per le RSU dopo le elezioni in quello sul passaggio della casella delle RSU. Su cosa conservare delle email del condominio, e per quanto, trovi i dettagli nell’articolo sull’archivio email del condominio. E se cerchi un numero, sta in una riga: 10 € al mese IVA esclusa per una casella condivisa da 2 persone, 20 € da 3 persone in su, qualunque sia il numero dei consiglieri. I dettagli sono nella nostra pagina per il condominio. Quanto pagherebbe un consiglio di 7 o 10 persone con uno strumento che fa pagare a persona è calcolato nell’articolo sul prezzo della casella condivisa, a persona o a casella.
Domande frequenti
Cosa deve consegnare chi lascia l’amministrazione o il consiglio di condominio?
L’amministratore che cessa l’incarico deve consegnare tutta la documentazione in suo possesso relativa al condominio e ai singoli condòmini, come prevede il Codice civile, che sia un professionista o un condòmino. Per la casella si aggiungono l’inventario delle pratiche aperte, una riga ciascuna, e ciò che la persona ha in mano dell’account: la password se era condivisa, il telefono o l’email di recupero se l’ha creato lei. Il suo accesso va tolto alla data in cui esce, non mesi dopo.
Bisogna cambiare la password della casella quando un consigliere lascia?
Se la password era condivisa, sì, e poi tutti gli altri devono ricevere quella nuova. È proprio questo continuo giro di password il motivo per dare a ciascuno il proprio accesso, con la delega di Gmail o con una casella condivisa: così un’uscita significa togliere una persona sola.
Che fine fa l’email del condominio quando arriva un amministratore professionista?
Lo studio usa i propri strumenti, ma l’indirizzo del condominio conserva anni di corrispondenza ed è ancora quello che imprese e condòmini conoscono. Esportane il contenuto, imposta una risposta automatica che rimanda al nuovo amministratore e valuta di tenerlo come indirizzo del consiglio di condominio.
Si possono recuperare le email inoltrate alle caselle personali degli ex consiglieri?
In parte. I messaggi in arrivo sono rimasti nella casella originale se l’inoltro era impostato per salvare la copia di Gmail nella Posta in arrivo, come consiglia Google, o per archiviarla. Se era impostato per spostare la copia nel Cestino, Gmail ha eliminato definitivamente ogni messaggio dopo 30 giorni, quindi si ritrova solo l’ultimo mese. Le risposte inviate dalle caselle personali non sono mai passate dall’indirizzo comune, e solo gli ex consiglieri possono rimandarle.
Fonti:
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 9, che sostituisce l’art. 1129 del Codice civile (Normattiva): la nomina obbligatoria quando i condòmini sono più di otto, l’incarico di un anno che si intende rinnovato per uguale durata, la consegna di tutta la documentazione alla cessazione dell’incarico e le attività urgenti senza ulteriori compensi.
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 10, che sostituisce l’art. 1130 del Codice civile (Normattiva): i registri dell’anagrafe condominiale, dei verbali delle assemblee, di nomina e revoca dell’amministratore e di contabilità, e l’obbligo di conservare tutta la documentazione inerente alla propria gestione.
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 11, che introduce l’art. 1130-bis del Codice civile (Normattiva): il consiglio di condominio di almeno tre condòmini negli edifici di almeno dodici unità immobiliari, con funzioni consultive e di controllo.
- Legge 11 dicembre 2012, n. 220, art. 25, che introduce l’art. 71-bis delle disposizioni di attuazione del Codice civile (Normattiva): i requisiti del diploma e della formazione non sono necessari quando l’amministratore è nominato tra i condòmini dello stabile.
- Come scaricare i dati di Google (Guida di Account Google): l’esportazione dei dati di un account Google, Gmail compreso, dopo aver effettuato l’accesso all’account.
- Inoltrare automaticamente messaggi di Gmail a un altro account (Guida di Gmail): Gmail inoltra «tutti i nuovi messaggi», tranne lo spam; la pagina descrive due impostazioni per la copia di Gmail, salvarla nella Posta in arrivo o archiviarla, e consiglia di tenerla nella Posta in arrivo.
- AutoForwarding (Gmail API, Google for Developers, in inglese): le quattro sorti possibili della copia di un messaggio inoltrato: lasciarla nella Posta in arrivo, archiviarla, spostarla nel Cestino o lasciarla nella Posta in arrivo segnata come letta.
- Elimina i messaggi in Gmail (Guida di Gmail): un messaggio nel Cestino viene eliminato definitivamente dopo 30 giorni.
- Delega e collabora con l’email (Guida di Gmail): il delegato apre la casella del titolare dopo aver effettuato l’accesso al proprio Account Google, i messaggi che invia mostrano il suo indirizzo, e la rimozione di un delegato dalle impostazioni.
- Configura le opzioni di recupero (Guida di Account Google): il telefono e l’email di recupero di un account Google, che aiutano a rientrare quando non si riesce ad accedere, e i 7 giorni in cui Google può continuare a mandare codici alle informazioni precedenti dopo una modifica.
- Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers, in inglese): il token di aggiornamento di un’app smette di funzionare quando la password dell’account cambia e il token comprende ambiti Gmail.