La loi de 1901 n’oblige pas une association à avoir un secrétaire. Elle ne l’oblige même pas à avoir un bureau. Ce sont vos statuts qui décident. Dans les faits, la plupart des associations en ont un, parce que quelqu’un doit envoyer les convocations, écrire ce qui a été décidé, garder les papiers et relever la boîte mail. Être secrétaire d’une association, c’est tenir ce rôle-là. Voici ce que le rôle recouvre vraiment, une routine qui tient en une demi-heure par semaine, et la liste de ce qu’il faut transmettre le jour où vous passez la main.
Être secrétaire d’une association : ce que dit la loi
Service-public.fr le résume en une phrase : « La loi de 1901 ne dit rien sur les organes administratifs d’une association. » Une association n’est pas obligée de se doter d’un bureau, et une petite structure peut fonctionner avec une assemblée générale et un président, sans rien d’autre.
Le bureau classique (président, secrétaire, trésorier, parfois des adjoints) est donc une habitude, pas une règle. Une même personne peut être secrétaire et trésorière à la fois, si les statuts l’autorisent.
Tout se joue dans les statuts. Ils ont valeur de contrat entre les membres, ils sont écrits librement, et un règlement intérieur peut les compléter pour la vie courante : organisation des réunions, gestion du matériel. Si vous venez d’être élu secrétaire, la première chose à faire est de relire ces deux documents. Ce sont eux qui disent qui convoque, dans quel délai, comment on vote et ce que le secrétaire doit signer.
Une exception : en Alsace-Moselle, le droit local impose une direction qui représente légalement l’association. Si votre association y a son siège, les règles ne sont pas les mêmes.
Les missions habituelles du secrétaire
Aucune liste officielle n’existe. Voici ce que le secrétaire fait dans la plupart des associations, et ce qu’il faut savoir sur chaque point.
Les convocations. Vos statuts ou votre règlement intérieur fixent les conditions de convocation de l’assemblée générale : qui, comment, dans quel délai. S’ils ne précisent pas qui compose l’AG, tous les membres doivent être convoqués. Avant d’envoyer la convocation par email, vérifiez que vos statuts le permettent. Pour le texte lui-même, notre modèle d’invitation à l’assemblée générale rappelle pourquoi l’ordre du jour doit être précis.
Les procès-verbaux. C’est la mission la plus ingrate et la plus utile. Un procès-verbal dit ce qui a été décidé, par qui, et quand. Il devient indispensable dès que l’association modifie ses statuts : le dossier de déclaration demande un exemplaire de la délibération qui a adopté la modification. Écrivez-le dans la semaine, tant que tout le monde se souvient de ce qui a été voté.
Le registre. Beaucoup de guides en ligne présentent encore le registre spécial comme obligatoire. Il ne l’est plus : l’ordonnance du 23 juillet 2015 « met également fin à l’obligation de tenir à jour un registre spécial actant des modifications et changements affectant une association ». Deux nuances. Vos statuts peuvent encore l’exiger, relisez-les. Et un registre des décisions, même un simple dossier daté, reste la meilleure façon de retrouver dans trois ans qui a voté quoi.
Le fichier des adhérents et le courrier. Tenir la liste des membres à jour, répondre aux demandes d’adhésion, transmettre au trésorier ce qui le concerne. Ce fichier contient des données personnelles : notre article sur l’organisation des emails d’une association aborde le RGPD.
Les déclarations de modification. Quand les dirigeants changent, le nouveau bureau doit le déclarer au greffe des associations dans les 3 mois : ce sont les dirigeants nouvellement désignés qui déclarent, pas ceux qui partent. Une liste à jour des dirigeants doit y être jointe, et le secrétaire est bien placé pour la préparer. Les démarches et le cerfa sont détaillés dans changement de bureau d’une association.
Les archives. Statuts successifs, récépissés de déclaration, procès-verbaux, conventions avec la mairie, assurances. Rangez-les à un endroit qui appartient à l’association, pas sur l’ordinateur personnel du secrétaire.
Côté responsabilité, service-public.fr rappelle qu’en principe c’est l’association qui répond des actes de ses dirigeants accomplis dans le cadre de leurs fonctions. Toutefois, un dirigeant peut engager sa responsabilité personnelle, notamment en cas de faute grave, d’action en dehors de ses attributions, de manquement à certaines obligations légales (une assurance obligatoire non souscrite, par exemple) ou s’il n’a pas indiqué agir au nom de l’association. Selon les faits, cette responsabilité peut être civile ou pénale.
