La asamblea general votó en junio. Nueva presidenta, nuevo tesorero, nueva secretaria. En septiembre, el nuevo tesorero abre el Gmail de la asociación para contestar a unos socios y Google le pide que confirme el inicio de sesión en un móvil. El móvil es del antiguo presidente, que se ha mudado a la otra punta del país y contesta los mensajes los domingos, a veces.
Un cambio de junta directiva son dos trabajos. El primero es el papeleo: lo que el registro necesita saber. Es corto y está bien documentado. El segundo son los accesos: la cuenta de correo, el banco, la plataforma de pagos, la web, las redes sociales. Nadie lo escribe en los estatutos, y es lo que bloquea a la asociación tres meses después. Esta lista cubre los dos.
Qué hay que comunicar, y a quién
Depende de dónde esté inscrita tu asociación, y a veces de su forma jurídica. No vamos a fingir que hay una sola regla. Lo que dice la ley en España, y una pista para el resto:
- La regla general. La Ley Orgánica 1/2002, reguladora del derecho de asociación, incluye entre los datos inscritos la identidad de los titulares de los órganos de gobierno y representación, y pide actualizar cualquier cambio sustancial en el plazo de un mes desde que se produce.
- Asociaciones de ámbito autonómico. Si la asociación desarrolla sus funciones principalmente en una comunidad autónoma, está inscrita en el registro de asociaciones de esa comunidad, y es allí donde se presenta la nueva junta. Cada comunidad tiene su propio trámite y sus formularios: búscalo en su sede electrónica.
- Asociaciones de ámbito estatal. Las que actúan en todo el país, o no principalmente en una sola comunidad, están en el Registro Nacional de Asociaciones del Ministerio del Interior. Su reglamento fija el mismo plazo de un mes, contado desde el acuerdo de elección o nombramiento. Si se presenta fuera de plazo, el registro puede pedir un certificado que confirme que el cambio sigue vigente.
- En cualquier caso. Lee tus estatutos: dicen quién elige la junta directiva y qué constancia de la votación hay que guardar. Si tu asociación está fuera de España, consulta el registro de asociaciones de tu país.
Sea cual sea la regla, guarda el acta de la asamblea que eligió la nueva junta (normalmente el trabajo del secretario) y la lista actualizada de cargos en un sitio donde la próxima junta los encuentre. Los bancos y las plataformas pueden pedirlos.
El banco: firmas, tarjetas, autorizaciones
Las firmas autorizadas no se actualizan solas cuando cambia la junta. Hasta que el banco las haya retirado, da por hecho que quienes se van todavía pueden firmar.
- Pide cita en el banco con el acta de la elección y la lista actualizada de cargos.
- Retira a quienes dejan de firmar y añade a los nuevos.
- Cancela las tarjetas de los cargos salientes y pide tarjetas para los nuevos.
- Cambia el acceso a la banca online. Si las claves son del tesorero anterior, se van con él.
La cuenta de correo compartida, la que todo el mundo olvida
En la mayoría de las asociaciones pequeñas, la dirección es una cuenta gratuita de Gmail u Outlook.com que creó hace años un presidente o una secretaria. La contraseña viaja por WhatsApp. El teléfono de recuperación es el de quien la creó. Todo funciona, hasta que esa persona deja la junta.
En la práctica, quien tiene el teléfono y el correo de recuperación es quien controla la cuenta. Con una cuenta de Google, tres hechos de la ayuda de Google (observados en octubre de 2026) obligan a actuar antes de que esa persona se vaya:
- Las notificaciones de inicio de sesión llegan a su móvil. Google puede pedirte que toques una notificación para confirmar un inicio de sesión aunque no tengas activada la verificación en dos pasos, y esas notificaciones llegan a cualquier teléfono Android con la cuenta iniciada. Si Google detecta algo diferente en el inicio de sesión, como la ubicación, puede pedir pasos adicionales para confirmar que eres tú: una voluntaria nueva que entra desde su casa es justo ese caso.
- La información de recuperación solo se cambia desde dentro. No se puede añadir mientras no tengas acceso a la cuenta, y después de un cambio Google puede seguir enviando códigos a la información anterior durante siete días.
- Los códigos de verificación alternativos se pueden renovar. Con la verificación en dos pasos activada, crear un nuevo conjunto de 10 códigos desactiva el antiguo, incluidos los códigos que apuntó la junta saliente.
