Casi todas las descripciones del cargo de secretario de una asociación parecen una lista legal. En la práctica el papel es más sencillo y más desordenado: envías las convocatorias, apuntas lo que se decide, guardas los papeles y acabas llevando el correo de la asociación. Esta guía repasa lo que suelen exigir las normas, cómo es el cargo semana a semana y qué traspasar el día que lo dejas.
Lo que exigen las normas: normalmente menos de lo que crees
No hay un reglamento único del secretario. Lo que te toca hacer depende de dos cosas: los estatutos de tu asociación (y su reglamento de régimen interno, si lo tiene) y la ley que se le aplica. Lee los dos antes de tu primera reunión. Ahí se dice quién convoca, con cuánta antelación, cómo se vota y qué firma el secretario.
En España, la Ley Orgánica 1/2002, reguladora del derecho de asociación, sí exige un órgano de representación, la junta directiva en la mayoría de asociaciones, y que solo lo formen socios. No crea un cargo de secretario: solo prevé, si los estatutos no dicen otra cosa, que la asamblea designe a su presidente y a su secretario al inicio de cada reunión. Son los estatutos los que fijan la composición de ese órgano, cómo se eligen y sustituyen sus miembros, sus atribuciones y quién puede certificar los acuerdos. Por eso muchas asociaciones pequeñas juntan cargos, con una misma persona en la secretaría y la tesorería, y eso suele ser posible siempre que los estatutos lo permitan.
Las tareas habituales
Las convocatorias. Los estatutos dicen a quién hay que convocar, cómo y con cuánta antelación. La ley añade que la asamblea general se reúne al menos una vez al año. Comprueba si los estatutos permiten convocar por correo antes de contar con ello. Para el texto de la convocatoria, nuestra plantilla de convocatoria de asamblea general explica por qué el orden del día tiene que ser preciso.
Las actas. Es la tarea menos lucida y la más útil. La Ley Orgánica 1/2002 obliga a recoger en un libro las actas de las reuniones de los órganos de gobierno y representación, es decir, de la asamblea y de la junta. Una buena acta responde a tres preguntas: qué se decidió, cuándo y quién lo decidió. Escríbela en los días siguientes, mientras todo el mundo recuerda lo que se votó.
Los libros y el archivo. La misma ley pide una relación actualizada de los socios, una contabilidad, un inventario de bienes y el libro de actas. A eso se suman los estatutos vigentes, las resoluciones del registro, los convenios con el local o el ayuntamiento y los seguros. Algunos documentos, como los contables y fiscales, tienen sus propios plazos de conservación: comprueba cuáles te afectan antes de tirar nada. Guárdalo todo en un sitio que sea de la asociación, no en el portátil del secretario.
La lista de socios y la correspondencia. Mantener la lista al día, contestar las solicitudes de alta y pasar a la tesorería todo lo que tenga que ver con dinero. Esa lista contiene datos personales: nuestra guía para organizar los correos de una asociación trata la protección de datos.
Los trámites cuando cambia la junta. La identidad de los miembros de la junta directiva consta en el registro de asociaciones, y la ley pide que cualquier cambio sustancial de esos datos se comunique para actualizarlo en el plazo de un mes desde que se produce. Según el ámbito de la asociación, el registro es el Registro Nacional de Asociaciones o el de tu comunidad autónoma: mira qué formulario pide el tuyo y quién debe firmarlo. Nuestra lista para el cambio de junta directiva repasa los trámites y todos los accesos que hay que traspasar.
El correo de la asociación es donde de verdad se hace el trabajo
Los estatutos hablan de convocatorias y de actas. Casi nunca mencionan el correo. Y sin embargo es ahí donde el secretario pasa la mayor parte del tiempo, y donde las cosas se tuercen.