La boîte mail, le vrai quotidien du secrétaire
Les statuts parlent de convocations et de procès-verbaux. Ils parlent rarement de la boîte mail. C’est pourtant là que le secrétaire passe l’essentiel de son temps, et là que les choses se passent mal.
Le scénario est presque toujours le même. Il y a quatre ans, la présidente de l’époque a créé monassociation@gmail.com depuis son téléphone. Le mot de passe circule par SMS. Il est noté dans un tableur, puis au dos d’un classeur. Personne ne sait exactement qui peut ouvrir la boîte.
Trois problèmes en découlent.
La connexion bloque sur un téléphone que vous n’avez pas. Quand un nouveau secrétaire se connecte depuis son ordinateur, Google peut envoyer l’invite de confirmation sur les téléphones Android déjà connectés au compte, souvent celui de la créatrice, qui a quitté le bureau depuis deux ans.
Le mot de passe partagé ne protège rien. La CNIL recommande un mot de passe propre et unique par compte sensible, messagerie comprise, et rappelle qu’un post-it ou un smartphone n’est pas fait pour le stocker. Un mot de passe envoyé par SMS à six bénévoles cumule les deux défauts.
Deux bénévoles répondent au même message. Une famille demande si les inscriptions sont ouvertes. Le secrétaire répond le soir. La trésorière a répondu le matin, avec un autre tarif. Personne ne pouvait savoir que l’autre s’en occupait.
Pour un compte gmail.com partagé entre bénévoles, la solution gratuite est la délégation : un délégué lit, envoie et supprime les messages sans connaître le mot de passe, mais quand il envoie, c’est sa propre adresse qui apparaît. La délégation a d’autres limites dès que plusieurs personnes répondent chaque semaine : nous les avons détaillées dans les limites de la délégation Gmail, et les autres options dans partager une boîte mail sans partager le mot de passe.
Une routine par semaine, trente minutes
Le secrétaire qui s’épuise est celui qui relève la boîte tous les soirs par culpabilité. Une demi-heure fixe par semaine suffit dans la plupart des associations. Voici une proposition, à adapter.
- Trier la boîte. Chaque message reçu a un responsable, un seul : vous, la trésorière, le responsable de section. Un message sans responsable est un message que chacun croit traité par quelqu’un d’autre.
- Répondre aux adhésions et aux demandes d’information, ou les transmettre avec une ligne de contexte.
- Noter les décisions prises par email. « On valide la salle du 12 » écrit dans un fil de discussion est une décision. Recopiez-la dans le registre ou le dossier des décisions, avec la date.
- Regarder le calendrier des réunions. Si une AG approche, le délai de convocation de vos statuts commence peut-être cette semaine.
- Une fois par mois : ranger et vérifier. Classer les procès-verbaux signés, et relire la liste de ceux qui ont accès à la boîte. Quelqu’un qui a quitté l’association y figure-t-il encore ?
Si vous partagez la boîte avec d’autres bénévoles, la rentrée est le bon moment pour remettre tout cela à plat : notre guide pour remettre à plat l’adresse de contact avant la rentrée déroule les étapes, et celui pour coordonner les bénévoles par email aide à répartir qui répond à quoi.
Ce qu’il faut transmettre en partant
Un secrétaire qui part avec la mémoire de l’association laisse son successeur repartir de zéro. La passation se prépare avant l’assemblée générale, pas le soir même. Voici la liste.
- Les textes : statuts à jour, règlement intérieur, récépissés de déclaration.
- Les procès-verbaux et le registre, ou le dossier des décisions qui en tient lieu.
- Le fichier des adhérents, dans un endroit auquel le successeur a accès.
- La liste des comptes : boîte mail, nom de domaine s’il y en a un, espace Le Compte Asso, numéro RNA. Pour chacun : où il est, à quel nom, qui y a accès.
- Les accès au compte mail : options de récupération au nom de l’association ou du nouveau bureau, et accès retirés à ceux qui partent, vous compris. Faites-le quelques semaines avant l’AG, tant que vous êtes encore joignable.
- Les fils en cours, chacun avec une ligne d’explication : « En attente du devis du traiteur », « La mairie doit confirmer la salle ».
- La déclaration du nouveau bureau, faite par les nouveaux dirigeants. Proposez votre aide, mais ce n’est plus à vous de signer.
Pour le détail de la passation de la boîte mail, suivez notre méthode de passation email entre bénévoles.
Où Trupeo peut aider
Tout ce qui précède fonctionne sans outil payant. Trupeo sert quand plusieurs bénévoles répondent chaque semaine depuis la même adresse.
