Cada junta reparte de nuevo los cargos
La comunidad de propietarios no es un equipo estable. La Ley de Propiedad Horizontal fija como regla general que los cargos se nombran por un año. El presidente sale de entre los propietarios, por elección o, en su defecto, por turno rotatorio o sorteo, y el cargo es obligatorio. Cuando se recurre al turno, la presidencia pasa a otro piso cada año. A eso se suman las ventas, las mudanzas y quien pide no repetir. En la práctica, casi cada junta ordinaria trae una salida y una llegada.
Y en una comunidad sin administrador de fincas, el cambio pesa más: si los estatutos o la junta no dicen otra cosa, el presidente ejerce también las funciones de secretario y de administrador. Quien se va no deja solo un cargo, deja la gestión diaria.
Mientras tanto, el correo de la comunidad sigue recibiendo. El fontanero manda su presupuesto. El perito del seguro pide fotos de la filtración. El abogado necesita el acta firmada. Un vecino avisa de una gotera en la escalera. Todo llega a una sola dirección, a menudo un Gmail que abrió hace años un presidente que ya ni vive en el edificio. Contamos lo que pasa por esa dirección en el buzón compartido de una comunidad autogestionada.
El traspaso de ese correo casi nunca se prepara. El presidente saliente manda la contraseña al nuevo por WhatsApp, reenvía tres correos que le parecían importantes y pasa página. Seis meses después, nadie sabe cómo va el parte del seguro del año pasado.
Trata el correo como parte de la documentación de la comunidad
La ley sí se ocupa de los papeles. El secretario custodia los libros de actas y debe conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las juntas. El administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios. Lo que la ley no detalla es cómo se pasa todo eso de una persona a la siguiente. Y el correo no aparece en ninguna lista, aunque guarda la versión viva de cada asunto abierto: lo que escribió de verdad el perito, lo que prometió de verdad la empresa, y cuándo.
No hace falta un artículo de ley para hacerlo bien: un inventario por escrito, una fecha de traspaso fija y nada que dependa de la buena voluntad o de la memoria de quien se va.
Haz inventario de los asuntos abiertos antes de que nadie se vaya
Antes de que un presidente deje el cargo, apunta lo que está abierto. No todo el historial: solo los asuntos en los que alguien espera una respuesta o una gestión.
- Partes de seguro abiertos: número de siniestro, último intercambio con el perito, documentos que faltan por enviar.
- Presupuestos pendientes: a qué empresas se reclamó y cuándo, qué va a la próxima junta para votarse.
- Correos con el abogado, el banco, el ayuntamiento o el administrador: quién tiene que contestar y antes de cuándo.
- Reclamaciones de cuotas en marcha: a quién se reclamó, cuándo y con qué resultado.
Basta una línea por asunto: en qué punto está, quién contestó por última vez, qué se espera y de quién. Lleva una hora y ahorra meses de reconstrucción a la siguiente presidencia.
Traspasa la cuenta, no solo la contraseña
La contraseña es solo la mitad de lo que tiene alguien. La otra mitad son las opciones de recuperación de la cuenta: el teléfono y el correo alternativo que el proveedor usa para dejar entrar a alguien que ya no puede iniciar sesión. Si siguen siendo los del vecino que creó la cuenta, él puede recuperarla y la comunidad no.
Pasa el teléfono y el correo de recuperación a alguien que se queda, apunta dónde está la cuenta y, si la dirección usa un dominio propio de la comunidad, anota quién tiene la cuenta del alojamiento y cuándo se renueva el dominio. Después cambia la contraseña, una vez, si alguna vez se compartió. En una cuenta de Google, haz lo de la recuperación una semana antes del traspaso y no el mismo día: tras un cambio, Google puede seguir enviando códigos a los datos anteriores durante siete días.
Cuando la gestión pasa a un administrador de fincas
Una comunidad que deja de autogestionarse y contrata a un administrador profesional vive una versión más grande del mismo traspaso. El administrador trabaja con sus propios programas y su propio correo, así que la dirección de la comunidad deja de ser donde pasa el día a día. Pero no deja de importar.
- Conserva su contenido. En una cuenta de Gmail, la herramienta de descarga de datos de Google exporta los correos de la cuenta, siempre que hayas iniciado sesión en ella.
- Di a quién escribir. Una respuesta automática que indique los datos del administrador evita que un presupuesto o un parte del seguro pase meses en un buzón que ya no lee nadie.