La historia es conocida. Hace cuatro años, la presidenta de entonces creó nuestraasociacion@gmail.com desde su móvil. La contraseña circula por WhatsApp. Está apuntada en una hoja de cálculo y luego en el dorso de una carpeta. Nadie sabe exactamente quién puede abrir el buzón.
De ahí salen tres problemas.
El inicio de sesión se queda bloqueado en un móvil que no tienes. Cuando una nueva secretaria inicia sesión desde su portátil, Google puede enviar la notificación de confirmación a cualquier teléfono Android con la sesión iniciada en la cuenta, a menudo el de la creadora, que dejó la junta hace dos años.
Una contraseña compartida no protege nada. Cuando seis voluntarios la tienen en sus mensajes, no sabes quién ha iniciado sesión, y cada baja obliga a cambiarla para todos.
Dos voluntarios contestan el mismo correo. Una familia pregunta si están abiertas las inscripciones. El secretario contesta por la noche. La tesorera ya había contestado por la mañana, con otra cuota. Ninguno de los dos podía saber que el otro se estaba encargando.
Para una cuenta de gmail.com compartida entre voluntarios, la opción gratuita es la delegación: un delegado lee, envía y elimina correos sin conocer la contraseña, pero cuando envía aparece su propia dirección. La delegación tiene otros límites en cuanto varias personas contestan cada semana: los explicamos en los límites de la delegación de Gmail para equipos pequeños, y las demás opciones en compartir un buzón sin compartir la contraseña.
Una rutina semanal de 30 minutos
El secretario que se quema es el que mira el correo todas las noches porque se siente culpable. Media hora fija a la semana basta en la mayoría de asociaciones. Aquí tienes un punto de partida.
- Ordena el buzón. Cada correo que llega tiene a alguien que se encarga de él, y a una sola persona: tú, la tesorera, quien coordina una actividad. Un correo del que no se encarga nadie es un correo que todos creen que ha contestado otro.
- Contesta las solicitudes de alta y de información, o pásalas con una línea de contexto.
- Apunta las decisiones tomadas por correo. «Reservamos el local para el día 12» en una conversación es una decisión. Cópiala en el libro de actas o en el registro de decisiones, con la fecha.
- Revisa el calendario de reuniones. Si se acerca la asamblea, puede que el plazo de convocatoria empiece esta misma semana.
- Una vez al mes: archiva y revisa. Archiva las actas aprobadas y repasa la lista de personas con acceso al buzón. ¿Sigue ahí alguien que ya se fue?
Si varios voluntarios comparten el buzón, el inicio de temporada es buen momento para ponerlo en orden: consulta cómo ordenar el correo de la asociación para la nueva temporada y nuestra guía para coordinar voluntarios por correo.
Qué traspasar al dejar el cargo
Un secretario que se va con la memoria de la asociación obliga a quien le sucede a empezar de cero. Prepara el traspaso antes de la asamblea, no esa misma noche.
- Los documentos de la asociación: estatutos vigentes, reglamento interno, resoluciones del registro.
- El libro de actas y el registro de decisiones.
- La relación de socios, en un sitio al que tu sucesor pueda llegar.
- Una lista de cuentas: el buzón, el dominio si lo tenéis, el acceso al registro. Para cada una: dónde está, a nombre de quién y quién tiene acceso.
- El acceso al buzón: opciones de recuperación a nombre de la asociación o de la nueva junta, y acceso retirado a todos los que se van, tú incluido. Hazlo unas semanas antes de la asamblea, mientras aún se te puede localizar.
- Las conversaciones abiertas, cada una con una línea de explicación: «Esperando el presupuesto del catering», «El ayuntamiento aún tiene que confirmar el local».
- La comunicación del cambio de junta al registro. Ofrece tu ayuda, pero comprueba en el formulario de tu registro quién tiene que firmarla.
Para la parte del buzón en detalle, sigue nuestro método de traspaso del correo entre voluntarios.
Dónde encaja Trupeo
Todo lo anterior funciona sin pagar nada. Trupeo ayuda cuando varios voluntarios contestan desde la misma dirección cada semana.