Vous connectez l’adresse que l’association a déjà, qu’elle soit sur gmail.com, outlook.fr ou chez n’importe quel hébergeur en IMAP. Chaque bénévole a son propre identifiant, sans mot de passe partagé. Chaque message a un responsable et un statut (à attribuer, à traiter, traité), vous laissez des notes internes à côté de l’échange, et vous voyez quand un collègue est en train de rédiger une réponse. Une passation revient à retirer un accès et à en ajouter un. Si l’association arrête Trupeo, l’adresse continue de fonctionner chez son fournisseur.
Pour une association vérifiée, c’est 5 € par mois HT par boîte connectée pour deux personnes, et 10 € à partir de trois personnes, au lieu de 10 € et 20 €. Voir la page associations et les tarifs.
Questions fréquentes
Une association est-elle obligée d’avoir un secrétaire ?
Non. La loi de 1901 ne dit rien sur les organes administratifs d’une association, qui n’est même pas obligée d’avoir un bureau. Ce sont les statuts qui décident. Une petite association peut fonctionner avec une assemblée générale et un président.
Le registre spécial est-il encore obligatoire ?
Non, plus depuis l’ordonnance du 23 juillet 2015, qui a mis fin à l’obligation de tenir un registre spécial des modifications et changements. Vos statuts peuvent toutefois encore l’imposer, et garder une trace datée des décisions reste utile.
Peut-on être secrétaire et trésorier en même temps ?
Oui, si les statuts de l’association l’autorisent. Service-public.fr cite précisément cet exemple : une même personne peut exercer plusieurs fonctions.
Comment est désigné le secrétaire ?
Ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui le disent, puisqu’ils définissent la composition du bureau. Parmi les missions habituelles de l’assemblée générale, service-public.fr cite l’élection des membres du conseil d’administration ou du bureau. Un secrétaire adjoint peut aussi être prévu.
Le secrétaire d’une association peut-il être rémunéré ?
En principe, les dirigeants d’une association exercent leurs fonctions bénévolement. Une rémunération est possible si les conditions prévues par la loi sont respectées, mais elle peut remettre en cause le caractère désintéressé de la gestion. Vérifiez les règles applicables avant de la mettre en place.
Le secrétaire doit-il relever la boîte mail tout seul ?
Non. Ni la loi ni, le plus souvent, les statuts ne le prévoient. Ce qui compte est que chaque message ait un responsable, un seul, et que chacun sache qui répond à quoi. Une demi-heure fixe par semaine pour trier et attribuer vaut mieux qu’un secrétaire qui relève tout, tous les soirs.
Sources :
- Service-public.fr : Instances dirigeantes d’une association : la loi de 1901 ne dit rien sur les organes administratifs, pas d’obligation de bureau, la composition habituelle du bureau, le cumul secrétaire et trésorier si les statuts l’autorisent, la petite association avec une AG et un président, les conditions de convocation fixées par les statuts ou le règlement intérieur, la convocation de tous les membres à défaut de précision, l’élection du conseil d’administration ou du bureau par l’AG, le secrétaire adjoint, le bénévolat des dirigeants et leur éventuelle rémunération, et l’exception d’Alsace-Moselle.
- Service-public.fr : Rédaction des statuts d’une association : les statuts ont valeur de contrat, sont écrits librement et peuvent être complétés par un règlement intérieur.
- Service-public.fr : Changements dans l’administration d’une association : la déclaration dans les 3 mois au greffe des associations, faite par les dirigeants désignés et non par ceux qui partent, avec la liste à jour des dirigeants.
- Service-public.fr : Modification des statuts d’une association : les exemplaires de la délibération ayant adopté la modification, à joindre à la déclaration.
- Service-public.fr : Dommage causé par un dirigeant d’association, qui est responsable ? : le principe de la responsabilité de l’association pour les actes de ses dirigeants, les cas où un dirigeant engage sa responsabilité personnelle, civile ou pénale.
- Légifrance : Rapport au Président de la République relatif à l’ordonnance n° 2015-904 du 23 juillet 2015 : la fin de l’obligation de tenir un registre spécial.
- Aide Gmail : Déléguer votre messagerie et collaborer : constaté en septembre 2026, ce qu’un délégué peut faire, sans pouvoir modifier le mot de passe, et son adresse qui s’affiche quand il envoie un message depuis le compte.
- Aide Compte Google : Se connecter avec des invites Google : constaté en septembre 2026, les invites envoyées sur les téléphones Android connectés au compte.
- CNIL : Les conseils de la CNIL pour un bon mot de passe : un mot de passe propre et unique par compte sensible, et les supports (post-it, smartphone) inadaptés pour les stocker.