- Piensa en dejarla como dirección de la presidencia. El presidente sigue existiendo, sigue representando a la comunidad y necesita una dirección para tratar con el administrador, y todo el mundo conoce ya esta. Pasa sus opciones de recuperación al presidente o a un vecino que se quede.
Retira los accesos persona a persona
Si la comunidad comparte una contraseña, cada salida obliga a elegir mal. Cambiarla y volver a repartirla: en la práctica nadie lo hace, porque es un engorro y quien se va se marcha de buenas. No cambiar nada: un expresidente sigue leyendo el correo de los vecinos, a veces durante años. Ninguna de las dos opciones es sana.
Lo sensato es un acceso por persona, que se pueda retirar de uno en uno. En Gmail, la delegación lo hace de serie: cada miembro lee y responde desde su propia cuenta, sin conocer la contraseña, y un delegado se elimina en la configuración sin tocar a los demás. Muchas direcciones de comunidad no están en Gmail, sino en el proveedor de internet o en un alojamiento web, con IMAP a secas, donde no existe nada parecido. Comparamos las opciones en compartir un buzón sin compartir la contraseña.
Reenviar a los correos personales destruye el archivo
El atajo tentador sale en cada traspaso: reenviar automáticamente la dirección de la comunidad al correo personal de cada uno. Todos reciben todo en casa y nadie tiene que entrar en otra cuenta. Trae tres problemas, y uno no tiene arreglo.
Primero, el reenvío automático solo afecta a los correos nuevos. La propia ayuda de Gmail dice que reenvía «todos los mensajes nuevos»: el historial no entra, y se queda en la dirección original, que ya no abre nadie.
Segundo, las respuestas salen de direcciones personales. El fontanero contesta directamente a la dirección personal del presidente, y esa conversación ya no vuelve nunca a la dirección de la comunidad. El archivo se reparte entre cuatro correos personales.
Tercero, a la primera salida, la parte del archivo que está en el correo personal de quien deja el cargo se marcha con él. La siguiente presidencia hereda una dirección vacía y asuntos a medias. Justo lo contrario de la continuidad que buscabas.
Mete a los nuevos en el historial
Un nuevo presidente no empieza de cero si el buzón es la memoria común. Sus primeras semanas deberían ser sobre todo de lectura: el siniestro abierto, los presupuestos que se compararon la primavera pasada, el tono que se usó con la empresa que no cumplió.
Dale un acceso a su nombre el día del traspaso. Repasad juntos el inventario de asuntos abiertos. Enséñale dónde están los temas que vuelven cada año. Es más corto que una reunión de traspaso, y sigue ahí cuando haya olvidado la mitad de lo que le contaron.
El traspaso en seis pasos
- Comprueba quién tiene la cuenta y sus opciones de recuperación, y pásalas a alguien que se queda.
- Cierra las conversaciones terminadas, para que el buzón solo muestre lo que sigue vivo.
- Escribe el inventario de asuntos abiertos, una línea por asunto.
- Asigna cada asunto abierto a alguien que se queda o que llega.
- Añade una nota para el equipo a los asuntos delicados: el conflicto con la empresa, el vecino moroso.
- En la fecha acordada, retira los accesos de quien se va y crea los de quien llega.
Un buzón que dura más que un mandato
Con un buzón compartido como Trupeo, esta rutina forma parte del día a día en lugar de rehacerse en cada junta. Conectas la dirección que la comunidad ya tiene: Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier buzón IMAP, lo que incluye las direcciones del proveedor de internet o de un dominio propio. El presidente, el secretario y los vecinos que ayudan entran cada uno con su propia cuenta.
Los asuntos ya tienen la forma que pide un traspaso: cada conversación muestra quién se encarga («X se encarga»), su estado («Por asignar», «En curso», «Hecho») y notas para el equipo que los vecinos que escriben no ven nunca. El traspaso se queda en tres gestos: asignar los asuntos abiertos, retirar un acceso y crear otro. El historial y las notas se quedan en la comunidad. El primer paso hay que darlo igualmente: Trupeo no cambia quién es el titular de la cuenta de correo. Y si la contraseña del buzón cambia por el camino, reconecta el buzón en Trupeo enseguida: un buzón IMAP está conectado con la contraseña antigua, y Google corta el acceso de una aplicación a Gmail cuando cambia la contraseña de la cuenta. Hasta que alguien lo reconecte, los correos nuevos dejan de llegar a Trupeo.