Conectas la dirección que la asociación ya tiene, ya sea en gmail.com, outlook.com o cualquier servicio IMAP. Cada voluntario entra con su propia cuenta, así que nadie comparte contraseña. Cada correo tiene a alguien que se encarga y un estado (por asignar, en curso, hecho), dejas notas para el equipo junto a la conversación y ves cuando otra persona está escribiendo una respuesta. Un traspaso se reduce a quitar un acceso y añadir otro. Si la asociación deja de usar Trupeo, la dirección sigue funcionando en su servicio de correo.
Para una asociación verificada, cuesta 5 € por buzón conectado y mes, sin IVA, para 2 personas, y 10 € a partir de 3 personas, en lugar de 10 € y 20 €. Consulta la página para asociaciones y los precios.
Preguntas frecuentes
¿Una asociación tiene que tener secretario?
Depende de tus estatutos. En España, la Ley Orgánica 1/2002 exige un órgano de representación formado por socios, pero deja a los estatutos su composición y sus cargos. Si los estatutos no dicen nada, la ley solo prevé que la asamblea designe un secretario al inicio de cada reunión. Muchas asociaciones tienen secretario porque alguien tiene que enviar las convocatorias y llevar las actas, aunque el título en sí lo deciden los estatutos.
¿Qué debe recoger el acta de una reunión de la junta?
Como mínimo, qué se decidió, cuándo y quién lo decidió, además de lo que pidan tus estatutos. La ley obliga a guardar las actas de la asamblea y de la junta en un libro. Redáctala pronto, mientras los acuerdos están frescos.
¿Puede una misma persona ser secretaria y tesorera?
A menudo sí, si los estatutos lo permiten. Las asociaciones pequeñas juntan cargos constantemente. Revisa antes el apartado de los estatutos que regula la junta directiva.
¿Tiene que llevar el secretario el correo solo?
No. Los estatutos casi nunca lo dicen. Lo que importa es que cada correo tenga una sola persona que se encargue y que todo el mundo sepa quién contesta qué. Media hora fija a la semana para ordenar y asignar funciona mejor que un secretario que lo revisa todo cada noche.
¿Qué debe traspasar un secretario al dejar el cargo?
Los documentos de la asociación, el libro de actas y el registro de decisiones, la relación de socios, una lista de todas las cuentas con quién las tiene, las opciones de recuperación del buzón pasadas a la asociación, los accesos de quienes se van retirados y una nota sobre cada conversación abierta.
Fuentes:
- BOE: Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación: texto consolidado, observado en octubre de 2026. Artículo 7.1.h (los estatutos regulan la composición, la elección, las atribuciones y los cargos de los órganos de gobierno y representación, y quién puede certificar sus acuerdos), artículo 11.3 (la asamblea general se reúne al menos una vez al año), artículo 11.4 (existirá un órgano de representación del que solo pueden formar parte los socios), artículo 12.c (si los estatutos no disponen otra cosa, el presidente y el secretario de la asamblea se designan al inicio de la reunión), artículo 14.1 (relación actualizada de socios, contabilidad, inventario y libro de actas de los órganos de gobierno y representación), artículos 25 y 26 (Registro Nacional y registros autonómicos), artículos 28.1.e y 28.4 (la identidad de los titulares de los órganos de gobierno y representación se inscribe, y cualquier cambio sustancial se actualiza a solicitud de la asociación en el plazo de un mes).
- Ayuda de Gmail: Delegar y colaborar en cuentas de correo: observado en octubre de 2026, lo que puede hacer un delegado, que aparece su dirección cuando envía y que no puede cambiar la contraseña.
- Ayuda de Cuenta de Google: Iniciar sesión con notificaciones de Google: observado en octubre de 2026, las notificaciones llegan a cualquier teléfono Android con la sesión iniciada en la cuenta.