Una asociación inscrita en el registro que le corresponde puede tener Google Workspace sin pagar: la edición Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro cuesta 0 € por usuario al mes y te da direcciones con tu propio dominio. A cambio, Google pide una solicitud verificada por Goodstack, un nombre de dominio y una web que funcione de verdad. Y una vez creadas las direcciones, queda una pregunta que Workspace no resuelve solo: cómo responden varios voluntarios a los mismos correos sin pisarse.
Esta guía recorre el proceso de principio a fin, con los plazos que da Google y los puntos donde las solicitudes se atascan.
Lo que Google ofrece de verdad a las asociaciones
La edición gratuita incluye, según la página de la oferta, observada en octubre de 2026:
- direcciones de correo profesionales con el dominio de la asociación,
- videollamadas de hasta 150 participantes,
- 100 TB de almacenamiento compartido entre todos los usuarios,
- controles de seguridad y administración, con asistencia estándar.
La ficha de la edición añade las unidades compartidas, AppSheet Core y la app de Gemini. El máximo es de 2000 usuarios, con un matiz que pocas guías mencionan: una cuenta nueva puede añadir hasta 300 usuarios, y para pasar de ahí hay que contactar con el equipo de asistencia de Google Workspace. Para una asociación de barrio, ninguna de las dos cifras será un problema.
Si necesitáis más, Google vende sus ediciones de pago con descuento:
| Edición | Precio por usuario al mes | Descuento indicado | Lo que añade |
|---|---|---|---|
| Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro | 0 € | Gratis | 150 participantes, 100 TB compartidos |
| Business Standard | 3,40 € con compromiso de un año, 4,05 € con facturación mensual | 75 % | Grabación de reuniones, 2 TB por usuario |
| Business Plus | 5,91 € con compromiso de un año, 7,09 € con facturación mensual | 72 % | 500 participantes, 5 TB por usuario, Vault |
| Enterprise | No indicado | Más del 70 % | 1000 participantes |
Precios en euros de la página de Google en español, observados en octubre de 2026. Para la mayoría de las asociaciones pequeñas, la edición gratuita basta. El primer motivo para pagar suele ser la grabación de reuniones, que la edición gratuita no incluye: si grabáis en vídeo vuestra asamblea general, comprobadlo antes de elegir.
¿Tu asociación cumple los requisitos?
Google pone tres condiciones generales: estar registrada como organización benéfica en uno de los países que cubre, cumplir el requisito propio de ese país y aceptar los términos del servicio adicionales de Google para organizaciones sin ánimo de lucro.
Para España, la página de requisitos enumera las formas que acepta: asociación, fundación, cooperativa de iniciativa social, otras entidades sin ánimo de lucro (como clubes deportivos, federaciones o asociaciones profesionales), organización de utilidad pública y organización religiosa. En todos los casos, Goodstack verifica la organización. Una asociación constituida según la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del derecho de asociación, se inscribe en el Registro Nacional de Asociaciones si no actúa principalmente en una sola comunidad autónoma, y en el registro de su comunidad autónoma si actúa sobre todo en ella.
Hay tres categorías excluidas:
- las entidades y organizaciones gubernamentales,
- los hospitales y organizaciones sanitarias, aunque sus organizaciones benéficas o fundaciones asociadas sí pueden solicitarlo,
- los centros educativos, instituciones académicas y universidades, aunque sus divisiones filantrópicas sí pueden.
Una AMPA inscrita como asociación no es un centro educativo, así que en principio puede solicitarlo. El colegio, no. El caso de las asociaciones de familias se explica con más detalle en crear una dirección de correo para una asociación.
Ten a mano tus datos de registro. Google indica el identificador que espera en cada país: para España, el NIF y el número de inscripción en el registro nacional o autonómico correspondiente. Si la asociación se acaba de inscribir, Google avisa de que sus datos pueden tardar un tiempo en aparecer en las bases de datos oficiales que usa Goodstack.