En una misma reunión con el cargo saliente: sustituye el teléfono y el correo de recuperación por otros de la asociación (o al menos de un miembro de la nueva junta), cambia la contraseña, genera nuevos códigos alternativos y guárdalos con la documentación de la asociación. La versión paso a paso, con la delegación para que la contraseña deje de viajar, está en compartir la cuenta de Gmail de la asociación entre voluntarios.
Mejor todavía: deja de compartir la contraseña. Si cada persona entra con su propio acceso, una baja es un acceso que se quita, no una contraseña que cambiar para todos. Para la parte del correo en el relevo (qué pasar, cómo conservar el historial), consulta nuestra guía del traspaso del correo entre voluntarios. Para las opciones que evitan la contraseña compartida, lee compartir un buzón sin compartir la contraseña y los límites de la delegación de Gmail. Si hay que rehacer la dirección sobre una base sólida, crear un correo para la asociación compara las opciones.
Plataformas de pago, web, dominio, redes sociales
Plataformas de pago y de donaciones. Comprueba a qué dirección envía cada plataforma los enlaces para restablecer la contraseña. Si es la dirección de correo de la asociación, asegurar esa cuenta primero protege también esta: la cuenta de correo es la llave de casi todas las demás. Si nadie sabe quién abrió la cuenta, cuenta con que la plataforma te pida una prueba de que ahora diriges la asociación, como la lista de cargos o el acta de la última asamblea. Añade a los nuevos cargos como administradores mientras los antiguos siguen localizables.
La web y el dominio. Dos accesos distintos, a menudo olvidados los dos: el registrador que tiene el nombre de dominio y el alojamiento o el creador de webs. Comprueba a nombre de quién está registrado el dominio y qué dirección recibe los avisos de renovación. Un dominio que caduca porque los recordatorios llegan al antiguo webmaster se lleva por delante la dirección de correo de la asociación. Si vuestras direcciones funcionan con Google Workspace, la consola de administración es un acceso más: nombra al menos dos administradores, como explica nuestra guía de Google Workspace para asociaciones.
Redes sociales. Añade a los nuevos administradores antes de quitar a los antiguos, nunca al revés. Si la página depende de la cuenta personal de un cargo saliente, es el momento de nombrar al menos dos administradores de la nueva junta.
Todo lo demás. La aseguradora, la federación, el sistema de reserva de locales, el programa de contabilidad, la carpeta compartida. Escribe la lista una vez: servirá para todos los cambios de junta que vengan.
La lista del cambio de junta
Antes de que se vayan los cargos salientes:
- Haz la lista de todas las cuentas que usa la asociación: correo, banca online, plataforma de pagos, dominio, alojamiento, redes sociales, seguro, federación.
- Para la cuenta de correo: cambia el teléfono y el correo de recuperación, genera nuevos códigos alternativos, cambia la contraseña.
- Añade a los nuevos cargos como administradores en todo lo que puedas, antes de quitar a los antiguos.
- Recoge las llaves, el talonario de cheques, los talonarios de recibos y los archivos en papel.
Después de la elección:
- Presenta la nueva junta en el registro que corresponda, dentro del mes, con el acta y la lista de cargos.
- Ve al banco: firmas, tarjetas, acceso online.
- Quita los accesos de los cargos salientes y cierra su sesión en sus dispositivos. Para el buzón de contacto, consulta ordenar el correo de la asociación para la nueva temporada.
- Actualiza la lista de cuentas y guárdala con los estatutos.
Para avisar al banco, a las entidades con las que trabajáis o a los socios, basta con un mensaje corto:
Hola:
En su asamblea general del 14 de junio de 2026, la Asociación Amigos del Molino eligió una nueva junta directiva: Lucía Martín, presidenta, Karim Benali, tesorero, y Marta Ruiz, secretaria.
Adjuntamos el acta y la lista actualizada de cargos.
Les rogamos que actualicen sus datos. La dirección de correo de la asociación no cambia.
Un saludo,
Lucía Martín, presidenta
Tienes más mensajes listos para usar (cuotas, voluntarios, altas de socios) en nuestras plantillas de correo para asociaciones.
Cuando varios miembros de la junta contestan el correo
Todo lo anterior funciona sin ninguna herramienta en particular. Pero si tres miembros de la junta leen la misma dirección, cada relevo sigue siendo una contraseña que pasar de mano en mano, y cada semana toca adivinar quién ha contestado a quién.