La misma lógica sirve para cualquier organización llevada por voluntarios: la contamos para las asociaciones en el traspaso del correo entre voluntarios, y para el comité de empresa tras sus elecciones en el traspaso del correo del comité de empresa. Como el secretario debe conservar cinco años las comunicaciones de las juntas, el archivo del correo tiene su propio artículo: el archivo de correos de la comunidad de propietarios. Y si quieres una cifra, cabe en una línea: 10 € al mes sin IVA por un buzón compartido entre dos personas, 20 € a partir de tres personas, sea cual sea el tamaño de la junta. El detalle está en nuestra página para comunidades de propietarios. Lo que pagaría una comunidad con 7 o 10 personas en una herramienta que cobra por persona está calculado en el precio de un buzón compartido, por persona o por buzón.
Preguntas frecuentes
¿Qué tiene que traspasar el presidente saliente de una comunidad de propietarios?
El inventario de asuntos abiertos, una línea por asunto, y lo que tenga del propio correo: la contraseña si se compartía, y el teléfono o el correo de recuperación si fue él quien creó la cuenta. Si además hacía de secretario, los libros de actas y la documentación que la ley obliga a conservar. Su acceso se retira el día que deja el cargo, no meses después.
¿Hay que cambiar la contraseña del correo cuando cambia el presidente?
Si la contraseña se compartía, sí, y luego todos los que siguen necesitan la nueva. Ese baile es la razón para dar a cada uno su propio acceso, con la delegación de Gmail o con un buzón compartido, de modo que una salida solo signifique retirar a una persona.
¿Qué pasa con el correo de la comunidad cuando entra un administrador de fincas?
El administrador usa sus propios sistemas, pero la dirección de la comunidad guarda años de correos y es la que conocen las empresas y los vecinos. Exporta su contenido, pon una respuesta automática que remita al administrador y plantéate quedártela como dirección de la presidencia.
¿Se pueden recuperar los correos que se reenviaban a los correos personales de antiguos presidentes?
En parte. Los correos recibidos se quedaron en el buzón original si el reenvío estaba configurado para conservar la copia de Gmail en Recibidos, como recomienda Google, o para archivarla. Si estaba configurado para mandarla a la papelera, Gmail borró cada correo para siempre a los 30 días, así que solo se encuentra el último mes. Las respuestas enviadas desde correos personales nunca pasaron por la dirección común, y solo los antiguos presidentes pueden reenviarlas.
Fuentes:
- Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal (texto consolidado, BOE): el presidente se nombra entre los propietarios por elección o, subsidiariamente, por turno rotatorio o sorteo, y el nombramiento es obligatorio (art. 13.2); el presidente ejerce las funciones de secretario y administrador salvo que los estatutos o la junta digan otra cosa (art. 13.5); los cargos se nombran por un año como regla general (art. 13.7); la junta se reúne al menos una vez al año (art. 16.1); el secretario custodia los libros de actas y conserva cinco años convocatorias, comunicaciones y demás documentos relevantes (art. 19.4); el administrador custodia la documentación de la comunidad a disposición de los propietarios (art. 20.e).
- Cómo descargar datos de Google (Ayuda de Cuenta de Google): exportar los datos de una cuenta de Google, correo incluido, tras iniciar sesión en ella.
- Reenviar mensajes de Gmail automáticamente a otra cuenta (Ayuda de Gmail): Gmail reenvía «todos los mensajes nuevos», excepto el spam; la página describe dos opciones para la copia de Gmail, guardarla en la bandeja de entrada o archivarla, y recomienda conservarla en Recibidos.
- AutoForwarding (Gmail API, Google for Developers, en inglés): las cuatro cosas que Gmail puede hacer con su copia de un correo reenviado: dejarla en la bandeja de entrada, archivarla, moverla a la papelera o dejarla en la bandeja de entrada marcada como leída.
- Eliminar mensajes en Gmail (Ayuda de Gmail): un correo en la papelera se elimina de forma permanente a los 30 días.
- Delegar y colaborar en cuentas de correo (Ayuda de Gmail): el delegado accede al buzón desde su propia cuenta de Gmail, y un delegado se elimina en la pestaña «Cuentas e importación» de la configuración.
- Configurar las opciones de recuperación (Ayuda de Cuenta de Google): el teléfono y el correo de recuperación de una cuenta de Google, que sirven para volver a entrar cuando no puedes iniciar sesión, y los siete días durante los que Google puede enviar códigos a la información anterior tras un cambio.
- Using OAuth 2.0 to Access Google APIs (Google for Developers, en inglés): el token de actualización de una aplicación deja de funcionar cuando se cambia la contraseña de la cuenta y el token incluye permisos de Gmail.