Antes de solicitarlo: un dominio y una web que funcione
Google Workspace pone las direcciones, no el dominio. Necesitas nuestraasociacion.es o similar, comprado en un registrador. Los precios varían mucho: un dominio .es cuesta entre unos 7 € y casi 40 € al año con IVA, según el registrador. Observado en octubre de 2026, OVHcloud lo registra por 7,25 € con IVA el primer año y lo renueva por 8,46 € con IVA (6,99 € sin IVA), y Gandi lo registra por 14,52 € con IVA al año para 1 o 2 años y lo renueva a 38,70 € con IVA al año a precio normal. Cómpralo a nombre de la asociación, no del tesorero: de él colgarán todas las direcciones que crees.
El paso que tumba solicitudes es la web. Para activar Workspace, Google comprueba que el dominio lleva a un sitio que:
- es totalmente funcional y no contiene sobre todo páginas de relleno como «Próximamente» o «En construcción»,
- coincide claramente con el nombre de la organización, su acrónimo reconocido o su marca oficial,
- muestra datos como el ID de organización benéfica, la dirección postal o una declaración de misión que describa sus programas o servicios.
Muchas asociaciones pequeñas tienen un dominio sin web, o con la página de aparcamiento que dejó el registrador. Si es tu caso, monta primero una página sencilla y honesta: quiénes sois, qué hacéis, vuestro número de registro, vuestra dirección. Google no pide una web bonita. Pide una prueba de que el dominio es vuestro.
Paso a paso, de la solicitud a las primeras direcciones
- Elige la cuenta de Google que hará la solicitud. Evita el Gmail personal de la presidenta. Usa una cuenta a nombre de la asociación, con las credenciales y los datos de recuperación anotados en vuestra documentación: la que ya tengáis, si existe, o una nueva. Volvemos sobre esto más abajo.
- Haz la solicitud en Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Pulsa «Empezar» y sigue los pasos, con tus datos de registro. Si la asociación ya tiene una cuenta, Google te guía para solicitar acceso en lugar de abrir una segunda.
- Espera la verificación de Goodstack. Goodstack revisa la información legal de la asociación y sus programas. Vigila los correos de verifications@mail.goodstack.org, también en la carpeta de spam. Google dice que la mayoría de las solicitudes se revisan en 2 a 14 días hábiles, y la mayoría de las verificaciones de Goodstack en 3 a 5 días hábiles.
- Activa Google Workspace. Cada producto de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro se activa por separado: que te aprueben no te da todavía Workspace. La misma aprobación abre también Google Ad Grants, el Programa para organizaciones sin ánimo de lucro de YouTube y los créditos de Google Maps Platform, que esta guía no trata.
- Apúntate a la prueba de 14 días sin coste que se ofrece desde tu cuenta de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y verifica tu dominio en tu registrador, siguiendo las instrucciones de Google.
- Espera la revisión del dominio. Google dice que su revisión suele tardar de 3 a 5 días hábiles, y puede pedirte más información si la relación entre la asociación y el dominio no está clara.
- Crea vuestras direcciones de función: contacto, secretaría, tesorería. Funciones, nunca personas. Nuestra guía para crear una dirección de correo para una asociación explica por qué.
Calcula entre una y cuatro semanas, más o menos, entre la primera solicitud y la primera dirección, más el tiempo de montar la web si no la tenéis.
Antes del primer correo a los socios, comprobad los registros MX, SPF, DKIM y DMARC del nuevo dominio con nuestro test gratuito de entregabilidad.
¿Ya usáis nuestraasociacion@gmail.com?
Es el punto de partida más habitual, y no hace falta empezar de cero.
Esa cuenta puede hacer la solicitud. Google no dice qué cuenta tiene que pedir el acceso. Si la asociación controla de verdad nuestraasociacion@gmail.com, es decir, si varias personas de la junta directiva pueden entrar y el teléfono y la dirección de recuperación no son los de un expresidente, usadla en lugar de abrir otra cuenta más. Si no, recuperad antes su control.
Los correos antiguos pueden venir con vosotros. Cuando exista contacto@nuestraasociacion.es, la herramienta de importación de la consola de administración de Google Workspace puede importar una cuenta personal de Gmail. Tienes que haber iniciado sesión como administrador avanzado. Así conserváis el historial de correos con los socios, el ayuntamiento y la federación.