Trupeo se conecta a la dirección que ya tenéis, en Gmail, Outlook, Microsoft 365 o cualquier proveedor IMAP, y cada voluntario entra con su propia cuenta. En cada correo se ve quién se encarga y en qué estado está, las notas para el equipo se quedan junto al correo y ves cuándo alguien ya está escribiendo una respuesta. Cuando cambia la junta, quitas un acceso y añades otro: el historial se queda. Si dejáis de usar Trupeo, la dirección sigue funcionando en su proveedor.
Cuesta 10 € por buzón conectado y por mes, sin IVA, para dos personas, y 20 € a partir de tres. Las asociaciones y los centros educativos verificados tienen un descuento del 50 %: 5 € y 10 €. Consulta nuestra página para asociaciones y los precios.
Preguntas frecuentes
¿Hay que comunicar algo cuando cambia la junta directiva?
En España, sí: la identidad de los titulares de los órganos de gobierno y representación es un dato inscrito, y la ley pide actualizarlo en el plazo de un mes. Se presenta en el registro de asociaciones de tu comunidad autónoma o, si la asociación es de ámbito estatal, en el Registro Nacional de Asociaciones. Fuera de España, consulta el registro de asociaciones de tu país.
¿Qué debe entregar el presidente saliente?
Todos los accesos de los que depende la asociación, con los métodos de recuperación pasados a la nueva junta: primero la cuenta de correo, después la banca online, las plataformas de pago, el dominio y el alojamiento, y las redes sociales. Y los objetos físicos: llaves, talonario de cheques, talonarios de recibos y archivos.
¿Cómo recuperamos el Gmail de la asociación si quien lo creó ya no está?
Si todavía puedes localizarlo, haced el relevo juntos: nuevo teléfono y correo de recuperación, nueva contraseña, nuevos códigos alternativos. Si no, usa la recuperación de cuenta de Google, que hace preguntas para confirmar que la cuenta es tuya y funciona mejor desde un dispositivo y un lugar desde los que se suele iniciar sesión en la cuenta. Eso rara vez se cumple para una junta nueva, y por eso el relevo debe hacerse antes de que se vaya.
¿Debe compartir la nueva junta una sola contraseña?
Es lo más habitual, y lo más frágil. Cada baja obliga a cambiar la contraseña para todos, las notificaciones de inicio de sesión llegan al móvil de una sola persona y nadie sabe quién ha contestado qué. Da a cada persona su propio acceso, con la delegación o con una herramienta de buzón compartido, para que una baja sea un acceso que se quita.
Fuentes:
- BOE: Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación: la identidad de los titulares de los órganos de gobierno y representación como dato inscrito (art. 28.1), la actualización en el plazo de un mes (art. 28.4), y el reparto entre el Registro Nacional (art. 25) y los registros autonómicos (art. 26).
- BOE: Real Decreto 949/2015, Reglamento del Registro Nacional de Asociaciones: el ámbito del Registro Nacional (art. 2), el plazo de un mes y el certificado que puede pedirse fuera de plazo (art. 37), y la inscripción de la junta directiva desde el acuerdo de elección (art. 51).
- Ayuda de Cuenta de Google: notificaciones de inicio de sesión de Google: observado en octubre de 2026, las notificaciones que Google puede mostrar aunque no esté activada la verificación en dos pasos, enviadas a cualquier teléfono Android con la cuenta iniciada, y los pasos adicionales cuando algo es diferente en el inicio de sesión, como la ubicación.
- Ayuda de Cuenta de Google: configurar las opciones de recuperación: observado en octubre de 2026, los códigos que pueden llegar a la información anterior durante siete días y la información de recuperación que no se puede añadir sin acceso a la cuenta.
- Ayuda de Cuenta de Google: iniciar sesión utilizando códigos de verificación alternativos: observado en octubre de 2026, los conjuntos de 10 códigos, la verificación en dos pasos necesaria, y el conjunto antiguo que se desactiva al crear uno nuevo.
- Ayuda de Cuenta de Google: cómo recuperar tu cuenta de Google o de Gmail y consejos para realizar los pasos de recuperación de la cuenta: observado en octubre de 2026, las preguntas para confirmar que la cuenta es tuya y el consejo de usar un dispositivo y una ubicación habituales.