La dirección antigua no desaparece. Socios y entidades colaboradoras seguirán escribiendo a la dirección de gmail.com durante meses. En esa cuenta, activa el reenvío automático a la nueva dirección: Gmail envía un enlace de verificación al destino y luego reenvía todos los correos nuevos excepto el spam. Mantén el reenvío al menos una temporada.
Avisad a vuestros contactos. Un correo a los socios, la nueva dirección en la web, en las fichas de inscripción y en la firma de cada voluntario. Basta con una plantilla:
Hola a todos:
Cambiamos de dirección de correo. A partir de ahora, escribidnos a contacto@nuestraasociacion.es. La dirección antigua, nuestraasociacion@gmail.com, seguirá activa un tiempo y nos hará llegar vuestros correos, pero actualizad vuestra agenda, por favor.
Gracias y hasta pronto.
Los límites que conviene conocer
El almacenamiento es compartido. Los 100 TB son un total para toda la asociación, no una cuota por persona. Es mucho para una asociación, pero es un solo bote común.
No hay grabación de reuniones en la edición gratuita. Empieza en Business Standard.
Todo depende de la cuenta de administración. Este es el riesgo real. La historia típica: la presidenta hace la solicitud con su dirección personal en 2026, se muda en 2029, y la nueva junta descubre que nadie puede abrir la consola de administración. Añadid al menos dos administradores, anotad quiénes son y metedlos en vuestra lista de comprobación del cambio de junta directiva. Nuestra guía sobre el traspaso del correo entre voluntarios recorre el procedimiento.
Una denegación no es definitiva. Si consideraron que vuestra asociación no cumplía los requisitos, Google os deja enviar una nueva solicitud cuando hayáis corregido lo que la bloqueaba, casi siempre la web o los datos de la asociación.
Microsoft 365 para organizaciones sin ánimo de lucro: la otra opción gratuita
Microsoft también tiene un plan gratuito. En su página de planes para organizaciones sin ánimo de lucro en España, observada en octubre de 2026, Microsoft 365 Empresa Básico aparece como una concesión, gratis hasta 300 usuarios. Incluye las versiones web y móviles de Word, Excel, PowerPoint y Outlook, correo empresarial con tu dominio y 1 TB de almacenamiento en la nube por usuario. Los planes de pago muestran 3,03 € por usuario al mes sin IVA para Empresa Estándar y 4,77 € para Empresa Premium, con pago anual, y Microsoft anuncia Premium con un 75 % de descuento.
Tres condiciones cambian la comparación para una asociación de voluntarios:
- Quién puede usar las licencias gratuitas. Según las preguntas frecuentes de la página de planes, las concesiones solo se permiten para empleados remunerados y para el personal directivo no remunerado. La página de requisitos de Microsoft concreta esos puestos: miembros de la junta directiva, presidente, directivos, director ejecutivo y directores ejecutivos de programas. Una asociación sin personal contratado puede, por tanto, equipar gratis a su junta. Los demás voluntarios solo pueden usar los planes con descuento, y los socios, los beneficiarios y los donantes, ninguno.
- El uso. Microsoft exige mantener un uso activo de al menos el 85 % de las licencias asignadas, o la organización se arriesga a quedar fuera de futuras concesiones.
- El plazo. La validación de los requisitos puede tardar hasta siete días laborables.
Las dos ofertas te dan direcciones con tu dominio sin pagar nada. Google es más amplio en cuanto a quién puede tener una dirección gratuita. Microsoft encaja mejor si vuestra junta ya trabaja con Word y Outlook y quienes revisan el buzón son miembros de la junta.
Tener direcciones no es aún una forma de responder juntos
Workspace da a cada voluntario su propia dirección. Pero la dirección de contacto sigue siendo un solo buzón, y vuelve la pregunta del principio: ¿quién responde a qué correo?
Google tiene tres respuestas, y no hacen lo mismo:
- La delegación de Gmail. Hasta 1000 delegados en una cuenta de trabajo, normalmente 40 a la vez. Cada persona abre el buzón desde su propia cuenta sin compartir la contraseña, pero nadie ve quién se encarga de qué. Consulta los límites de la delegación de Gmail.
- La bandeja colaborativa de Grupos de Google. Añade la asignación de una conversación, con un aviso por correo a la persona asignada, y estados de resolución como finalizada, no es necesaria ninguna acción o duplicada. Necesita permisos de moderación bien configurados.
- La bandeja compartida nativa. Google la está lanzando por fases, y las ediciones compatibles que indica son Business Starter, Business Standard y Business Plus. La edición para organizaciones sin ánimo de lucro no está en esa lista, observado en octubre de 2026.
Ninguna te muestra que otra persona está redactando ahora mismo una respuesta al mismo correo, y ninguna te deja una nota para el equipo pegada al correo. Comparamos estas opciones en detalle en buzón compartido con Google Workspace para un equipo pequeño.
Cuando varios voluntarios responden cada semana
Si una sola persona revisa la dirección de contacto, la delegación basta y no necesitas nada más.
Cuando dos o tres voluntarios responden a los socios, Trupeo se conecta a la dirección de Workspace que acabáis de crear. Cada uno entra con su propia cuenta. Cada correo puede asignarse y tiene un estado: Por asignar, En curso, Hecho. Dejáis notas para el equipo y veis cuándo otro voluntario ya está respondiendo. La dirección sigue en Google: si dejáis Trupeo, sigue funcionando.
Las asociaciones y los centros educativos verificados tienen un 50 % de descuento: 5 € al mes sin IVA por buzón conectado para 2 personas, 10 € a partir de 3 personas. Consulta nuestra oferta para asociaciones y nuestros precios.
Preguntas frecuentes
¿Google Workspace es de verdad gratis para las asociaciones?
Sí, para las organizaciones que cumplen los requisitos: la edición Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro cuesta 0 € por usuario al mes. El dominio sí lo pagas: un .es cuesta entre unos 7 € y casi 40 € al año con IVA según el registrador, observado en octubre de 2026. Las ediciones superiores son de pago, con descuentos de entre el 70 % y el 75 % según la edición.
¿Quién puede acceder a Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro?
Las organizaciones registradas como benéficas en un país que Google cubre, que cumplen el requisito de ese país y aceptan los términos adicionales. En España, Google acepta, entre otras, asociaciones, fundaciones y entidades de utilidad pública. La verificación la hace Goodstack. Quedan fuera las entidades gubernamentales, los hospitales y organizaciones sanitarias, y los centros educativos y universidades, con excepciones para sus fundaciones o divisiones benéficas y filantrópicas.
¿Hace falta una web para tener Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro?
Sí. Para activar Workspace, tu dominio tiene que llevar a una web que funcione, que coincida con el nombre de la asociación y que muestre datos como su ID, su dirección postal o su misión. Una página de «Próximamente» no basta.
¿Cuánto tarda la verificación?
Google dice que la mayoría de las solicitudes se revisan en 2 a 14 días hábiles, verificación de Goodstack incluida, y que la revisión del dominio al activar Workspace suele tardar de 3 a 5 días hábiles más. Calcula entre una y cuatro semanas en total.
¿Cuántos voluntarios pueden tener una dirección?
Hasta 2000 usuarios, con un máximo de 300 para una cuenta nueva. Para pasar de 300, hay que contactar con el equipo de asistencia de Google Workspace desde la consola de administración.
¿Microsoft 365 es gratis para las asociaciones?
Para la junta directiva, sí. Observado en octubre de 2026, Microsoft 365 Empresa Básico es una concesión gratuita hasta 300 usuarios, solo con aplicaciones web y móviles. Las licencias concedidas solo se permiten para empleados remunerados y personal directivo no remunerado: miembros de la junta directiva, presidente, directivos. Una asociación sin personal contratado puede, por tanto, equipar gratis a su junta. Los demás voluntarios solo pueden usar los planes con descuento, y los socios, los beneficiarios y los donantes, ninguno.
¿Google Workspace sirve como buzón compartido?
En parte. La delegación de Gmail da acceso a varias personas, la bandeja colaborativa de Grupos de Google añade la asignación y un estado de finalizada, y la bandeja compartida nativa solo figura para las ediciones Business. Ninguna te dice que otra persona ya está respondiendo. La comparación completa: buzón compartido con Google Workspace para un equipo pequeño.
Fuentes:
- Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, oferta y precios: observado en octubre de 2026, la edición a 0 €, 150 participantes, 100 TB compartidos, Business Standard (3,40 € o 4,05 €, 75 % de descuento), Business Plus (5,91 € o 7,09 €, 72 % de descuento), más del 70 % de descuento en Enterprise y el límite de 2000 usuarios.
- Edición Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro: 100 TB compartidos, 2000 usuarios, el límite de 300 usuarios para las cuentas nuevas y la petición de más a la asistencia desde la consola de administración, las unidades compartidas, AppSheet Core y la app de Gemini.
- Requisitos de Google para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, España: las tres condiciones generales, las formas aceptadas para España (asociación, fundación, cooperativa de iniciativa social, otras entidades sin ánimo de lucro, organización de utilidad pública, organización religiosa), la verificación de Goodstack y las tres categorías excluidas con sus excepciones.
- Identificadores de registro por país: para España, el NIF y el número de registro en el registro nacional o autonómico correspondiente, y el plazo antes de que una organización recién inscrita aparezca en las bases de datos que usa Goodstack.
- Ley Orgánica 1/2002, reguladora del derecho de asociación (BOE): artículos 25 y 26, el Registro Nacional de Asociaciones para las asociaciones que no actúan principalmente en una comunidad autónoma y los registros autonómicos para las que sí.
- Verificación de Goodstack: lo que revisa Goodstack, la dirección verifications@mail.goodstack.org y la revisión en 3 a 5 días hábiles.
- Cinco pasos para empezar: el botón «Empezar», la solicitud de acceso a una cuenta existente, la revisión en 2 a 14 días hábiles, la activación de cada producto por separado y los cuatro productos ofrecidos (Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, Google Ad Grants, el Programa para organizaciones sin ánimo de lucro de YouTube, los créditos de Google Maps Platform), observado en octubre de 2026.
- Activar Google Workspace para Organizaciones sin Ánimo de Lucro: los requisitos de la web, la prueba de 14 días, la verificación del dominio y una revisión que suele tardar de 3 a 5 días hábiles, con posibles peticiones de más información.
- Enviar una nueva solicitud: una organización que no cumplía los requisitos puede volver a solicitarlo.
- Usar un grupo como bandeja colaborativa: la asignación, su aviso por correo, los permisos de moderación y los estados finalizada, no es necesaria ninguna acción y duplicada.
- Crear una bandeja compartida: observado en octubre de 2026, las ediciones compatibles (Business Starter, Business Standard, Business Plus) y el lanzamiento por fases.
- Delegar y colaborar en el correo: hasta 1000 delegados en una cuenta de trabajo, normalmente 40 a la vez.
- Planes y precios de Microsoft 365 para organizaciones sin ánimo de lucro: observado en octubre de 2026, Empresa Básico gratis hasta 300 usuarios con aplicaciones web y móviles, los precios sin IVA de Empresa Estándar y Empresa Premium, las concesiones limitadas a empleados remunerados y personal directivo no remunerado, los descuentos para personal y voluntarios, la exclusión de participantes, miembros y donantes, la regla del 85 % de uso y la validación en hasta siete días laborables.
- Requisitos de Microsoft para organizaciones sin ánimo de lucro: observado en octubre de 2026, los puestos directivos no remunerados que pueden usar licencias concedidas (junta directiva, presidente, directivos, director ejecutivo, directores ejecutivos de programas) y las licencias con descuento para todo el personal, voluntarios incluidos.
- Microsoft 365 for nonprofits: observado en octubre de 2026, el 75 % de descuento en Microsoft 365 Business Premium (la versión española de la página redirige a esta).
- OVHcloud: dominio .es: observado en octubre de 2026, 5,99 € sin IVA (7,25 € con IVA) el primer año y renovación a 6,99 € sin IVA (8,46 € con IVA) al año.
- Gandi: dominio .es: observado en octubre de 2026, registro a 14,52 € con IVA al año para 1 o 2 años y renovación a 38,70 € con IVA al año a precio normal.
- Importar correo con la herramienta de importación de datos: la importación desde una cuenta personal de Gmail en la consola de administración, con sesión iniciada como administrador avanzado.
- Reenviar automáticamente correos de Gmail a otra cuenta: el enlace de verificación enviado a la dirección de reenvío y el reenvío de todos los correos nuevos excepto el spam.